Переименование и реорганизация структурных подразделений: документооборот и кадровые процедуры

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 15 июня 2026 г.

Приводится алгоритм документального оформления изменений организационной структуры организации. Определяется последовательность действий нанимателя – от издания распорядительного документа и корректировки штатного расписания до внесения изменений в трудовые договоры, трудовые книжки и подачи отчетности, а также содержатся различные варианты изменений в зависимости от того, насколько затронуты условия труда работников (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65 (далее – Инструкция № 65)

● Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40)

● унифицированная система организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм), утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41 (далее – УСОРД)

Способы внесения изменений в организационную структуру организации

Организационная структура организаций иногда нуждается в пересмотре, особенно когда необходимо оптимизировать внутренние процессы. Для этого наниматель может реорганизовывать или переименовывать структурные подразделения, что требует грамотного оформления всех необходимых документов.

При создании структурных подразделений (управление (служба), отдел, сектор (бюро, группа), иные) нормы управляемости определяет наниматель в ЛПА, если иное не установлено актами законодательства (ч. 9 п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 02.01.2012 № 1).

Можно выделить несколько вариантов организационных изменений:

1) изменяется только наименование структурного подразделения (например, отдел кадров становится отделом по работе с персоналом);

2) изменяется вид структурного подразделения (например, участок металлообработки становится цехом металлообработки);

3) два структурных подразделения объединяются в одно (например, отдел кадров и юридический отдел становятся отделом правовой и кадровой работы).

Для работников это может означать следующее:

1) должность служащего (профессия рабочего), квалификация, функциональные обязанности, рабочее место, режим работы и т.п. остаются прежними;

2) меняется рабочее место в другом структурном подразделении (за исключением обособленного) в пределах квалификации, должности служащего (профессии рабочего) с сохранением условий труда, обусловленных трудовым договором;

3) помимо изменения наименования структурного подразделения меняются существенные условия труда (ст. 32 ТК);

4) изменяется должность служащего (профессия рабочего), т.к. фактически происходит сокращение, и предполагается перевод по новой должности служащего (профессии рабочего), квалификации согласно ст. 30 или п. 1 ст. 42, ст. 43 ТК. Типичный случай при слиянии 2 структурных подразделений – это сокращение должности руководителя одного из структурных подразделений.

Кадровые действия при изменении организационной структуры организации

Алгоритм действий нанимателя при переименовании или реорганизации структурных подразделений:

Шаг 1.

Оформление изменений в наименовании структурного подразделения (реорганизации структурных подразделений).

Необходимость реорганизации или изменения наименования структурного подразделения нужно оформить путем издания нанимателем приказа (распоряжения).

В приказе, как правило, назначаются ответственные исполнители и определяются сроки введения в действие изменений, совершения тех или иных действий.

Пример 1.

Образец приказа о реорганизации структурного подразделения

Шаг 2.

Утверждение новой организационной структуры.

Унифицированная форма приказа о внесении изменений в структуру и штатную численность содержится в УСОРД.

Шаг 3.

Внесение изменений в штатное расписание.

Унифицированная форма приказа о внесении изменений в штатное расписание содержится в УСОРД.

Шаг 4.

Предупреждение работников о реорганизации (упразднении) структурного подразделения (отдела) (при необходимости).

Если в результате проводимых изменений у работников изменяются существенные условия труда либо должность служащего (профессия рабочего) сокращается, то нанимателю необходимо в установленные законодательством сроки:

● подготовить и вручить работникам предупреждения (уведомления) о планируемых изменениях;

● получить согласие (отказ) работников на проводимые изменения.

В остальных случаях получать согласие работников не требуется.

Шаг 5.

Внесение изменений в документы организации (издание новых документов), содержащие наименования структурных подразделений.

Необходимо внести изменения в:

● ЛПА организации (положения об отделах, должностные (рабочие) инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, графики отпусков и т.д.);

● распорядительные документы (приказы (распоряжения) о назначении ответственных, создании комиссий, распределении обязанностей и т.д.).

Если изменений много или они существенные, то необходимо издать новый документ.

Шаг 6.

Внесение изменений в трудовые договоры (контракты) работников.

Порядок корректировки документов работника будет зависеть от характера изменений:

1) если у работника изменяется только наименование структурного подразделения, но при этом должность служащего (профессия рабочего), трудовая функция, рабочее место, режим работы и т.д. остаются прежними, то оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту).

При этом изменения вносятся на основании ранее изданного приказа по основной деятельности, в котором содержится пункт о внесении изменений в трудовые договоры (контракты) работников в части наименования структурного подразделения. Издавать какой-либо отдельный приказ не нужно;

2) в случае изменения только рабочего места в другом структурном подразделении (остальные условия труда сохраняются) оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту);

3) если в результате изменения организационной структуры у работника изменяются существенные условия труда, то с работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту), в котором отражаются как наименование нового структурного подразделения, так и новые условия труда;

4) если происходит перевод на новую должность служащего (профессию рабочего), а старая должность служащего (профессия рабочего) сокращается, то с работником заключается новый трудовой договор (контракт).

В данном случае предпочтительно будет осуществить перевод на основании заявления работника.

Шаг 7.

Издание приказа о перемещении, об изменении существенных условий труда или о переводе работников (в зависимости от характера изменений).

В связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами наниматель имеет право изменить существенные условия труда работника при продолжении им работы по той же квалификации, должности служащего (профессии рабочего), определенным в трудовом договоре.

Изменением существенных условий труда признается изменение системы оплаты труда, режима рабочего времени, включая установление или отмену неполного рабочего времени, изменение гарантий, уменьшение размеров оплаты труда, предложение о заключении контракта с работником, работающим по трудовому договору, заключенному на неопределенный срок, установление или отмена дистанционной работы, а также других условий, устанавливаемых в соответствии с ТК (ч. 1, 2 ст. 32 ТК).

Перевод – поручение нанимателем работнику работы по другой квалификации, должности служащего (профессии рабочего) (за исключением изменения в соответствии с законодательством наименования должности служащего (профессии рабочего)) по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя (ст. 32¹ ТК) либо в другой местности (за исключением служебной командировки) (ч. 1 ст. 30 ТК).

Перемещение – поручение нанимателем работнику прежней работы на новом рабочем месте как в том же, так и другом структурном подразделении, за исключением обособленного, на другом механизме или агрегате, но в пределах квалификации, должности служащего (профессии рабочего) с сохранением условий труда, обусловленных трудовым договором (ч. 1 ст. 31 ТК).

Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 55-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (подп. 125.3 п. 125 Инструкции № 65).

Срок хранения приказов о переводе, перемещении, изменении существенных условий труда – 55 лет (подп. 21.3 п. 21 перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140).

Таким образом, указанные приказы будут иметь литеру «к».

Шаг 8.

Внесение записей в трудовые книжки работников.

Порядок внесения записей в трудовую книжку установлен Инструкцией № 40.

В соответствии с п. 57 Инструкции № 40 при изменении наименования структурного подразделения организации, в котором работает работник, нанимателем в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись. В разделе трудовой книжки «Сведения о работе» в гр. 1 указывается порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 – дата внесения записи, в гр. 3 – производится соответствующая запись, в гр. 4 – номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого указанные изменения произведены.

Пример 2.

Образец записи в трудовую книжку об изменении наименования структурного подразделения

Сведения о переводе работника на другую постоянную работу у того же нанимателя вносятся в трудовую книжку в таком же порядке, как и сведения о приеме на работу. При этом в трудовой книжке работника вместо слова «принят (назначен)» указывается «переведен (назначен)» (п. 33 Инструкции № 40).

Пример 3.

Образец записи в трудовую книжку о переводе на другую должность

Шаг 9.

Подача сведений по форме ПУ-2.

При изменении наименования структурного подразделения, переводе работника на другую должность служащего (профессию рабочего), перемещении работника в другое структурное подразделение в ФСЗН подается квартальная форма ПУ-2 с заполнением раздела 2 «Сведения о периодах работы по должности служащего, профессии рабочего».

Срок подачи – 1 раз в квартал не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (п. 16 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утв. постановлением Совета Министров от 20.12.2025 № 742).

Шаг 10.

Внесение изменений в иные документы организации.

При ведении в организации личных дел работников для отдельных категорий работников вносятся изменения в обложку личного дела, а при переводе – дополнительно включаются необходимые документы в состав личного дела.

Согласно п. 9 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29, в процессе ведения личного дела в него включаются копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица), о переводе, продлении (заключении новых) трудовых договоров (контрактов), изменении условий трудового договора (контракта), награждении, поощрении, установлении неполного рабочего времени, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется), присвоении разрядов, классов, квалификационных категорий, увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего).

Также необходимо внести изменения в:

1) личные карточки работников (при их ведении);

2) документы воинского учета.

Ответственный за ведение воинского учета в организации должен в месячный срок письменно сообщать о произошедших изменениях в личных карточках военнообязанных в военкомат района (города) (обособленное подразделение) (ст. 9 Закона от 05.11.1992 № 1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе»);

3) материалы аттестации рабочих мест по условиям труда при наличии в структурных подразделениях аттестованных рабочих мест, при работе на которых работникам предоставляются соответствующие компенсации.

Пример 4.

Образец приказа о внесении изменений в материалы аттестации рабочих мест по условиям труда в связи с переименованием структурного подразделения (фрагмент)

Однако при изменении условий труда на прежнем рабочем месте (например, станок установили в другое помещение, где имеется повышенный шум и изменился технический процесс) необходимо провести внеочередную аттестацию данного рабочего места;

4) в иные документы кадрового учета (табели учета использования рабочего времени, карточки, журналы и т.п.).