Памятка бухгалтеру: гражданско-правовой договор с физлицами

О.Г. Лагунович

налоговый консультант, член Палаты налоговых консультантов

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 13 ноября 2026 г.

Описываются порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций по компенсации издержек подрядчика, валютных расчетов, а также особенности при работе с белорусскими плательщиками налога на профессиональный доход и самозанятыми – гражданами Российской Федерации.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Гражданский кодекс (далее – ГК)

● Налоговый кодекс (далее – НК)

● Закон от 15.07.2021 № 118-З «О взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь» (далее – Закон № 118-З)

● Закон от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования» (далее – Закон № 230-З)

● Указ Президента от 06.07.2005 № 314 «О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам» (далее – Указ № 314)

● Указ Президента от 18.03.2025 № 108 «О страховании» (далее – Указ № 108)

● Положение о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утв. постановлением Совета Министров от 04.11.2006 № 1462 (далее – Положение № 1462)

● Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Влияние изменений курсов иностранных валют», утв. постановлением Минфина от 26.12.2022 № 61 (далее – НСБУ № 61)

Компенсация издержек подрядчика: бухгалтерский и налоговый учет, страховые взносы

Согласно п. 2 ст. 663 ГК цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение. На практике, когда выполнение работ требует выезда подрядчика в другую местность, организация возмещает ему проезд, проживание и питание.

Ключевым фактором для квалификации выплат в бухгалтерском и налоговом учете является формулировка условий договора.

Сравнительный анализ вариантов оформления компенсаций подрядчикам


Вид выплаты подрядчику	Компенсация подрядчику включена в общую сумму вознаграждения	Компенсация подрядчику выделена отдельно и подтверждена документально
Взносы в ФСЗН	Начисляются на всю сумму, включая компенсацию. Объектом является общее начисленное вознаграждение (абз. 2 п. 1 ст. 4 Закона № 118-З)	Не начисляются на сумму компенсации издержек. Объект – исключительно вознаграждение за выполненную работу
Взносы в Белгосстрах	Начисляются на всю сумму вознаграждения, включая компенсации (ч. 2 п. 2 Положения № 1462)	Не начисляются на суммы выделенных компенсаций издержек, если они подтверждены первичными документами
Подоходный налог с физлиц	Исчисляется со всей суммы выплаты (п. 1 ст. 196, подп. 1.6 п. 1 ст. 197, ч. 1 п. 1 ст. 199 НК)	Проезд и проживание не облагаются (ч. 4 п. 4 ст. 208 НК). Питание облагается с применением льготы (абз. 3 ч. 1 п. 23 ст. 208 НК)
Налог на прибыль и бухгалтерский учет	Включается в затраты по производству и реализации (счета 20, 26, 44) в полном объеме как вознаграждение	Проезд и проживание учитываются в затратах при налогообложении прибыли (ст. 169, 170 НК). Питание не учитывается при налогообложении прибыли (подп. 1.4 п. 1 ст. 173 НК), субсчет 90-10

Пример 1.

Возмещение расходов подрядчику (проезд, проживание, питание) при раздельном учете

Организация заключила договор подряда с гражданином Ивановым А.А. на проведение ремонтных работ в филиале (г. Брест). Вознаграждение по договору составляет 1 200,00 руб. В договоре отдельно прописана обязанность заказчика возместить издержки: билеты – 100,00 руб., гостиница – 200,00 руб., питание – 150,00 руб. Все расходы подтверждены документально.

1. Расчет по вознаграждению: вознаграждение (1 200,00 руб.) облагается взносами в ФСЗН (34 % + 1 %) и Белгосстрах (например, 0,6 %), подоходным налогом (13 %).

2. Проезд и проживание (300,00 руб.). Проезд (100,00 руб.) и проживание (200,00 руб.): ФСЗН – 0 руб., Белгосстрах – 0 руб., подоходный налог – 0 руб. Учитываются в затратах по налогу на прибыль.

3. Питание (150,00 руб.): ФСЗН – 0 руб., Белгосстрах – 0 руб. Подоходный налог оценивается с учетом суммарного дохода от организации за месяц (льгота по п. 23 ст. 208 НК). В затратах по налогу на прибыль не учитывается (относится в дебет субсчета 90-10).

Корреспонденция счетов при возмещении расходов подрядчику (проезд, проживание, питание) при раздельном учете


*Дебет*	*Кредит*	*Сумма, руб.*	*Содержание хозяйственной операции*
20 (26, 44)	76-10	1 200,00	Начислено вознаграждение подрядчику по акту выполненных работ
20 (26, 44)	76-10	300,00	Начислена компенсация проезда (100,00 руб.) и проживания (200,00 руб.)
90-10	76-10	150,00	Начислена компенсация питания (не учитывается при налогообложении прибыли)
76-10	68-1	156,00	Удержан подоходный налог (13 %) с вознаграждения
20 (26, 44)	69-1	408,00	Начислены взносы в ФСЗН (34 %) за счет средств заказчика
76-10	69-1	12,00	Удержан страховой взнос в ФСЗН (1 %) из вознаграждения
20 (26, 44)	76-2	7,20	Начислены взносы в Белгосстрах (0,6 %) с вознаграждения
76-10	51	1 482,00	Перечислено вознаграждение подрядчику (1 200,00 + 300,00 + 150,00 – 156,00 – 12,00)

Внимание

Чтобы избежать переквалификации отдельно выделенных компенсаций в вознаграждение при проверках ФСЗН и ИМНС, всегда необходимо прикладывать к договору подряда детальную смету расходов, а к акту выполненных работ – реестр первичных документов (чеки, билеты, счета).

Примечание от ИПС «Нормативка.by»

В случае необходимости рекомендуем использовать:

● аналитический материал Н.В. Борисенко «Как возместить «командировочные расходы» физлицам, выполняющим работы по гражданско-правовым договорам, и какие «зарплатные» налоги необходимо уплатить?»;

● аналитический материал Е.П. Шитиловой «Возмещение «командировочных расходов» по договору подряда»;

● аналитический материал И.Е. Демилович «Возмещение командировочных расходов: порядок оплаты суточных и расходов по найму жилья гражданам, работающим по договору подряда».

Гражданско-правовые договоры с самозанятыми и нерезидентами (Российская Федерация)

Примечание от ИПС «Нормативка.by»

В случае необходимости рекомендуем использовать:

● аналитический материал С.И. Якимец «Памятка бухгалтеру: особенности и условия основных видов договоров»;

● договор подряда с физическим лицом.

С 2023 года физлица в Республике Беларусь могут применять особый режим налогообложения – налог на профессиональный доход (далее – НПД). Однако при заключении гражданско-правового договора (далее – ГПД) с такими гражданами организация должна строго соблюдать требования законодательства.

Работа с белорусскими плательщиками НПД:

1) подоходный налог с физлиц и ФСЗН: уплата НПД физлицом самостоятельно заменяет уплату подоходного налога и включает обязательные страховые взносы в ФСЗН (п. 1 ст. 380 НК). Организация-заказчик не выступает налоговым агентом и не начисляет взносы в ФСЗН;

2) Белгосстрах: уплата НПД не освобождает от взносов в Белгосстрах. В соответствии с подп. 1.1 п. 1 Указа № 314 и Указом № 108, если самозанятый выполняет работы в местах, предоставленных заказчиком, организация обязана начислить и уплатить взносы в Белгосстрах;

3) форма сделки: сделки с плательщиками НПД могут совершаться без заключения письменного ГПД при условии оформления чека через приложение «Налог на профессиональный доход» (ст. 7 Закона № 230-З).

Работа с самозанятыми – гражданами Российской Федерации:

1) отсутствие статуса НПД: граждане Российской Федерации, осуществляющие деятельность на территории Республики Беларусь, не имеющие вида на жительство и не зарегистрированные в приложении «НПД» в качестве резидентов Республики Беларусь, не признаются плательщиками НПД в Республике Беларусь;

2) обязательность договора: с физлицом – гражданином Российской Федерации в обязательном порядке заключается письменный договор подряда (гл. 37 ГК, подп. 1.1 п. 1 Указа № 314);

3) полная налоговая нагрузка: организация обязана удержать подоходный налог, начислить взносы в ФСЗН в общеустановленном порядке, а также начислить взносы в Белгосстрах, если работы выполняются на территории/месте заказчика.

Внимание

Статус плательщика НПД (самозанятого), присвоенный гражданину Российской Федерации по законодательству Российской Федерации, не влечет освобождения выплат от налогообложения в Республике Беларусь. Белорусская организация-заказчик в таком случае не вправе применять налоговые льготы и обязана исполнять функции налогового агента в полном объеме.

Расчеты по ГПД в инвалюте: курсы, даты и расхождения

Законодательно разрешено указывать эквивалент вознаграждения по договору подряда в инвалюте (ст. 298 ГК). Однако выплаты физлицам на территории Республики Беларусь производятся в белорусских рублях (за исключением случаев, предусмотренных валютным законодательством для нерезидентов).

В бухгалтерском и налоговом учете возникают разницы из-за разной методики определения даты совершения операции:

1) база для ФСЗН, Белгосстраха и бухгалтерского учета: определяется по официальному курсу Национального банка на дату подписания акта выполненных работ (если не было аванса). Если выплачивался 100-процентный аванс – по курсу на дату аванса. При частичном авансе – по смешанному курсу (ч. 1 п. 3 НСБУ № 61);

2) база для подоходного налога с физлиц: определяется строго по официальному курсу Национального банка на дату фактической выплаты дохода (перечисления денежных средств на счет или выдачи из кассы) (ч. 1 п. 11 ст. 199, подп. 1.1 п. 1 ст. 213 НК).

Примечание от ИПС «Нормативка.by»

В случае необходимости рекомендуем использовать путеводитель по бухгалтерскому учету Ю.А. Ботяновской «Курсовые и «суммовые» разницы: бухгалтерский и налоговый учет».

Пример 2.

Расчет налогов, взносов и курсовых разниц при выплате вознаграждения нерезиденту по договору подряда в инвалюте

Организация заключила договор подряда с физлицом-нерезидентом на сумму 1 000 EUR.

30.06.2026 подписан акт выполненных работ. Курс Национального банка – 3,5000 руб. за 1 EUR.

10.07.2026 перечислено вознаграждение. Курс Национального банка – 3,6000 руб. за 1 EUR.

30.06.2026: вознаграждение в бухгалтерском учете – 1 000 EUR × 3,5000 = 3 500,00 руб. База для ФСЗН и Белгосстрах составит 3 500,00 руб. (ФСЗН – 1 225,00 руб., Белгосстрах – 21,00 руб.).

10.07.2026: доход для подоходного налога – 1 000 EUR × 3,6000 = 3 600,00 руб. Подоходный налог с физлиц (13 %): 3 600,00 × 13 % = 468,00 руб.

К выплате физлицу: 3 600,00 руб. – 468,00 руб. = 3 132,00 руб. (или эквивалент в валюте по курсу выплаты). Возникающая суммовая/курсовая разница в бухгалтерском учете отражается в составе прочих доходов/расходов.

Экспресс-чек-лист бухгалтера при оформлении ГПД

1. Проверен ли статус физлица (гражданин Республики Беларусь, нерезидент, плательщик НПД)?

2. Прописаны ли компенсационные выплаты (проезд, проживание, питание) отдельными строками с обязательным представлением подтверждающих документов?

3. Составлена ли сметная документация на выполнение работ по договору подряда?

4. Определено ли место выполнения работ (предоставлено ли рабочее место заказчиком) для правильного начисления взносов в Белгосстрах?

5. Зафиксированы ли даты акта и выплаты средств при валютном договоре подряда для раздельного расчета подоходного налога и страховых взносов?

6. Отнесены ли расходы на питание (при их наличии) на субсчет 90-10 без включения в затраты по налогу на прибыль?

Воспроизведение, распространение, публичная демонстрация и другое подобное использование аналитических материалов, размещенных в ИПС «Нормативка.by», допускаются только с письменного согласия ООО «Тэксод Технолоджиз».