Назначение пенсии: практические ситуации в работе кадровика

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 11 июня 2026 г.

Разбираются практические ситуации по оформлению пенсионных документов: исправление неточных записей в трудовой книжке, несовпадение фамилии или отчества с документами бывшего нанимателя, отсутствие данных о ликвидированной организации, порядок запроса справок из архива, а также возможность самостоятельного обращения работника за назначением пенсии.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Закон от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении» (далее – Закон № 1596-XII)

● Положение о порядке подтверждения и исчисления стажа работы для назначения пенсий, утв. постановлением Совета Министров от 20.12.2025 № 742 (далее – Положение № 742)

● Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40)

Ситуация 1.

Порядок подтверждения стажа при наличии неточных записей в трудовой книжке

В организацию поступил запрос о представлении справки о периоде работы для назначения пенсии. В трудовой книжке работника в записи, сделанной в 1996 году, неверно указан порядковый номер, который зачеркнут, а сверху указан верный и неверно указана дата приема на работу (вместо нее указана дата приказа о приеме на работу).

Достаточно ли выдать справку о периоде работы, в которой будет указана верная дата приема, или нужно издать приказ?

Достаточно выдать справку.

Согласно ч. 1 ст. 54 Закона № 1596-XII стаж работы подтверждается трудовой книжкой, а при ее отсутствии – иными документами, содержащими сведения о периодах работы, либо сведениями (справками) об уплате обязательных страховых взносов в бюджет фонда.

Ввиду п. 8 Положения № 742 основным документом, подтверждающим периоды работы, является трудовая книжка. При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения или отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются справки, выданные на основании приказов, лицевых счетов, ведомостей на выдачу зарплаты и иных документальных данных, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении, трудовые, послужные и формулярные списки, членские книжки членов кооперативных промышленных артелей и кооперативных артелей инвалидов и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

Таким образом, при наличии в трудовой книжке неправильных сведений справка может быть выдана на основании приказов, лицевых счетов и иных документов, содержащих верную информацию. Издавать приказ для этого не требуется.

Вместе с тем автор полагает необходимым внести исправления в трудовую книжку в установленном порядке.

В соответствии с п. 53 Инструкции № 40 в случае обнаружения пропущенной записи, а также неправильной, неточной (неполной) записи, внесенной в трудовую книжку работника, она дополняется и (или) исправляется нанимателем, пропустившим запись, допустившим ошибку или неточность. Допускается внесение указанных записей нанимателем по новому месту работы на основании соответствующих документов.

Внесение изменений, дополнений в сведения о работе, награждениях и поощрениях производится на основании приказа (распоряжения) нанимателя и должно точно соответствовать его формулировке (п. 55 Инструкции № 40). При исправлении, дополнении записей в разделе «Сведения о работе» в гр. 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 – дата внесения записи, в гр. 3 – «запись номер такой-то недействительна» и далее правильный вариант записи, в гр. 4 – дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого вносится данная запись (ч. 1 п. 56 Инструкции № 40).

Таким образом, нанимателю необходимо издать приказ о внесении изменений в трудовую книжку, на сновании которого внести в нее соответствующую запись в порядке, указанном в ч. 1 п. 56 Инструкции № 40.

Ситуация 2.

Порядок действий работника для подтверждения стажа при изменении его паспортных данных

При подготовке документов для назначения пенсии на одном из предыдущих мест работы работнику отказали в выдаче справки, поскольку фамилия в паспорте не совпадает с данными бывшего нанимателя в одной букве. В этой организации работник работал в 90-х годах. Работник обменял паспорт, однако помимо исправленной фамилии в паспорте указано другое отчество, которое также не совпадает с отчеством в военном билете.

Как поступить нанимателю?

Направить новый запрос о выдаче справки с указанием фамилии, имени и отчества согласно паспорту и основания изменения отчества с приложением копии свидетельства о его перемене. Работнику необходимо обратиться в военкомат для замены военного билета.

Согласно п. 6 Положения № 742, если собственное имя, отчество (если таковое имеется) или фамилия лица, указанные в документе, подтверждающем стаж работы, не совпадают с его собственным именем, отчеством (если таковое имеется) или фамилией, указанными в документе, удостоверяющем личность, свидетельстве о рождении, факт принадлежности этого документа данному лицу устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене собственного имени и других документов, содержащих необходимые сведения, либо в судебном порядке.

Таким образом, при несовпадении отчества в паспорте и документах, подтверждающих стаж работы у бывшего нанимателя, такой наниматель выдает справку при представлении свидетельства о перемене отчества (ч. 4 ст. 223 Кодекса о браке и семье).

Для замены военного билета в связи с изменением отчества работнику необходимо обратиться с заявлением и новым паспортом в военкомат по месту жительства.

Ситуация 3.

Порядок замены отсутствующих периодов заработка более ранними при отсутствии архивных сведений для назначения пенсии

Наниматель подготавливает документы для назначения пенсии работнику. Одна из организаций, в которой работник работал до 2003 года, ликвидирована. По информации архива, документы ликвидированной организации в архив не поступали и их местонахождение неизвестно.

Какие дельнейшие действия нанимателя?

С согласия работника запрашиваются сведения о заработке за соответствующий период (при его наличии), предшествующий 30-летнему стажу. В противном случае наниматель формирует пакет из имеющихся документов.

Исходя из ч. 7 ст. 57 Закона № 1596-XII в случаях, когда у работодателей не сохранились документы о фактическом заработке за периоды работы до 01.01.2003 (кроме случаев, когда документы не сохранились в результате стихийных бедствий, аварий, катастроф или других ЧС) и отсутствуют архивные данные об этом заработке, время такой работы по желанию обратившегося за пенсией не включается в период, из заработка за который исчисляется пенсия, при условии замены каждого месяца исключаемого периода работы месяцами стажа, последовательно предшествовавшими 30-летнему периоду стажа работы, заработок за который учитывается для исчисления пенсии в соответствии с ч. 1 ст. 57 Закона № 1596-XII. Указанный порядок определения заработка не применяется, если фактический стаж работы, за который имеются сведения о заработке, составляет 30 и менее лет.

Таким образом, по желанию работника вместо периода, за который отсутствуют сведения о заработке, для назначения пенсии могут быть представлены сведения о заработке за такой же период, предшествующий 30-летнему стажу. В этом случае наниматель обязан запросить такие сведения у соответствующих организаций. При отсутствии указанного желания работника либо периодов, предшествующих 30-летнему стажу, изложенный порядок не может быть применен. В такой ситуации работник вправе обратиться в суд с заявлением об установлении факта получения им ежемесячной зарплаты в конкретном периоде в определенном размере. На основании решения суда указанный заработок принимается для исчисления пенсии.

Ситуация 4.

Порядок направления запроса сведений из городского архива для исчисления пенсии, переданных организацией на хранение

Документы, на основании которых выдается справка о заработке для исчисления пенсии, переданы организацией на хранение в городской архив.

Должна ли организация при получении запросов о выдаче справок сама делать запросы в архив и оформлять справки?

Либо следует отказывать в выдаче справок и рекомендовать обращаться в архив?

Организация должна делать запросы в архив и оформлять справки.

На основании ч. 10 ст. 57 Закона № 1596-XII размер заработка за периоды работы до 01.01.2003 подтверждается справкой, выдаваемой работодателем, а за периоды работы после 01.01.2003 – на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета. В случае прекращения деятельности работодателя справка о размере заработка выдается его правопреемником, архивом или органом, осуществляющим госрегистрацию юрлиц и ИП, в зависимости от того, где находятся на хранении документы бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Из приведенной нормы следует, что справка о заработке выдается архивом только в случае прекращения деятельности работодателя. В рассматриваемой ситуации работодатель не прекратил деятельность. Следовательно, именно работодатель должен выдать справку о заработке по запросу. При отсутствии у работодателя сведений о заработке (копий документов, переданных в архив, и др.) необходимо запросить эти сведения в архиве.

Ситуация 5.

Определение перечня случаев, когда лица имеют право самостоятельно обратиться в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение, за назначением пенсии

Работник требует от нанимателя направить ему лично представление к назначению пенсии для последующего самостоятельного обращения в отдел по труду, занятости и соцзащите.

Возможен ли такой порядок?

Нет, невозможен.

Согласно ч. 1–4 ст. 75 Закона № 1596-XII работающие граждане и члены их семей (в случае потери кормильца) подают заявление о назначении пенсии через работодателя по месту последней работы. Работодатель в 10-дневный срок со дня поступления заявления оформляет необходимые для назначения пенсии документы и вместе с поданным заявлением и своим представлением направляет их в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение, по месту жительства заявителя либо в порядке, определяемом Минтруда и соцзащиты, – в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение, по месту нахождения работодателя.

Если работнику, обратившемуся за назначением пенсии, отказано в представлении к назначению пенсии, ему сообщается об этом в письменной форме с указанием причины отказа. В тех случаях, когда обратившийся за пенсией не согласен с решением работодателя об отказе в представлении его к назначению пенсии, он может подать заявление о назначении пенсии непосредственно в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение. Заявление о назначении пенсии другим гражданам и членам их семей подается непосредственно в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение, по месту жительства заявителя.

Из приведенных норм следует, что непосредственно в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение, могут обращаться:

● неработающие граждане;

● работающие граждане в случае отказа работодателя в представлении к назначению пенсии.

Таким образом, документы для назначения пенсии работающему гражданину представляются в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение, работодателем при отсутствии оснований для отказа в представлении к назначению пенсии.