Определение ответственного за личные дела работников: порядок закрепления функции

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 4 июня 2026 г.

Разбираются следующие вопросы: на основании каких НПА определяется ответственный за формирование, ведение и хранение личных дел; какими способами можно закрепить такую функцию за структурным подразделением или работником; как оформить распределение обязанностей между несколькими работниками; в каких случаях за выполнение данной работы требуется доплата.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65 (далее – Инструкция № 65)

Определение ответственного за формирование, ведение и хранение личных дел

Формирование, ведение и хранение личных дел работников осуществляются уполномоченным на это структурным подразделением (работником) организации (п. 6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29).

Структурное подразделение организации, уполномоченное на осуществление формирования, ведения и хранения личных дел работников, определяется в организационных документах организации. Как правило, таким документом является положение о структурном подразделении организации.

Наравне с этим работник, уполномоченный на осуществление формирования, ведения и хранения личных дел работников, определяется в организационных документах организации (например, в должностной инструкции) и (или) в трудовом договоре. Дополнительно работники организации, уполномоченные на осуществление формирования, ведения и хранения личных дел работников, могут определяться в распорядительных документах организации.

Закрепление ответственности за личные дела работников в организационных документах организации

Структурное подразделение, уполномоченное на осуществление формирования, ведения и хранения личных дел работников, определяется, как правило, в положении об этом структурном подразделении. Например, функция отдела кадров по осуществлению формирования, ведения и хранения личных дел работников должна содержаться в положении об отделе кадров и т.п.

Пример 1.

Образец закрепления ответственности за формирование, ведение и хранение личных дел работников в Положении об отделе кадров

Пример 2.

Образец Положения об отделе кадров

Позиция об осуществлении формирования, ведения и хранения личных дел работников структурным подразделением организации, помимо положения об этом структурном подразделении, может содержаться и в иных организационных документах, например в инструкции по делопроизводству (ч. 1 п. 4 Инструкции № 65).

Пример 3.

Образец закрепления ответственности за формирование, ведение и хранение личных дел работников в инструкции по делопроизводству

Должность служащего, за которой закрепляется осуществление формирования, ведения и хранения личных дел работников, подразумевает указание такой обязанности в должностной инструкции. Например, должностная обязанность специалиста по кадрам по осуществлению формирования, ведения и хранения личных дел работников указывается в должностной инструкции специалисту по кадрам и т.п.

Пример 4.

Образец закрепления ответственности за формирование, ведение и хранение личных дел работников в должностной инструкции специалиста по кадрам

Пример 5.

Образец должностной инструкции специалисту по кадрам

Положение о закреплении осуществления формирования, ведения и хранения личных дел работников за конкретной должностью служащего, помимо должностной инструкции, может содержаться и в иных организационных документах организации, например в инструкции по делопроизводству организации (ч. 1 п. 4 Инструкции № 65).

Пример 6.

Образец закрепления ответственности за формирование, ведение и хранение личных дел работников за конкретным работником в инструкции по делопроизводству

Осуществление формирования, ведения и хранения личных дел работников может закрепляться как за должностью служащего в целом, так и за конкретным работником. В таком случае должностная обязанность конкретного работника по осуществлению формирования, ведения и хранения личных дел работников может указываться в персональной должностной инструкции этому работнику.

Определение ответственного за личные дела работников в распорядительных документах организации

Дополнительно к организационным документам работники, уполномоченные этими документами на формирование, ведение и хранение личных дел работников, могут определяться в распорядительных документах организации, что целесообразно в случаях:

1) необходимости документального оформления распределения работ по формированию, ведению и хранению личных дел работников между уполномоченными на это организационными документами работниками;

Пример 7.

Образец приказа о распределении работ по формированию, ведению и хранению личных дел работников в отделе кадров

2) если принято решение о выполнении функции по формированию, ведению и хранению личных дел работников не всеми работниками, уполномоченными на это организационными документами, а конкретными из них.

Пример 8.

Образец приказа об уполномочивании работника на формирование, ведение и хранение личных дел работников