Организация взаимодействия кадровой службы с другими подразделениями: практическое руководство

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 31 августа 2026 г.

Раскрываются ключевые направления взаимодействия кадровой службы с юридической службой, бухгалтерией, руководителями структурных подразделений, службой охраны труда, подразделениями по защите персональных данных, делопроизводству и информационным технологиям. Приводятся образцы внутренних регламентов и матриц распределения функций, а также даются рекомендации по налаживанию эффективного документооборота и разграничению ответственности между подразделениями.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

Пункт 1

Организация взаимодействия отделов

Работа кадровой службы практически никогда не ограничивается рамками одного структурного подразделения. Прием и увольнение работников, изменение условий труда, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной и материальной ответственности, обработка персональных данных, воинский учет, направление работников в командировки, обучение персонала и многие другие кадровые процессы требуют участия бухгалтерии, юридической службы, службы охраны труда, подразделений по информационной безопасности, делопроизводству и иных структурных подразделений организации.

При этом законодательство, как правило, не устанавливает универсальную схему такого взаимодействия. Наниматель самостоятельно распределяет функции между структурными подразделениями и должностными лицами с учетом структуры организации, численности работников и особенностей деятельности. Поэтому одна из задач руководителя кадровой службы – это не только правильно организовать кадровое делопроизводство, но и определить, на каком этапе кадрового процесса подключается каждое смежное подразделение, какие сведения оно предоставляет, и кто несет ответственность за результат.

Однако во взаимодействии отделов зачастую возникают проблемы, и связаны они не столько с отсутствием какого-либо элемента структуры организации (структурного подразделения), сколько с неопределенностью границ ответственности.

К наиболее распространенным ошибкам можно отнести следующие:

● поздняя передача кадровых приказов в бухгалтерию;

● несогласованность данных кадрового учета и табеля;

● проведение увольнения без предварительной правовой оценки спорного основания;

● предоставление бухгалтерии или другим подразделениям избыточных персональных данных;

● отсутствие установленного порядка информирования кадровой службы о неявках работников;

● оформление доплат без своевременной передачи информации бухгалтерии;

● отсутствие контроля за прекращением IT-доступов уволенного работника;

● несогласованность кадровых документов и ЛПА;

● отсутствие закрепленных сроков передачи документов между подразделениями.

Поэтому функции кадровой, юридической, бухгалтерской и иных служб целесообразно разграничивать в ЛПА организации. Такое разграничение может, например, закрепляться в:

● положениях о структурных подразделениях;

● должностных инструкциях работников;

● инструкции по делопроизводству;

● положении об обработке и защите персональных данных;

● приказах руководителя о распределении обязанностей и др.

В то же время особое значение имеет разграничение не только функций, но и зон ответственности. Например, кадровая служба может оформлять приказ о предоставлении работнику трудового отпуска, однако расчет среднего заработка за время отпуска относится к компетенции бухгалтерии. Юридическая служба может проводить правовую экспертизу проекта приказа об увольнении, а документы, подтверждающие наличие основания для увольнения, как правило, формируются кадровой службой совместно с руководителем соответствующего структурного подразделения.

Однако только положений о структурных подразделениях может быть недостаточно. Для наиболее важных кадровых процессов целесообразно разработать матрицу взаимодействия.

Пример 1.

Образец матрицы взаимодействия кадровой службы со структурными подразделениями организации (фрагмент)

Такая матрица позволяет избежать 2 распространенных ситуаций: когда одну функцию одновременно считают своей несколько структурных подразделений либо, наоборот, каждое структурное подразделение считает ее обязанностью другого.

При разработке матрицы взаимодействия рекомендуется определить:

● перечень кадровых процессов, требующих участия смежных подразделений;

● инициатора каждого процесса;

● перечень необходимых документов;

● последовательность согласования;

● сроки передачи информации;

● ответственных лиц;

● порядок исправления ошибок;

● порядок действий при отсутствии ответственного работника;

● правила предоставления доступа к персональным данным;

● порядок хранения документов и подтверждения их передачи.

Пункт 2

Взаимодействие кадровой и юридической служб

Подпункт 2.1

Основные принципы взаимодействия

Кадровая и юридическая службы имеют одну из наиболее тесных зон взаимодействия, поскольку значительная часть кадровых решений непосредственно связана с применением трудового законодательства. Они выполняют важные функции, которые зачастую тесно взаимосвязаны и дополняют друг друга, тем самым обеспечивая стабильность и законность кадровых процессов. Однако функции этих подразделений не должны дублироваться.

Кадровая служба, как правило, отвечает за организацию кадровых процедур и их документальное оформление, а юридическая служба обеспечивает правовую оценку принимаемых решений и минимизацию юридических рисков нанимателя.

С целью закрепления договоренностей между юридической и кадровой службами в организации может быть подписан соответствующий регламент.

Пример 2.

Образец регламента взаимодействия отдела кадров и юридического отдела организации

Подпункт 2.2

Правовое сопровождение кадровых процессов

Кадровая служба обеспечивает документальное сопровождение трудовых отношений с работниками: оформляет прием на работу, переводы, изменение существенных условий труда, увольнение и др., отвечает за формирование, ведение и хранение кадровой документации и личных дел работников, осуществляет учет и хранение трудовых книжек, оформляет трудовые и социальные отпуска и выполняет иные функции в сфере кадрового делопроизводства.

Без юридической поддержки кадровая служба может столкнуться с трудностями в соблюдении трудового законодательства, что может привести к трудовым спорам с работниками и наступлению ответственности.

Юридическая служба осуществляет правовое сопровождение кадровых процессов, консультирует работников кадровой службы по вопросам применения законодательства о труде, участвует в разработке и правовой экспертизе ЛПА и иных документов, регулирующих трудовые и связанные с ними отношения, оценивает правомерность принимаемых кадровых решений и возможные правовые риски.

Кроме этого, юридическая служба может участвовать в разработке различных кадровых документов, таких как трудовые договоры (контракты), обязательства о неразглашении коммерческой тайны и другие важные документы. Это обеспечивает соответствие документов актуальному законодательству и защиту интересов организации.

Работа в организации может быть организована так, что кадровая служба готовит проекты кадровых приказов (о приеме на работу, об увольнениях, о переводах, перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий и привлечении к материальной ответственности и т.д.), а юридическая служба проверяет документ на соответствие действующему законодательству, правильность формулировок и оснований для издания приказа.

Подпункт 2.3

Юридическое сопровождение увольнения

Увольнение, а особенно увольнение по инициативе нанимателя, – один из кадровых процессов, при котором взаимодействие кадровой и юридической служб особенно важно. Ошибка правильности выбора основания увольнения, нарушение установленной процедуры или отсутствие необходимых документов могут стать основаниями для оспаривания увольнения работником в суде.

Пленум Верховного Суда отдельно обращает внимание судов на необходимость проверки законности основания и соблюдения установленного порядка увольнения. Так, при рассмотрении дел об увольнении работников, трудовые договоры с которыми расторгнуты по инициативе нанимателя (ст. 42 ТК), судам следует проверять законность оснований увольнения, соблюдение нанимателем порядка расторжения трудового договора и гарантий, установленных законодательством для работников либо отдельных категорий работников. Например, для членов комиссии по трудовым спорам – соблюдение положений ст. 240 ТК, для лиц, работающих по контракту, – ст. 261⁵ ТК, для женщин и одиноких родителей – ст. 268 ТК, молодежи – ст. 282 ТК, инвалидов – ст. 283 ТК, несовершеннолетних спортсменов – ст. 314¹¹ ТК (п. 14 постановления Пленума Верховного Суда от 21.12.2023 № 9 «О применении судами законодательства при рассмотрении гражданских дел о прекращении трудовых договоров»).

На практике модель взаимодействия можно сформулировать следующим образом:

1) кадровая служба:

● инициирует либо принимает к работе документы об увольнении;

● определяет порядок процедуры увольнения;

● собирает необходимые документы;

● контролирует сроки;

● готовит проект приказа;

● обеспечивает оформление прекращения трудовых отношений;

● передает необходимые сведения бухгалтерии и иным заинтересованным службам;

2) юридическая служба:

● проверяет правовое основание увольнения;

● оценивает возможность увольнения конкретного работника;

● проверяет наличие гарантий и ограничений при увольнении;

● оценивает достаточность и полноценность всех необходимых документов;

● контролирует юридическую корректность процедуры;

● согласовывает проект приказа;

● оценивает риск возможного трудового спора;

● представляет интересы нанимателя при его возникновении.

При этом решение об увольнении принимает не кадровая и не юридическая служба, а наниматель или уполномоченное им должностное лицо. Задача кадровой и юридической служб – в обеспечении законности основания увольнения и его реализации с соблюдением установленной процедуры. Например, при увольнении за нарушение трудовой дисциплины необходимо проверить не только наличие самого факта нарушения, но и соблюдение порядка применения дисциплинарного взыскания, установленного ТК.

Подпункт 2.4

Решение трудовых споров с работниками

В случаях возникновения трудовых споров между работником и нанимателем именно юридическая служба анализирует ситуацию, предлагает возможные пути разрешения конфликта и участвует в переговорах. Кадровая служба в такой ситуации обеспечивает сбор необходимых документов, проводит анализ деятельности работников кадровой службы в сложившейся ситуации, чтобы выстроить логическую цепочку событий, которые привели к конфликту.

Совместная работа в этом направлении способствует снижению рисков судебных разбирательств между работником и нанимателем и укреплению социального климата в организации.

Подпункт 2.5

Разработка ЛПА и контроль соблюдения норм законодательства

Кадровая служба часто разрабатывает различные ЛПА (правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и премировании, положения об отпусках, положения о дистанционной работе, положения о структурных подразделениях, должностные и рабочие инструкции и т.д.), юридическая служба проверяет эти документы на соответствие действующему законодательству, вносит правки и дополнения.

Совместная разработка внутренних документов организации предотвращает возникновение правовых проблем в будущем.

В современных условиях организации должны соблюдать в т.ч. требования Закона от 15.07.2015 № 305-З «О борьбе с коррупцией». Юридическая служба помогает кадровой службе разработать и внедрить процедуры, которые минимизируют риски коррупционных проявлений, разработать пакет документов, например, письменную форму обязательства, антикоррупционную памятку.

Подпункт 2.6

Обучение, повышение квалификации, проведение аттестации

Юридическая служба может организовывать и проводить для работников кадровой службы обучение по актуальным вопросам трудового права, изменениям в законодательстве и другим юридическим аспектам. Это способствует повышению уровня знаний кадровиков и улучшению качества их работы, что снижает вероятность ошибок в документации.

Кадровая и юридическая службы могут совместно проводить корпоративное обучение для HR-службы, т.к., по мнению автора, эти службы взаимосвязаны в процессе работы.

Взаимодействие кадровой и юридической служб возникает и при проведении аттестации руководителей и специалистов организаций.

При проведении аттестации кадровая и юридическая служба работают в тесной связке. Роль юридической службы состоит в обеспечении законности проведения аттестации и законности принимаемых решений по результатам аттестации, проверке приказов и иных документов, изданных в связи с проведением аттестации.

Организационная работа по подготовке проведения аттестации осуществляется кадровой службой организации либо иным уполномоченным должностным лицом при участии руководителей структурных подразделений, представителей профессиональных союзов и включает:

● составление списков аттестуемых;

● определение количества аттестационных комиссий и их состава;

● подготовку графика проведения аттестации;

● подготовку приказа (распоряжения) о проведении аттестации;

● информирование аттестуемых, членов аттестационной комиссии, должностных лиц, ответственных за подготовку аттестационной характеристики и представление аттестуемого на заседании аттестационной комиссии, о форме проведения заседания аттестационной комиссии;

● проведение разъяснительной работы о целях и порядке проведения аттестации.

Пункт 3

Взаимодействие кадровой службы и бухгалтерии

Подпункт 3.1

Основные принципы взаимодействия

Кадровая служба и бухгалтерия работают с разными аспектами одних и тех же трудовых отношений. Это одна из наиболее тесных рабочих взаимосвязей.

Кадровая служба документально фиксирует возникновение, изменение и прекращение трудовых отношений, а бухгалтерия на основании соответствующих документов производит расчеты с работником, отражая все это в бухгалтерском учете. Поэтому для этих подразделений критически важна своевременная передача информации и взаимное сотрудничество.

После оформления приема на работу кадровая служба передает бухгалтерии сведения о новом работнике, необходимые для начисления зарплаты и иных выплат. На практике это, как правило:

● копия приказа о приеме на работу;

● выписка из трудового договора (контракта) об условиях оплаты труда;

● сведения о режиме работы;

● иные данные, имеющие значение при расчетах.

В процессе трудовой деятельности работника в бухгалтерию должна своевременно передаваться следующая информация:

● о переводе и перемещении работника;

● об изменении размера тарифной ставки (оклада);

● об установлении или отмене доплат и надбавок;

● о совмещении профессий рабочих (должностей служащих);

● о расширении зоны обслуживания;

● об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника;

● об изменении режима рабочего времени;

● об установлении неполного рабочего времени;

● о направлении в служебную командировку;

● о предоставлении всех видов отпусков.

Важно, чтобы вся необходимая информация поступала в бухгалтерию без задержек с целью верного и своевременного расчета и во избежание совершения ошибок и возникновения конфликтных ситуаций.

На практике процесс передачи документов можно закрепить, например, в регламенте, который составляют руководители соответствующих структурных подразделений, и довести его до сведения всех заинтересованных работников.

Пример 3.

Образец регламента взаимодействия отдела кадров и бухгалтерии в части документооборота

Подпункт 3.2.

Предоставление отпусков работникам

При предоставлении трудового отпуска кадровая служба определяет рабочий год работника, наличие права на отпуск, его вид и продолжительность, оформляет соответствующий кадровый документ (приказ или записка об отпуске). Бухгалтерия рассчитывает средний заработок, сохраняемый за время трудового отпуска. Следовательно, кадровая ошибка в определении количества дней отпуска автоматически способна привести к ошибке в начислениях.

Слаженным должно быть взаимодействие отдела кадров и бухгалтерии и при предоставлении социальных отпусков по беременности и родам и по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет. Иногда кадровая служба и бухгалтерия не могут определить, кто какие документы выдает и принимает и кто дает консультацию работникам по процессу оформления данных отпусков. Во избежание спорных ситуаций и с целью урегулирования рабочих процессов также можно договориться и зафиксировать в письменном виде соответствующий регламент.

Пример 4.

Образец регламента взаимодействия отдела кадров и бухгалтерии в части оформления работникам отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет

Подпункт 3.3

Увольнение работника

Особенно тесное взаимодействие кадровой службы и бухгалтерии требуется в день увольнения работника. Кадровая служба оформляет прекращение трудовых отношений и передает бухгалтерии сведения, необходимые для окончательного расчета.

В соответствии со ст. 77 ТК при увольнении работника все выплаты, причитающиеся ему от нанимателя на день увольнения (кроме выплат, установленных системами оплаты труда, размер которых определяется по результатам работы за месяц или иной отчетный период), производятся не позднее дня увольнения. Поэтому к моменту увольнения между кадровой службой и бухгалтерией должны быть сверены как минимум сведения о:

● дате увольнения;

● основании увольнения;

● неиспользованных днях трудового отпуска;

● необходимости выплаты выходного пособия, если оно предусмотрено;

● иных выплатах, связанных с прекращением трудовых отношений и др.

Подпункт 3.4

Учет рабочего времени работников

Также отдельного внимания заслуживает учет рабочего времени. Сведения о фактически отработанном времени являются основанием для начисления зарплаты. При этом кадровая служба не всегда является подразделением, непосредственно ведущим табель учета рабочего времени.

Согласно ст. 133 ТК наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях учета использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в т.ч. в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные (ч. 1 ст. 147 ТК) и выходные дни, и других необходимых сведений. Формы документов для учета явок на работу и ухода с нее, а также порядок их заполнения утверждаются нанимателем.

В организации следует четко определить:

● кто ведет табель учета использования рабочего времени;

● кто предоставляет сведения об отсутствии работников;

● кто контролирует правильность заполнения табеля учета использования рабочего времени;

● кто и в какие сроки передает табель учета использования рабочего времени в бухгалтерию;

● кто вносит исправления.

Например, кадровая служба располагает информацией о предоставленных отпусках, приеме и увольнении работников, однако непосредственный руководитель работника лучше знает о фактически отработанном времени, опозданиях, отсутствии на работе, работе сверх установленной продолжительности рабочего времени и т.д. Поэтому отсутствие четкой системы обмена информацией между подразделениями нередко становится причиной ошибок при начислении зарплаты.

Пункт 4

Взаимодействие с руководителями структурных подразделений

Непосредственный руководитель работника (а в некоторых организациях и HR-специалист) является одним из основных участников кадровых процессов. Именно от этих лиц кадровая служба получает информацию о необходимости:

● приема нового работника;

● перевода;

● изменения условий труда;

● установления доплат;

● привлечения к сверхурочной работе;

● привлечения к работе в государственные праздники, праздничные и выходные дни;

● направления в служебную командировку;

● применения дисциплинарного взыскания;

● увольнения работника по определенным основаниям и др.

Руководители подразделений также участвуют в планировании отпусков, адаптации работников, оценке результатов труда и контроле трудовой дисциплины. При этом кадровая служба должна выполнять не только оформительскую, но и контрольную функцию.

В то же время именно отдел кадров обладает полной информацией о работнике и, по мнению автора, должен выстроить такое взаимодействие, которое позволит не допускать спорных и конфликтных ситуаций с работниками, соблюдать нормы законодательства и не нарушать текущий процессов.

Например, кадровая служба может:

1) выстроить порядок взаимодействия заинтересованных сторон при окончании срока действия контракта работника (своевременно напомнить непосредственному руководителю и HR-специалисту (если он есть в организации) об истечении срока контракта, информировать о порядке продления или прекращения трудовых отношений, оформить необходимые документы и т.д.);

2) настроить ручную или автоматическую рассылку об истечении срока действия контракта за 1,5–2 мес. и указать срок, в течение которого надо предоставить информацию о продлении или прекращении контракта и др.

Алгоритм взаимодействия кадровой службы и руководителей структурных подразделений:

Шаг 1.

Инициирование взаимодействия с кадровой службой.

Руководитель подразделения выявляет необходимость принятия кадрового решения и направляет кадровой службе соответствующую заявку, докладную записку либо иным установленным в организации способом передает информацию.

Шаг 2.

Проверка кадровой службой поступившего запроса.

Кадровая служба анализирует запрос, определяет возможный порядок действий, проверяет соблюдение норм трудового законодательства, контролирует наличие необходимых документов и сроки.

Шаг 3.

Согласование поступившего запроса с другими отделами (при необходимости).

При необходимости запрос должен быть согласован с юридической службой, бухгалтерией, службой охраны труда и другими заинтересованными подразделениями организации.

Шаг 4.

Принятие решения по поступившему запросу руководителем организации.

Окончательное решение принимается нанимателем или уполномоченным им должностным лицом в рамках предоставленных полномочий.

Шаг 5.

Оформление решения руководства.

Кадровая служба обеспечивает документальное оформление принятого руководством решения.

Шаг 6.

Исполнение решения руководства.

Руководитель подразделения получает необходимую информацию по оформлению и доносит ее подчиненному работнику.

Шаг 7.

Ознакомление работника с документом, совершение необходимых кадровых действий.

Кадровая служба знакомит работника под подпись с необходимыми документами, совершает предусмотренные действия (вносит запись в трудовую книжку, информацию в личное дело, подает форму ПУ-1 или ПУ-2 и т.д.).

Таким образом, эффективное взаимодействие предполагает не «руководитель решил – специалист по кадрам оформил», а совместную работу, при которой руководитель структурного подразделения отвечает прежде всего за производственную и организационную составляющую решения, а уже кадровая служба отвечает за правильный выбор кадровой процедуры, соблюдение требований законодательства и ее надлежащее документальное оформление.

Для организации такого взаимодействия целесообразно установить единый порядок подачи руководителями структурных подразделений кадровых заявок и докладных записок, определить перечень вопросов, требующих предварительного согласования с кадровой службой, формы документов и сроки их предоставления.

Также особенно полезно закрепить правило, согласно которому решения, изменяющие условия трудовых отношений с работником, не должны доводиться руководителем до работника как окончательные, пока кадровая служба не проверит возможность и порядок их реализации. Это позволяет избежать ситуаций, когда работнику уже обещан, например, перевод или изменение оплаты труда, а впоследствии выясняется, что реализовать такое решение в предложенном порядке невозможно. Такое взаимодействие возможно только при правильно выстроенной коммуникации с обеих сторон.

Пункт 5

Взаимодействие со службой охраны труда

Взаимодействие кадровой службы со службой охраны труда необходимо прежде всего в тех кадровых процессах, в которых возможность допуска работника к работе, предоставление ему определенных гарантий и компенсаций либо принятие кадрового решения связаны с требованиями законодательства об охране труда.

Основные пункты взаимодействия кадровой службы и службы охраны труда

Пункт 6

Взаимодействие при обработке персональных данных

Практически все кадровые процессы связаны с обработкой персональных данных.

В соответствии с Законом от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» организация должна обеспечить соблюдение требований законодательства при сборе, систематизации, хранении, изменении, использовании, предоставлении и иных действиях с персональными данными. Поэтому кадровая служба должна взаимодействовать с лицом или структурным подразделением, ответственным за организацию обработки персональных данных, юридической службой и подразделением информационной безопасности.

Особого внимания требуют:

●определение целей обработки персональных данных;

● определение правовых оснований их обработки;

● предоставление доступа к кадровой информации;

● передача данных бухгалтерии и другим подразделениям;

● хранение копий документов;

● предоставление информации третьим лицам;

● организация доступа к кадровым информационным системам;

● уничтожение документов и персональных данных после истечения установленных сроков.

Пункт 7

Взаимодействие кадровой службы с иными подразделениями организации

Подпункт 7.1

Подразделение по делопроизводству и архив

Все кадровые документы имеют установленные законодательством сроки хранения. Сроки хранения типовых документов определяются перечнем типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140. Поэтому кадровая служба должна организовать взаимодействие с работниками, ответственными за делопроизводство и архив организации.

Такое взаимодействие включает:

● составление номенклатуры дел;

● формирование дел;

● оформление дел после завершения их ведения;

● проведение экспертизы ценности документов;

● подготовку описей;

● передачу документов на архивное хранение;

● выделение документов к уничтожению после истечения сроков хранения.

Особое внимание необходимо уделять документам по личному составу, поскольку многие из них имеют длительные сроки хранения и в дальнейшем используются для подтверждения трудового стажа, заработка и иных прав работников.

Подпункт 7.2

Подразделение информационных технологий

По мере того, как работу упрощает цифровизация и автоматизация кадровых процессов, возрастает и роль IT-службы. Она может обеспечивать:

● предоставление и прекращение доступа работников к корпоративным информационным системам;

● создание и блокировку учетных записей;

● техническое сопровождение кадровых информационных систем;

● разграничение прав доступа;

● сохранность электронных кадровых документов;

● резервное копирование информации.

Особенно важен обмен информацией при приеме и увольнении работников. При приеме на работу кадровая служба передает сведения для создания необходимых учетных записей и предоставления доступа. При увольнении доступ должен быть своевременно прекращен.

Порядок такого взаимодействия также целесообразно закрепить внутренним регламентом.