Заполнение личного листка по учету кадров: порядок и практические рекомендации
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 11 ноября 2026 г.
Освещаются требования к заполнению личного листка по учету кадров по форме согласно приложению 2 к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29: порядок включения в личное дело, правила заполнения каждого пункта с примерами, порядок подписания и проверки кадровой службой, а также примерное описание уровней владения иностранным языком. Даются практические рекомендации по корректному оформлению документа.
ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
● Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29 (далее – Постановление № 29; Инструкция № 29)
Включение личного листка по учету кадров в личное дело
Состав документов личного дела работника определяется на основании Инструкции № 29.
При формировании личного дела в него в т.ч. включается личный листок по учету кадров, заполненный с применением технических средств либо вручную (четко и разборчиво) (абз. 4 п. 8 Инструкции № 29).
Справочно
Форма личного листка по учету кадров установлена в приложении 2 к Инструкции № 29.
Вместе с тем включение личного листка по учету кадров новой формы в личное дело, сформированное до вступления в силу Инструкции № 29, не требуется. Это обосновано тем, что Постановление № 29 не распространяется на отношения, возникшие до его вступления в силу, т.е. до 02.06.2024. Таким образом, личные дела, сформированные до этой даты, переформированию не подлежат, и основания для заполнения и включения в личное дело нового личного листка по учету кадров отсутствуют.
Правила заполнения личного листка по учету кадров
Каждая страница личного листка по учету кадров должна быть подписана. В Инструкции № 29 не указано лицо, которое должно оформлять личный листок по учету кадров. В связи с этим данные вопросы кадровая служба организации (специально назначенный работник) решает самостоятельно.
Согласно сложившейся практике личный листок по учету кадров заполняется лицом, поступающим на работу. При заполнении личного листка по учету кадров используются:
● паспорт гражданина Республики Беларусь (иной документ, удостоверяющий личность);
● военный билет;
● трудовая книжка;
● документы об образовании;
● иные личные документы.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотография лица, поступающего на работу.
При заполнении личного листка по учету кадров целесообразно соблюдать правила, рассмотренные в табл. 1.
Таблица 1
Особенности заполнения граф личного листка по учету кадров
|
Номер графы |
Название |
Порядок заполнения |
Пример |
|
1 |
Фамилия |
Указываются полностью в именительном падеже |
Филимонов Владимир Викторович |
|
Собственное имя |
|||
|
Отчество (если таковое имеется) |
|||
|
3 |
Число, месяц, год рождения |
Оформляется цифровым способом |
12.01.1998 |
|
5 |
Место рождения (населенный пункт, район, область (край), республика (государство) |
Указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения согласно свидетельству о рождении, иному документу о рождении |
д. Залесье Копыльского р-на Минской обл., Республика Беларусь |
|
6 |
Гражданство (подданство) |
Указывается название страны, гражданином (подданным) которой является лицо, поступающее на работу. При отсутствии гражданства указывается: «без гражданства» |
Республика Беларусь |
|
7 |
Образование (когда и какие учреждения образования окончил). Специальность и квалификация по диплому |
Указывается: «среднее специальное» или «высшее». При наличии нескольких образований указывается высшая ступень |
высшее |
|
Наименования учреждений профессионально-технического, среднего специального, высшего и научно-ориентированного образования указываются полностью в именительном падеже в хронологической последовательности в соответствии с документами об образовании. Наименование факультета (отделения) указывается в именительном падеже (при наличии). В случае его отсутствия указывается «нет». Сведения об освоении содержания образовательной программы магистратуры или непрерывной образовательной программы высшего образования и получении соответственно углубленного высшего или специального высшего образования с присвоением степени магистра указываются отдельно |
Белорусский государственный университет, исторический факультет; Академия управления при Президенте Республики Беларусь, магистратура |
||
|
Год поступления и год окончания оформляются цифровым способом |
2005–2010 |
||
|
Специальность и квалификация (степень) по диплому указываются в соответствии с документом об образовании. При этом могут указываться серия и регистрационный номер диплома в соответствии с документом об образовании.
Примечание. Для работников, не закончивших обучение в учреждении высшего либо среднего специального образования (например, отчисленных по различным причинам, поступающих на работу при одновременном продолжении обучения в очной либо заочной форме), указывается, сколько курсов закончил или с какого курса ушел |
Документоведение (информационное обеспечение управления). Документовед. Организатор информационного обеспечения управления; Правовое регулирование управленческой деятельности в социальных и экономических системах. Магистр управления и права А № 1250893; 3068-д |
||
|
8 |
Ученая степень, ученое (академическое ученое) звание, дата присвоения |
Указываются: ученая степень (доктор наук, кандидат наук) и отрасль науки, по которой она присуждена, ученое звание (профессор, доцент, старший научный сотрудник), академическое ученое звание (действительный член (академик) Национальной академии наук Беларуси, член-корреспондент Национальной академии наук Беларуси). Дата присвоения оформляется цифровым способом. При отсутствии ученой степени, ученого (академического ученого) звания указывается: «не имею» |
кандидат исторических наук, доцент |
|
9 |
Владение иностранными языками |
Указываются наименование языка и уровень владения (начальный, базовый, основной, повышенный).
Примечание. Уровень владения иностранным языком может определяться в соответствии с табл. 2.
В случае отсутствия навыков владения иностранным языком указывается: «не владею». При наличии сертификатов, подтверждающих уровень владения иностранным языком, наименование сертификата и иностранного языка указывается полностью или сокращенно. Дата сдачи экзамена оформляется цифровым способом. Результат сдачи экзамена указывается в соответствии с сертификатом (количество баллов и соответствующая ей оценка уровня владения иностранным языком и др.) |
Французский язык; базовый уровень IELTS (английский) 28.05.2017
(тест IELTS): 8,0 (очень хороший пользователь) |
|
10 |
Выполняемая работа с начала трудовой (предпринимательской) деятельности, а также сведения о периоде получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и научно-ориентированного образования в дневной форме получения образования, военной службы (альтернативной службы, службы) |
Число, месяц, год приема (назначения, утверждения, избрания), увольнения (освобождения от занимаемой должности) оформляются цифровым способом |
01.10.2012 30.04.2021 |
|
Наименование должности служащего (профессии рабочего) указывается полностью. Если работник в организации занимал в разные периоды времени различные должности служащего, отдельно указывается каждая из них |
младший научный сотрудник; депутат Палаты представителей Национального собрания Республики Беларусь шестого созыва |
||
|
Для лиц, проходивших военную службу, службу в военизированных организациях, службу в резерве, дополнительно может указываться воинское звание, номер воинской части |
командир взвода, лейтенант войсковая часть 05212, г. Гомель |
||
|
Для лиц, осуществлявших предпринимательскую деятельность, указывается сфера деятельности |
юридические услуги
|
||
|
Наименование организации в период работы, службы указывается полностью так, как она называлась во время работы (службы). При указании организационно-правовой формы допускается использование аббревиатур в соответствии с постановлением Минюста от 05.03.2009 № 20 «О согласовании наименований юридических лиц». Местонахождение организации обозначается названием населенного пункта, района, области. Лица, которые ранее не состояли в трудовых отношениях (не проходили военную службу, службу в военизированных организациях, службу в резерве, альтернативную службу), в гр. 10 указывают «нет» |
ЗАО «Компания», г. Брест; Верховный Совет БССР, г. Минск; ГУО «Лицей № 1 г. Витебск», г. Витебск
|
||
|
11 |
Отношение к воинской обязанности |
Указывается: «призывник», «военнообязанный», «невоеннообязанный». В строке «Воинское звание, военно-учетная специальность (при наличии)» указываются сведения в соответствии с воинским билетом. Лица, не имеющие воинского звания и военно-учетной специальности, указывают: «не имею» |
сержант запаса, ВУС – 147175 |
|
12 |
Сведения в отношении супруга (супруги), несовершеннолетних детей, а также совместно проживающих совершеннолетних близких родственников |
Степень родства, фамилия, собственное имя, отчество указываются в именительном падеже. Дата рождения оформляется цифровым способом. Адрес места жительства и (или) места фактического проживания указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи общего пользования, утв. постановлением Совета Министров от 22.10.2025 № 575. В отношении близких родственников, отношения с которыми не поддерживаются, сведения указываются при наличии либо указывается: «Сведениями не располагаю» |
супруга Миронова Роза (Розалия) Павловна 16.03.1968 ул. Сторожевская, д. 75, кв. 35, 220002, г. Минск |
|
13 |
Адрес места жительства и (или) места фактического проживания |
Адрес места фактического проживания указывается в случае его отличия от адреса регистрации (по месту жительства). При совпадении адреса регистрации и адреса места фактического проживания можно указать: «тот же». Номер домашнего телефона указывается по месту фактического проживания. Номера домашнего и мобильного телефона указываются полностью (с кодом междугородней автоматической связи или кодом мобильного оператора) |
+375 17 7012515 8 029 630 77 47 |
|
14 |
Данные документа, удостоверяющего личность |
Заполняется на основе паспорта гражданина Республики Беларусь, иного документа, удостоверяющего личность |
– |
|
15 |
Дополнительные сведения (указываются по желанию) |
В строке «повышение квалификации, прохождение стажировки и специальной подготовки» указывается наименование учреждения дополнительного образования взрослых полностью в именительном падеже в соответствии с документом об образовании |
ГУО «Республиканский институт повышения квалификации и переподготовки работников Министерства труда и социальной защиты Республика Беларусь» 07.09.2022–11.09.2022 |
|
Наименование программы повышения квалификации (специальной подготовки) указывается в соответствии со свидетельством (удостоверением). Серия и регистрационный номер свидетельства (удостоверения) указывается в соответствии со свидетельством (удостоверением). В случае если лицо, поступающее на работу, не проходило курсы повышения квалификации, стажировку или специальную подготовку указывается: «не проходил(а)» |
Организация и проведение закупок А № 1350899; 14556 |
||
|
В строке «государственные, ведомственные награды» отражаются сведения о наградах Республики Беларусь, БССР и СССР: ● о присвоении звания «Герой Беларуси», «Герой Советского Союза», «Герой Социалистического Труда»; ● о награждении орденами, медалями, иными государственными, ведомственными наградами; ● о присвоении почетных званий. Наименование награды указывается полностью |
Грамота Президиума Верховного Совета СССР; Почетная грамота Министерства промышленности Республики Беларусь; медаль «За отличие в воинской службе»; почетное звание «Заслуженный работник промышленности Республики Беларусь» |
||
|
В строке «участие в выборных законодательных и представительных органах» отражаются сведения о работе в Национальном собрании Республики Беларусь (Палате представителей и Совете Республики), а также местных Советах депутатов (областного, базового и первичного территориального уровней) без отрыва от трудовой (служебной) деятельности. Указываются сведения: 1) название и местонахождение выборного органа; 2) в качестве кого избран («Председатель», «заместитель Председателя», «председатель Постоянной комиссии» (с указанием ее наименования), «заместитель председателя Постоянной комиссии» (с указанием ее наименования), «депутат», «член»); 3) дата избрания. Лица, которые не участвовали в выборных законодательных и представительных органах, указывают: «нет» |
Председатель Постоянной комиссии по государственному строительству, местному самоуправлению и регламенту; депутат Воложинского районного Совета депутатов 15.11.2015
|
||
|
В строке «членство в политических партиях, профсоюзных и иных общественных объединениях» указываются сведения: 1) название политической партии, профсоюзного и иного общественного объединения; 2) наименование должности в выборных органах («Председатель», «заместитель Председателя», «секретарь»), «член» и др.; 3) дата избрания |
Член первичной профсоюзной организации Белорусского профессионального союза работников государственных и других учреждений секретарь первичной организации общественного объединения «Белорусский республиканский союз молодежи», 14.12.2023; член Белорусской партии «Белая Русь» |
||
|
В строке «научные труды, патенты на изобретения, полезные модели, промышленные образцы» перечисляются научные труды с указанием выходных данных, патенты на изобретения, полезные модели промышленные образцы с указанием номеров патентов либо делается запись «Список научных трудов (патентов) прилагается». При отсутствии научных трудов и патентов указывается: «не имею» |
|
||
|
В строке «иные сведения» могут указываться: ● данные о наличии водительских прав; ● данные о наличии спортивных званий и спортивных разрядов; ● сведения об увлечениях и хобби работника; ● сведения о размерах рабочей одежды, СИЗ и др. |
|
Личный листок по учету кадров подписывается лицом, поступающим на работу, с указанием даты заполнения. При этом рекомендуется проверить полноту и правильность заполнения личного листка по учету кадров работником кадровой службы организации, сверив соответствие записей, сделанных в личном листке по учету кадров, сведениям в личных документах.
Таблица 2
Примерное описание уровней владения иностранным языком
|
Уровень владения иностранным языком |
Описание |
|
Начальный |
Понимаю и умею говорить, используя знакомые выражения и очень простые фразы для решения конкретных задач в ситуациях повседневного общения. Умею представить себя и других. Умею задавать простые вопросы личного характера. Могу принимать участие в простых диалогах, если мой собеседник говорит медленно и четко и готов помочь мне |
|
Базовый |
Понимаю отдельные предложения и наиболее употребительные фразы, касающиеся важных для меня тем (например, основной информации о себе и своей семье). Умею обмениваться несложной информацией на знакомую тему в простых, наиболее типичных ситуациях непосредственного общения. Могу в простых словах рассказать о своем образовании, ближайшем окружении и наиболее важных для меня вопросах |
|
Основной |
Понимаю основные положения четко произнесенных высказываний в пределах литературной нормы на известные мне темы, с которыми мне приходилось иметь дело на работе, отдыхе и др. Умею общаться в большинстве ситуаций, возникающих во время пребывания в стране изучаемого языка. Могу составить простой связный текст на знакомые или интересующие меня темы. Могу описать свои личные впечатления, события, рассказать о своих мечтах, надеждах и желаниях. Могу кратко обосновать и объяснить свои взгляды и намеренья |
|
Повышенный |
Понимаю разнообразные сложные развернутые тексты и могу выявить содержащиеся в них скрытые значения. Умею без подготовки бегло, не испытывая трудностей в подборе слов, выражать свои мысли. Моя речь отличается разнообразием языковых средств и точностью их употребления в ситуациях повседневного, учебного или профессионального общения. Умею составлять четкие, логичные, подробные сообщения по сложной тематике. Правильно использую композиционные модели, слова-связки и связующие приемы |
Примечание от ИПС «Нормативка.by»
Для ознакомления с порядком формирования личных дел рекомендуем использовать путеводитель по кадровым вопросам «Личное дело».