Повреждение трудовой книжки: пошаговая инструкция для кадровика
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 29 июля 2026 г.
На примере практической ситуации рассматривается порядок действий нанимателя при повреждении трудовой книжки (с образцами необходимых документов).
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
● Трудовой кодекс (далее – ТК)
● Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40)
Пункт 1
Установление факта повреждения трудовой книжки при приеме на работу
Ситуация.
Обнаружение в трудовой книжке работника поврежденных страниц при приеме на работу
При заполнении трудовой книжки после приема на работу работника специалист по кадрам обнаружила, что 2 листа с последними записями в трудовой книжке плотно склеены между собой и их нельзя разъединить. Таким образом, невозможно установить содержание последних записей в трудовой книжке и их порядковые номера.
Какие действия необходимо предпринять?
Согласно ст. 50 ТК трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника в случаях, когда ее заполнение обязательно, и заполняется нанимателем (за исключением нанимателя-физлица) на всех работников, работающих свыше дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.
С учетом п. 2 ч. 1 ст. 26 ТК при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей.
Важно
Прием на работу без документов, указанных в ч. 1 ст. 26 ТК, не допускается (ч. 2 ст. 26 ТК).
Далее трудовая книжка передается на хранение нанимателю, регистрируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – книга учета) (п. 79 Инструкции № 40). При этом при приеме трудовой книжки уполномоченным должностным лицом работнику выдается расписка в получении трудовой книжки, которая составляется в произвольной форме с указанием реквизитов нанимателя. О получении расписки работник расписывается в книге учета.
Пример 1.
Образец расписки в получении трудовой книжки от работника
Обязанность по проверке (оценке) предъявляемых гражданами при приеме на работу документов (в т.ч. трудовых книжек) фактически возложена на работников кадровой службы, хотя прямо в законодательстве о труде это не закреплено.
Данное требование обусловлено тем, что от надлежащей проверки трудовых книжек может зависеть правомерность приема на работу (отказа в приеме на работу), необходимость оформления новой трудовой книжки, дубликата трудовой книжки или решение возможных вопросов при оформлении трудовой пенсии и т.д.
В рассматриваемой ситуации важно определить, когда именно произошло повреждение страниц трудовой книжки, поскольку это будет влиять на дальнейший алгоритм действий:
1) до приема работника на работу предыдущим нанимателем;
2) во время нахождения трудовой книжки на хранении у предыдущего нанимателя.
По мнению автора, можно говорить о том, что трудовая книжка пришла в негодность по вине предыдущего нанимателя, поскольку изначально (до передачи на хранение) факт повреждения страниц не был должным образом зафиксирован.
При приеме на работу работник кадровой службы должен был убедиться в наличии записи об увольнении с последнего места работы (в т.ч. для того, чтобы иметь возможность оформить прием гражданина по основной работе), в отсутствии ограничений для приема на работу (например, в отсутствии наказания с ограничением в трудовой деятельности, увольнения по дискредитирующим обстоятельствам (при приеме на руководящие должности) и т.п.).
Если исходить из того, что работник кадровой службы осуществил вышеуказанные действия и принял на ведение и хранение трудовую книжку, из этого следует, что склеивание страниц трудовой книжки произошло уже по вине нанимателя, т.к. последний не обеспечил надлежащего ведения и хранения трудовой книжки.
Однако если предположить, что работник кадровой службы по какой-то причине не произвел надлежащий осмотр трудовой книжки при приеме на работу гражданина, полагаем, что доказать отсутствие вины нанимателя будет сложно.
Таким образом, в рассматриваемом случае стоит исходить из того, что трудовая книжка пришла в негодность по вине нанимателя, и требуется оформление дубликата трудовой книжки.
Примечание
Действующее законодательство о труде напрямую не использует такую формулировку, как «трудовая книжка пришла в негодность». В пунктах 62, 65 Инструкции № 40 говорится о повреждении трудовой книжки.
В ранее действовавшем НПА, а именно п. 52 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утв. постановлением Минтруда от 09.03.1998 № 30, указывалось, что если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана и т.п.), то наниматель по последнему месту работы по письменной просьбе работника выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней).
Полагаем, что действующая терминология, по сути, не меняет правовой ситуации (т.е. повреждение трудовой книжки и пришествие ее в негодность в данном случае одно и то же), но все же лучше при оформлении кадровой документации использовать термины с учетом действующего законодательства.
Пункт 2
Порядок оформления дубликата трудовой книжки в случае ее повреждения
Алгоритм действий нанимателя при обнаружении повреждения трудовой книжки по вине предыдущего нанимателя:
Шаг 1.
Фиксация факта повреждения трудовой книжки.
Инструкция № 40 напрямую не регулирует, какие действия должен предпринять наниматель в случае обнаружения, что хранимая у него трудовая книжка повреждена. Полагаем, что в таком случае надо это зафиксировать, сообщить об этом работнику и инициировать оформление дубликата трудовой книжки.
Способ фиксации наниматель определяет в каждом случае самостоятельно. Как правило, это может быть докладная записка работника, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек, либо соответствующий акт, составленный с учетом общих требований законодательства о делопроизводстве.
Для сравнения можно привести п. 74 Инструкции № 40, согласно которому в случае отказа работника от получения трудовой книжки нанимателем оформляется акт с указанием присутствующих при этом свидетелей, т.е. способ оформления четко обозначен.
Пример 2.
Образец акта об обнаружении повреждения трудовой книжки
|
Общество с ограниченной ответственностью «Версаль» (ООО «Версаль»)
АКТ 06.07.2026 № 23 г. Минск
Об обнаружении повреждения трудовой книжки
Составлен начальником отдела кадров Савицким А.Г. Присутствовали: 1. Инспектор по кадрам Шарендо С.В. 2. Юрисконсульт Шабусова В.А.
Сегодня, 06.07.2026 в 9.00 в ООО «Версаль» мной, начальником отдела кадров Савицким А.Г., в присутствии инспектора по кадрам Шарендо С.В. и юрисконсульта Шабусовой В.А. было обнаружено повреждение трудовой книжки Ягужинской Анастасии Алексеевны, а именно: страницы 12 и 13 склеены. На данных страницах предположительно сделаны записи об увольнении с предыдущего места работы. Факт повреждения трудовой книжки был установлен при попытке внесения записи о приеме на работу согласно пункту 26 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40.
|
||
|
С актом ознакомлена: |
Подпись
Подпись
Подпись
Подпись |
И.Г.Фёдоров
С.В.Шарендо
В.А.Шабусова
А.А.Ягужинская 06.07.2026 |
Шаг 2.
Определение наличия вины нанимателя.
Определение того, за чей счет будет производиться оформление дубликата трудовой книжки, а также характер действий нанимателя зависит от наличия или отсутствия вины нанимателя. Хотя в Инструкции № 40 не оговариваются такие действия при обнаружении повреждения трудовой книжки (в п. 65 Инструкции № 40 речь идет про оформление дубликата трудовой книжки и о возврате поврежденной книжки ее владельцу, но не предусматриваются ситуации, если в повреждении трудовой книжки виноват наниматель), по мнению автора, применима аналогия с п. 64 Инструкции № 40.
Справочно
Согласно п. 64 Инструкции № 40 при утрате трудовой книжки по вине нанимателя тот принимает меры для получения соответствующих документов, подтверждающих периоды работы, службы, предшествующие приему на работу к данному нанимателю, и выдает дубликат трудовой книжки.
Вина нанимателя (ответственного работника нанимателя) может быть установлена в ходе служебного расследования и оформлена в виде докладной записки (например, непосредственного руководителя работника, ответственного за ведение трудовой книжки).
Шаг 3.
Получение от работника письменного заявления об оформлении ему дубликата трудовой книжки.
Таблица 1
Случаи обязательного оформления письменного заявления о выдаче (оформлении) дубликата трудовой книжки, предусмотренные Инструкцией № 40
|
№ п/п |
Случай |
Кем и кому подается заявление |
Срок рассмотрения заявления |
Норма Инструкции № 40 |
|
1 |
Утрата трудовой книжки (вкладыша к ней) |
1) работник обращается к нанимателю; 2) уволенный работник: ●к нанимателю по последнему месту работы в течение 6 мес. после его увольнения; ● в случае ликвидации нанимателя по последнему месту работы работника – к нанимателю по новому месту работы независимо от срока, прошедшего с даты увольнения, при наличии подтвержденных сведений о ликвидации |
не позднее 20 к.д. со дня поступления заявления работника с указанием причины отсутствия трудовой книжки (вкладыша к ней) |
|
|
2 |
Повреждение трудовой книжки (вкладыша к ней) |
наниматель |
||
|
3 |
Наличие в трудовой книжке записей о переводе на другую работу, об увольнении, признанных недействительным |
наниматель, внесший запись, признанную недействительной |
срок Инструкцией № 40 прямо не предусмотрен (формально, с учетом норм гл. 9 Инструкции № 40, т.е. 20 к.д.) |
|
|
4 |
Отбытие лицом наказания с ограничением в трудовой деятельности либо освобождения от него |
наниматель, внесший запись об ограничениях в трудовой деятельности |
||
|
5 |
Изменение половой принадлежности |
наниматель по месту работы либо по последнему месту работы работника (на основании документов, подтверждающих факт изменения половой принадлежности) |
срок Инструкцией № 40 прямо не предусмотрен |
Инструкция № 40 напрямую не предусматривает начало оформления дубликата трудовой книжки без соответствующего письменного заявления. Это дополнительно подтверждается положениями п. 65 Инструкции № 40, согласно которым в случае, если трудовая книжка (вкладыш к ней) повреждена, наниматель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) в порядке, предусмотренном ч. 1, 2 п. 64 Инструкции № 40.
Согласно ч. 3 ст. 50 ТК при оформлении дубликата трудовой книжки информация о трудовой деятельности работника за период начиная с 01.01.2003 подтверждается информацией о трудовой деятельности, содержащейся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (далее – ИЛС ЗЛ), открытом для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного соцстрахования, которая представляется нанимателю по форме, установленной республиканским органом госуправления, проводящим государственную политику в области труда.
Порядок действий в рассматриваемой ситуации может быть следующим:
1) обнаружение и фиксация случая для оформления дубликата трудовой книжки (согласно п. 62 Инструкции № 40);
2) обращение с письменным заявлением о выдаче (оформлении) дубликата трудовой книжки (либо в электронном виде при соблюдении ст. 291 ТК);
3) запрос в ФСЗН на получение информации о трудовой деятельности для оформления дубликата трудовой книжки;
4) получение информации о трудовой деятельности, содержащейся в ИЛС ЗЛ;
5) запрос документов, подтверждающих периоды работы, для оформления дубликата трудовой книжки;
6) оформление дубликата трудовой книжки;
7) регистрация дубликата трудовой книжки в книге;
8) возврат поврежденной трудовой книжки работнику.
Пример 3.
Образец заявления работника об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с повреждением трудовой книжки
|
Бухгалтерия
ЗАЯВЛЕНИЕ 06.07.2026 № 2 г. Минск |
Директору ООО «Версаль» Фёдорову И.Г.
Савицкому А.Г. Оформить дубликат трудовой книжки Подпись 06.07.2026
|
||
|
В связи с повреждением моей трудовой книжки прошу оформить дубликат трудовой книжки.
|
|||
|
Бухгалтер |
Подпись |
Е.А.Ягужинская |
|
Примечание
С 01.01.2024 обращение работника к нанимателю, в т.ч. подача письменного заявления о выдаче (оформлении) дубликата трудовой книжки, может осуществляться в электронном виде при условии, что программно-технические средства, используемые нанимателем, позволяют однозначно идентифицировать работника, а также с использованием ЭЦП (ч. 1 ст. 291 ТК).
Решение о совершении таких действий в электронном виде и порядок их совершения устанавливаются ЛПА нанимателя.
Шаг 4.
Направление запроса в ФСЗН.
Исходя из п. 69 Инструкции № 40 до оформления дубликата трудовой книжки наниматели начиная с 01.01.2024 должны предварительно сделать запрос в ФСЗН. Так, информация о трудовой деятельности работника за период начиная с 01.01.2003 подтверждается информацией о трудовой деятельности, содержащейся в ИЛС ЗЛ, открытом для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного соцстрахования.
В разъяснении Минтруда и соцзащиты от 12.12.2023 «Изменяется порядок оформления дубликата трудовой книжки» также указано на данную новацию в оформлении дубликата трудовой книжки с 01.01.2024, т.е. на необходимость подтверждения требуемой информации, а не заполнение дубликата трудовой книжки только на основании сведений ФСЗН. Также Минтруда и соцзащиты отмечает, что внесенные с 01.01.2024 изменения в Инструкцию № 40 позволяют формировать запросы ко всем предыдущим нанимателям работника, сведения о которых предоставит нанимателю ФСЗН.
Справочно
Соответствующие права нанимателю в части обращения за получением информации о трудовой деятельности в ФСЗН предоставлены Законом от 29.06.2023 № 273-З «Об изменении законов по вопросам трудовых отношений» в рамках корректировки Закона от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования».
В случае если информация о трудовой деятельности будет представлена нанимателю в полном объеме ФСЗН (к примеру, о периодах работы после 01.07.2021), истребование документов от предыдущих нанимателей, по мнению Минтруда и соцзащиты, не требуется. Таким образом, если согласно законодательству до 01.01.2024 запрос сведений о предыдущей работе у прежних нанимателей осуществлялся, как правило, непосредственно работником, то после указанной даты наниматели оформляют дубликат трудовой книжки в 2 этапа:
● запрос в ФСЗН информации о всех местах работы работника;
● на основании полученной информации от ФСЗН формирование запросов к прежним нанимателям.
Однако не во всех случаях необходимо делать запрос. Например, в п. 69 Инструкции № 40 указано, что при наличии копии трудовой книжки внесение сведений в дубликат трудовой книжки осуществляется на ее основании без документов, подтверждающих периоды предыдущей работы, при условии, что информация о трудовой деятельности за период начиная с 01.01.2003 подтверждает сведения, содержащиеся в копии трудовой книжки.
Согласно п. 691 Инструкции № 40 информацию о трудовой деятельности наниматель получает посредством:
1) общегосударственной автоматизированной информационной системы;
2) информационного ресурса «Личный кабинет плательщика взносов», размещенного на корпоративном портале ФСЗН.
Для получения информации о трудовой деятельности руководитель организации, иное уполномоченное должностное лицо организации (далее – уполномоченное лицо) формирует запрос на получение информации о трудовой деятельности для оформления дубликата трудовой книжки в ФСЗН по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 40.
Пример 4.
Образец запроса на получение информации о трудовой деятельности для оформления дубликата трудовой книжки
|
ЗАПРОС на получение информации о трудовой деятельности для оформления дубликата трудовой книжки
Сведения о плательщике обязательных страховых взносов:
|
||||||||||
Не позднее дня, следующего за днем поступления запроса, ФСЗН формирует информацию о трудовой деятельности, содержащуюся в ИЛС ЗЛ, по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 40 и направляет ее нанимателю.
Внимание
Данные, которые предоставляются по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 40, и данные, которые могут понадобиться для заполнения дубликата трудовой книжки, не всегда совпадают.
Таблица 2
Сравнение сведений, которые отражаются в трудовой книжке, и информации, предоставляемой ФСЗН по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 40
|
Информация о трудовой деятельности |
Отражаемая: |
НПА |
|
|
в трудовой книжке |
в ИЛС ЗЛ |
||
|
Сведение о работнике |
ФИО |
п. 9 Инструкции № 40, приложение 2 к Инструкции № 40 |
|
|
дата рождения |
– |
||
|
образование |
– |
||
|
профессия, специальность |
– |
||
|
– |
страховой номер |
||
|
Сведение о нанимателе (в трудовой книжке, как правило, указывается перед внесением нанимателем записи в трудовой) |
наименование нанимателя |
УНП |
приложение 2 к Инструкции № 40 |
|
УНП в органе ФСЗН |
|||
|
наименование (полное) |
|||
|
адрес места нахождения |
|||
|
дата изменения наименования |
|||
|
Сведения о работе |
не отражаются сведения о работе: ● у физлиц; ● до 5 дней; ● по совместительству (если не было желания работника) |
работа по совместительству отражается с 01.07.2019 |
|
|
1) о периоде военной службы в: ● Вооруженных Силах Республики Беларусь; ● органах пограничной службы Республики Беларусь (пограничных войсках Республики Беларусь); ● внутренних войсках МВД; ● органах госбезопасности Республики Беларусь; ● иных войсках и воинских формированиях, создаваемых в соответствии с законодательством; 2) о периодах службы в: ● Следственном комитете; ● Государственном комитете судебных экспертиз; ● органах внутренних дел Республики Беларусь; ● органах и подразделениях по ЧС Республики Беларусь; ● органах финансовых расследований КГК; 3) о периодах службы в Вооруженных Силах, органах госбезопасности и органах внутренних дел бывшего СССР; 4) о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и научно-ориентированного образования в дневной форме получения образования, дополнительного образования взрослых в учреждениях образования и иных организациях, у ИП, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность |
– |
п. 9 Инструкции № 40 |
|
|
прием на работу |
дата приема, дата приказа, номер приказа |
п. 9 Инструкции № 40 |
|
|
наименование нанимателя |
|
|
|
|
наименование структурного подразделения организации (при его наличии) |
указывается с 01.07.2021 |
|
|
|
наименования должности служащего, профессии рабочего с указанием разряда, класса |
указывается с 01.07.2021 |
|
|
|
сведения, уточняющие характер выполняемой работы (производства и работы, вредные и опасные условия труда) (занятость по профессиям рабочих, должностям служащих, по которым предусмотрено право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда (Список производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда и Список производств, работ, профессий, должностей и показателей на работах с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда, утв. постановлением Совета Министров от 25.05.2005 № 536)) |
– |
п. 30 Инструкции № 40 |
|
|
сведения о периоде нахождения в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет для работников, занятых на работах, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда или за выслугу лет |
– |
п. 31 Инструкции № 40 |
|
|
заключение трудового договора (в т.ч. на неопределенный срок, срочного трудового договора, контракта) |
вид трудового договора
|
|
|
|
сведения о работе на условиях совместительства (по желанию работника) |
работа по совместительству (с 01.07.2019)
|
||
|
перевод на другую постоянную работу |
|||
|
перемещение работника на другое рабочее место (в случае принятия нанимателем такого решения) |
– (только в виде изменения структурного подразделения) |
п. 20 Инструкции № 40 |
|
|
присвоение квалификационной категории, разряда, класса, класса государственного гражданского служащего (квалификационного класса, классного чина, персонального звания, дипломатического ранга) |
сведения о присвоении квалификационной категории/разряда/класса/класса государственного гражданского служащего (квалификационного класса, классного чина, персонального звания, дипломатического ранга) (по коду должности служащего, профессии рабочего) (нет указаний на отдельные классы по профессиям рабочих) |
|
|
|
получение второй и последующих профессий рабочих |
– |
п. 32 Инструкции № 40 |
|
|
увольнение работника и основание прекращения трудового договора (контракта) |
код основания увольнения (без указания самого наименования, уважительных причин при увольнении по п. 3 ч. 2 ст. 35 ТК и т.п.) |
|
|
|
лишение работника права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью (о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать или какого рода деятельностью ему запрещено заниматься) |
– |
п. 19 Инструкции № 40 |
|
|
регистрация в качестве безработного с выплатой пособия по безработице (по желанию безработного) |
– |
|
|
|
назначение пособия по уходу за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет, а также за лицом, достигшим 80-летнего возраста, нуждающимся в постоянном уходе |
– |
|
|
|
Сведения о награждениях и поощрениях |
● о награждении орденами и медалями Республики Беларусь; ● о присвоении звания «Герой Беларуси», почетных званий Республики Беларусь; ● о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками; ● о поощрениях и награждениях, определенных коллективным договором, соглашением, правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине (размещение на Доске почета, объявление благодарности, награждение ценным подарком и другое); ● о лишении государственных наград Республики Беларусь |
– |
п. 45 Инструкции № 40 |
|
Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке |
сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке |
– |
п. 49 Инструкции № 40 |
|
Сведения о назначении пенсии |
назначении пенсии |
– |
|
Отметим, что приведенное в табл. 2 сравнение достаточно упрощенное и не учитывает многих нюансов, но его в целом достаточно для понимания, что не во всех случаях (по крайней мере в настоящее время) данные из ФСЗН могут подтвердить определенные сведения (например, работу во вредных условиях труда, профессиональное обучение, награждения). В то же время такое сравнение может в некоторых случаях помочь при оценке достаточности сведений из ФСЗН для оформления дубликата трудовой книжки.
Шаг 5.
Оценка необходимости запроса у предыдущих нанимателей информации для заполнения сведений о работе в дубликате трудовой книжки.
Согласно п. 692 Инструкции № 40 после получения от ФСЗН информации о трудовой деятельности наниматель обращается к прежним нанимателям за получением информации, необходимой для заполнения сведений о работе в дубликате трудовой книжки.
Важно
Предыдущие наниматели предоставляют информацию о трудовой деятельности работника не позднее 5 к.д. со дня получения запроса.
В целом это общее правило, когда у нанимателя недостаточно имеющихся данных. Однако, если имеет место оформление дубликата трудовой книжки в связи с изменением половой принадлежности, наличия в трудовой книжке записей о переводе на другую работу, об увольнении, признанных недействительным, отбытия лицом наказания с ограничением в трудовой деятельности либо освобождения от него при наличии у работника трудовой книжки (при условии, что данные в ней подтверждаются информацией, полученной от ФСЗН), оформление запросов по прежним местам работы может быть излишним.
Иными словами, если после получения из ФСЗН информации о трудовой деятельности, содержащейся в ИЛС ЗЛ, имеется потребность в документах, подтверждающих периоды работы, службы, предшествующие приему к данному нанимателю, наниматель производит соответствующие запросы.
Шаг 6.
Запрос необходимой информации для оформления дубликата трудовой книжки с предшествующих мест работы.
Ориентировочный перечень документов, подтверждающих периоды работы, службы, предшествующие приему к данному нанимателю, для оформления дубликата трудовой книжки приведен в табл. 3.
Таблица 3
Документы, подтверждающие периоды работы, службы, предшествующие приему на работу к данному нанимателю (с учетом информации о трудовой деятельности, содержащейся в ИЛС ЗЛ), для оформления дубликата трудовой книжки
|
Случаи обращения за выдачей дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) |
Документы, подаваемые одновременно с письменным заявлением для подтверждения стажа до поступления к данному нанимателю |
Пункт Инструкции № 40 |
|
|
утрата трудовой книжки (вкладыша к ней) |
● документы, подтверждающие стаж работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю (справка о периоде работы (службы), копия приказа (распоряжения) нанимателя)); ● копия трудовой книжки; ● информация прежних нанимателей о периодах предыдущей работы; ● сведения, подтверждающие ликвидацию нанимателя |
||
|
повреждение трудовой книжки (вкладыша к ней) |
|
||
|
наличие в трудовой книжке записей о переводе на другую работу, об увольнении, признанных недействительными |
документ о признании записей о переводе на другую работу, об увольнении недействительным (как правило, решение суда) |
предшествующие периоды работы подтверждаются, как правило, прежней трудовой книжкой, которая остается у работника |
|
|
отбытие лицом наказания с ограничением в трудовой деятельности либо освобождения от него |
документы, подтверждающие отбытие наказания с ограничением в трудовой деятельности либо освобождение от него |
||
|
изменение половой принадлежности |
документы, подтверждающие факт изменения половой принадлежности |
||
Примечание от ИПС «Нормативка.by»
Для ознакомления с порядком запроса информации о трудовой деятельности работника у прежних нанимателей рекомендуем использовать аналитический материал О.К. Бутрим «Дубликат трудовой книжки: запрос сведений о трудовой деятельности у прежних нанимателей».
Шаг 7.
Оформление дубликата трудовой книжки.
Согласно п. 69 Инструкции № 40 дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с гл. 2–6 Инструкции № 40.
Следовательно, исходя из ч. 1 п. 69 Инструкции № 40 можно сделать вывод, что при оформлении дубликата трудовой книжки при наличии соответствующей информации наниматель кроме разделов «Сведения о работнике» (титульной страницы) и «Сведение о работе» также заполняет разделы «Сведения о награждениях и поощрениях» и «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке».
Для оформления дубликата используется чистый бланк трудовой книжки (вкладыша к ней).
Особенности заполнения дубликата:
1) на дубликате трудовой книжки (вкладыша к ней) делается отметка «Дубликат» в правом верхнем углу титульной (1-й) страницы (ч. 1 п. 63 Инструкции № 40);
2) сведения, вносимые в дубликат трудовой книжки, должны отражать информацию о работнике на день оформления дубликата (гл. 3 Инструкции № 40);
3) в раздел «Сведения о работе» нанимателем по последнему месту работы при заполнении дубликата трудовой книжки вносятся все записи о работе на основании ранее изданных приказов (распоряжений).
Важно
Записи о работе заверяются подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки) однократно до внесения записи о приеме на работу к нанимателю, который оформляет дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) (п. 70 Инструкции № 40).
Также при внесении записей в дубликат трудовой книжки следует руководствоваться п. 9 и 10 Инструкции № 40, которые определяют сведения, вносимые в трудовую книжку. Так, помимо периодов предыдущей работы, в трудовую книжку в хронологическом порядке следует внести записи о периодах военной службы, о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования, дополнительного образования взрослых в учреждениях образования.
Таблица 4
Общие требования к внесению сведений в раздел «Сведения о работнике» трудовой книжки
|
№ п/п |
Описание правила |
Пункт Инструкции № 40 |
||
|
1 |
ФИО, дата рождения (число, месяц, год) указываются полностью |
|||
|
2
|
Общее базовое образование |
указывается на основании: |
свидетельства об общем базовом образовании (свидетельства об общем базовом образовании с отличием) |
|
|
Общее среднее образование |
аттестата об общем среднем образовании (аттестата об общем среднем образовании особого образца с награждением золотой (серебряной) медалью) |
|||
|
Специальное образование на уровне общего среднего образования |
свидетельства о специальном образовании |
|||
|
Профессионально-техническое образование |
диплома о профессионально-техническом образовании (диплома о профессионально-техническом образовании с отличием) |
|||
|
Среднее специальное образование |
диплома о среднем специальном образовании (диплома о среднем специальном образовании с отличием) |
|||
|
Высшее образование |
диплома о высшем образовании (диплома о высшем образовании с отличием), диплома бакалавра (диплома бакалавра с отличием, диплома бакалавра с отличием с награждением золотой медалью), диплома магистра (диплома магистра с отличием, диплома магистра с отличием с награждением золотой медалью) |
|||
|
3 |
Профессия, специальность указываются в трудовой книжке на основании документов, указанных в ч. 2 п. 23 Инструкции № 40 (см. п. 2 табл. 4). При этом сведения о специальности указываются в соответствии со сведениями о квалификации, указанными в документах об образовании, обучении |
|||
Пример 5.
Образец заполнения титульного листа дубликата трудовой книжки
Пример 6.
Образец заполнения записей в разделе «Сведения о работе» при оформлении дубликата трудовой книжки
|
Нумар запiсу Номер записи |
Дата |
Звесткi аб прыёме на працу, пераводзе на iншую працу, звальненнi (з указаннем прычын i са спасылкай на артыкул, пункт заканадаўчага акта) Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт законодательного акта) |
На падставе чаго ўнесены запiс (назва дакумента, яго дата i нумар) На основании чего внесена запись (название документа, его дата и номер) |
||
|
чысло число |
месяц месяц |
год год |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
1 |
|
|
|
С 01.09.1995 по 30.06.2000 |
Диплом от |
|
|
|
|
|
обучение на дневном отделении |
30.06.2000 |
|
|
|
|
|
Белорусского государственного |
А № 1234567 |
|
|
|
|
|
экономического университета |
|
|
|
|
|
|
Общество с ограниченной |
|
|
|
|
|
|
ответственностью «Лувр» |
|
|
2 |
01 |
08 |
2000 |
Принята бухгалтером в отдел |
Приказ от |
|
|
|
|
|
бухгалтерского учета и |
01.08.2000 № 11-к |
|
|
|
|
|
отчетности |
|
|
3 |
01 |
06 |
2005 |
Переведена на должность |
Приказ от |
|
|
|
|
|
ведущего бухгалтера |
01.06.2005 № 13-к |
|
4 |
29 |
05 |
2026 |
Уволена по желанию работника, |
Приказ от |
|
|
|
|
|
29.05.2026 № 23-к |
|
|
|
|
|
|
Трудового кодекса Республики |
|
|
|
|
|
|
Беларусь |
|
|
|
|
|
|
Директор ООО «Версаль» Подпись И.Г.Фёдоров |
|
|
|
|
|
|
Общество с ограниченной |
|
|
|
|
|
|
ответственностью «Версаль» |
|
|
5 |
02 |
07 |
2026 |
Принята на должность бухгалтера в |
Приказ от |
|
|
|
|
|
бухгалтерию на условиях контракта |
02.07.2026 № 123-к |
Шаг 8.
Регистрация дубликата трудовой книжки в книге учета.
При оформлении дубликата трудовой книжки его регистрируют в книге учета.
Пример 7.
Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним в части учета дубликата трудовой книжки
|
КНИГА учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
В данном случае обращаем внимание, что в столбце «Дата приема или заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней» указывается не дата приема на работу, а именно дата приема или заполнения трудовой книжки (в данном случае – дата оформления дубликата трудовой книжки). Например, работник был принят на работу 02.07.2026, повреждение трудовой книжки было обнаружено 06.07.2026, но поскольку оформление дубликата трудовой книжки осуществлено 13.07.2026, то в книге учета в столбце «Дата приема или заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней» указывается дата 13.07.2026.
При этом в отличие от приема трудовой книжки (т.е. когда гражданин при поступлении на работу передает ее на ведение и хранение) при оформлении трудовой книжки (в т.ч. ее дубликата), по мнению автора, не требуется оформлять соответствующую расписку, т.е. в данном случае не будет заполняться столбец «Подпись работника в получении расписки за полученную трудовую книжку».
Шаг 9.
Возвращение поврежденной трудовой книжки владельцу (работнику).
Согласно п. 65 Инструкции № 40 на 1-й странице поврежденной трудовой книжки производится отметка «Взамен выдан дубликат», а трудовая книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы лицо предъявляет дубликат трудовой книжки.
Пример 8.
Образец заполнения титульного листа поврежденной трудовой книжки, взамен которой выдан дубликат
|
|
Государственный герб Республики Беларусь |
Взамен выдан дубликат
ПРАЦОЎНАЯ КНIЖКА ТРУДОВАЯ КНИЖКА ПК № 00000000
|
|
Прозвішча Фамилия Ягужинская Уласнае імя Собственное имя Елена Імя па бацьку Отчество (если таковое имеется) Алексеевна Дата нараджэння Дата рождения 04 января 1978 г. Адукацыя Образование высшее Прафесія, спецыяльнасць Профессия, специальность бухгалтерский учет и контроль в строительстве
Дата запаўнення Дата заполнения 01 августа 2000 г.
Подпіс уладальніка кніжкі Подпись владельца трудовой книжки Ягужинская
Подпіс асобы, адказнай за выдачу працоўнай кнiжкi Подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки Фёдоров (разборлiва, разборчиво) |
||
Поскольку поврежденная трудовая книжка была на ведении и хранении у данного нанимателя, то после оформления дубликата выдача поврежденной трудовой книжки также подлежит регистрации в книге учета.
Пример 9.
Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним при выдаче работнику трудовой книжки, взамен которой выдан дубликат
|
КНИГА учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Поскольку поврежденная трудовая книжка находилась на хранении у данного нанимателя, то получается, что ранее уже была зарегистрирована в книге учета. Соответственно, дата регистрации трудовой книжки была ранее даты оформления дубликата трудовой книжки. Например, если дата приема на работу 02.07.2026, то и дата, отражаемая в столбце «Дата приема или заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней» также должна быть 02.07.2026.
Поврежденная трудовая книжка выдается ее владельцу после оформления дубликата трудовой книжки. Если такой дубликат был оформлен 13.07.2026, с указанной даты поврежденная трудовая книжка может быть возвращена работнику.
Инструкция № 40 не требует указывать причину выдачи дубликата трудовой книжки, то, по мнению автора, с учетом п. 65 Инструкции № 40 в столбце «Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении» можно уточнить, что трудовая книжка возвращена в связи с ее повреждением.
Шаг 10.
Возмещение (удержание) материального ущерба с виновного работника.
Учитывая малозначительный размер материального ущерба (т.е. меньше размера среднего заработка), и, как правило, понимание, какой именно работник является виновным, на практике ущерб возмещается посредством его удержания из зарплаты работника, виновного в порче бланка трудовой книжки.
Напомним, что для удержания причиненного работником материального ущерба из его зарплаты (п. 3 ч. 2 ст. 107 ТК) необходимо наличие следующих условий, установленных ч. 1–3 ст. 408 ТК:
1) взыскиваемый ущерб не должен превышать 3 среднемесячных зарплат этого работника;
2) распоряжение нанимателя должно быть сделано не позднее 2 недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба и обращено к исполнению не ранее 10 дней со дня сообщения об этом работнику;
3) до издания распоряжения об удержании из зарплаты от работника затребовано письменное объяснение.
Примечание от ИПС «Нормативка.by»
Для ознакомления с порядком ведения трудовых книжек рекомендуем использовать:
● путеводитель по кадровым вопросам «Трудовые книжки»;
● аналитический материал В.Б. Королёвой «Трудовые книжки: практические вопросы и ответы»;
● аналитический материал В.Э. Самосейко «Трудовые книжки: распространенные ошибки нанимателей».
