Работа по формированию, подготовке и использованию резерва является одним из важнейших элементов системы подбора и расстановки руководящих кадров организации. Даже на эффективно работающих предприятиях с низким уровнем текучести кадров сотрудники переводятся на другие должности, уходят на пенсию, оставляют работу по личным обстоятельствам и в связи с окончанием срока контракта. Поэтому возникает необходимость в замещении вакантных руководящих должностей.

Одна из важнейших функций работников отдела кадров — вносить предложения по заполнению освобождающихся вакансий. Однако сделать это оперативно и качественно можно, как правило, только при наличии профессионально подготовленного кадровой службой резерва руководящих кадров. Под резервом руководящих кадров обычно понимают специально сформированную группу сотрудников, каждый из которых в настоящее время или в перспективе по своим профессиональным, деловым и личностным качествам соответствует существующим в данной организации требованиям к руководителям различного уровня управления.