Ведение инвентарной карточки в электронном виде

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 24 июля 2026 г.

На примере практической ситуации раскрывается порядок ведения инвентарной карточки учета основных средств в электронном виде.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Закон от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З)

● Закон от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон № 113-З)

● Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19 (далее – Инструкция № 19)

Ситуация.

Ведение инвентарной карточки учета основных средств в электронном виде

Организация периодически приобретает основные средства.

Может ли инвентарная карточка (регистр бухгалтерского учета утвержден учетной политикой) объекта вестись в электронном виде без подписи ответственного лица?

Общие положения о первичных учетных документах в электронном виде

Первичный учетный документ (далее – ПУД) составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде, в т.ч. в форме электронного документа.

ПУД, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства об электронных документах и ЭЦП (п. 6 ст. 10 Закона № 57-З).

Учетная информация, содержащаяся в ПУД, подлежит своевременной регистрации в регистрах бухгалтерского учета.

Регистры бухгалтерского учета составляются в соответствии с применяемой организацией формой бухгалтерского учета с соблюдением требований, установленных ст. 11 Закона № 57-З (п. 1, 2 ст. 11 Закона № 57-З).

Регистр бухгалтерского учета должен содержать:

● наименование регистра;

● наименование организации;

● даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который он составлен;

● хронологическую и (или) систематическую группировку хозяйственных операций;

● оценку хозяйственных операций в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

● должность служащего (должности служащих) лица (лиц), ответственного (ответственных) за ведение регистра, его (их) фамилию (фамилии), инициалы и подпись (подписи).

Регистр бухгалтерского учета должен быть подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за его ведение, собственноручно либо с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что этот регистр подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за его ведение (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, ЭЦП или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию соответствующего лица (соответствующих лиц)) (п. 3 ст. 11 Закона № 57-З).

Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде, в т.ч. в форме электронного документа.

Регистр бухгалтерского учета, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства об электронных документах и ЭЦП.

Таким образом, инвентарная карточка основных средств может вестись в электронном виде, если будет соответствовать требованиям законодательства об электронных документах и ЭЦП. Важной особенностью регистров бухгалтерского учета, создаваемых в форме электронного документа, является то, что они должны соответствовать как требованиям Закона № 57-З к регистрам бухгалтерского учета (изложены выше), так и требованиям законодательства об электронных документах и ЭЦП.

Учетная политика организации включает в т.ч. применяемую организацией форму бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 57-З).

Кроме форм регистров бухгалтерского учета, при электронном документообороте в учетной политике организация может предусмотреть, какие регистры бухгалтерского учета составляются в электронном виде (в т.ч. в виде электронного документа), а какие – на бумажном носителе. Также в учетной политике можно закрепить возможность составления регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе в случае, если невозможно их составить в электронном виде.

Основные требования законодательства об электронных документах и ЭЦП

Порядок работы с электронными документами в организации определяется ЛПА, утвержденными руководителем организации, после согласования с государственным архивом, источником комплектования которого является организация, или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета (п. 4 Инструкции № 19).

В учетной политике организация может при необходимости делать ссылки на нормы таких ЛПА.

В частности, электронные документы могут применяться во всех сферах деятельности, где используются технические, программные и программно-аппаратные средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде. Ограничения на применение электронных документов могут быть установлены в случаях, предусмотренных законодательными актами (ст. 15 Закона № 113-З).

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

● создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств;

● иметь структуру, установленную ст. 17 Закона № 113-З;

● быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком (ст. 16 Закона № 113-З).

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей – общей и особенной. Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких ЭЦП. Особенная часть электронного документа может содержать штамп времени, а также дополнительные данные, необходимые для проверки ЭЦП (электронных цифровых подписей) и идентификации электронного документа, которые устанавливаются ТНПА (ст. 17 Закона № 113-З).

Оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. Документы, созданные организацией или физлицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа (ст. 19 Закона № 113-З).

Временное хранение и последующая передача на постоянное хранение электронных документов осуществляются в течение сроков и в соответствии с требованиями, установленными законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства. При приеме электронных документов на временное и постоянное хранение должна устанавливаться их подлинность. При отсутствии в электронном документе штампа времени подтверждение подлинности такого электронного документа после прекращения действия сертификата открытого ключа осуществляется в порядке, установленном законодательством. При временном и постоянном хранении электронных документов должна быть обеспечена их целостность (ч. 1 ст. 21 Закона № 113-З).

Электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Электронный документ, подписанный ЭЦП в период действия сертификата открытого ключа, соответствующего личному ключу, использовавшемуся при выработке ЭЦП, имеет юридическую силу независимо от последующего отзыва открытого ключа, указанного в этом сертификате. Электронный документ, подписанный после отзыва открытого ключа, не имеет юридической силы. Оригинал электронного документа и его копия, соответствующая требованиям, установленным ст. 20 Закона № 113-З, имеют одинаковую юридическую силу (ч. 1–4 ст. 22 Закона № 113-З).

Если в соответствии с законодательством требуется, чтобы документ был оформлен в письменной форме, то электронный документ и его копия считаются соответствующими этому требованию. Если в соответствии с законодательством и (или) соглашением сторон документ должен быть подписан собственноручно и заверен печатью, электронный документ, подписанный ЭЦП, владельцем личного ключа которой является физлицо, информация о полномочиях которого на подписание документа содержится в атрибутном сертификате, приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно и заверенному печатью, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (ч. 5, 6 ст. 22 Закона № 113-З).

Для того чтобы регистр бухгалтерского учета мог быть составлен в электронном виде, в т.ч. в виде электронного документа, важно, чтобы его подписание было надлежащим образом.

Регистр бухгалтерского учета должен быть подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за его ведение, собственноручно либо с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что этот регистр подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за его ведение (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, ЭЦП или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию соответствующего лица (соответствующих лиц)) (ч. 2 п. 3 ст. 11 Закона № 57-З).

Таким образом, существуют следующие способы подписания регистров бухгалтерского учета лицом (лицами), ответственным (ответственными) за его ведение:

● собственноручно (на бумажном носителе);

● факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что этот регистр подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за его ведение (на бумажном носителе);

● ЭЦП, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что этот регистр подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за его ведение (в электронном виде);

● другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию соответствующего лица (соответствующих лиц), если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что этот регистр подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за его ведение (в электронном виде).

Порядок использования аналогов собственноручной подписи (за исключением ЭЦП) в регистрах бухгалтерского учета, составляемых на бумажном носителе и (или) в электронном виде (за исключением регистров бухгалтерского учета, составляемых в форме электронного документа), а также обращения этих регистров, подтверждение их целостности и подлинности устанавливаются ЛПА организации (ч. 3 п. 4 ст. 11 Закона № 57-З).

В вышеназванном ЛПА (например, в отдельных главах) целесообразно предусмотреть и вопросы того, как будут приниматься такие регистры на постоянное и временное хранение, т.к. организации обязаны хранить ПУД, регистры бухгалтерского учета, отчетность в течение сроков, установленных законодательством (п. 1 ст. 18 Закона № 57-З).