Невостребованные трудовые книжки: оформление и архивное хранение

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 21 июля 2026 г.

Разбирается процедура передачи невостребованной трудовой книжки в архив организации – от оформления обложки дела до включения в опись дел по личному составу. Рассматриваются сроки хранения, правила нумерации листов, систематизация по алфавиту и особенности заполнения описи при наличии одной или нескольких трудовых книжек (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65 (далее – Инструкция № 65)

Порядок ведения трудовых книжек, в т.ч. их заполнение, выдача трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем установлены Инструкцией № 40.

В силу различных причин (например, отъезд за пределы Республики Беларусь, смерть работника и др.) в организациях остаются невостребованные трудовые книжки работников.

Для невостребованных трудовых книжек установлен длительный срок хранения – не менее 50 лет (п. 681 перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140).

В соответствии с требованиями Инструкции № 65, Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143, невостребованные трудовые книжки подлежат передаче в архив организации и включаются в опись дел по личному составу по результатам экспертизы ценности документов в организации.

При этом следует учитывать, что работник либо его родственники могут забрать трудовую книжку в любой момент.

Для обеспечения сохранности невостребованных трудовых книжек допускается их хранить в папках с 3 клапанами и завязками либо вложить в конверт, который подшивается в твердую обложку (ч. 7 п. 165, ч. 2 п. 170 Инструкции № 65).

При этом обложка дела оформляется с учетом п. 168, 169 Инструкции № 65.

Невостребованные трудовые книжки хранятся по алфавиту фамилий работников и каждая из них является самостоятельной единицей хранения.

В номенклатуре дел организации трудовые книжки работников учитываются под одним индексом, при этом индекс из номенклатуры дел организации на обложки дел с невостребованными трудовыми книжками не переносится. Индексами дел являются порядковые номера, присваиваемые им по книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, форма которой установлена Инструкцией № 40.

Даты дел с невостребованными трудовыми книжками включают только год (год увольнения).

Сведения о количестве листов невостребованной трудовой книжки работника включают общее количество листов трудовой книжки. В случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем. Вкладыш в трудовую книжку представляет собой набор страниц трудовой книжки без обложки. Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой трудовой книжки. В этом случае порядок нумерации листов – сквозной единый (нумерация листов, изначально вшитых в трудовую книжку, дополняется нумерацией листов вкладыша).

Пример 1.

Образец обложки дела с невостребованной трудовой книжкой, подготовленной к передаче в архив организации

Невостребованные трудовые книжки уволенных работников включаются в опись дел по личному составу структурного подразделения того года, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении.

При включении в опись дел по личному составу структурного подразделения невостребованных трудовых книжек в гр. 2 указывается порядковый номер трудовой книжки согласно книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В графе 3 описи дел указываются ФИО работника в именительном падеже. Если фамилии совпадают, записи упорядочиваются по алфавиту собственных имен, если совпадают имена – по алфавиту отчеств (если таковые имеются) работников.

Невостребованные трудовые книжки систематизируются в описи дел по личному составу структурного подразделения по алфавиту фамилий работников и включаются в опись под самостоятельным номером.

Пример 2.

Образец записи в опись дел по личному составу при включении нескольких невостребованных трудовых книжек (фрагмент)

В случае если в опись дел по личному составу структурного подразделения включается только одна невостребованная трудовая книжка, наименование раздела «Невостребованные трудовые книжки» не указывается.

Пример 3.

Образец записи в опись дел по личному составу при включении одной невостребованной трудовой книжки (фрагмент)

Если в невостребованной трудовой книжке имеются варианты написания фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работника, на которого заведено личное дело (трудовая книжка), либо работник менял фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется), то в гр. 3 в скобках указываются все варианты.

Пример 4.

Образец записи в опись дел по личному составу с указанием вариантов написания ФИО работника (фрагмент)