Прекращение ведения личных дел и передача их в архив

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 11 сентября 2026 г.

Раскрываются правовые и организационные вопросы прекращения ведения личных дел в негосударственных организациях. Определяются случаи полного и частичного отказа от ведения личных дел, требования к оформлению распорядительных документов и внесению изменений в ЛПА. Приводится технология подготовки личных дел к архивному хранению: систематизация и нумерация документов, составление внутренней описи и заверительной надписи, оформление обложек и подшивка, формирование описей постоянного хранения и по личному составу, сроки хранения и порядок снятия с учета (с образцами необходимых документов).

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29 (далее – Инструкция № 29)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65 (далее – Инструкция № 65)

● Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила № 143)

● перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140)

Пункт 1

Порядок прекращения ведения личных дел работников в негосударственной организации

Подпункт 1.1

Основания и документальное оформление прекращения ведения личных дел

С 02.06.2024 вступила в силу новая Инструкция № 29. Одновременно с этим утратила силу Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2).

В соответствии с ч. 1 п. 3 Инструкции № 29 личные дела ведутся на руководителей и специалистов госорганизаций. Частью 2 п. 3 Инструкции № 29 установлено, что в иных случаях личные дела ведутся по решению руководителя госорганизации, иной организации.

Исходя из содержания норм Инструкции № 29, к «иным организациям» относятся негосударственные организации. Следовательно, необходимость ведения личных дел работников негосударственной организации определяется решением руководителя этой негосударственной организации.

Различают 2 варианта прекращения ведения личных дел работников в негосударственной организации:

1) полное прекращение:

● издается приказ (иной распорядительный документ) руководителя организации (иного уполномоченного лица) о прекращении ведения личных дел работников и журнала (книги) учета личных дел (далее – журнал учета);

● вносятся соответствующие корректировки в ЛПА, регламентирующие порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников (например, в инструкцию по кадровому делопроизводству, инструкцию по делопроизводству и др.), в части изъятия положений, касающихся составления внутренней описи документов личного дела, оформления листа-заверителя личного дела, определения крайних дат личного дела и др.;

2) частичное прекращение (например, принято решение о прекращении ведения личных дел на специалистов):

● издается приказ (иной распорядительный документ) руководителя организации (иного уполномоченного лица) о прекращении ведения личных дел на указанную категорию работников.

Пример 1.

Образец приказа о прекращении ведения личных дел работников в негосударственной организации (частичное прекращение ведения личных дел)

Пример 2.

Образец приказа о прекращении ведения личных дел работников в негосударственной организации (полное прекращение ведения личных дел)

Подпункт 1.2

Порядок и сроки хранения личных дел и журналов учета

Личные дела, завершенные делопроизводством, подлежат передаче в архив организации и включаются в описи дел постоянного хранения и (или) по личному составу по результатам экспертизы ценности документов в организации (гл. 16 Инструкции № 65; гл. 12 Правил № 143).

При проведении экспертизы ценности личных дел следует обратить внимание на отметку «экспертно-проверочная комиссия» (далее – ЭПК). Отметка «ЭПК», указанная в Перечне № 140 в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться. Такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы (п. 5 примечаний к Перечню № 140).

В случае установления в результате проведения экспертизы ценности личных дел работников постоянного срока хранения для ряда личных дел работников такие дела подлежат включению в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения или в годовой раздел отдельной описи личных дел постоянного хранения, остальные личные дела – в годовой раздел сводной описи дел по личному составу.

В пункте 673 Перечня № 140 установлены следующие сроки хранения личных дел:

1) руководителей организаций:

● постоянно (в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов);

● 55 лет после увольнения (в иных организациях);

2) работников, которые награждены госнаградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания:

● постоянно (в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов);

● 55 лет после увольнения (в иных организациях);

3) работников организаций:

● 55 лет ЭПК (в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов);

● 55 лет после увольнения (в иных организациях).

Для журналов учета установлен срок хранения 55 лет (во всех организациях) (п. 675 Перечня № 140).

Исчисление сроков хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 7 примечаний к Перечню № 140).

Пункт 2

Подготовка и передача личных дел в архив организации

Подпункт 2.1

Требования к подготовке личных дел для передачи в архив

Подготовка личных дел к передаче в архив организации проводится работниками структурных подразделений организации, в которых они формируются или были сформированы. В бесструктурных организациях – работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) (ч. 2 п. 161 Инструкции № 65).

Следовательно, оформление личных дел осуществляется работниками кадровой службы организации (специалистом по кадрам).

Срок передачи личных дел в архив организации – по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (ч. 2 п. 184 Инструкции № 65).

Пример 3.

Срок подготовки личных дел к передаче в архив

Принято решение о прекращении ведения личных дел работников с 03.06.2025, следовательно, их личные дела должны быть оформлены и подготовлены к передаче в архив организации в течение 2026 года.

Личные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством подлежат полному оформлению.

Согласно п. 164 Инструкции № 65 полное оформление дела предусматривает:

● нумерацию листов в деле;

● составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных п. 166 Инструкции № 65);

● составление листа-заверителя дела (тома, части);

● оформление и уточнение реквизитов обложки дела;

● подшивку или переплет дела.

Перед полным оформлением дела проверяется правильность систематизации документов дела в соответствии с требованиями гл. 12 Инструкции № 65.

Подпункт 2.2

Нумерация листов в личном деле

Листы в личном деле, кроме листа-заверителя дела, нумеруются в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов, арабскими цифрами черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается.

Листы внутренней описи документов личного дела нумеруются отдельно. Лист-заверитель личного дела не нумеруется.

Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте (каждый лист вложения в конверте). Например, при подшивке личного дела имеющиеся в нем невостребованные личные документы вкладываются в конверт, который подшивается в личное дело или подклеивается с оборотной стороны обложки дела. Наличие невостребованных документов в личном деле оговаривается в листе-заверителе дела.

Подпункт 2.3

Составление внутренней описи документов личного дела

Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела, а не после окончания ведения личного дела. До 30.06.2024 внутренняя опись документов личного дела составлялась по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 2. С 01.07.2024 внутренняя опись документов личного дела составляется по форме согласно приложению 6 к Инструкции № 65.

В конце внутренней описи документов дела делается итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количество листов внутренней описи документов дела.

Пример 4.

Образец внутренней описи документов личного дела, завершенного делопроизводством (в случае принятия решения руководителем негосударственной организации прекратить ведение личных дел)

Подпункт 2.4

Составление листа-заверителя личного дела

Для учета количества листов в личном деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись создается посредством оформления отдельного листа-заверителя дела по форме согласно приложению 7 к Инструкции № 65 и помещается в конце личного дела.

В листе-заверителе цифрами и прописью указываются:

● количество пронумерованных листов личного дела;

● количество листов внутренней описи личного дела;

● наличие литерных и пропущенных номеров листов;

● номера конвертов с вложениями и количество вложений (листов вложений).

Количество листов внутренней описи документов личного дела указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).

Лист-заверитель дела подписывается лицом, составившим заверительную надпись, с указанием должности служащего, расшифровки подписи и даты составления.

Пример 5.

Образец листа-заверителя дела

Подпункт 2.5

Оформление и уточнение реквизитов обложки дела

Документы личного дела помещаются в папку, обложка которой оформляется по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 29.

Индексами личных дел являются порядковые номера, присваиваемые им по журналу учета.

Заголовком личного дела являются фамилия, собственное имя и отчество (если таковое имеется) работника, на которого заведено личное дело, указываемые в именительном падеже. В процессе ведения личного дела эти данные могут уточняться, например, при изменении фамилии работника. В этом случае прежняя фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Пример 6.

Образец обложки личного дела работника в случае изменения фамилии работника (фрагмент)

Согласно ч. 8 подп. 169.5 п. 169 Инструкции № 65 крайними датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме на работу (назначении на должность служащего), о переводе на другую постоянную работу (в случае заведения личного дела при переводе на другую постоянную работу) и увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника, на которого заведено личное дело, если иное не установлено законодательными актами.

При подготовке личного дела к передаче в архив организации реквизиты обложки личного дела дооформляются и уточняются.

Пример 7.

Образец обложки личного дела, подготовленного к передаче в архив организации

Подпункт 2.6

Подшивка или переплет дела

Личные дела подшиваются не менее чем в 4 прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке личных дел к подшивке (переплету) металлические предметы, в т.ч. булавки, скобы, скрепки, из документов удаляются (ч. 1 п. 170 Инструкции № 65).

Подпункт 2.7

Включение личных дел в описи дел кадровой службы организации

Личные дела передаются в архив организации по описи дел постоянного хранения и (или) по личному составу структурного подразделения организации по форме согласно приложению 9 к Инструкции № 65.

Описи дел кадровой службы организации составляются ежегодно на дела, завер­шенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. В описи дел включаются дела, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке согласно требованиям гл. 15 Инструкции № 65.

Описи дел составляются работниками кадровой службы организации (специалистом по кадрам).

При значительном количестве личных дел допускается составлять отдельные описи личных дел (ч. 6 п. 165 Правил № 143).

Срок составления и оформления описей дел кадровой службы организации – 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством. Описи дел представляются в архив организации в течение следующего делопроизводственного года.

Перед внесением заголовков личных дел в опись дел проводится полистный просмотр дел, при котором проверяются:

● правильность группировки документов, включенных в дело;

● нумерация листов в деле;

● наличие и правильность оформления внутренней описи документов личного дела;

● наличие и правильность оформления заверительной надписи;

● качество подшивки или переплета дела.

Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления личных дел устраняются работниками кадровой службы организации (специалистом по кадрам) (ч. 1 п. 176 Инструкции № 65).

При составлении описи дел кадровой службы организации соблюдаются следующие правила:

● в описи дел по личному составу заголовки дел систематизируются по номинальному признаку;

● порядок нумерации дел в описи дел – валовый;

● графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

● перенос текста заголовка дела на другую страницу описи дел не допускается;

● при внесении в опись дел заголовков дел с копиями документов в заголовках соответствующих дел указывается копийность документов;

● графа описи дел «Примечание» используется для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и иных отметок (п. 177 Инструкции № 65).

При внесении в опись дел кадровой службы организации личных дел работников их индексами являются не индексы дел по номенклатуре дел организации (все личные дела в номенклатуре дел учитываются под одним индексом), а порядковые номера, присвоенные им по журналу учета.

При внесении в опись дел кадровой службы организации личных дел работников в гр. 3 указываются:

● фамилия, собственное имя и отчество (если таковое имеется) работника в именительном падеже;

● если фамилии совпадают – по алфавиту собственных имен (отчеств (если таковые имеются)) работников.

Если в личном деле имеются варианты написания фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работника, либо работник менял фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется), то в гр. 3 в скобках указываются все варианты.

Пример 8.

Образец описи дел по личному составу структурного подразделения организации (отдела кадров)

Пример 9.

Образец описи личных дел работников структурного подразделения организации

Пример 10.

Образец описи личных дел постоянного хранения структурного подразделения организации

На обложках дел, внесенных в опись дел кадровой службы организации, в левом нижнем углу мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел в соответствии с описью дел .

Временный шифр включает номер описи дел кадровой службы организации, в которую включено дело, и номер дела в этой описи.

Пример 11.

Образец временного шифра в описи дел по личному составу структурного подразделения

После передачи личного дела в архив организации дело снимается с учета в журнале учета с проставлением соответствующей отметки. Для этого в гр. 4 журнала учета делается запись «Сдано в архив» с указанием даты передачи (ч. 2 п. 18 Инструкции № 29).

Эта дата берется из описи дел кадровой службы, составляемой при передаче личных дел в архив организации (дата проставляется в конце описи дел при оформлении процедуры приема-передачи личных дел).

Пример 12.

Образец журнала (книги) учета личных дел с оформлением отметки о снятии с учета (фрагмент)