Перечень организационных действий при изменении места нахождения юрлица

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 24 марта 2016 г.

Автор приводит порядок уведомления о смене места нахождения юрлица госорганов и иных организаций, рассматривает меры ответственности, которые могут быть применены к субъекту хозяйствования в случае невыполнения указанного требования в установленные законом сроки. Определяет перечень документов, в которые следует внести изменения в связи со сменой юридического адреса организации.

Согласно п. 2 ст. 50 Гражданского кодекса (далее – ГК) место нахождения юрлица определяется местом нахождения его постоянно действующего исполнительного органа (административно-территориальная единица, населенный пункт, а также дом, квартира или иное помещение, если они имеются), а в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа – иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юрлица без доверенности.

В соответствии с п. 2 ст. 48 ГК место нахождения юрлица определяется в его уставе, учредительном договоре. Сведения о месте нахождения организации содержатся также в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (далее – ЕГР).

В случае изменения местонахождения юрлица важно соблюсти процедуру оформления такого изменения, установленные законом сроки, в течение которых об этом должны быть уведомлены соответствующие органы и организации, а также внесены изменения в ряд документов субъекта хозяйствования.

Примечание. Действующее законодательство не определяет, какой именно день следует считать днем изменения места нахождения юрлица. По мнению автора, если организация размещается в арендуемом помещении, таким днем является день заключения договора аренды по новому месту нахождения.

Уведомление государственных органов и организаций

Законодательством определен перечень государственных органов и организаций, которые необходимо уведомить об изменении места нахождения юрлица, сроки и порядок такого уведомления, а также меры ответственности, применение которых может последовать при нарушении указанных требований.

Регистрирующий орган

Согласно п. 22 Положения о государственной регистрации субъектов хозяйствования, утв. Декретом Президента от 16.01.2009 № 1 «О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования» (в ред. от 21.02.2014; далее – Положение № 1), в случае изменения местонахождения коммерческой, некоммерческой организации такая организация в течение 10 рабочих дней со дня изменения местонахождения обязана направить в регистрирующий орган уведомление по форме, установленной Минюстом.

Также уведомление об изменении местонахождения коммерческой, некоммерческой организации может быть представлено в регистрирующий орган в электронном виде посредством веб-портала ЕГР. При выборе данного способа уведомления следует руководствоваться Инструкцией о порядке представления юридическими и физическими лицами электронных документов для государственной регистрации субъектов хозяйствования и их рассмотрения регистрирующим органом, утв. постановлением Совета Министров от 31.08.2011 № 1164 «О некоторых вопросах государственной регистрации и ликвидации (прекращения деятельности) субъектов хозяйствования и внесении изменений и дополнений в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь» (в ред. от 18.08.2014).

С учетом требований п. 15 Инструкции о порядке ведения Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утв. постановлением Минюста от 10.03.2009 № 25 (в ред. 01.12.2015), уведомление об изменении местонахождения направляется юрлицом в регистрирующий орган по новому месту его нахождения.

В день получения уведомления от юрлица о смене местонахождения уполномоченный сотрудник регистрирующего органа по месту обращения извещает регистрирующий орган по предыдущему местонахождению об изменении местонахождения.

В свою очередь регистрирующий орган по предыдущему местонахождению субъекта хозяйствования:

● в течение рабочего дня с момента получения извещения осуществляет проверку сведений, содержащихся в ЕГР, на предмет соответствия документам, находящимся в регистрационном деле;

● вносит запись в ЕГР о передаче электронного регистрационного дела, производит изменение регистрирующего органа (органа учета) посредством внесения необходимых сведений в ЕГР (на электронной карточке) и передает регистрационное дело в электронном виде в регистрирующий орган по новому местонахождению юрлица;

● не позднее 3 рабочих дней, следующих за днем получения извещения, формирует регистрационное дело и направляет в регистрирующий орган по новому местонахождению юрлица заказным почтовым отправлением с описью вложения.

В день получения электронного регистрационного дела юрлица регистрирующий орган по новому местонахождению вносит запись в ЕГР об изменении местонахождения датой, указанной в уведомлении.

Отдел ФСЗН по предыдущему месту нахождения организации

Согласно п. 26 Положения об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь, утв. Указом Президента от 16.01.2009 № 40 «О Фонде социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты» (в ред. от 31.12.2015), об изменении своего местонахождения плательщик указанных взносов должен проинформировать ФСЗН по месту постановки на учет. Такое уведомление должно быть произведено в течение 5 рабочих дней со дня принятия решения об изменении места нахождения юрлица.

Инспекция МНС по предыдущему месту нахождения

В соответствии с подп. 1.9.5 ст. 22 Налогового кодекса (далее – НК) об изменении своего места нахождения организация-налогоплательщик должна уведомить налоговый орган в срок не позднее 10 рабочих дней со дня такого изменения.

Подразделение Белгосстрах

Согласно п. 16 Положения о регистрации (перерегистрации) на Белорусском республиканском унитарном страховом предприятии «Белгосстрах» страхователей по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утв. постановлением Совета Министров от 10.10.2003 № 1294 (в ред. от 30.06.2014), подразделение Белгосстраха по месту постановки организации на учет должно быть оповещено об изменении места ее нахождения в месячный срок.

Случаи, когда уведомление ФСЗН, инспекции МНС и подразделения Белгосстраха об изменении места нахождения юрлица не требуется

Уведомление об изменении места нахождения ФСЗН, инспекции МНС и подразделения Белгосстраха является обязательным лишь для организаций, постановка на учет которых не осуществлялась при их госрегистрации.

Следовательно, организациям, постановка на учет которых осуществлялась при их госрегистрации, самостоятельно уведомлять указанные органы об изменении своего места нахождения не требуется. При этом достаточно распространенной является практика, когда субъекты хозяйствования, в отношении которых обязанность по уведомлению о смене места нахождения ФСЗН, инспекции МНС и подразделения Белгосстраха законодательством не установлена, осуществляют такое уведомление в добровольном порядке.

Согласно п. 12 Положения о порядке взаимодействия регистрирующих органов с республиканскими органами государственного управления и иными органами по государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, ликвидации юридических лиц (прекращении деятельности индивидуальных предпринимателей), налоговых и иных государственных органов с банками, небанковскими кредитно-финансовыми организациями с использованием автоматизированной информационной системы «Взаимодействие», утв. постановлением Совета Министров от 02.02.2009 № 141 «О вопросах взаимодействия регистрирующих органов с республиканскими органами государственного управления и иными органами по государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, ликвидации юридических лиц (прекращении деятельности индивидуальных предпринимателей), налоговых и иных государственных органов с банками, небанковскими кредитно-финансовыми организациями с использованием автоматизированной информационной системы «Взаимодействие» (в ред. от 07.05.2014), информирование ФСЗН, инспекции МНС и подразделения «Белгосстраха» об изменении местонахождения юрлица в указанном случае осуществляется регистрирующим органом путем формирования и передачи информационных карт.

Уполномоченное должностное лицо налогового органа не позднее 2 рабочих дней с даты получения информационной карты в автоматизированной информационной системе «Взаимодействие» (далее – АИС «Взаимодействие») с изменениями местонахождения юрлица, места жительства ИП:

1) осуществляет внесение изменений в Государственный реестр плательщиков (иных обязанных лиц);

2) производит отметку о проведенных изменениях в информационной карте в АИС «Взаимодействие»;

● формирует извещение о присвоении учетного номера плательщика;

● выполняет процедуру выработки электронной цифровой подписи информационных карт с помощью средств электронной цифровой подписи и использованием личного ключа электронной цифровой подписи, расположенного на носителе ключевой информации;

● передает в АИС «Взаимодействие» извещение о присвоении учетного номера плательщика, подписанное электронной цифровой подписью;

● возвращает информационные карты в АИС «Взаимодействие» для последующей передачи их в органы государственной статистики, органы ФСЗН, обособленные подразделения Белгосстраха.

Уполномоченные работники органов ФСЗН не позднее 2 рабочих дней с даты получения информационной карты по юрлицу либо ИП, органов государственной статистики после получения информационной карты по юрлицу осуществляют изменение сведений о плательщике обязательных страховых взносов, респонденте государственных статистических наблюдений в соответствующих базах данных.

Уполномоченный работник обособленного подразделения Белгосстраха не позднее 2 рабочих дней с даты получения информационной карты по юрлицу либо ИП:

● осуществляет изменение сведений о страхователе по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в соответствующей базе данных;

● формирует и передает в регистрирующий орган документ, содержащий сведения о регистрации в обособленном подразделении Белгосстраха, подписанный электронной цифровой подписью.

Суд

Если на момент изменения места нахождения юрлицо является стороной судебного разбирательства, о перемене адреса во время производства по делу следует проинформировать суд. Указанное требование вытекает из содержания ст. 147 Гражданского процессуального кодекса, ст. 143 Хозяйственного процессуального кодекса.

При отсутствии такого сообщения любой процессуальный или судебный документ будет направляться судом по последнему известному суду адресу и будет считаться доставленным, несмотря на то, что юрлицо по данному адресу фактически не находится.

Обслуживающий банк

Уведомление обслуживающего банка о смене места нахождения организации осуществляется в соответствии с условиями договора банковского счета (на расчетно-кассовое обслуживание). Информация об изменении места нахождения вносится в анкету юрлица.

Отделение почтовой связи

При изменении места нахождения организации следует обратиться в отделение почтовой связи, осуществляющее обслуживание прежнего юридического адреса, с заявлением о доставке за дополнительную плату корреспонденции, поступающей в организацию, по ее фактическому месту нахождения (п. 154 Правил оказания услуг почтовой связи общего пользования, утв. постановлением Совета Министров от 07.09.2004 № 1111 (в ред. от 31.12.2014)).

Организации-контрагенты

Письма с указанием нового юридического адреса организации целесообразно разослать контрагентам юрлица. Указанное позволит избежать ситуации направления ими рабочих документов по прежнему местонахождению организации.

Ответственность за неуведомление государственных органов и организаций об изменении места нахождения юрлица

Неуведомление об изменении юридического адреса регистрирующего органа, а также ФСЗН, подразделения Белгосстраха (в случае, если организация самостоятельно должна уведомить ФСЗН, подразделение Белгосстраха) влечет привлечение к ответственности по ст. 23.16 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – КоАП) с применением мер ответственности в виде предупреждения или наложения штрафа в размере от 4 до 20 БВ.

Неуведомление об изменении своего места нахождения налогового органа может повлечь привлечение к ответственности по ч. 1 ст. 13.8 КоАП с наложением штрафа в размере 2 БВ с увеличением его на 1 БВ за каждые 3 календарных дня просрочки представления документов и иных сведений, но не более 30 БВ.

Несообщение о перемене адреса во время производства по делу суду по гражданским либо хозяйственным делам может повлечь предупреждение или наложение штрафа в размере до 30 БВ (ч. 1 ст. 24.7 КоАП).

Меры ответственности за неуведомление контрагента об изменении юридического адреса могут быть предусмотрены условиями договора.

Внесение изменений в документы организации в связи со сменой юридического адреса

Устав (учредительный договор)

Согласно требованиям п. 22 Положения № 1 внесение в 2-месячный срок изменений в уставы (учредительные договоры – для коммерческой организации, действующей только на основании учредительного договора) с последующим представлением их для госрегистрации обязательно для коммерческих и некоммерческих организаций лишь в случае:

● изменения наименования;

● смены собственника имущества;

● изменения состава участников организации (за исключением акционерных обществ, товариществ собственников, потребительских кооперативов, садоводческих товариществ, ассоциаций (союзов), государственных объединений, торгово-промышленных палат).

Иными словами, действующее законодательство не обязывает организации вносить изменения в устав (учредительный договор) в случае смены места своего нахождения.

Вместе с тем, принимая во внимание положения п. 3 ст. 50 ГК, согласно которому место нахождения юрлица указывается в его учредительных документах, соответствующие изменения в устав (учредительный договор) могут быть внесены, несмотря на отсутствие такой обязанности.

Для госрегистрации указанного изменения в регистрирующий орган согласно п. 16 Положения № 1 следует представить:

● заявление о госрегистрации;

● изменения в 2 экземплярах, которые должны быть оформлены в виде приложений к уставу (учредительному договору) без нотариального засвидетельствования, их электронная копия (в формате .doc или .rtf). По желанию коммерческой, некоммерческой организации устав (учредительный договор) может быть представлен в новой редакции;

● оригинал либо копию платежного документа, подтверждающего уплату госпошлины.

Книга замечаний и предложений

Процедура внесения изменений в книгу замечаний и предложений единым перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утв. постановлением Совета Министров от 17.02.2012 № 156 (в ред. от 05.03.2016), не предусмотрена.

Однако при изменении места нахождения юрлица возникнет ситуация, при которой на первой (титульной) странице книги будут отражены недостоверные сведения.

При изменении юридического адреса организации целесообразно обратиться в инспекцию МНС по новому месту нахождения и внести в книгу замечаний и предложений соответствующие изменения.

Нарушение порядка ведения книги замечаний и предложений может стать основанием для применения мер ответственности, предусмотренных ст. 9.24 КоАП, – предупреждения или наложения штрафа в размере от 4 до 10 БВ.

Книга учета проверок

Форма книги учета проверок, утв. постановлением Совета Министров от 18.03.2010 № 383 «О некоторых мерах по реализации Указа Президента Республики Беларусь от 16 октября 2009 г. № 510» (в ред. от 20.06.2014), аналогично книге замечаний и предложений предполагает указание места нахождения организации. Следовательно, при изменении места нахождения юрлица соответствующие изменения следует внести также в книгу учета проверок.

С этой целью организации надлежит обратиться в инспекцию МНС по новому месту нахождения.

Лицензия

В том случае, если деятельность, осуществляемая субъектом хозяйствования, является лицензируемой, то при изменении его места нахождения следует в месячный срок обратиться в соответствующий лицензирующий орган для внесения данного изменения в лицензию. Такая необходимость вытекает из п. 66 Положения о лицензировании отдельных видов деятельности, утв. Указом Президента от 01.09.2010 № 450 (в ред. от 26.11.2015; далее – Положение № 450).

В случае изменения местонахождения (регистрации по месту жительства) лицензиата, влекущего за собой изменение лицензирующего органа, внесение в лицензию изменений и (или) дополнений осуществляется лицензирующим органом по новому местонахождению (регистрации по месту жительства) лицензиата.

Согласно п. 68 Положения № 450 для внесения в лицензию изменений и (или) дополнений лицензиат либо его уполномоченный представитель должен представить в соответствующий лицензирующий орган:

● заявление с приложением документов (их копий), подтверждающих необходимость внесения изменений в лицензию;

● документ об уплате госпошлины за внесение изменений в лицензию;

● иные документы, предусмотренные законодательством для конкретного лицензируемого вида деятельности.

После внесения в лицензию изменений лицензиату выдается лицензия, оформленная на новом бланке. При этом оригинал ранее выданной лицензии (ее дубликат) лицензиат обязан сдать в лицензирующий орган.

Согласно содержанию п. 73 Положения № 450 до получения новой лицензии осуществлять деятельность на основании ранее выданной возможно при соблюдении в совокупности следующих условий:

● срок действия ранее выданной лицензии не истек;

● соответствующая деятельность осуществляется лицензиатом с соблюдением лицензионных требований и условий;

● заявление о внесении в лицензию соответствующего изменения подано в установленный законом срок.