ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ
 РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

 Утверждено: заместитель Министра образования Республики Беларусь
 Б.М.Хрусталёв 27.02.1998
 Согласовано: директор Национального архива Республики Беларусь
 В.Д.Селеменев 10.11.1997
 ___________________________________________________________
 Утратило силу приказом Министерства образования от 16
 октября 2012 г. № 764 _


 1. Общие положения

 1.1. Документы Министерства образования Республики Беларусь,
подведомственных предприятий и организаций его системы, имеющие
научное, политическое, народнохозяйственное и социально-культурное
значение, включаются в состав Национального архивного фонда
Республики Беларусь и подлежат передаче на государственное хранение
в установленные сроки.
 1.2. В целях обеспечения сохранности, учета и использования
законченных делопроизводством документов Министерства и подготовки
их к передаче на государственное хранение, а также в целях
осуществления методического руководства и контроля за состоянием и
деятельностью архивов и предприятий системы Министерства создается
центральный архив.
 1.3. Центральный архив Министерства подчиняется руководству
Министерства и управляющему делами.
 1.4. В своей работе центральный архив руководствуется
соответствующими законодательными актами Республики Беларусь,
приказами и указаниями Министерства, Основными положениями ЕГСДОУ,
правилами, инструкциями и указаниями Госкомитета по архивам и
делопроизводству Республики Беларусь, инструкциями и рекомендациями
Национального архива Республики Беларусь, а также Положением о
центральном архиве Министерства.
 1.5. Центральный архив работает по плану, утвержденному
заместителем Министра, и отчитывается перед ним в своей
деятельности.
 1.6. Центральный архив возглавляет зав.архивом, назначаемый
руководством Министерства в установленном порядке.

 2. Состав документов центрального архива

 2.1. Центральный архив Министерства образования Республики
Беларусь хранит:
 - документы постоянного срока хранения, имеющие политическое
народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое
значение, образовавшиеся в результате деятельности структурных
подразделений, а также профсоюзных и других общественных организаций
Министерства (кроме партийных и комсомольских документов);
 - документы по личному составу;
 - документы учреждений-предшественников Министерства;
 - документы ликвидированных учреждений и организаций,
непосредственно подчинявшихся Министерству при отсутствии у них
правопреемников;
 - научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание
фондов центрального архива (описи, каталоги и т.д.);
 2.2. В состав центрального архива может входить
научно-техническая и другая специальная документация, образовавшаяся
в деятельности центрального аппарата Министерства, а также
дополняющие документы архива печатные издания и другие материалы для
научно-исследовательской и информационно-справочной работы архива.

 3. Задачи и функции центрального архива

 3.1. Основными задачами центрального архива Министерства
являются:
 - комплектование документами, состав которых предусмотрен
разделом 2 настоящего Положения;
 - обеспечение сохранности, учет и использование документов,
состав которых предусмотрен п.2 настоящего Положения;
 - подготовка и передача в Национальный архив в установленном
порядке документов, подлежащих государственному хранению;
 - осуществление контроля за организацией документов в
делопроизводстве структурных подразделений Министерства и
подведомственных организаций и предприятий в соответствии с
требованиями ЕГСДОУ;
 - осуществление методического руководства и контроля за
состоянием и деятельностью архивов учреждений и предприятий системы
Министерства.
 3.2. Во исполнение этих задач центральный архив осуществляет
следующие функции:
 - составляет и ведет списки учреждений системы Министерства
образования Республики Беларусь сплошного и выборочного приема
документов, а также учреждений, документы которых не подлежат сдаче
на государственное хранение, представляет их на рассмотрение ЦЭК
Министерства образования Республики Беларусь;
 - составляет и ведет списки учреждений-источников
комплектования центрального архива, представляет его на рассмотрение
ЦЭК Министерства образования Республики Беларусь, ЭПК Национального
архива Республики Беларусь и на утверждение руководству Министерства
образования Республики Беларусь;
 - в соответствии с графиком, утвержденным в установленном
порядке, принимает документы структурных подразделений
Министерства образования Республики Беларусь и учреждений
- источников комплектования, обработанные в соответствии с
требованиями ЕГСДОУ, не позднее чем через 3 года после завершения их
делопроизводством;
 - осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых
на хранение дел;
 - осуществляет выявление и учет особо ценных дел и документов;
 - составляет и представляет не позднее чем через 4 года после
завершения дел делопроизводством сводные годовые разделы описей дел
постоянного хранения на рассмотрение ЦЭК Министерства образования
Республики Беларусь и ЭПК Национального архива Республики Беларусь;
 - создает, совершенствует и пополняет научно-справочный
материал к хранящимся в центральном архиве (описи, каталоги и т.п.)
на уровне требований обеспечивающих его преемственность с
научно-справочным аппаратом к фондам Национального архива Республики
Беларусь;
 - ежегодно высылает в Национальный архив Республики Беларусь
паспорт архива, сведения об изменении в составе и объеме фондов
согласно установленным формам учета, а также направляет
нормативно-методические документы по организации делопроизводства и
работе архивов, разработанные Министерством в течение года;
 - организует использование архивных документов;
 - информирует руководство и сотрудников министерства о составе
и содержании фондов центрального архива, выявляет и подбирает
документы по заданию руководства Министерства, готовит по материалам
архива необходимые справки и информации, используемые аппаратом
Министерства в специальных целях, выдает документы во временное
пользование, представляет документы для исследований, участвует в
подготовке документов к публикации, в установленном порядке выдает
справки социально-правового характера и консультирует учреждения и
отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, подтверждающих
трудовой стаж, организует учет эффективности использования
материалов архива;
 - совместно со службой информации осуществляет необходимые
мероприятия, обеспечивающие всестороннее использование архивных
документов учреждений и предприятий системы Министерства;
 - осуществляет проверки деятельности архивов и организации
документов в делопроизводстве в организациях и предприятиях системы.
Контролирует правильность формирования дел в делопроизводстве,
сохранность их в подразделениях Министерства образования Республики
Беларусь, а также подготовку документов к архивному хранению;
 - участвует в разработке нормативно-методических документов по
делопроизводству и архивному делу в системе Министерства образования
Республики Беларусь (инструкции, номенклатуры дел, классификаторы,
перечни документов со сроками их хранения, положения об архивах);
 - осуществляет централизованный учет документов постоянного и
долговременного хранения, образующихся в процессе деятельности
министерства и подведомственных учреждений;
 - проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве,
представляет на рассмотрение ЦЭК Министерства образования Республики
Беларусь описи дела, подлежащих хранению и акты на дела, выделенные
к уничтожению в связи с истечением сроков хранения;
 - участвует в проведении мероприятий по повышению деловой
квалификации работников делопроизводственных служб и архивов
учреждений и предприятий системы Министерства;
 - совместно с другими подразделениями Министерства внедряет в
практику работы центрального архива современные средства хранения,
размножения и использования документов, а также обеспечивает их
реставрацию.

 4. Права центрального архива

 4.1. Для выполнения вышеуказанных функций центральному архиву
предоставлено право:
 - запрашивать от руководителей структурных подразделений
Министерства, а также от руководителей подведомственных организаций
и предприятий его системы информацию о соблюдении установленных
правил работы с документами в делопроизводстве и архивах;
 - давать указания подведомственным организациям и предприятиям
системы Министерства по вопросам работы архива;
 - докладывать руководству Министерства состояние организации
документов в делопроизводстве и деятельности архивов Министерства,
подведомственных организаций и предприятий;
 - участвовать в проведении совещаний работников Министерства,
подведомственных организаций и предприятий по вопросам архивов и
организации документов в делопроизводстве;
 - привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и
консультантов специалистов, работающих в системе Министерства,
Центрального архива Республики Беларусь и в других учреждениях и
ведомствах;
 - создавать при центральном архиве, а также при архивах
подведомственных организаций и предприятий Министерства - Советы и
комиссии содействия архивному делу, действующих на общественных
началах, организовать по согласованию с руководством Министерства
общественные смотры состояния архивов и организации документов в
делопроизводстве подведомственных организациях и предприятиях
Министерства;
 - рассматривать и согласовывать нормативные и методические
документы по вопросам организации архивного дела.

 5. Структура и штаты центрального архива

 5.1. Структура и штаты центрального архива определяются штатным
расписанием Министерства в зависимости от объема и количества
документов, хранящихся в архиве.

 ___________________________________________________________