Материал подготовлен с использованием правовой информации по состоянию на 27 февраля 2014 г.

На практике часто возникают вопросы, касающиеся способов организации электронного документооборота. Электронный документооборот при минимальных затратах на его внедрение и поддержку принесет очевидную выгоду каждой организации, например, исключение из бюджета организации расходов на создание и содержание архивов с бумажными документами.

В ряде случаев наниматели, игнорируя (чаще всего по незнанию) существующее законодательство, изобретают свои способы работы с «оцифрованными» документами.

Наниматель вправе отказаться от бумажного документооборота, однако для перехода на электронное делопроизводство необходимо провести подготовительную работу, а именно предусмотреть в локальной Инструкции по делопроизводству форматы документов в электронном виде, виды используемых материальных носителей для их хранения, порядок подготовки и согласования проектов документов в электронном виде, их регистрации, контроля исполнения. Также службой документального обеспечения управления (далее – ДОУ) (ответственным лицом) должен быть разработан, а руководителем организации утвержден перечень категорий документов в электронном виде, прием и отправка которых осуществляется структурными подразделениями (работниками) организации самостоятельно. Кроме того, в случае, если организация является источником комплектования государственных архивов, используемые форматы документов в электронном виде должны быть согласованы с уполномоченным государственным архивным учреждением.