Оформление документов при предоставлении отпуска

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 30 июля 2026 г.

Описывается порядок документального оформления трудовых и социальных отпусков (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65 (далее – Инструкция № 65)

● перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140)

Общие положения о предоставлении трудового отпуска

Работники имеют право на трудовые и социальные отпуска при наличии оснований, предусмотренных ТК (ст. 149 ТК).

Работникам предоставляются следующие виды отпусков:

1) трудовые отпуска:

● основной отпуск;

● дополнительные отпуска;

2) социальные отпуска:

● по беременности и родам;

● по уходу за детьми;

● в связи с получением образования;

● в связи с катастрофой на Чернобыльской АЭС;

● по уважительным причинам личного и семейного характера (ст. 150 ТК).

Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом (ч. 1 ст. 152 ТК).

Как правило, в организации для оформления предоставления отпуска достаточно издания:

1) руководителем организации, действующим на основе единоначалия, – приказа о предоставлении отпуска (абз. 22 ч. 1 п. 3 Инструкции № 65);

2) руководителем коллегиального органа управления – распоряжения о предоставлении отпуска (абз. 25 ч. 1 п. 3 Инструкции № 65).

Приказ и распоряжение о предоставлении отпуска в целом оформляются аналогично друг другу.

Оформление заявления о предоставлении трудового отпуска

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков. При составлении графика трудовых отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников, а также планирует очередность трудовых отпусков в соответствии с ч. 4 ст. 168 ТК (ч. 1 ст. 168 ТК).

Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (ч. 3 ст. 168 ТК).

Наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 к.д., за исключением случаев, когда трудовой отпуск предоставляется индивидуально по предварительной договоренности между работником и нанимателем (ст. 169 ТК).

На практике такая индивидуальная и предварительная договоренность между работником и нанимателем главным образом необходима, когда определенная в графике трудовых отпусков дата начала трудового отпуска и (или) его продолжительность не соответствуют сложившимся у работника потребностям. В данной ситуации, как правило, применяется следующий порядок предоставления работнику трудового отпуска и его документального оформления:

1) написание работником заявления о предоставлении трудового отпуска (ст. 169 ТК).

В заявлении оговариваются порядок и условия предоставления трудового отпуска (время начала трудового отпуска, его продолжительность, замена части трудового отпуска денежной компенсацией и т.п.).

На заявлении работника о предоставлении трудового отпуска руководитель оформляет соответствующую резолюцию со своим решением, например, о подготовке приказа о предоставлении трудового отпуска;

2) издание на основании такого заявления приказа (распоряжения) о предоставлении работнику трудового отпуска (ч. 1 ст. 152 ТК).

Заявление о предоставлении трудового отпуска оформляется в соответствии с установленным Инструкцией № 65 порядком документирования (ч. 1 п. 2, абз. 20 ч. 1 п. 3 Инструкции № 65).

Пример 1.

Образец заявления работника о предоставлении трудового отпуска

Если дата начала, продолжительность и иные условия предоставления трудового отпуска, установленные в графике трудовых отпусков, остаются для работника без изменений, написание со стороны работника дополнительно заявления о предоставлении трудового отпуска, как правило, не требуется. В данной ситуации работник уведомляется о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 к.д. до начала трудового отпуска (ст. 169 ТК) и издается приказ (распоряжение) о предоставлении работнику трудового отпуска (ч. 1 ст. 152 ТК).

Оформление уведомления работника о времени начала трудового отпуска

Уведомление о времени начала трудового отпуска может быть выражено:

● в устной форме;

● в электронном сообщении (например, в сообщении, отправленном посредством корпоративных информационно-коммуникационных технологий (корпоративная электронная почта, мессенджер и т.п.));

● в виде одноименного документа (уведомления) или письма.

Уведомление о времени начала трудового отпуска или аналогичное письмо оформляется в соответствии с установленным Инструкцией № 65 порядком документирования (ч. 1 п. 2, абз. 20, 21 ч. 1 п. 3, п. 14 Инструкции № 65).

Пример 2.

Образец уведомления работника о времени начала трудового отпуска

Наравне с этим уведомление работника о времени начала трудового отпуска может быть оформлено посредством ознакомления работника с приказом (распоряжением) о предоставлении трудового отпуска (ч. 13 п. 89 Инструкции № 65). В таком случае приказ (распоряжение) о предоставлении работнику трудового отпуска должен быть издан и представлен работнику для ознакомления не позднее чем за 15 к.д. до начала трудового отпуска (ст. 169 ТК).

Оформление заявления о предоставлении социального отпуска

Социальные отпуска работникам предоставляются в целях создания благоприятных условий для материнства, ухода за детьми, образования, удовлетворения семейно-бытовых потребностей и для других социальных целей в соответствии с ТК (ч. 1 ст. 183 ТК).

Социальные отпуска предоставляются сверх трудового отпуска (ч. 4 ст. 183 ТК).

Социальные отпуска (за исключением отпуска по беременности и родам) предоставляются по письменному заявлению работника (ч. 4 ст. 185, ч. 2 ст. 186, ч. 1 ст. 190 ТК).

Кратковременные отпуска без сохранения зарплаты, предусмотренные ст. 189 ТК, которые наниматель обязан оформить работнику, предоставляются в течение календарного года в период, согласованный сторонами (ч. 3 ст. 189 ТК), также главным образом по письменному заявлению работника.

По письменному заявлению работника, как правило, предоставляется и социальный отпуск без сохранения зарплаты (продолжительностью 14 к.д. в году) работникам, принимавшим участие в ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС, и приравненным к ним лицам (ч. 2 ст. 326 ТК).

Заявление о предоставлении социального отпуска оформляется в соответствии с установленным Инструкцией № 65 порядком документирования (ч. 1 п. 2, абз. 20 ч. 1 п. 3 Инструкции № 65).

На заявлении работника о предоставлении социального отпуска руководитель оформляет соответствующую резолюцию со своим решением, например, о подготовке приказа о предоставлении социального отпуска.

Пример 3.

Образец заявления работника о предоставлении социального отпуска

Порядок оформления приказа о предоставлении отпуска

Приказ о предоставлении отпуска оформляется в соответствии с установленным Инструкцией № 65 порядком документирования (ч. 1 п. 2, абз. 20, 22 ч. 1 п. 3, ч. 2 п. 10 Инструкции № 65).

Приказ о предоставлении отпуска оформляется на бланке или чистом листе бумаги стандартных форматов А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм).

Приказ о предоставлении отпуска включает, как правило, следующие реквизиты:

1) Государственный герб Республики Беларусь – на бланках и угловых штампах в случаях, установленных ч. 1 п. 32 Инструкции № 65 (в соответствии с требованиями абз. 4 ч. 1, ч. 12 и 13 ст. 10 Закона от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь»);

2) эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (при наличии);

3) код организации (по решению организации);

4) код документа (по решению организации);

5) наименование вышестоящей организации;

6) наименование организации;

7) наименование структурного подразделения (если оно наделено правом издания (составления) документов от своего имени);

8) название вида документа;

9) дата документа.

При подготовке проекта приказа о предоставлении отпуска допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим документ (ч. 5 п. 42 Инструкции № 65);

10) регистрационный индекс.

Регистрационным индексом приказа о предоставлении отпуска является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой:

● «к» для приказа о предоставлении социального отпуска;

● «л» для приказа о предоставлении трудового отпуска (ч. 2 подп. 125.3 п. 125 Инструкции № 65; подп. 21.3, 21.4 п. 21 Перечня № 140);

11) место составления или издания;

12) заголовок к тексту.

Заголовок к тексту приказа о предоставлении отпуска формулируется исходя из:

● вида предоставляемого отпуска: трудовой или социальный (разновидность социального отпуска может конкретизироваться в заголовке к тексту (при рождении ребенка, по семейно-бытовым причинам и т.п.));

● количества работников, которым предоставляется отпуск (при предоставлении в приказе отпуска одному работнику в заголовке к тексту указывается фамилия и инициалы этого работника, а при предоставлении в приказе отпуска 2 и более работникам их фамилии и инициалы в заголовке к тексту не указываются).

Таким образом, заголовок к тексту приказа о предоставлении отпуска будет варьироваться в зависимости от конкретного приказа, например: «О предоставлении трудового отпуска Голочевской М.А.», «О предоставлении социального отпуска Кулешовой М.А.», «О предоставлении отпуска по семейно-бытовым причинам Недашко А.А.».

В сложном по структуре приказе по личному составу заголовком к тексту является формулировка «по личному составу»;

13) текст.

Текст приказа о предоставлении отпуска состоит из распорядительной части и основания (ч. 1 п. 89 Инструкции № 65).

Основанием для издания приказа о предоставлении трудового отпуска является, как правило, график отпусков и (или) заявление работника о предоставлении трудового отпуска.

Основанием для издания приказа о предоставлении социального отпуска является заявление работника о предоставлении социального отпуска, а также иные документы, подтверждающие право работника на соответствующий социальный отпуск.

Например, отпуска в связи с получением образования, установленные ст. 208, 211 и 216 ТК, предоставляются на основании справки-вызова, выдаваемой учреждением образования, организацией, реализующей образовательные программы научно-ориентированного образования (ч. 1 ст. 217 ТК).

Помимо этого, в качестве основания для издания приказа о предоставлении социального отпуска могут указываться ссылки на НПА.

В приказах о предоставлении отпуска распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие – «ПРЕДОСТАВИТЬ». Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу (ч. 9 п. 89 Инструкции № 65);

14) подпись.

Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности служащего лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности служащего (ч. 2 п. 53 Инструкции № 65).

Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности служащего наименование организации не включается либо включается видовое или сокращенное наименование организации (ч. 3 п. 53 Инструкции № 65).

При оформлении документа не на бланке в наименование должности служащего включается полное наименование организации (ч. 4 п. 53 Инструкции № 65);

15) визы.

Перечень визирующих лиц определяется составителем документа исходя из его содержания и требований, содержащихся в НПА, ЛПА (в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и т.п.) (п. 15, ч. 8 п. 56 Инструкции № 65);

16) отметка об ознакомлении.

Отметка об ознакомлении оформляется ниже реквизита «Подпись» (и реквизита «Виза» (при наличии)) на лицевой стороне последнего листа документа, либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу о предоставлении отпуска (ч. 13 п. 89 Инструкции № 65).

Пример 4.

Образец приказа о предоставлении трудового отпуска

Пример 5.

Образец приказа о предоставлении социального отпуска

Сроки хранения документов о предоставлении отпуска

Срок хранения уведомлений о времени начала трудового отпуска определяется центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации (ч. 2 подп. 149.4 п. 149 Инструкции № 65).

Срок хранения заявлений о предоставлении трудового отпуска, социального отпуска составляет 3 года (п. 679 Перечня № 140).

Приказы о предоставлении трудового отпуска хранятся 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (подп. 21.4 п. 21 Перечня № 140). Приказы о предоставлении социального отпуска подлежат хранению в течение 55 лет (подп. 21.3 п. 21 Перечня № 140).