Новации в порядке ведения трудовых книжек

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 3 июня 2026 г.

Разбираются изменения, внесенные постановлением Минтруда и соцзащиты от 08.05.2026 № 41 в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40, анализируется порядок оформления записей об обучении, о признании трудового договора недействительным, переименовании организации и др., приводятся примеры из судебной практики (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Гражданский кодекс (далее – ГК)

● Кодекс об образовании (далее – Кодекс)

● Список производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда для целей профессионального пенсионного страхования, утв. постановлением Совета Министров от 08.04.2026 № 175 (далее – Постановление № 175; Список № 1)

● Список производств, работ, профессий, должностей и показателей на работах с вредными и тяжелыми условиями труда для целей профессионального пенсионного страхования, утв. Постановлением № 175 (далее – Список № 2)

● Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40)

Постановлением Минтруда и соцзащиты от 08.05.2026 № 41 «Об изменении постановлений Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь» были внесены изменения и дополнения, в т.ч. в Инструкцию № 40.

Основные нововведения вступили в силу с 28.05.2026, однако нововведения в части указания сведений, уточняющих характер выполняемой работы согласно Списку № 1 и Списку № 2 (производства и работы, вредные и опасные условия труда), начнут действовать с 01.07.2026.

Основные изменения:

1. Скорректирован порядок указания документа об обучении в гр. 4 при заполнении раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.

Ранее в ч. 2 п. 26 Инструкции № 40 было закреплено, что записи, указанные в ч. 1 п. 26 Инструкции № 40, вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) нанимателя в течение 7 к.д. после его издания, а при увольнении работника – в день увольнения.

С 28.05.2025 ч. 2 п. 26 Инструкции № 40 была дополнена положением о том, что записи, указанные в ч. 1 п. 26 Инструкции № 40 (т.е. о приеме на работу, заключении трудового договора (контракта), переводе на другую постоянную работу, присвоении квалификационной категории, разряда, класса, класса государственного гражданского служащего (квалификационного класса, классного чина, персонального звания, дипломатического ранга), увольнении и основаниях прекращения трудового договора (контракта)), могут вносить и на основании иных документов, предусмотренных Инструкцией № 40. Однако случаи внесения сведений в раздел «Сведения о работе» на основании иных документов предусматривались в Инструкции № 40 и до внесения изменений.

В качестве примера можно привести п. 32 Инструкции № 40, где закрепляется порядок внесения записи о получении второй и последующих профессий рабочих.

Сравнение порядка внесения записи в трудовую книжку о присвоении работнику второй и последующей профессии

В данном случае формально речь идет о получении второй и последующих профессий рабочих, а не о присвоении разряда по ним, что предусматривается в ч. 1 п. 26 Инструкции № 40.

Одновременно п. 32 Инструкции № 40 был дополнен новой ч. 2, согласно которой в случае присвоения работнику разряда по его профессии рабочего в разделе «Сведения о работе» в гр. 4 трудовой книжки делается ссылка на документ об обучении с указанием его номера и даты.

Ситуация.

Внесение записей в трудовую книжку работника при приеме на работу с условием предварительного обучения

Гражданин был принят на работу с предварительным обучением по профессии рабочего «Грузчик» 2-го разряда.

Как правильно оформить записи в трудовую книжку работника?

Согласно перечню профессий для подготовки рабочих, установленному в приложении к постановлению Минобразования, Минтруда и соцзащиты от 30.01.2018 № 7/14, срок обучения по 2-му разряду по профессии рабочего «Грузчик» (код профессии – 9333-001) составляет 1 мес.

В трудовую книжку работника вносятся сведения, в т.ч. о профессии рабочего. Профессия рабочего вносится в трудовую книжку на основании соответствующего документа об образовании, документа об обучении (п. 9, 23, 24 Инструкции № 40). В рассматриваемой ситуации такие сведения вносятся не при приеме на работу, а после получения работником профессии рабочего.

В случае профессиональной подготовки (если это первая профессия рабочего у работника) или переподготовки (если это вторая и последующая профессии рабочего у работника), т.е. получения работником новой профессии в период трудовой деятельности у определенного нанимателя, будет иметь место изменение данных о профессии работника, которые производятся согласно правилам гл. 7 Инструкции № 40.

Так, в соответствии с п. 51 Инструкции № 40 изменение записей в трудовой книжке о профессии производятся нанимателем по последнему месту работы либо нанимателем при приеме на работу на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ об образовании, документ об обучении), со ссылкой на их реквизиты. Указанные изменения и дополнения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки).

В случае получения работником образования, профессии, специальности изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности производятся путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей.

Пример 1.

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки в случае получения профессии рабочего

Если непрерывное профессиональное обучение осуществлялось силами и средствами нанимателя (т.е. на производстве), то запись вносится только в раздел «Сведения о работе».

Если профессиональное обучение работника в период работы производилось учреждениями (организациями), обеспечивающими подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку кадров, то дополнительно об этом обучении производится запись в раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» трудовой книжки, т.к. согласно п. 50 Инструкции № 40 в гр. 3 данного раздела необходимо вносить сведения о наименовании учреждения образования, т.е. записи в 2 разделах не дублируются.

Порядок внесения записи в раздел «Сведения о работе». Согласно п. 26 Инструкции № 40 записи о присвоении категории (разряда, класса) вносятся в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки в течение 7 к.д. после издания соответствующего приказа. Относительно записи, вносимой на основании документа об обучении, – не позднее 7 к.д. после предъявления нанимателю такого документа (или выдачи такого документа нанимателем работнику, если обучение производилось на производстве (у данного нанимателя)).

При этом необходимо соблюдать общие требования по заполнению трудовой книжки, установленные в п. 12 Инструкции № 40: запись производится арабскими цифрами, при этом число и месяц указываются двузначными цифрами, а год – четырехзначными.

Алгоритм внесения записи о присвоении разряда по профессии рабочего в трудовую книжку работника, если прием на работу осуществляется с условием предварительного обучения:

Шаг 1.

Внесение записи о приеме на работу.

Согласно п. 29 Инструкции № 40 в случае приема на работу лица, не имеющего соответствующей квалификации (разряда) по профессии рабочего, после заключения трудового договора (контракта) и оформления приема на работу приказом (распоряжением) нанимателя в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу с указанием наименования профессии рабочего без указания разряда или с его указанием.

Общий порядок внесения записи о приеме на работу закреплен в п. 27 Инструкции № 40, где определено, что при внесении записи о приеме на работу в гр. 3 трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование нанимателя. Ниже заголовка в гр. 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 – дата приема на работу. В графе 3 трудовой книжки вносится запись о приеме или назначении в структурное подразделение организации (при его наличии) с указанием его наименования, наименования профессии рабочего с указанием разряда, класса, а в гр. 4 – дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя.

Пример 2.

Образец записи в трудовую книжку о приеме на работу с условием предварительного обучения в организации

Шаг 2.

Внесение записи о присвоении разряда по профессии рабочего.

Согласно новой редакции ст. 32 Инструкции № 40 (в какой-то степени перенесенной из п. 29 Инструкции № 40) в случае присвоения работнику разряда по его профессии рабочего в разделе «Сведения о работе» в гр. 4 трудовой книжки делается ссылка на документ об обучении с указанием его номера и даты.

Пример 3.

Образец записи в трудовую книжку о присвоении разряда по полученной профессии рабочего

Порядок внесения записи в раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке». Если работник получает профессию в образовательной организации, то сведения о (профессиональной) подготовке вносятся также в раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» (п. 49 Инструкции № 40).

Согласно п. 50 Инструкции № 40 в гр. 3 трудовой книжки указывается в виде заголовка полное наименование нанимателя, а далее:

● в гр. 1 – ниже заголовка с полным наименованием нанимателя вносится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);

● в гр. 2 – дата начала и окончания периода обучения;

● в гр. 3 – наименование учреждения дополнительного образования взрослых, иного учреждения образования, организации, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность, реализующих образовательные программы дополнительного образования взрослых;

● в гр. 4 – основание внесения записи, дата, номер и наименование документа.

Пример 4.

Образец записи в трудовую книжку о прохождении профессиональной подготовки в образовательной организации

Установленный порядок внесения записи о подготовке в разделе «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» не предполагает указания присвоенного работнику разряда, поскольку такие сведения отражаются в разделе «Сведения о работе».

2. Актуализирован п. 30 Инструкции № 40 с учетом Списка № 1 и Списка № 2 (далее – Списки).

С 01.07.2026 с учетом Постановления № 175 начинают действовать новые Списки.

Постановлением Минтруда и соцзащиты от 08.05.2026 № 40 «Об утверждении Инструкции о порядке применения списков производств, работ, профессий, должностей и показателей для целей профессионального пенсионного страхования» утверждена соответствующая Инструкция о порядке применения списков производств, работ, профессий, должностей и показателей для целей профессионального пенсионного страхования, которая также вступает в силу с 01.07.2026.

С 01.07.2026 в трудовой книжке указываются сведения, уточняющие характер выполняемой работы (производства и работы, вредные и опасные условия труда) с учетом уже новых Списков.

До 01.07.2026 учитываются прежние Списки.

3. Уточнен порядок внесения записи в трудовую книжку о признании трудового договора недействительным.

Пункт 44 Инструкции № 40 дополнен новой ч. 3, согласно которой в случае признания трудового договора недействительным нанимателем в трудовую книжку работника на основании решения суда вносится соответствующая запись.

Согласно ст. 22 ТК трудовой договор признается недействительным в случаях его заключения:

● под влиянием обмана, насилия, угрозы, а также если он заключен на крайне невыгодных для работника условиях вследствие стечения тяжелых обстоятельств;

● без намерения создать юридические последствия (мнимый трудовой договор);

● с гражданином, признанным недееспособным;

● с лицом моложе 14 лет;

● с лицом в возрасте от 14 до 16 лет без письменного согласия одного из родителей (усыновителя (удочерителя), попечителя).

Подобные дела (о признании трудового договора недействительным) часто инициирует прокуратура. Кроме того, фиктивное трудоустройство может повлечь уголовную ответственность.

В качестве примера фиктивного трудоустройства можно привести ситуацию, отраженную в материале «Фиктивно трудоустраивал выпускников колледжа по распределению: постановлен приговор» Верховного Суда.

Судебная практика.

Описание дела. Прокуратура Партизанского района г. Минска в интересах учреждения образования предъявила к организации и фиктивно трудоустроенному работнику (далее – ответчик) иск о признании трудового договора недействительным.

Ответчик обучался в университете на бюджетной форме получения образования и обязался отработать по распределению установленный законодательством срок. По окончании учебы от перераспределился в другую организацию инженером-системотехником.

Прокуратурой было установлено, что данная организация не осуществляла финансово-хозяйственную деятельность, а лишь трудоустраивала выпускников с целью их уклонения от обязательной отработки. Выпускники не получали зарплату и в то же время переводили денежные средства на расчетные счета руководителей организации для погашения затрат, связанных с их трудоустройством.

В ходе судебного разбирательства было выявлено, что ответчик не приступил к работе, а согласно заключенному между ним и организацией контракту его последнее рабочее время составляло 1 ч (с перерывом для отдыха и питания 12 мин.).

Решение суда. В отношении руководителя данной организации судом постановлен обвинительный приговор, в соответствии с которым он признан виновным в пособничестве фиктивному трудоустройству ответчика на срок обязательной работы по распределению.

Суд Партизанского района г. Минска удовлетворил исковые требования прокурора в полном объеме и признал трудовой договор недействительным.

4. Уточнен порядок внесения сведений об организации в трудовую книжку.

Согласно ч. 1 ст. 57 Инструкции № 40 при изменении наименования организации, при ее реорганизации и (или) смене собственника имущества, сдаче имущественного комплекса организации в аренду или передаче в доверительное управление акций (долей в уставном фонде), изменении наименования структурного подразделения организации, в котором работает работник, нанимателем в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись.

При этом порядок внесения такой записи до 28.05.2026 напрямую не регламентировался. Закреплялось только то, что в гр. 4 трудовой книжки указывается номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого данные изменения произведены.

Сейчас порядок внесения такой записи детализирован. Так, в разделе трудовой книжки «Сведения о работе» в гр. 1 указывается порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 – дата внесения записи, в гр. 3 производится соответствующая запись, в гр. 4 – номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого указанные изменения произведены.

При этом уточнено, что в гр. 2 надо указывать дату внесения записи, а не дату изменений, произошедших с организацией.

Пример 5.

Образец записи в трудовую книжку о реорганизации организации в форме слияния

Однако на данный момент все же остается ряд вопросов, на которые нет четкого ответа. Инструкция № 40 до конца не регламентирует, надо ли при внесении таких записей (например, при реорганизации) указывать сведения о продолжении трудовых отношений.

На практике (на примере реорганизации организации) в настоящее время применяются 3 варианта:

1) вносятся только сведения о самой реорганизации.

Сведения о продолжении трудовых отношений в трудовую книжку не вносятся, т.к. такого требования нет в ТК и в Инструкции № 40. А из того факта, что работник не увольнялся, следует, что трудовые отношения продолжены. Кроме того, по мнению автора, отсутствие лишних записей экономит место в бланке трудовой книжки;

2) одной записью вносятся записи и о реорганизации, и о продолжении трудовых отношений.

То есть запись о продолжении трудовых отношений, по сути, дополняет запись о реорганизации и не является самостоятельной записью в трудовой книжке;

3) в трудовую книжку вносятся 2 отдельные записи:

● о реорганизации на основании приказа по основной деятельности;

● о продолжении трудовых отношений на основании приказа по личному составу.

Аргументом к внесению записи о продолжении трудовых отношений является то, что она является аналогом записи об увольнении работника (как правило, по п. 5 ч. 2 ст. 35, п. 1 ст. 42 или по п. 1¹ ч. 1 ст. 47 ТК).

По мнению автора, более уместен 1 вариант (учитывая необходимость подачи формы ПУ-2 и отсутствие каких-либо значимых последствий при отсутствии или наличии записи о продолжении трудовых отношений), т.к. таким образом соблюдаются требования Инструкции № 40 и дольше сохраняется бланк трудовой книжки.

Рекомендуется отслеживать официальные разъяснения госорганов по данному вопросу:

● на официальном сайте и телеграм-канале Минтруда и соцзащиты;

● на официальном сайте и телеграм-канале Департамента государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты.

Также при необходимости получать необходимую информацию можно путем направления запросов в соответствующие госорганы.

5. Уточнен порядок ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – книга учета).

Книгу учета должен вести каждый наниматель (ч. 3, 4 п. 79 Инструкции № 40). При этом Инструкция № 40 детально не устанавливает порядок ее ведения. Уточнения были внесены лишь в ч. 3 п. 79 Инструкции № 40, где с 28.05.2026 указывается, что учету (регистрации в книге учета) подлежат также вкладыши к трудовым книжкам, дубликаты трудовых книжек, выдаваемые работникам, в т.ч. после увольнения.

6. Уточнен порядок обеспечения бланками трудовых книжек филиалов юрлиц.

С учетом появления в ГК такого варианта деятельности иностранных юрлиц, как филиалы (ст. 51¹ ГК), и в целом появления такого варианта нанимателей, как представительство иностранной организации, филиал иностранного юрлица (ст. 1 ТК), абз. 2 п. 84 Инструкции № 40 дополнен положением о том, что филиалы иностранных юрлиц обеспечиваются бланками трудовых книжек учреждением «Научно-исследовательский институт труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь».