Включение документов в личное дело работника по решению руководителя

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 18 июня 2026 г.

Приводится порядок включения в личное дело работника документов по решению руководителя (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29 (далее – Инструкция № 29)

Оформление решения руководителя организации о включении документов в личное дело работника

По решению руководителя организации в личное дело работника при его формировании и ведении могут включаться:

● контракт (трудовой договор) с работником, иные документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов, предусмотренных абз. 5–7 п. 9 Инструкции № 29;

● документы, подтверждающие уровень владения иностранным языком;

● копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о предоставлении социальных отпусков;

● копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о дисциплинарном взыскании, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела после снятия или погашения дисциплинарного взыскания;

● иные документы, предоставленные работником либо полученные организацией в случаях, предусмотренных законодательством, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела при передаче личного дела в архив организации (п. 10 Инструкции № 29).

Если конкретизировать, то решение о включении документов, указанных в п. 10 Инструкции № 29, может быть принято:

● в отношении личного дела одного (конкретного) работника;

● в отношении личных дел определенной группы работников (например, только в отношении руководителей или специалистов или работников, занимающих определенную должность служащего, и т.п.);

● в отношении всех работников, на которых ведутся личные дела.

Решение руководителя организации о включении в личное дело работника документов, указанных в п. 10 Инструкции № 29, может быть:

● выражено в устной форме;

● оформлено в виде резолюции руководителя организации на докладной записке о необходимости включения в личное дело работника документов, указанных в п. 10 Инструкции № 29;

Пример 1.

Образец резолюции на докладной записке о необходимости включения документов в личное дело (фрагмент)

● оформлено приказом (распоряжением) руководителя организации.

Документальное оформление такого решения руководителя организации целесообразно, если оно принято в отношении личных дел определенной группы работников или в отношении всех работников, на которых ведутся личные дела.

Пример 2.

Образец приказа о включении в личные дела работников документов, подтверждающих уровень владения иностранным языком

Особенности расположения документов, включаемых в личное дело по решению руководителя организации

Документы, указанные в п. 10 Инструкции № 29, при формировании личного дела работника располагаются после документов, указанных в абз. 2–18 п. 8 Инструкции № 29 (абз. 19 п. 8, ч. 1 п. 11 Инструкции № 29).

Порядок расположения между собой документов, указанных в п. 10 Инструкции № 29, при формировании личного дела работника Инструкцией № 29 не установлен. В связи с этим между собой такие документы могут располагаться в порядке создания (получения) либо для их расположения в личном деле работника можно ориентироваться на порядок их перечисления в п. 10 Инструкции № 29, а именно:

● контракт (трудовой договор) с работником;

● документы, подтверждающие уровень владения иностранным языком;

● иные документы, предоставленные работником либо полученные организацией в случаях, предусмотренных законодательством, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела работника и подлежат изъятию из личного дела работника при передаче личного дела работника в архив организации.

Документы, указанные в п. 10 Инструкции № 29, в процессе ведения личного дела работника (созданные (полученные) в период работы работника в организации) включаются в личное дело работника в порядке создания (получения) (ч. 1 п. 11 Инструкции № 29).

Во внутренней описи документов личного дела в гр. 6 «Примечание» напротив документа, включенного в личное дело работника, по решению руководителя организации целесообразно указывать ссылку на приказ (распоряжения), согласно которому такой документ включен в личное дело работника.

Пример 3.

Образец внутренней описи документов личного дела (фрагмент)