Действующая сегодня форма штатного расписания была утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и входит в альбом унифицированных форм первичной учетной документации под номером Т-3. В соответствии с п. 2 указанного постановления унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на все организации, осуществляющие свою деятельность на территории России, независимо от формы собственности.

Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов, а также отражается размер надбавок, существующих в данной организации применительно к конкретным должностям и профессиям.