Алгоритм действий по изменению юридического адреса

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 25 января 2016 г.

В большинстве случаев смена юрадреса (по сути, места нахождения юрлица) происходит при переезде организации на другое место. Как сменить юрадрес с минимальными временными и денежными затратами? Этот вопрос наверняка задают себе все владельцы бизнеса, которым по каким-то причинам потребовалась смена места нахождения организации.

Смена юрадреса – очень простая процедура. Однако последствия ее несоблюдения весьма серьезные. Юрадрес относится к числу основных реквизитов юрлица и вносится в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Это – одна из причин, по которой налоговые органы серьезно относятся к изменению юрадреса. В связи с этим субъектам хозяйствования нужно четко знать алгоритм действий и оформления документов при смене юрадреса.

Правовое регулирование:

● Указ Президента от 23.10.2012 № 488 «О некоторых мерах по предупреждению незаконной минимизации сумм налоговых обязательств» (в ред. от 29.11.2013; далее – Указ № 488);

● Указ Президента от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь» (в ред. от 06.05.2015; далее – Указ № 510);

● Декрет Президента от 16.01.2009 № 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования» (в ред. от 21.02.2014) и утвержденные им Положение о государственной регистрации субъектов хозяйствования (далее – Положение о регистрации) и Положение о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования (далее – Положение о ликвидации);

● Положение о лицензировании отдельных видов деятельности, утв. Указом Президента от 01.09.2010 № 450 «О лицензировании отдельных видов деятельности» (в ред. от 06.10.2015; далее – Положение № 450);

● Постановление Совета Министров от 16.03.2005 № 285 «О некоторых вопросах организации работы с книгой замечаний и предложений и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь» (в ред. от 24.07.2014; далее – Постановление № 285);

● Постановление Совета Министров от 18.03.2010 № 383 «О некоторых мерах по реализации Указа Президента Республики Беларусь от 16 октября 2009 г. № 510» (в ред. от 20.06.2014; далее – Постановление № 383);

● Положение об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь, утв. Указом Президента от 16.01.2009 № 40 «О Фонде социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты» (в ред. от 31.12.2015; далее – Положение № 40);

● Гражданский кодекс (далее – ГК);

● Налоговый кодекс (далее – НК);

● Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – КоАП);

● Положение о Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утв. постановлением Совета Министров от 23.02.2009 № 229 (в ред. от 18.08.2014; далее – Положение № 229);

● Постановление Минюста от 27.01.2009 № 8 «О некоторых мерах по реализации Декрета Президента от 16.01.2009 № 1» (в ред. от 01.12.2015; далее – Постановление № 8);

● Положение о порядке взаимодействия регистрирующих органов с республиканскими органами государственного управления и иными органами по государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, ликвидации юридических лиц (прекращении деятельности индивидуальных предпринимателей), налоговых и иных государственных органов с банками, небанковскими кредитно-финансовыми организациями с использованием автоматизированной информационной системы «Взаимодействие», утв. постановлением Совета Министров от 02.02.2009 № 141 (в ред. от 07.05.2014; далее – Положение № 141) и др.

Что такое «юридической адрес»?

Как таковой формулировки «юридический адрес» белорусское законодательство не содержит. На практике сложилось, что под юрадресом понимается место нахождения юрлица, которое определяется местом нахождения его постоянно действующего исполнительного органа (административно-территориальная единица, населенный пункт, а также дом, квартира или иное помещение, если они имеются), а в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа – иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юрлица без доверенности (п. 1 ст. 50 ГК).

Место нахождения юрлица указывается в его учредительных документах (п. 3 ст. 5 ГК, п. 5 Положения № 229).

Как часто можно менять юридический адрес?

Изменение места нахождения организации в процессе деятельности является исключительным правом субъекта хозяйствования.

Однако при неоднократном (два и более раза) снятии с учета и постановке на учет в разных налоговых органах (т.н. миграция между налоговыми органами) в течение 3 лет субъект хозяйствования, относившийся для целей назначения плановых проверок к низкой группе риска, перейдет в среднюю группу (в соответствии с критериями отнесения проверяемых субъектов к группе риска для назначения плановых проверок, утв. Указом № 510).

Что необходимо сделать при смене юридического адреса

Шаг 1. Принять решение о смене юридического адреса

Решение о смене юрадреса отражается в решении Общего собрания участников (в Обществах) или решении собственника имущества УП. В них же указывается новый юрадрес.

Принятие решения производится в порядке, предусмотренном уставом (учредительным договором – для организаций, действующих на основании такого договора).

Шаг 2. Подобрать новое место нахождения организации

Перед тем, как менять место нахождения организации, следует подобрать новый юрадрес и оформить все необходимые документы (заключить договор аренды – при аренде помещения, заключить и зарегистрировать в органах БРТИ договор купли-продажи – при приобретении здания или помещения в собственность и т.д.) с приложением к нему:

● копии техпаспорта;

● копии регистрационного удостоверения;

● копии плана помещения (выкопировки);

● копии документа о согласовании договора с собственником или вышестоящей организацией (при необходимости).

На практике используются следующие варианты:

● реальный адрес (организация осуществляет свою деятельность по месту регистрации, учредительные и бухгалтерские документы, а также руководитель и главный бухгалтер находятся здесь же). Этот вариант самый надежный, но более затратный;

● надежный фиктивный адрес (организация находится в другом месте, однако, имеет возможность получать почтовую корреспонденцию и официальные сообщения по месту регистрации). Этот вариант менее затратный, но следует понимать, что при проверке налоговыми органами организация должна быть готова представить (по сути, привезти) все необходимые документы по данному адресу;

● ненадежный фиктивный адрес (формальный адрес, на который невозможно получать корреспонденцию и официальные сообщения). Этот вариант самый дешевый, но и самый рисковый, поэтому выбирать следует между первым и вторым вариантом.

Ответственность. В любом случае следует выбирать надежные адреса, поскольку отсутствие юрлица по месту нахождения, указанному в учредительных документах этого лица (месту жительства, указанному в свидетельстве о госрегистрации ИП), является основанием для включения в Реестр коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей с повышенным риском совершения правонарушений в экономической сфере (абз. 6 подп. 1.1 Указа № 488).

Шаг 3. Уведомить государственные органы и иные организации

Шаг 4. Внести изменения в учредительные документы и представить их для государственной регистрации

Положением о регистрации не установлена обязанность внесения изменений и (или) дополнений в устав (учредительный договор) при изменении места нахождения коммерческой организации. Решение вопроса о внесении изменений в учредительные документы и их последующей госрегистрации является добровольным и относится к компетенции руководства юрлица.

Несмотря на то, что Положение о регистрации имеет большую юридическую силу, следует отметить, что согласно п. 3 ст. 50 ГК место нахождения юрлица указывается в его учредительных документах. Кроме того, на практике немногие организации сохраняют у себя копию уведомления об изменении юрадреса, которую они направляют в регистрирующий орган, что впоследствии влечет трудности при работе с учредительными документами. Поэтому для обеспечения достоверности информации целесообразно внести соответствующие изменения в устав (учредительный договор), несмотря на отсутствие такой обязанности.

Для госрегистрации изменений и (или) дополнений, вносимых в уставы коммерческих и некоммерческих организаций (учредительные договоры – для коммерческих организаций, действующих только на основании учредительных договоров), в регистрирующий орган необходимо представить:

● заявление о госрегистрации;

● изменения и (или) дополнения в двух экземплярах, которые должны быть оформлены в виде приложений к уставу (учредительному договору), без нотариального засвидетельствования, их электронная копия (в формате doc или rtf);

● оригинал либо копию платежного документа, подтверждающего уплату госпошлины (п. 16 Положения о регистрации).

Ответственность. Не установлена за невнесение изменений в учредительные документы в связи со сменой юрадреса, однако следует учитывать, что изменения, внесенные в учредительные документы, приобретают силу для третьих лиц с момента госрегистрации (ч. 2 п. 3 ст. 48 ГК).

Шаг 5. Изготовить новую печать организации (при необходимости)

Если печать организации содержит сведения о месте нахождения организации (юрадресе), то в случае изменения этого адреса следует изготовить новую печать.

Печать изготавливается по заявительному принципу без предварительного получения разрешения (ч. 7 п. 23 Положения о регистрации, письмо МВД от 10.02.2009 № 21/56 «О порядке изготовления печатей»).

При обращении в штемпельно-граверную мастерскую за изготовлением печати следует представить:

● устав (учредительный договор – для организаций, действующих на основании учредительного договора);

● заявление произвольной формы;

● эскиз оттиска печати;

● документ, подтверждающий право использования изображения Государственного герба Республики Беларусь, при отсутствии в уставе (учредительном договоре) указания такого права;

● документ, подтверждающий право на товарный знак (знак обслуживания) в случае размещения в печати товарного знака (знака обслуживания).

Шаг 6. Внести изменения в книгу замечаний и предложений

Изменение юрадреса требует внесения изменений в титульный лист книги замечаний и предложений. Этого требуют нормы Постановления № 285 и Положения о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утв. Постановлением № 285.

Ответственность. Ведение книги замечаний и предложений по иному адресу, отличному от указанного на титульной странице книги, будет являться нарушением порядка ее ведения, что в свою очередь, может послужить основанием для применения мер административной ответственности по ст. 9.24 КоАП.

Шаг 7. Внести изменения в книгу учета проверок (ревизий)

Форма книги учета проверок (ревизий), утв. Постановлением № 383, предусматривает указание места нахождения организации. Поэтому при изменении места нахождения субъекта хозяйствования необходимо соответствующие изменения внести и в книгу учета проверок.

В настоящее время порядок внесения изменений в книги учета проверок (ревизий) не установлен, в связи с чем целесообразно обратиться в налоговые органы с заявлением о внесении изменений с приложением оригинала книги учета проверок (ревизий).

Шаг 8. Внести изменения в иные документы

Изменения в специальное разрешение (лицензию)

В соответствии с ч. 1 п. 41 Положения № 450 в лицензии помимо прочего указывается место нахождения юрлица.

При изменении места нахождения субъект хозяйствования, имеющий специальное разрешение (лицензию) на осуществление определенного вида деятельности, обязан в месячный срок обратиться в соответствующий лицензирующий орган для внесения в лицензию изменений и (или) дополнений (абз. 2 ч. 1 п. 66 Положения № 450).

Внесение в лицензию изменений и (или) дополнений осуществляется лицензирующим органом по новому местонахождению (регистрации по месту жительства) лицензиата (п. 67 Положения № 450).

В случае подачи в установленные сроки заявления о внесении в лицензию изменений и (или) дополнений либо о выдаче новой лицензии лицензиат до получения лицензии, оформленной на новом бланке, либо новой лицензии осуществляет деятельность на основании ранее выданной лицензии при условии, что срок ее действия не истек, а соответствующая деятельность осуществляется с соблюдением лицензионных требований и условий, предъявляемых к лицензиату (п. 72 Положения № 450).

Ответственность. Осуществление деятельности без внесения изменений в лицензию при изменении места нахождения лицензиата может быть признано нарушением и в определенной ситуации может повлечь прекращение действия лицензии (п. 85 Положения № 450). В отдельных случаях невнесение изменений в лицензию также может привести к признанию деятельности без лицензии, когда такая лицензия необходима, и следовательно, продолжение такой деятельности противозаконно и может повлечь привлечение к ответственности по ст. 12.7 КоАП и ст. 233 Уголовного кодекса (далее – УК).

Изменения в аттестат соответствия

Отдельные виды архитектурной, градостроительной, строительной деятельности (их составляющие) по перечню, определяемому Советом Министров, а также работы по обследованию зданий и сооружений осуществляются юрлицами (ИП) на объектах строительства при наличии аттестатов соответствия, выдаваемых в порядке, установленном Советом Министров (ч. 1 подп. 1.11 Указа Президента от 14.01.2014 № 26 «О мерах по совершенствованию строительной деятельности» (в ред. от 24.09.2015)).

В случае изменения места нахождения юрлица (ИП) в период действия аттестата соответствия указанное юрлицо (ИП) должно обратиться в течение 5 рабочих дней после госрегистрации соответствующих изменений в уполномоченную организацию (РУП «БЕЛСТРОЙЦЕНТР») с заявлением о внесении изменений в аттестат соответствия с приложением документов, подтверждающих указанные изменения, ранее выданного аттестата соответствия, документа, подтверждающего внесение платы за услуги, за исключением случаев внесения платы посредством использования автоматизированной информационной системы единого расчетного и информационного пространства (п. 18 Положения об аттестации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих отдельные виды архитектурной, градостроительной, строительной деятельности (их составляющие), выполнение работ по обследованию зданий и сооружений, утв. постановлением Совета Министров от 21.03.2014 № 252).

Внесение изменений в аттестат соответствия осуществляется по решению Минстройархитектуры в течение 5 рабочих дней со дня представления в уполномоченную организацию (РУП «БЕЛСТРОЙЦЕНТР») заявления и прилагаемых к нему документов с выдачей аттестата соответствия на новом бланке. При этом срок действия аттестата соответствия не изменяется.

Ответственность. Несоблюдение срока внесения изменений в аттестат соответствия не влечет за собой никаких последствий и не является основанием для прекращения действия аттестата соответствия.

Изменения в сертификат продукции (работ, услуг) собственного производства

Субъекты хозяйствования, производящие продукцию, выполняющие работы и оказывающие услуги, подтверждают свою принадлежность к продукции (работам, услугам) собственного производства сертификатом продукции собственного производства и сертификатом работ и услуг собственного производства.

При изменении места нахождения юридического лица, его обособленного подразделения, индивидуального предпринимателя, осуществляющих производство продукции (выполнение работ, оказание услуг), указанных в сертификате, такой субъект хозяйствования должен обратиться в Белорусскую торгово-промышленную палату (далее – БелТПП) в течение 30 дней со дня такого изменения для выдачи нового сертификата на основании ранее проведенной экспертизы (п. 12 Положения о порядке выдачи сертификатов продукции (работ, услуг) собственного производства, утв. постановлением Совета Министров от 20.10.2010 № 1520 (в ред. от 12.10.2012; далее – Положение № 1520)).

Для получения сертификата, оформленного на новом бланке, заявитель должен представить следующие документы:

● заявление в произвольной форме с обоснованием причин для выдачи сертификата, оформленного на новом бланке;

● копии документов, подтверждающих необходимость выдачи сертификата, оформленного на новом бланке, с предъявлением их оригиналов;

● документ, подтверждающий оплату заявителем услуг БелТПП по выдаче сертификата.

Срок действия сертификата, оформленного на новом бланке, устанавливается со дня изменения, повлекшего за собой изменение данных, указанных в сертификате, и до дня окончания срока действия ранее выданного сертификата включительно. Ранее выданный сертификат является недействительным со дня изменения, повлекшего за собой изменение данных, указанных в сертификате (п. 12 Положения № 1520).

Изменения в экологический паспорт

Согласно подп. 6.4 СТБ 17.01.00-01-2012 «Охрана окружающей среды и природопользование. Экологический паспорт предприятия. Основные положения» (далее – СТБ 17.01.00-01-2012) в экологическом паспорте должна отражаться информация о юрадресе компании. Поэтому в случае изменения последнего необходимо внести изменения и в экологический паспорт в порядке, установленном Инструкцией о порядке ведения экологического паспорта предприятия, утв. постановлением Минприроды от 07.06.2013 № 25 (далее – Инструкция № 25).

Изменения в свидетельство на право осуществления внешнеторговой деятельности в отношении специфических товаров (работ, услуг)

Свидетельство на право осуществления внешнеторговой деятельности в отношении специфических товаров (работ, услуг) помимо прочего содержит сведения об обладателе свидетельства (наименование, место его нахождения и др.) (абз. 6 ч. 1 п. 21 Положения о предоставлении права на осуществление внешнеторговой деятельности в отношении специфических товаров (работ, услуг), утв. Указом Президента от 07.12.2009 № 593 «О некоторых вопросах деятельности, связанной со специфическими товарами (работами, услугами), и экспортного контроля» (в ред. от 08.04.2013; далее – Положение № 593)).

При изменении сведений о месте нахождения обладатель свидетельства в месячный срок обязан обратиться в Госкомвоенпром с заявлением о переоформлении свидетельства (абз. 2 ч. 1 п. 23 Положения № 593). При этом месячный срок исчисляется со дня госрегистрации изменений и (или) дополнений, внесенных в учредительные документы обладателя свидетельства (ч. 2 п. 23 Положения № 593).

При подаче заявления о переоформлении свидетельства в установленный срок обладатель свидетельства до получения нового свидетельства осуществляет внешнеторговую деятельность в отношении специфических товаров (работ, услуг) на основании ранее выданного свидетельства при условии, что срок его действия не истек (п. 26 Положения № 593).

Ответственность. В случае нарушения обладателем свидетельства сроков обращения для переоформления свидетельства по решению Межведомственной комиссии по военно-техническому сотрудничеству и экспортному контролю при Совете Безопасности действие свидетельства прекращается (абз. 5 подп. 36.1 Положения № 593).

Внешнеторговая деятельность, осуществляемая без свидетельства на право осуществления внешнеторговой деятельности в отношении специфических товаров, запрещена (абз. 2 ч. 1 п. 5 Положения № 593).

Осуществление предпринимательской деятельности, когда в соответствии с законодательными актами такая деятельность запрещается, является основанием для привлечения к административной ответственности в соответствии с ч. 2 ст. 12.7 КоАП. При этом в отдельных случаях осуществление запрещенной предпринимательской деятельности может повлечь привлечение к уголовной ответственности (ст. 233 УК).

Шаг 9. Внесение изменений в трудовые договоры (контракты) с работниками

Если в трудовых договорах (контрактах) работников, иных документах, регламентирующих трудовые правоотношения, указан адрес рабочего места работников (и он совпадает с юрадресом, который подлежит изменению), в этом случае к работникам применяется процедура изменения существенных условий труда, оговоренная ст. 32 Трудового кодекса (далее – ТК), а в трудовые договоры (контракты) вносятся соответствующие изменения. Если юрадрес нанимателя указан только в реквизитах договора, также требуются изменения данного условия трудового договора.

Если в трудовых договорах (контрактах) с работниками не указан адрес рабочего места или не указан юрадрес нанимателя в реквизитах договора, то оснований для применения процедуры, установленной ст. 32 ТК, не имеется.