Внесение исправлений в нотариальные документы

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 26 января 2016 г.

В статье изложены условия, порядок и основания исправления ошибок в нотариальных документах, новые положения в процедуре внесения исправлений в нотариальные документы в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, утв. постановлением Минюста от 26.10.2006 № 64 (в ред. от 30.12.2015; далее – Правила № 64), приведены примеры невозможности внесения исправлений в документы нотариуса.

Нотариальное удостоверение документов выступает дополнительной гарантией защиты прав субъектов хозяйствования при приобретении и передаче ими вещных прав.

В соответствии с п. 1 ст. 60 Закона от 18.07.2004 № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности» (в ред. от 05.01.2016; далее – Закон № 305-З) лица, обратившиеся за совершением нотариальных действий, обязаны представить нотариусу документы, удостоверяющие их личность, дееспособность граждан (гражданскую дееспособность), правоспособность юрлиц, полномочия на совершение таких действий от имени и в интересах других лиц.

Иные сведения и (или) документы, необходимые для совершения нотариальных действий, нотариус вправе самостоятельно истребовать от госорганов и иных организаций, за исключением сведений и (или) документов, для выдачи которых требуется вынесение судебного постановления. Лица, обратившиеся за совершением нотариальных действий, также могут самостоятельно представить необходимые сведения и (или) документы.

Документы, образующиеся в результате совершения нотариальных действий, а также документы, на основании которых совершаются нотариальные действия, должны соответствовать законодательству. Так, в соответствии с п. 1 ст. 66 Закона № 305-З для совершения нотариальных действий не принимаются документы:

● имеющие подчистки, приписки, зачеркнутые слова, неоговоренные исправления;

● выполненные с нарушением правил делопроизводства;

● содержащие сведения, порочащие честь, достоинство, деловую репутацию граждан, а также деловую репутацию юрлиц;

● не соответствующие требованиям законодательства.

Порядок подготовки, оформления, регистрации, учета, выдачи, хранения и использования нотариальных документов и документов, на основании которых совершаются нотариальные действия, регламентируется Правилами № 64.

При совершении нотариальных действий совершаются удостоверительные надписи и выдаются свидетельства, которые подписываются нотариусом и скрепляются печатью. Текст нотариально удостоверяемой сделки или другого документа должен быть написан ясно и четко, числа и сроки должны быть обозначены один раз словами в обязательном порядке, а наименование юрлиц приведены без сокращений с указанием адреса их местонахождения.

ФИО гражданина, адрес его места жительства должны быть написаны полностью.

Документ, состоящий из двух и более листов, должен быть прошит, его листы пронумерованы, количество прошитых листов заверяется подписью лица, выдавшего документ, либо совершившего нотариальное действие и скрепляется печатью.

Постановлением Минюста от 30.12.2015 № 224 в Правила № 64 внесены изменения и дополнения, которыми более подробно регламентирована процедура устранения несущественных ошибок в нотариальных документах.

Так, расширен и конкретизирован перечень несущественных ошибок, которые могут быть исправлены нотариусом путем внесения исправлений в выданный, засвидетельствованный или удостоверенный документ. В соответствии с абз. 1 п. 20 Правил № 64 исправления в такие документы могут быть внесены при наличии в них явных орфографических, грамматических, технических (описки в словах, пропуск слов, цифр, ошибки в арифметических расчетах) и (или) иных ошибок, не влекущих изменений, прекращений гражданских прав и обязанностей, а также не затрагивающих прав и охраняемых законом интересов третьих лиц.

Впервые указано, что исправления в нотариальный документ могут быть внесены на основании:

● обращения лица (лиц), от имени, на имя, по поручению либо в отношении которого было совершено это действие;

● инициативы нотариуса;

● судебного постановления.

Внесение исправлений в нотариальный документ осуществляется при представлении нотариусу всех его экземпляров, за исключением внесения исправлений на основании судебного постановления. Новой редакцией Правил № 64 предусмотрена возможность внесения исправлений в документ и при отсутствии одного или нескольких экземпляров нотариального документа. В таких случаях исправления вносятся в имеющиеся экземпляры документов при условии истребования нотариусом у лица (лиц), их представившего, заявления о причинах отсутствия недостающих экземпляров.

При этом о внесенных исправлениях в нотариальный документ, дате их внесения, количестве экземпляров, в которые внесены исправления, существе внесенных исправлений, нотариус уведомляет лицо, которому выдавался отсутствующий экземпляр нотариального документа, и предлагает представить имеющийся у этого лица экземпляр для внесения в него исправлений. Заявление о причинах отсутствия недостающих экземпляров (судебное постановление) с отметкой нотариуса о количестве экземпляров, в которые были внесены исправления, и уведомления приобщаются к документам по совершенному нотариальному действию.

Исправления, сделанные в тексте документа после удостоверительной надписи, оговариваются и подписываются нотариусом с указанием даты внесения исправлений, статуса «нотариус», его фамилии и инициалов и скрепляются его гербовой печатью.

Исправления должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем исправленное (зачеркнутое) можно было прочесть в первоначальном тексте.

Если в нотариальный документ вносится большое количество исправлений, либо если внесение исправлений технически сложно, то допускается составление текста нотариального документа заново.

Если исправления вносятся в нотариальный документ, подписанный участниками (сторонами) нотариального действия, вновь выдаваемый документ подписывается этими лицами. При этом документ, подлежащий замене, изымается нотариусом и приобщается к документам по совершенному нотариальному действию. На изъятом документе делается отметка о составлении текста нотариального документа заново, которая подписывается нотариусом с указанием даты внесения исправлений, статуса «нотариус», его фамилии и инициалов, и скрепляется его гербовой печатью.

Такой порядок внесения исправлений в нотариальные документы применяется только в том случае, если указанные несущественные ошибки были допущены лицом, совершающим нотариальные действия. Если же такие документы были выданы, засвидетельствованы или удостоверены на основании сведений и документов, содержащих ошибки и неточности, регламентированная п. 20 Правил № 64 процедура исправления ошибок не может быть использована.

Пример 1

Нотариусом был удостоверен договор купли-продажи приватизируемого жилого помещения на основании решения органа управления юрлица, в хозяйственном ведении которого находилось жилое помещение, содержащего несущественную арифметическую ошибку в расчете стоимости жилого помещения. В соответствии с решением о приватизации жилое помещение передавалось покупателю с условием уплаты им части стоимости жилого помещения (10 %) до подписания договора купли-продажи. Оставшаяся сумма денежных средств должна оплачиваться покупателем в рассрочку равными долями ежемесячно в течение 10 лет с момента заключения договора. Опечатка была допущена при указании оставшейся суммы. Ошибка была выявлена при обращении покупателя в территориальную организацию по регистрации за регистрацией договора. В подобной ситуации нотариус не может внести исправления в договор. После вынесения организацией, в хозяйственном ведении которой находится жилое помещение, решения о приватизации может быть составлено соглашение о внесении изменений в договор.

Пример 2

Нотариусом было выдано свидетельство о праве на наследство на жилой дом, право собственности на который не зарегистрировано за наследодателем в территориальной организации по регистрации, о чем имелась соответствующая справка этой организации. В таких случаях принадлежность жилого дома наследодателю может быть подтверждена справкой из похозяйственной книги сельского совета, на которую и ссылается нотариус при выдаче свидетельства о праве на наследство. Впоследствии выяснилось, что наследуемый жилой дом был зарегистрирован в территориальной организации по регистрации (зачастую, в небольших деревнях адреса жилым домам, наименования улиц и номера домов не всегда присваиваются при первичной регистрации жилого дома, но могут содержаться в данных сельского совета, в связи с чем поиск их в электронной базе единого государственного регистра недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним, может быть затруднен), наследнику в регистрации перехода права собственности на унаследованный жилой дом было отказано. Однако нотариус в данной ситуации не может заменить выданный им ранее документ, т.к. он основан на соответствующих требованиям закона документах и не содержит собственно ошибки нотариуса.

В соответствии с п. 22 Правил № 64 внесение исправлений в нотариальные документы, реестры для регистрации нотариальных действий осуществляется нотариусом, совершившим нотариальное действие.

Если нотариус, совершивший нотариальное действие:

● временно не осуществляет нотариальную деятельность ввиду уважительных причин (временная нетрудоспособность и другое), либо полномочия его приостановлены, исправления вносятся нотариусом, определенным территориальной нотариальной палатой для выполнения функций нотариуса, совершившего нотариальное действие. В таком случае в тексте оговорки указываются реквизиты приказа территориальной нотариальной палаты;

● прекратил осуществление нотариальной деятельности, исправления вносятся нотариусом, которому документ передан в установленном законодательством порядке, а в случае передачи документов в нотариальный архив – нотариусом, определенным территориальной нотариальной палатой.

В случае внесения исправлений в нотариальные документы, удостоверенные (выданные, засвидетельствованные) до 01.01.2014 года, исправления вносятся нотариусом, совершившим нотариальное действие, а в случае его отсутствия – нотариусом (заведующим), обеспечивающим их сохранность.