Какое должностное лицо может (обязано) фиксировать факт проверки личного дела в дополнении к личному листку по учету кадров (поле «Личное дело проверено»)?

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 20 мая 2015 г.

Руководитель организации приказом не реже одного раза в 5 лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному делу по учету кадров (п. 22 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2).

В трудовом законодательстве Республики Беларусь не установлено, кем должна вноситься данная запись о проверке личного дела.

Следовательно, необходимо определить лицо, которое будет иметь право вносить соответствующую запись. Это может быть как руководитель, так и его заместители или другие работники организации.