Сдвиг рабочего года: пошаговый алгоритм для нанимателя

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 2 июня 2026 г.

Содержатся алгоритм действий нанимателя по выявлению периодов, не включаемых в рабочий год, перечень оснований для обязательного сдвига рабочего года, условия освобождения от него (включая роль коллективного договора), методика суммирования исключаемых дней с примерами расчета, порядок документального оформления, а также правила корректировки графика трудовых отпусков, перерасчета отпускных и учета сдвига рабочего года при увольнении (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

Основные правила сдвига рабочего года

Наниматели допускают серьезную ошибку в кадровом учете, когда не сдвигают или несвоевременно сдвигают рабочий год работников, поскольку законодательство возлагает на них такую обязанность. Если не сдвигать работникам рабочий год, то возникает ситуация, при которой работник фактически не работает, а дни отпуска накапливаются. В результате наниматель «переплачивает» сумму отпускных или, например, компенсацию за неиспользованный отпуск в случае увольнения.

Согласно ст. 165 ТК, если сумма периодов, включаемых в рабочий год, меньше 12 полных календарных месяцев, рабочий год работника сдвигается на недостающее время.

В рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, включаются:

● фактически отработанное время;

● время, которое работник не работал, но за ним согласно законодательству или коллективному договору сохранялись прежняя работа и зарплата (средний заработок) либо ему выплачивалось пособие по государственному соцстрахованию (за исключением времени отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет);

● выходные дни, государственные праздники, праздничные дни, установленные и объявленные нерабочими, и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

● время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения зарплаты, если эти отпуска не превышают 14 к.д. в течение рабочего года;

● время оплаченного вынужденного прогула;

● время отстранения от работы работника, который не прошел инструктаж, стажировку и проверку знаний по вопросам охраны труда, медосмотр либо освидетельствование на предмет нахождения в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения в случаях и порядке, предусмотренных законодательством, не по своей вине (ч. 9 ст. 49 ТК);

● время отстранения от работы при последующем восстановлении работника на прежней работе;

● другие периоды, в отношении которых законодательством или коллективным договором, соглашением предусмотрено включение их в рабочий год (ч. 1 ст. 164 ТК).

Таким образом, рабочий год необходимо сдвигать, если в нем были периоды, которые не включаются в рабочий год, например:

● отпуск без сохранения зарплаты свыше 14 к.д. (по семейно-бытовым причинам, в связи с обучением, по инициативе нанимателя и др.);

● служба в резерве более 14 к.д. (на время прохождения службы в резерве руководители организаций обязаны предоставлять резервистам кратковременные отпуска без сохранения зарплаты (ч. 4 п. 62 Закона от 05.11.1992 № 1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе»));

● отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;

● прогулы без уважительной причины (факт прогула должен быть документально подтвержден);

● административное задержание, административный арест (исключается весь период независимо от того, был ли работник признан виновным (достаточно факта лишения свободы передвижения));

● заключение под стражу (исключается весь период до вынесения приговора, а после вступления приговора в силу – увольнение по п. 6 ст. 42 ТК);

● временная нетрудоспособность, за которую не назначено пособие по государственному соцстрахованию (например, при нарушении режима).

В то же время наниматель может предусмотреть в коллективном договоре дополнительные условия, прямо не предусмотренные ст. 164 ТК, при которых рабочий год работникам не будет сдвигаться. Например, увеличить количество дней отпуска без сохранения зарплаты, которые будут включаться в рабочий год, с 14 до 30 к.д. Данную норму можно использовать как элемент социального пакета (поощрения) для работников.

Дополнительные периоды, включаемые в рабочий год работников на основании коллективного договора

Поскольку нарушение порядка предоставления отпусков влечет наложение штрафа на должностное лицо в размере от 2 до 20 БВ (ч. 6 ст. 10.12 Кодекса об административных правонарушениях), целесообразно определить работника, который будет отвечать за учет рабочего времени работников и своевременно сдвигать рабочий год. Такие обязанности обязательно должны быть прописаны в должностной инструкции.

Пример 1.

Образец должностной инструкции специалисту по кадрам с отражением обязанностей по сдвигу рабочего года (фрагмент)

Порядок сдвига рабочего года

⁠Алгоритм действий нанимателя по определению периодов, не включаемых в рабочий год, и расчету сдвига рабочего года:

Шаг 1.

Определение перечня работников, у которых имеются основания для сдвига рабочего года.

Для начала необходимо собрать данные о периодах отсутствия каждого работника в их рабочих периодах и проверить, соответствуют ли полученные сведения требованиям ст. 164 ТК, а также коллективному договору (если в нем определены дополнительные условия).

Информация может содержаться в табелях учета использования рабочего времени, приказах о предоставлении отпусков (в т.ч. без сохранения зарплаты), листках нетрудоспособности, актах об отсутствии работника на работе, документах из правоохранительных органов и т.д.

Шаг 2.

Суммирование дней, подлежащих исключению из рабочего года.

Дни, подлежащие исключению из рабочего года, необходимо определить для каждого работника по каждому рабочему году, а далее суммировать их продолжительность в календарных днях.

Если разные периоды отсутствия работника пересекаются (например, прогул и арест в одни и те же дни), то для сдвига рабочего года учитывается только одно основание (периоды не суммируются).

Шаг 3.

Определение новой даты окончания рабочего года.

При определении новой даты окончания рабочего года важно помнить следующее:

● сдвигается только дата окончания рабочего года (дата начала рабочего года не меняется);

● сдвиг рабочего года производится на календарные дни;

● следующий рабочий год начинается на следующий день после новой даты окончания предыдущего рабочего года.

Новая дата окончания рабочего года рассчитывается по формуле: старая дата окончания рабочего года + количество календарных дней, подлежащих исключению.

Ситуация.

Расчет даты начала нового рабочего года с учетом сдвига

Рабочий год работника с 18.03.2025 по 17.03.2026. В 2025 году работнику предоставлялось 19 к.д. отпуска без сохранения зарплаты.

Как правильно рассчитать новый рабочий год?

Для определения нового рабочего года сперва нужно определить, на сколько дней будет производиться сдвиг. Поскольку в рабочий год включается не более 14 к.д. отпуска без сохранения зарплаты, сдвиг будет производиться на 5 к.д. (19 к.д. – 14 к.д.).

Дата окончания рабочего года – 17.03.2026. От этой даты производится расчет и получается новая дата окончания рабочего года – 22.03.2026 (17.03.2026 + 5 к.д).

Таким образом, рабочий год с учетом сдвига – с 18.03.2025 по 22.03.2026.

Новый рабочий год работника начнется с 23.03.2026.

Шаг 4.

Оформление приказа о сдвиге рабочего года.

Приказ (распоряжение) наниматель может оформить как на каждого работника по отдельности, так сразу на всех работников, которым производится сдвиг рабочего года.

Обязательные реквизиты приказа:

● ФИО и должность работника;

● прежний рабочий год (дата начала и окончания);

● количество дней, на которое сдвигается год;

● новый рабочий год (дата начала и окончания);

● основание, послужившее сдвигом рабочего года со ссылкой на подтверждающий документ (приказ, акт и т.д.).

Оформлять такой приказ целесообразно либо по окончании рабочего года работника, либо в начале или конце календарного года, когда составляется график отпусков.

Пример 2.

Образец приказа о сдвиге рабочего года нескольким работникам

Пример 3.

Образец приказа о сдвиге рабочего года работнику в связи с нахождением в отпуске без сохранения заработной платы более 14 календарных дней

Шаг 5.

Внесение изменений в график трудовых отпусков и личные карточки работников.

Если график трудовых отпусков был утвержден до издания приказа о сдвиге рабочего года работника и в нем запланирован трудовой отпуск на период, который теперь не входит в рабочий год работника, то график трудовых отпусков необходимо скорректировать.

Пример 4.

Образец приказа о внесении изменений в график трудовых отпусков

Информацию о сдвиге рабочего года необходимо внести также в личные карточки работников, если они ведутся в организации.