Приобретение материальных ценностей работниками за счет личных средств для организации: бухгалтерский и налоговый учет

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 3 ноября 2026 г.

Раскрываются особенности документального оформления и отражения в бухгалтерском и налоговом учете организации хозяйственных операций при приобретении работниками товаров за счет личных средств.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Налоговый кодекс (далее – НК)

● Закон от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З)

● Положение о маркировке товаров средствами идентификации, утв. Указом Президента от 10.06.2011 № 243 (далее – Положение № 243)

● Положение о функционировании системы прослеживаемости товаров, утв. Указом Президента от 29.12.2020 № 496 (далее – Положение № 496)

● постановление Совета Министров от 23.04.2021 № 250 «О реализации Указа Президента Республики Беларусь от 29 декабря 2020 г. № 496» (далее – Постановление № 250)

● постановление Совета Министров от 29.07.2011 № 1030 «О подлежащих маркировке товарах» (далее – Постановление № 1030)

● Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Национального банка от 20.12.2023 № 472 (далее – Инструкция № 472)

● Инструкция по бухгалтерскому учету налога на добавленную стоимость, утв. постановлением Минфина от 30.06.2012 № 41 (далее – Инструкция № 41)

● Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50)

● Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Запасы», утв. постановлением Минфина от 28.12.2022 № 64 (далее – НСБУ № 64)

Документальное оформление расходов на приобретение ТМЦ за счет личных средств работников для организации

Работники организации могут приобретать товарно-материальные ценности (далее – ТМЦ) в интересах организации за счет личных денежных средств в наличной форме или безналичным путем, например, с использованием личных банковских платежных карточек или иных платежных инструментов (п. 68 Инструкции № 472).

По общему правилу юрлицо, его обособленное подразделение, ИП осуществляют расчеты наличными белорусскими рублями с другими юрлицами, их обособленными подразделениями, ИП в общей сумме не более 100 БВ на протяжении одного дня. При этом оплата товаров, которую подотчетное лицо организации произвело наличными средствами, для этой организации в предельный размер расчетов наличными включается (п. 90, абз. 3 ч. 1 п. 94 Инструкции № 472).

Отчет об израсходованных суммах личных денежных средств представляется работником в бухгалтерию организации не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров, исключая день приобретения (ч. 3 п. 82 Инструкции № 472).

Форма отчета законодательством не установлена, поэтому организации необходимо самостоятельно ее разработать и включить в качестве приложения к учетной политике (п. 4 ст. 9 Закона № 57-З).

Для возмещения средств, использованных работником в интересах организации, к отчету необходимо приложить подтверждающие документы. Такими документами могут быть, например:

● чек продажи, содержащий наименование продавца и его УНП, сквозной порядковый номер, дату и время кассовой операции; наименование, количество и цену приобретенных ТМЦ; сумму продажи и общую стоимость ТМЦ по чеку. Если таких данных в чеке продажи нет, дополнительно прилагается товарный чек или другой документ, включающий необходимые сведения. При этом на данном документе должна стоять подпись продавца, непосредственно отпустившего товар, с указанием должности и ФИО;

● квитанция о приеме наличных денежных средств при продаже товаров без применения кассового оборудования и платежных терминалов;

● платежный документ и карт-чек (чек, иной документ, подтверждающий оплату приобретенного товара), в случае инициирования платежа по текущим операциям в безналичной форме с использованием кассового оборудования и банковских платежных карточек либо иных платежных инструментов (п. 84 Инструкции № 472).

В случае приложения к отчету об израсходованных суммах платежных документов, карт-чеков (чеков, иных документов), восприятие содержания которых с течением времени окажется невозможным, дополнительно прилагаются их ксерокопии, заверенные руководителями юрлица, подразделения или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия (ч. 4 п. 84 Инструкции № 472).

Окончательный расчет с работником, израсходовавшим денежные средства в белорусских рублях для покупки товаров, организация обязана произвести не позднее 15 рабочих дней со дня представления отчета об израсходованных суммах (п. 87 Инструкции № 472).

Хозяйственные операции подлежат оформлению первичными учетными документами (далее – ПУД). ПУД составляется при совершении хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее совершения. Полученный от работника отчет вместе с документами, подтверждающими покупку товара, является основанием для оприходования приобретенных товаров, при условии, что в нем есть обязательные для ПУД сведения (п. 1, 4 ст. 10 Закона № 57-З).

Так, ПУД должен содержать следующие сведения:

● наименование документа, дату его составления;

● наименование организации (организаций), фамилию и инициалы физлица (физлиц), являющихся участниками хозяйственной операции;

● содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

● должность служащего (профессия рабочего) лица (должности служащих (профессии рабочих) лиц), ответственного (ответственных) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, его (их) фамилию (фамилии), инициалы и подпись (подписи) (ч. 1 п. 2 ст. 10 Закона № 57-З).

Соответственно, разрабатывая форму авансового отчета, организации необходимо предусмотреть наличие всех сведений, обязательных для ПУД.

Использование электронных накладных при приобретении ТМЦ за счет личных средств для организации

В случае если приобретаемые работником материалы подлежат прослеживаемости и перечислены в перечне товаров, сведения об обороте которых являются предметом прослеживаемости, согласно приложению 2 к Постановлению № 250 (далее – Перечень № 250), а также входят в перечень товаров, подлежащих маркировке средствами идентификации, согласно приложению 2 к Постановлению № 1030 (далее – Перечень № 1030) и промаркированы незащищенными средствами идентификации, требуется от продавца электронная накладная.

При использовании ТТН-1 и ТН-2 в виде электронных документов составление ТТН-1 и ТН-2 на бумажных носителях не требуется (п. 3 Положения № 243, абз. 2 ч. 1 п. 14, п. 15 Положения № 496).

Требование об использовании электронных накладных не распространяется на операции, связанные с оборотом на территории Республики Беларусь товаров, в т.ч. реализованных в розничной торговле физлицам (п. 17 Положения № 496). Вместе с тем, если, например, организация приобретет новые шины (поименованы в Перечне № 250) через своего сотрудника, то приобрести шину по авансовому отчету без электронной накладной нельзя. Необходимо обратиться в торговую организацию за выставлением электронной накладной в адрес субъекта хозяйствования, чей работник приобрел шины. Без электронной накладной шины принять к учету нельзя. Таким образом, если покупаемые ТМЦ подлежат прослеживаемости и указаны в Перечне № 250 (за некоторым исключением), а также если включены в Перечень № 1030 и промаркированы незащищенными средствами идентификации, то для принятия на учет в организацию требуется наличие электронной накладной.

Бухгалтерский учет при приобретении ТМЦ за счет личных средств для организации

Первоначальной стоимостью приобретенных запасов является фактическая себестоимость, включающая стоимость запасов по ценам приобретения и другие затраты, непосредственно связанные с их приобретением, в т.ч.:

● таможенные сборы, таможенные пошлины;

● транспортно-заготовительные затраты, в т.ч. затраты на погрузку запасов в транспортные средства и их доставку в организацию, не включенные в цену приобретения этих запасов, затраты на хранение запасов в местах приобретения, на ж/д станциях, в портах, на складах временного хранения;

● иные затраты, непосредственно связанные с приобретением запасов.

Торговые и другие аналогичные скидки не включаются в первоначальную стоимость приобретенных запасов (п. 7 НСБУ № 64).

Запасы могут учитываться в условной оценке с обособленным отражением отклонений (п. 13 НСБУ № 64).

Материальные ценности (сырье, материалы), купленные с участием подотчетных лиц, отражаются в учете организации записью: Дебет счета 10 (15, 16) – Кредит счета 71 (на основании ПУД – отчета, составленного в соответствии с требованиями Инструкции № 472, по стоимости, указанной в документах, приложенных к отчету работника) (п. 7, 13 НСБУ № 64, п. 16, 19, 20, ч. 1, 2 п. 56 Инструкции № 50).

НДС, предъявленный продавцом, отражается в учете организации на основании отчета работника, содержащего необходимые сведения для признания его ПУД, к которому приложены подтверждающие покупку документы, по дебету счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» и кредиту счета 71. Суммы НДС, подлежащие вычету, отражаются по дебету счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» и кредиту счета 18 (п. 2, 4 Инструкции № 41, п. 21 Инструкции № 50).

Корреспонденция счетов при приобретении ТМЦ за счет личных средств для организации

НДС при приобретении ТМЦ за счет личных средств для организации

При реализации товаров по розничным ценам, включающим НДС, плательщики, реализующие такие товары, по требованию покупателей обязаны указывать фактическую ставку НДС, по которой облагается данный товар, и НДС:

● в ПУД на отгрузку товаров в случае, если реализация товаров осуществляется без использования кассового оборудования;

● в платежных документах, формируемых кассовым оборудованием, если в таких документах ставка и сумма НДС указаны в качестве реквизита платежного документа;

● путем выделения фактической ставки НДС, по которой облагается данный товар, и суммы НДС с заверением штампом (вправе печатью) продавца и подписью руководителя или главного бухгалтера организации-продавца (лица, им уполномоченного) – в случаях, если в платежных документах, формируемых кассовым оборудованием, ставка и сумма НДС не указаны в качестве реквизита платежного документа (п. 4 ст. 130 НК).

В подпункте 5.8 п. 5 ст. 132 НК регламентирован состав документов, служащих основанием для вычета НДС по товарам, приобретенным по розничным ценам с использованием кассового оборудования, а именно на основании:

● платежных документов, формируемых кассовым оборудованием, если в таких документах ставка и сумма НДС указаны в качестве реквизита платежного документа;

● платежных документов, формируемых кассовым оборудованием, в которых плательщиком, реализующим товары по розничным ценам, ставка и сумма НДС по требованию покупателя выделены в порядке, установленном п. 4 ст. 130 НК, – в случае, если в таких документах ставка и сумма НДС не указаны в качестве реквизита платежного документа;

● ЭСЧФ, полученных от продавцов, при условии их подписания плательщиком ЭЦП.

Чтобы получить ЭСЧФ от продавца товаров, работнику, приобретающему их за личные денежные средства, необходимо в произвольной форме заявить требование о выставлении в адрес организации продавцами этих товаров ЭСЧФ, если с даты выписки (выдачи) платежных документов не истекло 30 к.д. (п. 6 ст. 131 НК).

Если работник не заявил о необходимости выставления в адрес организации ЭСЧФ, предъявленный продавцом в документах НДС, организация вправе отнести НДС на увеличение стоимости материалов (принятое решение в учетной политике не отражается) (п. 11 ст. 132 НК). В этом случае «входной» НДС к вычету не может быть принят (подп. 24.3 п. 24 ст. 133 НК).

Ситуация.

Приобретение ТМЦ в розничной торговой сети за личные средства работника с последующим возмещением расходов

Работник организации за личные денежные средства приобрел в магазине канцелярские товары. К отчету об израсходованных суммах работник приложил платежный документ КСА, в котором указывается только общая сумма уплаченных наличных денежных средств. Сведения о наименовании и количестве товара отсутствуют. Также приложен товарный чек, в котором указаны наименования канцелярских товаров, их количество и стоимость. Товарный чек заверен подписью уполномоченного лица продавца и штампом магазина.

Работником представлен отчет, в котором есть все сведения, обязательные для ПУД. От продавца получен ЭСЧФ.

На основании представленных работником документов:

1) можно ли принять к учету канцтовары;

2) можно ли принять к вычету НДС?

1. В целях составления авансового отчета товарный чек является одним из документов, подтверждающих количество, цену и стоимость канцтоваров. Поэтому при наличии отчета работника с приложенными документами, подтверждающими оплату, а также при наличии товарного чека приобретенные работником канцтовары за личные денежные средства могут быть оприходованы в учете.

2. Налоговое законодательство содержит прямое указание на то, что для вычета НДС его сумма должна быть выделена на платежном документе, сформированном кассовым оборудованием.

Следовательно, товарный чек в этой ситуации не может рассматриваться как документ, на основании которого можно принять к вычету «входной» НДС по канцтоварам.