В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. При этом получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящегося у работодателя. Трудовой договор с работником может храниться в отдельном деле «Трудовые договоры с работниками и дополнительные соглашения к ним», а также в личном деле работника (но ни в коем случае не в личном файле!). В любом случае обязательно наличие Книги регистрации трудовых договоров.

Общеизвестно, что документ не имеет юридической силы, если он не зарегистрирован в установленном порядке. Необходимость регистрации и нумерации трудовых договоров подтверждена письмом Роструда от 9 августа 2007 г. № 3045-6-0, в котором говорится, что «номер трудового договора не относится к обязательным сведениям, предусмотренным ст. 57 Трудового кодекса. Вместе с тем унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, предусматривают нумерацию трудовых договоров». В этом письме Роструд поясняет также, что нумерацию трудовых договоров можно возобновлять ежегодно, но можно вести и сквозную регистрацию — из года в год.