Проверка личных дел работников по решению руководителя: порядок организации и оформления
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 30 декабря 2025 г.
Разъясняется порядок проверки личных дел работников по решению руководства организации, включая порядок создания комиссии, оформления результатов и устранения выявленных нарушений (с образцами необходимых документов).
С 02.06.2024 вступила в силу новая Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29 (далее – Инструкция № 29).
Инструкция № 29, а также Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 121 (далее – Инструкция № 121), не содержат положений, касающихся проведения проверки наличия и состояния личных дел.
Форма общих сведений о работнике (приложение 1 к Инструкции № 29), а также форма общих сведений о государственном гражданском служащем (приложение 1 к Инструкции № 121) не содержат отметок о проверке состояния личного дела.
Примечание
Ранее Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2), содержала норму, согласно которой руководитель организации приказом не реже 1 раза в 5 лет назначал комиссию по проверке наличия и состояния личных дел (далее – комиссия). Факт проверки фиксировался в дополнении к личному листку по учету кадров.
При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссией составлялся акт, представляемый на утверждение руководителю организации (п. 22 Инструкции № 2).
Форма дополнения к личному листку по учету кадров содержала соответствующие отметки «Личное дело проверено» с указанием даты и подписи члена комиссии.
Несмотря на отсутствие положений о проведении проверки наличия и состояния личных дел, в необходимых случаях (например, при увольнении или переводе работника, должностными обязанностями которого предусмотрено формирование, ведение и хранение личных дел) такая проверка может быть проведена комиссией (специально уполномоченными лицами) по решению руководителя организации.
Порядок ее проведения (например, создание комиссии, назначение должностного лица, ответственного за проведение проверки), а также фиксацию ее результатов следует определить в ЛПА организации.
Проверке подвергаются личные дела, находящиеся на оперативном хранении, не переданные в архив организации.
В случае выявления комиссией недостатков и нарушений в оформлении, ведении и хранении личных дел возможны следующие варианты фиксации результатов проверки:
● может быть составлен акт с указанием конкретных предписаний по устранению выявленных недостатков и нарушений;
● может быть издан приказ руководителя организации об устранении выявленных недостатков и нарушений;
● результаты проверки могут быть отражены в акте приема-передачи дел.
Пример 1.
Образец акта с указанием конкретных предписаний по устранению выявленных недостатков и нарушений (фрагмент)
|
«… При проведении проверки наличия и состояния личных дел работников установлено: 1. Личное дело № 155 ведущего бухгалтера И.И. Петровой выдано во временное пользование в Прокуратуру Ленинского района г. Минска. 2. В личных делах № 37, 59, 122, 187, 201, 258 отсутствуют копии приказов директора предприятия о приеме на работу. 3. … …» |
Пример 2.
Образец приказа о проведении проверки наличия и состояния личных дел (по решению руководителя организации)
|
Государственный герб Республики Беларусь
|
|||
|
Найменне вышэйстаячай арганізацыі Найменне арганізацыі
ЗАГАД _______________ № _____________
Месца выдання
|
Наименование вышестоящей организации Наименование организации
ПРИКАЗ
Место издания
|
||
|
О проведении проверки наличия и состояния личных дел работников
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Провести проверку наличия и состояния личных дел работников предприятия с 01.12.2025 по 31.12.2025. 2. Создать комиссию по проверке наличия и состояния личных дел работников в составе: председатель – ведущий юрисконсульт И.В.Сидоров; члены комиссии: 1) секретарь Е.И.Иванова; 2) начальник отдела кадров А.В.Петрова. 3. Председателю комиссии И.В. Сидорову в случае выявленных недостатков и нарушений в оформлении, ведении и хранении личных дел работников по результатам проверки подготовить акт и представить его на утверждение директору предприятия до 12.01.2026. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора предприятия В.В. Кузнецова.
|
|||
|
Директор
|
Подпись |
А.Г.Митрофанов |
|
|
Визы
|
|
|
|
|
С приказом ознакомлены: |
Подпись
Подпись
Подпись |
И.В.Сидоров 01.12.2025 Е.И.Иванова 01.12.2025 А.В.Петрова 01.12.2025 |
|
Пример 3.
Примерная форма акта проверки наличия и состояния личных дел (по решению руководителя организации)
|
Наименование вышестоящей организации Наименование организации
АКТ ____________ № _________
Место составления |
УТВЕРЖДАЮ ___________________________ (наименование должности руководителя организации) Подпись Расшифровка подписи Дата
|
||
|
проверки наличия и состояния личных дел
Основание: __________________________________________________________________. (вид, дата, регистрационный номер и название локальных правовых актов) Составлен комиссией: председатель – _____________________________________________________________; (наименование должности служащего, инициалы, фамилия) члены комиссии: 1) __________________________________________________________; (наименование должности служащего, инициалы, фамилия) 2) __________________________________________________________. (наименование должности служащего, инициалы, фамилия) Присутствовали: 1) _________________________________________________________; (наименование должности служащего, инициалы, фамилия) 2) _________________________________________________________. (наименование должности служащего, инициалы, фамилия) Комиссией
в период _______________________________ проведена проверка наличия и состояния личных дел. 1. Проверкой установлено: 1.1. … 1.2. … … 2. Характеристика состояния личных дел: … 3. Выводы и предложения комиссии по результатам проверки наличия и состояния личных дел: ….
|
|||
|
Председатель комиссии
Члены комиссии |
Подпись
Подпись |
Расшифровка подписи
Расшифровка подписи |
|
Примечание от ИПС «Нормативка.by»
Для ознакомления с порядком ведения личных дел работников рекомендуем использовать:
● путеводитель по кадровым вопросам «Личное дело»;
● аналитический материал Л.В. Шепелёнок «Личные дела работников».
