Новый терминологический стандарт в сфере архивного дела и делопроизводства

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 12 июня 2026 г.

Комментируются положения нового госстандарта СТБ 2059-2026 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 23.03.2026 № 33 (предпосылки пересмотра терминологии, расширение терминологической базы, введение новых понятий, разграничение ранее синонимичных терминов и уточнение действующих определений).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Закон от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» (далее – Закон № 323-З)

● СТБ 2059-2026 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 23.03.2026 № 33 (далее – СТБ 2059-2026)

● СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18 (далее – СТБ 2059-2013)

Предпосылки пересмотра терминологии в сфере архивного дела и делопроизводства

СТБ 2059-2026 принят взамен действующего в настоящее время СТБ 2059-2013 и вступает в силу с 01.09.2026. СТБ 2059-2026 разработан Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (далее – БелНИИДАД) и внесен техническим комитетом по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами».

Работа проводилась в соответствии с планом государственной стандартизации Республики Беларусь на 2024 год (код темы 2.077-2024).

Проект стандарта был разослан представителям организаций – членов технического комитета ТК BY 28 «Управление документами» на рассмотрение и представление замечаний и предложений, а также активно обсуждался на заседании технического комитета по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами», проведенном 19.06.2025 в БелНИИДАД.

СТБ 2059-2026 устанавливает термины и определения основных понятий, применяемых в архивном деле и делопроизводстве, в целях построения полноценной архивной и делопроизводственной терминосистемы. Использование однозначно понимаемой и непротиворечивой терминологии является основой для осуществления качественной коммуникации между учеными и практиками в любой сфере научной и практической деятельности. Сфера архивного дела и делопроизводства не является исключением.

Основные терминологические изменения в сфере архивного дела и делопроизводства

С момента принятия Закона № 323-З, утверждения и введения в действие СТБ 2059-2013 в общественно-политической и социально-экономической жизни страны произошли существенные изменения, непосредственно повлиявшие и на сферу архивного дела и делопроизводства. Белорусское общество вступило в эпоху цифровой трансформации, в практику внедрены и продолжают активно внедряться принципиально новые технологии документирования информации, информационного взаимодействия организаций и граждан, хранения и использования документов.

В связи с этим 18.04.2022 Президентом был подписан Закон от 18.04.2022 № 163-З «Об изменении Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». В Законе № 323-З некоторые правовые нормы претерпели принципиальные изменения. Существенной корректировке подвергся терминологический аппарат (изменено содержание понятий «архивный документ», «Национальный архивный фонд Республики Беларусь», документ «Национального архивного фонда Республики Беларусь» и др.; включены новые термины «документальный фонд», «архивный фонд» и др.). Появилась дополнительная ст. 18¹ Закона № 323-З «Хранение документов в электронном виде, в том числе электронных документов», оперирующая понятиями, определения которых не раскрываются.

Указанные выше и иные изменения потребовали пересмотра закрепленной в СТБ 2059-2013 терминологии в части как корректировки включенных в стандарт терминов и определений, так и разработки и закрепления новых терминов с целью их однозначного применения при разработке подзаконных НПА, ЛПА в сфере архивного дела и делопроизводства, автоматизированных (информационных) систем, предназначенных для создания, обработки и хранения документов, иной документированной информации.

В частности, в СТБ 2059-2026 закреплены в качестве терминов такие понятия, как «автоматизированная система документационного обеспечения управления», «система электронного документооборота», «информационная система архива организации», «оперативное хранение» и др. Переосмыслены такие понятия, как «дело» (с конкретизацией его разновидностей – «электронное дело», «гибридное дело»), «реквизит», «метаданные» и др.

Помимо этого, разграничен и конкретизирован ряд терминов, давно включенных в отечественную терминосистему и рассматриваемых до настоящего времени в качестве синонимов (например, ключевые понятия «делопроизводство», «документационное обеспечение управления», «управление документами»).

Актуальность разработки и стандартизации делопроизводственной и архивной терминологии обусловлена также тем, что понятия в сфере архивного дела и делопроизводства, в т.ч. не нашедшие отражение в Законе № 323-З, активно используются специалистами в иных сферах деятельности, в частности, применяются в НПА, регулирующих вопросы информатизации, нормотворческой деятельности, технического нормирования и стандартизации, работы с обращениями граждан и юридических лиц и др.

Неоднозначное понимание таких понятий приводит к возникновению правовых коллизий, неверному применению норм архивного законодательства на практике.

Структура СТБ 2059-2026 не претерпела существенных изменений и осталась аналогичной структуре СТБ 2059-2013. Все термины и их определения разделены на 3 основных блока:

● общие понятия;

● понятия в сфере делопроизводства;

● понятия в сфере архивного дела.

При сохранении преемственности в развитии терминосистемы в сфере архивного дела и делопроизводства в целом число терминов и определений, включенных в СТБ 2059-2026, увеличилось: в стандарт включено 157 терминов (СТБ 2059-2013 содержит 123 термина).

Дополнительно включено более 30 терминов: «система управления документами», «видеодокумент», «копия электронного документа», «электронная копия документа на бумажном носителе», «оперативное хранение», «временное хранение», «временное хранение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь», «электронная цифровая подпись», «автоматизированная система документационного обеспечения управления», «система электронного документооборота», «электронное дело», «гибридное дело», «научно-техническая обработка документов», «информационная система архива организации» и др.

Многие термины были скорректированы, некоторые получили уточненные и более развернутые определения (например, «бланк документа», «реквизит», «формуляр документа», «документ в электронном виде», «электронный документ», «документы по личному составу» и др.).

При применении СТБ 2059-2026 следует учитывать особенности изложения терминологического стандарта, обусловленные требованиями к стандартизуемому термину и определению, закрепленными в государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 1.13-2020 «Национальная система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила разработки, построения, изложения и оформления терминологических стандартов», который утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта от 06.05.2020 № 26.