Эффективность организации текущего хранения кадровых документов во многом определяется номенклатурой дел. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» номенклатура дел служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Дело — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Основными задачами составления номенклатуры дел являются:

В соответствии с п. 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.) можно выделить следующие разновидности номенклатуры дел: