Новые правила работы архивов госорганов и иных организаций

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 26 октября 2026 г.

Комментируются ключевые новации новых Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 21.08.2026 № 46: объединение 3 ранее действовавших правил в единый документ, уточнение сферы применения и терминологии, отдельные формы актов приема-передачи электронных дел, обязательное участие работника госархива в ЦЭК (ЭК), порядок сохранности документов при военной угрозе и уничтожения личных дел, а также отказ от рекомендательных положений и примеров.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Гражданский кодекс (далее – ГК)

● Закон от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах» (далее – Закон № 130-З)

18.09.2026 вступило в силу постановление Минюста от 21.08.2026 № 46 «О правилах работы архивов», которым утверждены Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (далее – Правила № 46).

Необходимость утверждения единых Правил № 46 и отмены ранее действовавших Правил № 38, Правил № 143 и Правил № 20 обусловлена требованиями ст. 28 Закона № 130-З, которая устанавливает, что одним из основных требований нормотворческой техники является полнота правового регулирования НПА соответствующих общественных отношений, а также исключение дублирования нормативных правовых предписаний и множественности НПА по одному и тому же вопросу. В пункте 4 ст. 28 Закона № 130-З конкретизировано, что в НПА должно предусматриваться комплексное регулирование общественных отношений, относящихся к предмету правового регулирования этого акта, исключающее в т.ч. пробелы в правовом регулировании и излишние отсылочные нормы.

На этом основании в рамках мероприятий по инвентаризации и сокращению количества подзаконных НПА, а также в целях совершенствования правового регулирования порядка работы архивов госорганов, иных организаций была проведена работа по подготовке Правил № 46, в т.ч. путем объединения норм Правил № 38, Правил № 143 и Правил № 20, которые в свою очередь признаны утратившими силу.

Новые Правила № 46 принципиально не меняют установленный ранее в отдельных НПА порядок комплектования архивов, учета, хранения и использования хранящихся в них документов как в части работы с управленческой документацией на бумажных носителях, так и в части работы с научно-технической документацией (далее – НТД) и документами в электронном виде (далее – ДЭВ), в т.ч. электронными документами. Особенности работы архивов организаций с НТД и ДЭВ в новых Правилах № 46 раскрываются в рамках общих разделов и глав, а по наиболее специфическим вопросам – в рамках отдельных глав, например, в гл. 8 «Составление перечней разработок научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение», гл. 10 «Прием-передача ДЭВ, электронных дел в архив организации» и др.

Наиболее значимые новации в Правилах № 46 коснулись сферы их применения, используемой в них терминологии, обеспечения сохранности документов при возникновении военной угрозы, введения военного положения.

Основные изменения:

1. Конкретизирована сфера применения Правил № 46.

В пункте 1 Правил № 46 закреплено, что предметом их правового регулирования является порядок работы архивов госорганов, иных организаций с:

● управленческой документацией и НТД на бумажных носителях;

● ДЭВ, в т.ч. с электронными документами.

Таким образом, нормы новых Правил № 46 носят комплексный характер и устанавливают требования к работе архивов с управленческой и научно-технической документацией на всех типах носителей.

Как определено в п. 1 Правил № 46, они устанавливают порядок работы архивов госорганов, иных организаций, что означает распространение действия Правил № 46 на все организации Республики Беларусь независимо от формы собственности и ведомственной подчиненности.

Действие новых Правил № 46 распространяется на:

● представительства иностранных юрлиц и иных организаций, зарегистрированных в установленном порядке в иностранном государстве;

● филиалы иностранных юрлиц в части установления требований по обеспечению накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств, филиалов.

2. Систематизированы термины, используемые в Правилах № 46.

Одним из требований п. 1 ст. 28 Закона № 130-З является единство терминологии в законодательстве, единообразие и однозначность терминологии НПА. В целях однозначного понимания и применения используемой терминологии термины и определения были выделены в отдельный пункт гл. 1 «Общие положения» Правил № 46.

При разработке терминологического аппарата новых Правил № 46 использована терминология Правил № 143, Правил № 20, государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 2059-2026 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 23.03.2026 № 33.

3. Расширен перечень форм документов, используемых при смене руководителя организации и руководителя архива организации (лица, ответственного за архив).

В Правилах № 46 сохранено требование составления акта приема-передачи документов и дел (в т.ч. электронных дел и ДЭВ) при смене руководителя организации и руководителя архива организации (лица, ответственного за архив). Однако если в приложении 1 к Правилам № 20 была установлена единая форма акта приема-передачи электронных дел и документов в электронном виде при смене руководителя организации и руководителя архива организации (лица, ответственного за архив организации), то в новые Правила № 46 включены отдельные формы соответствующих актов:

● форма акта приема-передачи электронных дел и документов в электронном виде при смене руководителя организации (приложение 9 к Правилам № 46);

● форма акта приема-передачи электронных дел и документов в электронном виде при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) (приложение 11 к Правилам № 46).

4. Скорректированы требования к составу центральных экспертных комиссий (далее – ЦЭК) и экспертных комиссий (далее – ЭК) госорганов и иных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Согласно п. 27 Правил № 46 в состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, в обязательном порядке включается работник соответствующего государственного архива. Ранее Правила № 143 содержали норму, допускающую включение работника соответствующего государственного архива в состав ЦЭК (ЭК) указанной организации.

5. Переработаны нормы, определяющие порядок организации работы по обеспечению сохранности документов при возникновении военной угрозы, введения военного положения.

В дополнение к требованиям, ранее содержавшимся в Правилах № 143, гл. 46 Правил № 46 дополнена в т.ч. положениями, касающимися порядка уничтожения личных дел работников.

Так, в организациях, подлежащих эвакуации в связи с возникновением военной угрозы, введением военного положения, в случае невозможности эвакуации всех личных дел работников, личные дела работников, с которыми прекращены трудовые отношения, могут быть выделены к уничтожению. Решение об уничтожении личных дел принимается руководителем эвакуируемой организации (ч. 2 п. 348 Правил № 46).

В организациях, не подлежащих эвакуации, в случае возникновения реальной угрозы оккупации территории, на которой находится организация, ее руководителем может быть принято решение об уничтожении личных дел работников (п. 351 Правил № 46).

При этом во втором случае Правила № 46 не ограничивают руководителя организации в принятии решения об уничтожении личных дел только уволенных работников.

6. Исключены положения рекомендательного характера, в т.ч. примеры, конструкции положений со словами «например».

Так, например, п. 118 Правил № 143 содержал образец оформления новой итоговой записи к годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения, в которую включены дополнительно обнаруженные дела, а п. 119 Правил № 143 – образец оформления новой итоговой записи в случаях выбытия, переформирования, объединения дел, включенных в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, и др.

Правила № 46 в соответствии с требования нормотворческой техники таких конструкций не содержат.

В связи с этим пользователям Правил № 46 можно рекомендовать применять в своей практической работе научно-методические разработки, подготовленные Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела. В качестве наглядного пособия по составлению описей дел по личному составу, в т.ч. годовых разделов сводной описи дел и законченной описи дел по личному составу, с многочисленными примерами целесообразно использовать Методические рекомендации по архивному описанию документов и дел по личному составу, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 10.04.2025 № 19.

Технология проведения научно-технической обработки управленческих документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и временного (до 10 лет) хранения в госорганах, иных организациях подробно описана в Методических рекомендациях по научно-технической обработке документов, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 30.01.2026 № 7.

Указанные и иные методические документы в сфере архивного дела и делопроизводства содержат не только подробное описание порядка выполнения соответствующих работ, но и многочисленные примеры оформления документов, в т.ч. заполнения форм, установленных новыми Правилами № 46.