HR-бюджет разрабатывается на основе HR-плана и является частью сводного бюджета предприятия. HR-план составляется на основе сопоставления бизнес-целей предприятия и анализа текущей кадровой ситуации.

Для того чтобы HR-бюджет был функциональным инструментом, HR-у нужно хорошо осознавать назначение данного документа, прежде всего для самого себя. С одной стороны, «мутная вода» хороша для маскировки имитации работы, когда HR «развлекается» с персоналом, получая от этого моральное удовлетворение, и не задумывается серьезно об экономической стороне своей деятельности. Прозрачность же нужна уважающим себя профессионалам, которым важно считаться с финансовой стороной менеджмента персонала.

Анализ предварительного HR-бюджета позволяет откорректировать HR-план в сторону повышения его эффективности, наводит на поиск альтернативных, менее затратных и/или более эффективных мероприятий. Например, при постоянной потребности в обучении персонала, характерной для дистрибуции, розницы, услуг и т.д., вместо оплаты услуг именитых тренеров целесообразнее ввести в штат внутреннего тренера.