Основным документом, регулирующим порядок ведения личных дел работников, является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее – Инструкция по ведению личных дел).

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности (ч. 1 п. 2 Инструкции по ведению личных дел).

Личные дела ведутся:

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).

Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).