Трудовые книжки: распространенные ошибки нанимателей

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 13 июля 2026 г.

В материале, созданном по итогам вебинара по теме «Трудовые книжки: распространенные ошибки нанимателей», даются ответы на вопросы участников вебинара (порядок выдачи и пересылки трудовой книжки при увольнении, возложение ответственности за ведение трудовых книжек на специалиста по кадрам, оформление дубликата на основании данных ФСЗН, присвоение разрядов рабочим на основании документов об обучении, заполнение трудовых книжек студентам и при переподготовке, исправление ошибочных записей новым нанимателем, действительность книжек образца 1993 года и др.).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (далее – Постановление № 40; Инструкция)

Вопрос 1.

На кого из работников следует возложить обязанности по ведению и заполнению трудовых книжек, если в организации есть только специалист по кадрам?

На специалиста по кадрам, т.к. это единственный работник кадровой службы в организации.

Согласно выпуску 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих «Должности служащих для всех видов деятельности», утв. постановлением Минтруда от 30.12.1999 № 159 (далее – Выпуск 1 ЕКСД), обязанность по заполнению, учету и хранению трудовых книжек, производству записей в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих предусмотрена по должности служащего «Инспектор по кадрам».

Начальник отдела кадров согласно Выпуску 1 ЕКСД организует своевременное хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам.

Специалист по кадрам контролирует соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек.

Поскольку в организации работает только один работник кадровой службы и нет возможности распределить обязанности согласно Выпуску 1 ЕКСД, а у нанимателя есть потребность в ответственном лице по ведению и заполнению трудовых книжек, то с учетом п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 02.01.2012 № 1, он может поручить такую работу специалисту по кадрам. Напомним, что согласно указанной норме по решению нанимателя трудовая функция (должностные обязанности) служащего может предусматривать выполнение обязанностей, содержащихся в квалификационных характеристиках других должностей служащих, близких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации служащего.

Вопрос 2.

Может ли организация выписать работнику дубликат трудовой книжки на основании выписки ФСЗН?

Полагаем, что недостаточно только данных ФСЗН, т.к. такие данные выступают в первую очередь как проверочные.

Исходя из п. 69 Инструкции до оформления дубликата трудовой книжки наниматели начиная с 01.01.2024 должны предварительно сделать запрос в ФСЗН.

Так, информация о трудовой деятельности работника за период начиная с 01.01.2003 подтверждается информацией о трудовой деятельности, содержащейся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, открытом для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного соцстрахования (далее – информация о трудовой деятельности).

В разъяснении Минтруда и соцзащиты от 12.12.2023 «Изменяется порядок оформления дубликата трудовой книжки» (далее – Разъяснение Минтруда от 12.12.2023) указано, что новация в оформлении дубликата трудовой книжки с 01.01.2024 заключается в том, что при его оформлении информация о трудовой деятельности работника за период начиная с 01.01.2003 подтверждается информацией о трудовой деятельности, содержащейся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица, открытом для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного соцстрахования, которая представляется нанимателю по установленной Инструкцией форме (ч. 3 ст. 50 ТК).

Иными словами, согласно Разъяснению Минтруда от 12.12.2023 предусмотрено подтверждение требуемой информации, а не заполнение дубликата только на основании сведений ФСЗН.

Далее Минтруда и соцзащиты указывает, что внесенные с 01.01.2024 в Инструкцию изменения позволят формировать запросы ко всем предыдущим нанимателям работника, сведения о которых предоставит нанимателю ФСЗН. Соответствующие права нанимателю в части обращения за получением информации о трудовой деятельности в ФСЗН предоставлены Законом от 29.06.2023 № 273-З «Об изменении законов по вопросам трудовых отношений» в рамках корректировки Закона от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования».

В случае если информация о трудовой деятельности будет представлена нанимателю в полном объеме ФСЗНом (к примеру, о периодах работы после 01.07.2021), истребование документов от предыдущих нанимателей, по мнению Минтруда и соцзащиты, не потребуется.

Следовательно, если согласно законодательству до 01.01.2024 запрос сведений о предыдущей работе у прежних нанимателей осуществлялся, как правило, непосредственно работником, то после 01.01.2024 наниматели оформляют дубликат трудовой книжки в 2 этапа:

● первый этап – запрос в ФСЗН информации о всех местах работы работника;

● второй этап – на основании полученной от ФСЗН информации формирование запросов к прежним нанимателям.

Иными словами, предусмотрено подтверждение требуемой информации, а не заполнение дубликата только на основании сведений ФСЗН.

Вопрос 3.

Можно ли присвоить 5-й разряд слесарю механосборочных работ на основании приказа, проведя обучение в организации?

Нет, 5-й разряд можно присвоить на основании документа об обучении.

Профессии рабочих, по которым можно обучить в организации (у данного нанимателя), определены в перечне профессий для подготовки рабочих, утв. постановлением Минобразования, Минтруда и соцзащиты от 30.01.2018 № 7/14 (далее – Перечень № 7/14).

Согласно Перечню № 7/14 возможно обучение в организации по профессии рабочего «Слесарь механосборочных работ» по 2-му и 3-му разряду.

Выпуск 2 Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, утв. постановлением Минтруда от 28.12.2000 № 160, предусматривает тарификацию по слесарю механосборочных работ с 2-го по 6-й разряды.

Следовательно, обучение с 4-го по 6-й разряды не может осуществляться нанимателем самостоятельно.

Исходя из Общегосударственного классификатора Республики Беларусь ОКРБ 011-2022 «Специальности и квалификации», утв. постановлением Минобразования от 24.03.2022 № 54, получение такой квалификации возможно после освоения профессионально-технического образования.

Таким образом, т.к. 5-й разряд по профессии рабочего «Слесарь механосборочных работ» может быть присвоен только после обучения (в данном случае профессионально-технического), то наниматель не может оформить присвоения разряда работнику самостоятельно на основании приказа. Соответственно, запись в трудовую книжку о присвоении 5-го разряда осуществляется на основании соответствующего документа об обучении согласно п. 32 Инструкции.

Вопрос 4.

Действительны ли трудовые книжки работников образца 1993 года?

Да, действительны.

Согласно ч. 1 ст. 50 ТК трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника в случаях, когда ее заполнение обязательно.

В настоящее время Постановлением № 40 установлен действующий образец трудовой книжки.

На сайте Минтруда и соцзащиты размещено разъяснение «Трудовые книжки», согласно которому кроме образца трудовой книжки, установленного Постановлением № 40, в настоящее время на территории Республики Беларусь применяются трудовые книжки образцов 1938, 1973, 1993, 1995 годов.

Таким образом, трудовая книжка образца 1993 также применима (действительна) на территории Республики Беларусь.

Вопрос 5.

Можно ли на основании записи о присвоении класса оператору машинного доения в трудовой книжке производить доплату к зарплате работника?

Полагаем, что речь идет о стимулирующей выплате, в таком случае с учетом ст. 63 ТК порядок ее выплаты определяется нанимателем самостоятельно.

Для подтверждения наличия класса по профессии рабочего, полагаем, достаточно соответствующей записи о присвоении ее в трудовой книжке.

Согласно ч. 1 ст. 63 ТК формы, системы и размеры оплаты труда работников, в т.ч. стимулирующие (надбавки, премии, бонусы и иные выплаты) и компенсирующие (доплаты в соответствии со ст. 62, 67, 69 и 70 ТК и иные выплаты) выплаты, устанавливаются нанимателем на основании коллективного договора, соглашения, иных ЛПА и трудового договора.

Для профессии рабочего «Оператор машинного доения» выпуском 64 Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС), утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 27.01.2004 № 6, установлены разряды с 4-го по 6-й.

Понятие «классность» чаще применяется к водителям, однако в животноводстве операторам может присваиваться звание «Мастер животноводства», которое также имеет классы.

Классность (присвоение званий мастерства) для операторов машинного доения в Республике Беларусь регламентируется специальным документом Минсельхозпрода: письмом Минсельхозпрода от 12.09.2011 № 03-6/11-222/3385 «О порядке присвоения званий» вместе с Рекомендациями о порядке присвоения званий «Мастер животноводства I класса», «Мастер животноводства II класса», «Мастер животноводства III класса» работникам, занятым на работах в животноводстве (далее – Рекомендации).

Согласно п. 1 Рекомендаций звания «Мастер животноводства I класса», «Мастер животноводства II класса», «Мастер животноводства III класса» присваиваются работникам, занятым на работах в животноводстве, в сельхозорганизациях и иных организациях (их филиалах, обособленных подразделениях), осуществляющих производство сельхозпродукции (далее – сельхозорганизации и иные организации, их филиалы), в соответствии с перечнем профессий рабочих животноводства согласно приложению 1 к Рекомендациям. В этом приложении есть и профессия рабочего «Оператор машинного доения».

Присвоение звания «Мастер животноводства I класса», «Мастер животноводства II класса», «Мастер животноводства III класса» осуществляется управлением сельского хозяйства и продовольствия райисполкома (далее – Управление) по ходатайству сельхозорганизаций и иных организаций (их филиалов).

Согласно п. 9 Рекомендаций приказ Управления о присвоении работникам званий «Мастер животноводства I класса», «Мастер животноводства II класса», «Мастер животноводства III класса»» является основанием для издания приказа в организациях об установлении доплаты к зарплате и внесении соответствующей записи в трудовую книжку.

В соответствии с п. 3 Рекомендаций работникам, которым присвоено звание, производится доплата к зарплате, начисленной за продукцию и обслуживание скота и птицы с учетом повышений, в следующих размерах:

● «Мастер животноводства I класса» – 20 %;

● «Мастер животноводства II класса» – 10 %.

Для сравнения в Тарифном соглашении между Министерством сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, Белорусским профессиональным союзом работников агропромышленного комплекса и Республиканским агропромышленным союзом «БелАПС» на 2025–2027 годы (постановление Минсельхозпрода, Белорусского профессионального союза работников агропромышленного комплекса, Республиканского агропромышленного союза «БелАПС» от 24.12.2024 № 138/948/1/35) предусмотрена доплата рабочим, занятым в животноводстве, за присвоенное звание:

● мастер животноводства I класса – не менее 20 % сдельной зарплаты;

● мастер животноводства II класса – не менее 10 % сдельной зарплаты.

Таким образом, в приведенной ситуации надо обращаться к коллективному договору, приказу по организации о присвоении соответствующего класса.

Согласно п. 9, 26 Инструкции сведения, в т.ч. о присвоении класса, вносятся в трудовую книжку в раздел «Сведения о работе» на основании соответствующего приказа. Однако, полагаем, что в данном случае речь идет о мере поощрения (т.к. звание «Мастер животноводства» такого-то класса, а не класс по какой-то конкретной профессии рабочего согласно ЕТКС). Следовательно, такая запись вносится в раздел «Сведения о награждениях и поощрениях».

Непосредственным юридическим основанием для бухгалтерии по начислению ежемесячной доплаты за классность является приказ руководителя организации. Этот приказ издается не на основании записи из трудовой книжки, а на основании приказа Управления.

Согласно п. 10 Рекомендаций звание «Мастер животноводства I класса», «Мастер животноводства II класса», «Мастер животноводства III класса» сохраняется при переходе в другую сельхозорганизацию и иную организацию (ее филиал) при условии работы по специальности или переводе на работу по обслуживанию других технологических групп животных, птицы (биологических видов).

Таким образом, если работник трудоустраивается в новую организацию, а в его трудовой книжке есть запись о присвоении класса, сделанная предыдущим нанимателем, новая организация может сохранять эту доплату (в первую очередь на основании соответствующего приказа, а запись в трудовой книжке, полагаем, помогает уточнить его реквизиты и актуальность).

Ситуация 1.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Работник в день увольнения будет отсутствовать в Республике Беларусь, т.к. ему был предоставлен социальный отпуск без сохранения зарплаты по семейным обстоятельствам. Работник просит выдать ему трудовую книжку на 2 дня раньше дня увольнения. Однако согласно законодательству при увольнении работника трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

Можно ли в приведенной ситуации выслать трудовую книжку по почте по заявлению работника раньше дня увольнения?

Законодательство допускает пересылку трудовой книжки по почте не ранее дня увольнения.

Согласно ч. 6 ст. 50 ТК при увольнении работника трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы). Аналогичная норма закреплена в п. 72 Инструкции.

В пункте 74 Инструкции установлено, что в случае, когда в день увольнения выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, наниматель в тот же день направляет работнику заказное письмо с уведомлением о вручении о необходимости явиться за получением трудовой книжки или дать письменное согласие на отправление ее по почте. При наличии письменного заявления работника о направлении трудовой книжки по почте наниматель не позднее следующего дня после получения такого заявления направляет трудовую книжку по указанному в заявлении адресу.

Таким образом, действующее законодательство не предусматривает возможность выдать трудовую книжку в связи с увольнением (в отличие, например, от п. 76 Инструкции, которым предусмотрена выдача трудовой книжки на руки сроком не более чем на 5 к.д., но без записи об увольнении) ранее дня увольнения. При этом подать заявление о пересылке трудовой книжке по почте, полагаем, исходя из содержания п. 74 Инструкции также не представляется возможным ранее дня увольнения.

Таким образом, если на дату увольнения работника не будет на работе, то он может направить письменное заявление с просьбой о пересылке его трудовой книжки по почте.

Ситуация 2.

Заполнение трудовой книжки на работника – студента дневного отделения

В организацию был принят работник, являющийся студентом дневного отделения. На него заводится трудовая книжка.

Что необходимо вписать на титульной странице трудовой книжки в строках «Образование» и «Профессия, специальность»?

Как правильно внести сведения об обучении в трудовую книжку: до или после записи о приеме на работу?

В разделе «Сведения о работнике» указываются актуальные сведения об образовании работника, т.е. общее среднее образование, а строка «Профессия, специальность» пока не заполняется (до получения работником высшего образования).

Сведения об обучении в вузе (если оно осуществляется в дневной форме) в разделе «Сведения о работе» производится уже при новом трудоустройстве.

Согласно Инструкции установлены требования при заполнении раздела «Сведения о работнике» (нижеприведенная таблица).

Общие требования по внесению сведений в раздел «Сведения о работнике»

Поскольку у работника-студента еще нет диплома о высшем образовании, но есть общее среднее образование, то образование указывается на основании аттестата об общем среднем образовании.

Согласно п. 10 Инструкции записи о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и научно-ориентированного образования в дневной форме получения образования вносятся нанимателем до внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу (при первоначальном и (или) последующих трудоустройствах) отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа.

Так как гражданин трудоустраивается до получения им высшего образования, то запись о времени получения высшего образования вносится уже при последующем трудоустройстве.

Ситуация 3.

Внесение сведений о переподготовке работника на уровне высшего образования в трудовую книжку

Работник в период работы в организации окончил высшее учебное заведение и получил диплом о переподготовке на уровне высшего образования.

Как правильно внести сведения о таком образовании в трудовую книжку: в раздел «Сведения о работе» или в строку «Образование» на титульной странице?

Такие сведения не отражаются в разделе «Сведения о работнике» и «Сведения о работе», т.к. работник не получил нового основного образования. Это дополнительное образование, которое отражается в разделе «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» трудовой книжки.

На основании п. 4 ст. 10 Кодекса об образовании (далее – Кодекс) образование подразделяется на основное, дополнительное и специальное.

Согласно ст. 11 Кодекса основное образование в Республике Беларусь включает следующие уровни:

● дошкольное образование;

● общее среднее образование;

● профессионально-техническое образование;

● среднее специальное образование;

● высшее образование;

● научно-ориентированное образование.

В соответствии со ст. 12 Кодекса дополнительное образование – обучение и воспитание обучающихся посредством реализации образовательных программ дополнительного образования.

В свою очередь, дополнительное образование подразделяется на следующие виды:

● дополнительное образование детей и молодежи;

● дополнительное образование одаренных детей и молодежи;

● дополнительное образование взрослых.

Исходя из ст. 248 Кодекса переподготовка отнесена к дополнительному образованию взрослых.

Иными словами, в приведенной ситуации работник не получил основное (в частности, высшее) образование. Как следствие, с учетом п. 23 Инструкции нет основания для внесения каких-либо дополнений в раздел «Сведения о работнике», а также с учетом п. 10 Инструкции не нужно вносить запись о времени такого обучения в раздел «Сведения о работе».

В силу п. 49 Инструкции сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке работника в период работы у данного нанимателя вносятся в раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» трудовой книжки.

Ситуация 4.

Исправление неправильной записи в трудовой книжке

Согласно законодательству если новый наниматель обнаружил в трудовой книжке работника неправильную запись, то он ее должен исправить надлежащим образом.

Как быть, если при подготовке документов для назначения пенсии в трудовой книжке обнаруживаются зачеркнутые, исправленные и т.п. записи и при этом новый наниматель уже внес запись о приеме на работу?

Как правильно исправлять такие записи?

Полагаем, что если нет оснований для признания, что трудовая книжка повреждена (п. 65 Инструкции), то исправления и (или) дополнения в трудовую книжку вносятся согласно п. 56 Инструкции.

На основании п. 53 Инструкции в случае обнаружения пропущенной записи, а также неправильной, неточной (неполной) записи, внесенной в трудовую книжку работника, она дополняется и (или) исправляется нанимателем, пропустившим запись, допустившим ошибку или неточность. Допускается внесение указанных записей нанимателем по новому месту работы на основании соответствующих документов.

Порядок внесения таких записей определяется п. 56 Инструкции. Так, согласно п. 56 Инструкции при исправлении, дополнении записей в разделе «Сведения о работе» в гр. 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 – дата внесения записи, в гр. 3 – «запись номер такой-то недействительна» и далее правильный вариант записи, в гр. 4 – дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого вносится данная запись.

При внесении в трудовую книжку работника пропущенной записи в период работы у другого нанимателя в гр. 3 трудовой книжки раздела «Сведения о работе» указывается полное наименование нанимателя, в период работы у которого была пропущена запись, в гр. 1 – порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 – дата внесения записи, в гр. 3 производится соответствующая пропущенная запись, в гр. 4 – номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого указанные дополнения произведены.

Внесенная пропущенная запись заверяется подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки).