Бухгалтерский и налоговый учет расходов на приобретение и содержание автомобиля представительством белорусской организации в Российской Федерации
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 3 июня 2026 г.
На примере практической ситуации рассматривается процедура бухгалтерского и налогового учета хозяйственных операций, связанных с приобретением и содержанием представительством белорусской организации легкового автомобиля, используемого в служебных целях.
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
● Налоговый кодекс (далее – НК)
● Гражданский кодекс (далее – ГК)
● постановление Совета Министров от 10.08.2020 № 470 «О порядке установления норм расхода топлива» (далее – Постановление № 470)
● Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50)
● Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Влияние изменений курсов иностранных валют», утв. постановлением Минфина от 26.12.2022 № 61 (далее – НСБУ № 61)
Ситуация.
Учет и документальное оформление расходов на приобретение и содержание автомобиля представительством белорусской организации в Российской Федерации
Организация – резидент Республики Беларусь планирует открыть представительство в Российской Федерации и финансировать его деятельность в соответствии со сметой затрат на его содержание.
За счет выделенных представительству средств приобретается и будет содержаться (заправляться, обслуживаться и т.д.) легковой служебный автомобиль.
Представительство не осуществляет предпринимательскую деятельность, ведет учет своих затрат в российских рублях и использует для учета типовой план счетов, применяемый в Республике Беларусь.
Для учета расчетов между головной организацией и представительством используется счет 79 «Внутрихозяйственные расчеты».
Каким образом отразить в учете приобретение автомобиля?
Кто должен начислять амортизацию по автомобилю – представительство или головная организация?
Каким образом отражать в учете представительства расходы на содержание служебного автомобиля (ГСМ, ремонт и техобслуживание, парковка, страховка и т.п.)?
Какие документы, обусловленные содержанием автомобиля, следует представлять в головную организацию?
Общие аспекты учета в зарубежном представительстве и в его головной организации – резиденте Республики Беларусь
Поскольку представительство не осуществляет предпринимательскую деятельность и его функции сводятся к представлению интересов белорусского юрлица за рубежом, такое представительство следует позиционировать как структурное подразделение организации, относящееся к аппарату управления.
Соответственно, затраты, связанные с содержанием представительства, головная организация аккумулирует на счете 26 «Общехозяйственные затраты» (субсчет «Затраты представительства»), который по окончании отчетного периода закрывается на счет 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» субсчет 90-5 «Управленческие расходы» (п. 28, ч. 11 п. 70 Инструкции № 50).
Для финансирования деятельности представительства за рубежом белорусская организация в стране аккредитации представительства (в рассматриваемой ситуации – в Российской Федерации) открывает валютный счет, на который она перечисляет валютные средства (российские рубли).
Отражение в учете головной организации операций по перечислению валютных средств на счет представительства и использованию средств с этого счета
|
Дебет |
Кредит |
Содержание хозяйственной операции |
|
52 «Валютные счета» субсчет 52-2 «Валютный счет в банке Российской Федерации (счет представительства)» |
52 «Валютные счета» субсчет 52-1 «Валютные счета в банках Республики Беларусь» |
На сумму средств в российских рублях, зачисленных на открытый для представительства валютный счет |
|
79 «Внутрихозяйственные расчеты» субсчет 79-1 «Внутрихозяйственные расчеты по финансированию затрат на содержание представительства» |
52 «Валютные счета» субсчет 52-2 «Валютный счет в банке Российской Федерации (счет представительства)» |
На сумму средств, направленную со счета, открытого для представительства, в оплату соответствующих расходов представительства, предусмотренных сметой затрат на его содержание
|
Поскольку учет в головной организации ведется в белорусских рублях, задолженность представительства перед головной организацией формируется на счете 79 (субсчет 79-1) исходя из курса российского и белорусского рубля на дату списания средств (российских рублей) в оплату расходов, производимых представительством.
Впоследствии задолженность будет закрываться передаваемыми головной организации документально подтвержденными затратами представительства.
Непосредственно в представительстве поступление денежных средств на его содержание не отражается – такие средства отражаются в головной организации на счете 52 субсчет 52-2 «Валютный счет в банке Российской Федерации (счет представительства)».
Вместе с тем распоряжение финансами, выделенными представительству (списание средств с валютного счета представительства), производится по доверенности, выдаваемой головной организацией главе представительства или иному лицу, уполномоченному на распоряжение такими средствами.
В учете представительства отражаются расходы, связанные с содержанием представительства. При этом счета учета затрат и расходов корреспондируют с кредитом счета 79 (задолженность представительства перед головной организацией), который впоследствии (по завершении отчетного периода) закрывается передачей активов (затрат), обусловленных содержанием представительства, головной организации.
Затраты представительства отчетного периода аккумулируются в представительстве на счете 26.
По завершении отчетного периода суммы затрат, обусловленные деятельностью представительства, которые аккумулированы на счете 26, передаются в головную организацию для их бухгалтерского и налогового учета с учетом норм законодательства Республики Беларусь.
Примечание от ИПС «Нормативка.by»
В случае необходимости рекомендуем использовать:
● аналитический материал С.Л. Коротаева «Бухгалтерский и налоговый учет затрат представительства белорусской организации, созданного на территории Российской Федерации»;
● аналитический материал В.Н. Лемеш «Корреспонденция счета 79 «Внутрихозяйственные расчеты»;
● аналитический материал В.Н. Лемеш «Корреспонденция счета 26 «Общехозяйственные затраты».
Учет приобретенного автомобиля, его амортизация, уплата транспортного налога
Как следует из ситуации, легковой автомобиль приобретается за счет средств головной организации, перечисленных представительству, и используется представительством в служебных целях.
В соответствии с законодательством имущество представительства учитывается отдельно на балансе создавшего его юрлица (ч. 2 п. 3 ст. 51 ГК).
Если представительство в соответствии со сметой затрат на его содержание приобрело автомобиль непосредственно для своей деятельности, а в соответствии с учетной политикой все внеоборотные активы учитываются в головной организации, то представительство должно передать этот автомобиль на баланс головной организации.
В таком случае приобретенный объект, используемый в деятельности представительства, в балансовом учете представительства не отражается.
Соответственно, начисление амортизации по приобретенному и переданному головной организации автомобилю должно осуществляться головной организацией.
Экспертное мнение
Такой способ организации учета приобретенного для представительства автомобиля является наиболее удобным, поскольку освобождает:
● представительство – от начисления амортизации по автомобилю и ее учета в составе затрат представительства, от переоценок автомобиля и его амортизации в соответствии с законодательством Республики Беларусь;
● головную организацию – от регулярного пересчета внутрихозяйственной задолженности представительства по автомобилю из российских рублей в белорусские рубли.
Передача автомобиля для его учета в головной организации сопровождается передачей в головную организацию документов на приобретенный объект (техпаспорт, договор купли-продажи автомобиля и др.). При этом автомобиль остается в пользовании представительства, регистрируется в установленном порядке в месте осуществления представительством своей деятельности (ГИБДД или других госорганах) и закрепляется за материально ответственным лицом.
Транспортный налог в Российской Федерации на транспортные средства представительства иностранной организации уплачивается в том же порядке, что и для российских компаний. Базовые ставки, сроки и правила расчета закреплены в гл. 28 Налогового кодекса Российской Федерации.
Обязанность по уплате транспортного налога возникает сразу после госрегистрации транспортного средства и прекращается после снятия его с учета.
Таким образом, представительство будет являться плательщиком транспортного налога в Российской Федерации.
Экспертное мнение
В бухгалтерском учете представительства, учитывая его особый (зарубежный) статус, а также то обстоятельство, что используемый им автомобиль является объектом налогообложения в Российской Федерации транспортным налогом, этот автомобиль возможно (исключительно в информационных целях) показать на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», подтверждая тем самым факт нахождения автомобиля непосредственно на балансе головной организации.
Списание средств с валютного счета представительства в оплату автомобиля как объекта основных средств, приобретаемого за счет средств, выделенных на содержание представительства, возможно отразить у него в учете следующей бухгалтерской записью:
Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – Кредит субсчета 79-1.
В результате такой записи фиксируется задолженность продавца автомобиля в части перечисленных ему денежных средств в оплату автомобиля и задолженность представительства перед головной организацией в части средств, направленных на приобретение автомобиля.
После поставки автомобиля в адрес представительства на стоимость поставленного автомобиля в учете представительства производится обратная запись:
Дебет субсчета 79-1 – Кредит счета 60.
В результате такой записи закрывается задолженность представительства перед головной организацией и одновременно задолженность поставщика автомобиля перед его покупателем.
Документы по полученному представительством автомобилю передаются в головную организацию для постановки объекта на учет и начисления по нему амортизации.
В учете головной организации постановка автомобиля на учет и начисление по нему амортизации отражаются в белорусских рублях: Дебет счета 08 «Вложения в долгосрочные активы» – Кредит субсчета 79-1 – на стоимость приобретенного автомобиля (на основании представленных представительством документов, подтверждающих произведенные расходы и получение автомобиля) (с НДС) (п. 11 ст. 132 НК).
Пересчет стоимости приобретенного автомобиля в белорусские рубли осуществляется в порядке, установленном НСБУ № 61.
На сумму пересчета внутрихозяйственных расчетов в учете головной организации должна производиться бухгалтерская запись:
Дебет (Кредит) субсчета 79-1 – Кредит (Дебет) счета 91 «Прочие доходы и расходы» (п. 8 НСБУ № 61).
Если сторонней организацией по приобретенному автомобилю выставлен НДС, то головная организация может отразить его на счете 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» и впоследствии принять его в установленном законодательством порядке к вычету (ч. 1 п. 4 ст. 132 НК):
● Дебет счета 01 «Основные средства» – Кредит счета 08 «Вложения в долгосрочные активы» – ввод приобретенного автомобиля в эксплуатацию;
● Дебет счета 26 субсчет «Затраты представительства» – Кредит счета 02 «Амортизация основных средств» – начисление амортизации по автомобилю, используемому представительством.
Переоценка счета 79 в самом представительстве не требуется, поскольку его задолженность перед головной организацией на сумму средств, направленную на приобретение автомобиля, была в российских рублях и ее погашение осуществляется путем передачи имущества, стоимость которого также выражена в российских рублях.
Экспертное мнение
На практике может использоваться другой, упрощенный вариант учета операций, связанных с приобретением автомобиля для представительства.
При таком варианте покупка автомобиля изначально не рассматривается как финансирование затрат представительства. Соответственно, оплата за автомобиль производится непосредственно головной организацией, а задолженность представительства перед головной организацией по автомобилю не формируется. При этом поставка автомобиля производится в адрес представительства, а сам автомобиль учитывается в балансе белорусской организации, начисляющей по нему амортизацию.
При таком варианте исключается транзитное отражение операций по приобретению автомобиля через счет учета внутрихозяйственных расчетов.
Учет в головной организации операций по приобретению автомобиля, если покупка не рассматривается как финансирование затрат представительства
|
Дебет |
Кредит |
Содержание хозяйственной операции |
|
60 |
«Валютные счета» субсчет 52-2 «Валютный счет в банке Российской Федерации (счет представительства)» |
Списание средств со счета, открытого для представительства, в оплату приобретаемого автомобиля |
|
08 |
60 |
На стоимость приобретенного автомобиля (на основании представленных представительством документов, подтверждающих произведенные расходы и получение автомобиля) |
|
01 |
08 |
Ввод приобретенного автомобиля в эксплуатацию |
|
26 «Общехозяйственные затраты» субсчет «Затраты представительства» |
02 |
Начисление амортизации по приобретенному автомобилю, используемому представительством |
В учете представительства при таком варианте учета задолженность по средствам, направленным на приобретение автомобиля для представительства, не фиксируется.
Учет операций, обусловленных применением при покупке автомобиля инвалюты (российских рублей), осуществляется головной организацией в общеустановленном порядке с учетом НСБУ № 61.
Учет расходов на содержание автомобиля, используемого представительством
Отражение в учете представительства расходов на содержание приобретенного для представительства служебного автомобиля (ГСМ, ремонт и техобслуживание)
|
Дебет |
Кредит |
Содержание хозяйственной операции |
|
60 |
79-1 |
На сумму средств, направленных со счета представительства на расчеты с поставщиками (продавцами) ГСМ, организациями, оказывающими услуги по ремонту и техобслуживанию автомобиля, и т.п. |
|
10 |
60 |
На стоимость приобретенных у поставщиков материалов (ГСМ) с НДС. Выставленный поставщиком НДС включается в стоимость материалов (ГСМ), т.к. представительство, не осуществляющее предпринимательскую деятельность, не сможет впоследствии принять его к вычету |
|
26 |
10 |
Списание материалов (ГСМ) |
|
26 |
60, 76 |
На стоимость оказанных сторонними организациями работ и услуг, связанных с содержанием и техобслуживанием автомобиля (с НДС) |
|
79-1 |
26 |
Передача головной организации затрат представительства на оплату ГСМ, услуг сторонних организаций по ремонту и техобслуживанию автомобиля и т.д. |
Для списания на расходы представительства ГСМ необходимо подтверждение их целевого использования. В связи с этим представительства должны использовать путевые листы. Если законодательство страны нахождения представительства не требует их наличия, белорусская организация (представительство) обязана разработать собственный документ (акт, отчет), подтверждающий маршрут автомобиля и пройденный им километраж.
Списание производится по нормам, установленным руководителем организации самостоятельно либо на основании результатов испытаний, проведенных аккредитованной испытательной лабораторией (подп. 1.1 п. 1 Постановления № 470).
Примечание от ИПС «Нормативка.by»
В случае необходимости рекомендуем использовать путеводитель по бухгалтерскому учету В.В. Раковца «Учет топлива в коммерческих организациях».
Затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных в пределах норм, установленных руководителем организации самостоятельно либо на основании результатов испытаний, проведенных аккредитованной испытательной лабораторией (центром), относятся для целей налогообложения к нормируемым затратам (подп. 1.2 п. 1 ст. 171 НК), учитываемым при налогообложении прибыли (абз. 3 ч. 2 п. 1 ст. 169 НК).
В подтверждение расходов, обусловленных содержанием и техобслуживанием автомобиля, в головную организацию должны представляться соответствующие документы – инвойсы, чеки, путевые листы (свод данных путевых листов), бухгалтерские справки, учетные регистры, договоры на парковку автомобиля, его страхование и т.д.
Порядок использования служебного автомобиля и списания расходов, обусловленных его содержанием и техобслуживанием, целесообразно оговаривать в Положении о представительстве или иных ЛПА организации – резидента Республики Беларусь.
Примечание от ИПС «Нормативка.by»
В случае необходимости рекомендуем использовать примерную форму Положения о представительстве иностранной организации.
В бухгалтерском учете головной организации переданные ему общехозяйственные затраты представительства, в т.ч. затраты, обусловленные содержанием и техобслуживанием автомобиля, отражаются следующей записью: Дебет счета 26 субсчет «Затраты представительства» – Кредит субсчета 79-1.
Поскольку расходы на содержание представительства осуществляются в российских рублях, а учет в головной организации ведется в белорусских рублях, головная организация должна произвести пересчет затрат представительства в белорусские рубли и отразить их в учете в порядке, установленном НСБУ № 61.
