ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
26 октября 2006 г. № 64
Об утверждении Правил нотариального делопроизводства
Изменения и дополнения:
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 21 сентября 2010 г. № 62 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/22998 от 29.11.2010 г.) <W21022998>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 июня 2011 г. № 135 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/23824 от 27.06.2011 г.) <W21123824>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 декабря 2011 г. № 276 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/24640 от 04.01.2012 г.) <W21224640>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 января 2015 г. № 4 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/29500 от 20.01.2015 г.) <W21529500>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 декабря 2015 г. № 224 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/30520 от 30.12.2015 г.) <W21530520>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 июня 2016 г. № 105 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/31026 от 22.06.2016 г.) <W21631026>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 8 декабря 2020 г. № 183 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/36202 от 28.12.2020 г.) <W22036202>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 17 августа 2021 г. № 158 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/37085 от 24.08.2021 г.) <W22137085>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 18 марта 2022 г. № 46 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/37784 от 28.03.2022 г.) <W22237784>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 29 декабря 2023 г. № 89 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/40997 от 10.01.2024 г.) <W22440997>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 июня 2024 г. № 39 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/41742 от 18.06.2024 г.) <W22441742> - внесены изменения и дополнения, вступившие в силу 11 июля 2024 г., за исключением изменений и дополнений, которые вступят в силу 19 ноября 2024 г. и 1 января 2025 г.;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 июня 2024 г. № 39 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/41742 от 18.06.2024 г.) <W22441742> - внесены изменения и дополнения, вступившие в силу 11 июля 2024 г. и 19 ноября 2024 г., за исключением изменений и дополнений, которые вступят в силу 1 января 2025 г.;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 июня 2024 г. № 39 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/41742 от 18.06.2024 г.) <W22441742> - внесены изменения и дополнения, вступившие в силу 11 июля 2024 г., 19 ноября 2024 г. и 1 января 2025 г.;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 12 июня 2025 г. № 50 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/43459 от 23.06.2025 г.) <W22543459>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 20 января 2026 г. № 3 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 11-2/44530 от 28.01.2026 г.) <W22644530>
На основании части первой пункта 1 статьи 18 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2004 г. № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности» Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Правила нотариального делопроизводства (прилагаются).
2. Установить, что дипломатические агенты дипломатических представительств и консульские должностные лица консульских учреждений Республики Беларусь, уполномоченные должностные лица местных исполнительных и распорядительных органов применяют при совершении нотариальных действий Правила нотариального делопроизводства, утвержденные настоящим постановлением, если законодательством, регулирующим делопроизводство в этих учреждениях и органах, не предусмотрено иное.
4. Управлениям юстиции областных исполнительных комитетов, Минского городского исполнительного комитета, Белорусской нотариальной палате до 20 декабря 2006 г. обеспечить изготовление реестров, книг, журналов, штампов и переход на их применение нотариусами с 1 января 2007 г.
5. Признать утратившей силу Инструкцию по делопроизводству в государственных нотариальных конторах Белорусской ССР, утвержденную приказом Министра юстиции БССР от 22 октября 1976 г. № 20.
6. Настоящее постановление вступает в силу 1 января 2007 г.
Министр | В.Г.Голованов |
| Постановление |
ПРАВИЛА
нотариального делопроизводства
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящие Правила определяют порядок документирования деятельности нотариусов, нотариальных контор и порядок организации работы нотариусов, работников нотариальных контор с документами независимо от вида носителя информации. Оформление документов в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях и (или) в электронной форме.
2. Для целей настоящих Правил применяются следующие основные термины и их определения:
входящие документы – документы, поступившие нотариусам, в нотариальную контору и принятые для рассмотрения;
гибридное дело – совокупность документов, объединенных по определенному признаку на основе физических и логических связей, хранящихся частично в информационных ресурсах (системах) Белорусской нотариальной палаты и частично на бумажных носителях;
граждане – физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели;
документы нотариальной конторы – документы, образовавшиеся в результате деятельности государственной нотариальной конторы, нотариальной конторы;
документы нотариуса – документы, образовавшиеся в результате деятельности нотариуса, в том числе документы, образовавшиеся при осуществлении им нотариальной деятельности;
документы, образовавшиеся при осуществлении нотариусом нотариальной деятельности, – нотариальные документы, документы на основании которых совершены нотариальные действия, предварительные дела, неоконченные наследственные дела, а также реестры, книги, журналы, ведение которых нотариусом предусмотрено настоящими Правилами (за исключением книг, журналов, заведенных в одном экземпляре на нотариальную контору);
заинтересованные лица – лица, обратившиеся за совершением нотариальных действий (гражданин, его представитель или представитель юридического лица, от имени, на имя, по поручению либо в отношении которых совершаются нотариальные действия);
запросы об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариальных действий, – документы-запросы, оформленные на бумажных носителях и (или) в электронной форме, направляемые для истребования и получения от государственных органов, иных организаций, индивидуальных предпринимателей и нотариусов, в том числе из информационных ресурсов (систем), сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариальных действий (за исключением сведений и (или) документов в электронном виде, получаемых в автоматическом режиме);
исходящие документы – документы, созданные в процессе деятельности нотариусами, работниками нотариальной конторы, предназначенные для направления (выдачи) иным лицам;
нотариальный документ – документ, образовавшийся в результате совершения нотариусом нотариального действия, запись о совершении которого внесена в реестр для регистрации нотариальных действий;
односоставная нотариальная контора – нотариальная контора, в которой осуществляет нотариальную деятельность один нотариус;
оперативное хранение документов – хранение документов с момента их создания и до передачи в нотариальный архив или до уничтожения;
организационно-распорядительные документы – организационные (в том числе положения, инструкции, правила), распорядительные (в том числе приказы, постановления, распоряжения, решения, указания), справочно-информационные (в том числе акты, докладные и объяснительные записки, письма) документы;
переходящее дело – дело, ведущееся по отдельному вопросу (вопросам), решаемому в течение двух или более лет;
регистрация документов – запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки из нотариальной конторы, от нотариуса, путем проставления на нем регистрационного индекса с одновременной записью необходимых сведений о документе в соответствующих журналах, книгах, реестрах;
сведения (документы) о совершении нотариальных действий – документы, содержащие информацию о совершении нотариальных действий, их участниках, предоставление которых нотариусами предусмотрено законодательными актами.
3. Нотариальное делопроизводство включает:
подготовку, оформление, регистрацию, учет, выдачу, хранение и использование нотариальных документов и документов, на основании которых совершены нотариальные действия;
ведение реестров, книг, журналов;
оформление, регистрацию и учет запросов об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариальных действий;
оформление, передачу, предоставление, регистрацию, учет и хранение нотариусами сведений (документов) о совершении нотариальных действий;
прием, регистрацию, учет, подготовку, оформление, размножение (тиражирование), контроль исполнения, хранение и использование организационно-распорядительных документов;
делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц;
подготовку, оформление, исполнение нотариусами документов (просьб) об оказании правовой помощи;
оперативное хранение документов нотариуса, нотариальной конторы, а также их подготовку к передаче в нотариальный архив или к уничтожению;
подготовку, оформление, регистрацию, учет, выдачу сведений (документов) по совершенным нотариальным действиям;
подготовку, оформление, выдачу экземпляров исполнительной надписи по постановлению судебного исполнителя о замене стороны исполнительного производства (далее – постановление судебного исполнителя).
4. Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с требованиями Закона Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности», настоящих Правил, а также следующих актов законодательства:
оформление, передача, регистрация, учет и хранение нотариусами сведений (документов) о совершении нотариальных действий с денежными средствами, ценными бумагами, электронными деньгами, иным имуществом, в том числе имущественными правами, а также исключительными правами на результаты интеллектуальной деятельности (далее – финансовые операции) осуществляются в соответствии с Законом Республики Беларусь от 30 июня 2014 г. № 165-З «О мерах по предотвращению легализации доходов, полученных преступным путем, финансирования террористической деятельности и финансирования распространения оружия массового поражения», постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2006 г. № 367 «Об утверждении формы специального формуляра регистрации финансовой операции, подлежащей особому контролю, и Инструкции о порядке заполнения, представления, регистрации, учета и хранения специальных формуляров регистрации финансовых операций, подлежащих особому контролю», Инструкцией о порядке сообщения нотариусами информации о выдаче свидетельств о праве на наследство и (или) об удостоверении договоров отчуждения, утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 31 декабря 2010 г. № 105;
прием, регистрация, учет, подготовка, оформление, размножение (тиражирование), контроль исполнения, хранение и использование организационно-распорядительных документов осуществляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 29 августа 2025 г. № 65, государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26 октября 2016 г. № 83;
ведение делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в нотариальных конторах, контроль за их рассмотрением осуществляются в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц», постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12 ноября 2025 г. № 635 «О вопросах, связанных с рассмотрением обращений граждан и юридических лиц» и иными актами законодательства;
подготовка, оформление, исполнение нотариусами просьб об оказании правовой помощи осуществляются в соответствии с международными договорами Республики Беларусь.
Создание электронных документов при совершении нотариальных действий осуществляется в соответствии с законодательством об электронных документах и электронной цифровой подписи.
Для составления нотариального документа в виде электронного документа, совершения нотариальных действий с электронными документами, передачи или истребования сведений и (или) документов из государственных информационных ресурсов (систем) в электронном виде нотариус использует электронную цифровую подпись, выработанную с использованием личного ключа, сертификат открытого ключа которого издан республиканским удостоверяющим центром Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь (далее – электронная цифровая подпись).
Работа с документами в электронном виде ведется с учетом особенностей, установленных главой 19 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях и настоящими Правилами.
Организация работы с документами в электронном виде осуществляется в том числе с использованием информационных ресурсов (систем) Белорусской нотариальной палаты.
5. Нотариальное делопроизводство ведется на одном из государственных языков Республики Беларусь и состоит из делопроизводства нотариуса и делопроизводства нотариальной конторы.
Делопроизводство нотариуса представляет собой деятельность по обеспечению документирования его деятельности, формированию документов, указанных в абзацах втором–шестом, восьмом, десятом и одиннадцатом пункта 3 настоящих Правил, за исключением ведения книг и журналов, заведенных в одном экземпляре на нотариальную контору, оперативному хранению документов нотариуса и их подготовке к передаче в нотариальный архив или к уничтожению.
Делопроизводство нотариальной конторы представляет собой деятельность нотариусов, работников нотариальной конторы по обеспечению документирования деятельности нотариальной конторы, формированию документов, указанных в абзацах третьем (за исключением ведения реестров), шестом и седьмом, а в отношении документов, созданных по 31 декабря 2013 г. включительно, – также документов, указанных в абзацах восьмом, десятом и одиннадцатом пункта 3 настоящих Правил, оперативному хранению документов нотариальной конторы и их подготовке к передаче в нотариальный архив или к уничтожению.
6. Заведующий нотариальной конторой является лицом, ответственным за организацию и ведение делопроизводства нотариальной конторы. Заведующий нотариальной конторой вправе определить лицо (лиц), ответственное (ответственных) за ведение делопроизводства нотариальной конторы, о чем издается соответствующее распоряжение.
Нотариус односоставной нотариальной конторы является лицом, ответственным за ведение делопроизводства нотариальной конторы.
Нотариус является лицом, ответственным за ведение делопроизводства нотариуса. Работники нотариальной конторы оказывают ему содействие в ведении делопроизводства нотариуса (за исключением ведения журнала учета специальных формуляров регистрации финансовых операций, подлежащих особому контролю), в том числе посредством использования информационных технологий.
7. В случае приостановления полномочий нотариуса или аннулирования свидетельства на осуществление нотариальной деятельности, выданного нотариусу, документы нотариуса подлежат передаче в нотариальный архив либо другому нотариусу в срок не позднее одного месяца со дня принятия Квалификационной комиссией по вопросам нотариальной деятельности (далее – Квалификационная комиссия) решения о приостановлении полномочий нотариуса или со дня аннулирования свидетельства на осуществление нотариальной деятельности. При этом неоконченные наследственные дела подлежат передаче другому нотариусу.
В случае наделения нотариуса полномочиями на осуществление нотариальной деятельности в другом нотариальном округе документы, образовавшиеся при осуществлении им нотариальной деятельности, подлежат передаче в нотариальный архив нотариального округа, в пределах которого нотариус осуществлял нотариальную деятельность, либо другому нотариусу этого нотариального округа в срок не позднее одного месяца со дня принятия Квалификационной комиссией соответствующего решения. При этом неоконченные наследственные дела подлежат передаче другому нотариусу.
8. Передача документов, указанных в пункте 7 настоящих Правил, осуществляется на основании приказа главного управления юстиции областного (Минского городского) исполнительного комитета (далее, если не указано иное, – главное управление юстиции) по предложению областной (Минской городской) нотариальной палаты (далее – территориальная нотариальная палата) комиссией, состоящей из нотариуса или лица, прекратившего осуществление нотариальной деятельности, передающего документы, нотариуса и (или) работника нотариального архива, принимающего документы, представителя главного управления юстиции и представителя территориальной нотариальной палаты.
Передача документов осуществляется по акту приема-передачи документов и дел нотариуса по форме согласно приложению 1 с приложением к каждому акту приема-передачи документов и дел нотариуса описи передаваемых документов и дел по форме согласно приложению 2. Указанные акт и опись составляются в четырех экземплярах – по одному для каждого члена комиссии. При необходимости к акту приема-передачи документов и дел нотариуса может быть составлена справка, указывающая на особенности приема-передачи дел, формирования и оформления дел, их наличия. При этом в акте приема-передачи документов и дел нотариуса перед реквизитами: «Передачу произвел» и «Прием произвел» указывается: «К настоящему акту прилагается справка».
В случае, если нотариусу передаются неоконченные наследственные дела, составляются дополнительные экземпляры акта приема-передачи документов и дел нотариуса и описи передачи документов и дел.
При отсутствии нотариуса либо лица, прекратившего осуществление нотариальной деятельности, документы которого передаются, передача документов осуществляется представителем территориальной нотариальной палаты.
При возобновлении полномочий нотариуса его документы, переданные другому нотариусу, передаются нотариусу, полномочия которого возобновлены, в порядке, установленном частью второй настоящего пункта, в срок не позднее одного месяца со дня принятия Квалификационной комиссией решения о возобновлении полномочий нотариуса.
Документы нотариуса, переданные на хранение в нотариальный архив, не подлежат возврату из нотариального архива в случае возобновления полномочий нотариуса.
9. В случае утраты документов лицо, ответственное за организацию и (или) ведение нотариального делопроизводства, незамедлительно информирует соответствующую территориальную нотариальную палату для принятия необходимых мер по розыску документов.
ГЛАВА 2
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
10. Подготовка и оформление документов в зависимости от их вида (организационно-распорядительные документы; ответы (уведомления) на обращения граждан и юридических лиц; просьбы об оказании правовой помощи) осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами, перечисленными в пункте 4 настоящих Правил.
11. Подготовка и оформление нотариусом нотариальных документов, документов, на основании которых совершены нотариальные действия, осуществляются в соответствии с настоящими Правилами и требованиями, предусмотренными нормативными правовыми актами, регулирующими порядок совершения нотариальных действий.
Нотариальные документы, составленные на бумажном носителе, подписываются нотариусом и скрепляются его печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь, указанием статуса (нотариус), фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) (далее – фамилия, собственное имя, отчество) нотариуса, нотариального округа (далее – гербовая печать). Нотариальные документы, составленные в виде электронных документов, подписываются электронной цифровой подписью нотариуса.
Оттиски гербовой печати выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.
Нотариус, полномочия которого приостанавливаются, обязан передать гербовую печать на хранение в территориальную нотариальную палату. Акт о приеме-передаче гербовой печати утверждается председателем (заместителем председателя) территориальной нотариальной палаты (далее – председатель территориальной нотариальной палаты). Один экземпляр утвержденного акта о приеме-передаче гербовой печати передается нотариусу, второй – хранится в делах территориальной нотариальной палаты.
В случае невозможности исполнения нотариусом, полномочия которого приостановлены, обязанности по передаче гербовой печати передача гербовой печати осуществляется комиссией, создаваемой главным управлением юстиции и территориальной нотариальной палатой.
При возобновлении полномочий нотариуса его гербовая печать, переданная в территориальную нотариальную палату, передается нотариусу, полномочия которого возобновлены, в порядке, установленном частью четвертой настоящего пункта.
12. Реестры для регистрации нотариальных действий, реестры для регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно по заявлениям, направленным в виде электронного документа с использованием информационных ресурсов (систем) Белорусской нотариальной палаты (далее – реестр для регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно), реестры депозита нотариуса ведутся нотариусами по формам, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 декабря 2012 г. № 293 «Об установлении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных и исполнительных надписей, протестов векселей и распоряжения о возмещении расходов за счет наследства».
В нотариальных конторах, в которых осуществляют нотариальную деятельность два и более нотариуса, каждый реестр для регистрации нотариальных действий выдается заведующим нотариальной конторой конкретному нотариусу. Такому реестру присваивается самостоятельный номер.
Каждому новому реестру для регистрации нотариальных действий, заведенному нотариусом в течение одного календарного года, присваивается следующий по порядку номер.
В нотариальных конторах, в которых осуществляют нотариальную деятельность два и более нотариуса, допускается сохранять номер реестра для регистрации нотариальных действий в течение календарного года за определенным нотариусом. При этом каждый следующий том (книга) такого реестра выдается ему заведующим нотариальной конторой.
Ведение нотариусом одновременно нескольких реестров для регистрации нотариальных действий не допускается.
Реестры для регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно, ведутся нотариусами с использованием информационных ресурсов (систем) Белорусской нотариальной палаты и являются переходящими.
13. Оформление книг, в которых регистрируются (учитываются) нотариальные документы и документы, на основании которых совершаются нотариальные действия, осуществляется в соответствии с настоящими Правилами, иными нормативными правовыми актами.
14. Для регистрации (учета) нотариальных документов и иных документов заводятся:
алфавитная книга учета завещаний по форме согласно приложению 3;
журнал регистрации входящих документов по форме согласно приложению 4;
журнал регистрации исходящих документов по форме согласно приложению 5;
иные книги, журналы, связанные с организацией и обеспечением деятельности нотариальной конторы.
Книги, журналы, указанные в части первой настоящего подпункта, должны включать информацию (сведения, записи), вносимую всеми нотариусами соответствующей нотариальной конторы;
книга учета наследственных дел по форме согласно приложению 6;
книга учета заявлений о принятии мер по охране наследства и (или) управлению им по форме согласно приложению 7;
книга учета ценностей при принятии мер по охране наследства по форме согласно приложению 8;
книга регистрации заинтересованных лиц и запросов об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия (далее, если не указано иное, – книга регистрации), по форме согласно приложению 9;
журнал учета специальных формуляров регистрации финансовых операций, подлежащих особому контролю;
книга учета выездов нотариуса, осуществляемых по просьбе лица о выезде;
алфавитная книга учета наследственных дел по форме согласно приложению 10;
алфавитная книга учета завещаний по форме согласно приложению 3;
алфавитная книга учета кредиторов по форме согласно приложению 11;
иные книги, журналы.
15. Реестры, книги, журналы, оформленные на бумажном носителе, до начала их использования должны быть прошиты, их листы – пронумерованы.
На прошитых реестрах, книгах, журналах совершается надпись: «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью на _____ листах».
Количество прошитых листов реестров заверяется подписью председателя территориальной нотариальной палаты с указанием его должности служащего и скрепляется печатью территориальной нотариальной палаты.
Количество прошитых листов книг, журналов заверяется подписью:
нотариуса, выполняющего функции заведующего нотариальной конторой, нотариуса односоставной нотариальной конторы и скрепляется гербовой печатью нотариуса в отношении книг и журналов, указанных в части первой подпункта 14.1 пункта 14 настоящих Правил, заведенных в одном экземпляре на нотариальную контору;
нотариуса и скрепляется его гербовой печатью в отношении книг и журналов, указанных в подпункте 14.2 пункта 14 настоящих Правил.
Книги и журналы, указанные в абзацах третьем и четвертом части первой подпункта 14.1, абзацах пятом и шестом подпункта 14.2 пункта 14 настоящих Правил, ведутся с использованием информационных ресурсов (систем) Белорусской нотариальной палаты. Допускается ведение иных книг и журналов с использованием информационных ресурсов (систем) Белорусской нотариальной палаты.
Записи в книги, указанные в абзацах втором и восьмом подпункта 14.2 пункта 14 настоящих Правил, вносятся в день открытия наследственного дела.
Нотариус должен своевременно и правильно вносить записи в книги, указанные в части первой подпункта 14.1 и подпункте 14.2 пункта 14 настоящих Правил.
16. Внесение записей в реестры, книги, журналы, заполнение и подписание нотариусом документов допускается только синими, фиолетовыми и черными чернилами.
17. Текст нотариального документа должен быть написан ясно и четко, указываемые в нем даты, суммы и сроки должны быть обозначены хотя бы один раз словами.
В тексте нотариального документа не допускается употребление:
просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;
иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;
нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;
аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;
ненормативной лексики.
Фамилия, собственное имя, отчество гражданина, его место жительства (место пребывания) должны быть написаны полностью, наименования юридических лиц хотя бы один раз приведены без сокращений.
При наборе текста нотариального документа с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Выравнивание текста производится по ширине листа.
При оформлении текста нотариального документа на двух и более листах второй и последующие листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляются в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами на расстоянии 10–15 мм от верхнего края, размер шрифта – не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется.
Новый лист нотариального документа не допускается начинать с части документа, предназначенной для подписания гражданами и представителями юридических лиц.
Положения настоящего пункта не распространяются на совершение нотариальных действий по обеспечению доказательств.
18. Удостоверительная надпись и исполнительная надпись (за исключением исполнительной надписи, совершаемой в форме электронного документа) излагается на документе.
Если удостоверительная надпись не помещается на документе, она может быть изложена на отдельном листе, который прикрепляется к документу в соответствии с пунктом 25 настоящих Правил. При этом текст удостоверительной надписи должен начинаться на документе.
Если исполнительная надпись не помещается на документе, она может быть изложена на отдельном листе, который прикрепляется к документу в соответствии с пунктом 25 настоящих Правил.
Для совершения удостоверительных надписей при оформлении документов для действия на территории Республики Беларусь могут применяться штампы с текстом соответствующей удостоверительной надписи.
19. По постановлению судебного исполнителя нотариус не позднее трех рабочих дней со дня поступления такого постановления выдает экземпляры исполнительной надписи в количестве, указанном в постановлении судебного исполнителя.
Экземпляр исполнительной надписи, выдаваемый по постановлению судебного исполнителя, изготавливается при помощи копировальной техники и должен содержать весь текст экземпляра исполнительной надписи, хранящегося в делах нотариуса. В верхнем правом углу каждого изготовленного экземпляра исполнительной надписи указывается слово «Экземпляр».
На экземпляре исполнительной надписи, выдаваемом по постановлению судебного исполнителя, нотариус производит запись:
«___________________________________________________________________________
(место и дата (прописью) выдачи экземпляра исполнительной надписи)
Настоящий экземпляр исполнительной надписи выдан мной,
____________________________________________________________________________
(фамилия, собственное имя, отчество)
нотариусом __________________________________________________________________
(наименование нотариального округа)
(свидетельство на осуществление нотариальной деятельности № ______, выданное Министерством юстиции Республики Беларусь ____ ____________ 20 ____г.), по постановлению ____________________________________________________________
(фамилия, инициалы, наименование должности
____________________________________________________________________________
служащего лица, вынесшего постановление, наименование органа принудительного исполнения)
от ____ ____________ 20 ____ г., исполнительное производство № _________________.
Нотариус ____________».
(подпись)
На экземпляре исполнительной надписи, выдаваемом по постановлению судебного исполнителя, проставляется гербовая печать нотариуса.
Экземпляры исполнительной надписи, выдаваемые по постановлению судебного исполнителя, выдаются нотариусом, совершившим исполнительную надпись. В случае выдачи экземпляра исполнительной надписи другим нотариусом в порядке, установленном частями второй–четвертой пункта 24 настоящих Правил, запись перед словами
«Нотариус _______________»
(подпись)
дополняется словами
«На основании приказа ____________________________________________________
(наименование территориальной нотариальной палаты)
____________________________________________________________________________
от _____ ______________ 20___ г. № _______ экземпляр исполнительной надписи выдан нотариусом _______________________.».
(инициалы и фамилия)
Постановление судебного исполнителя, по которому нотариусом были выданы экземпляры исполнительной надписи, приобщается к исполнительной надписи, хранящейся в делах нотариуса.
20. При оформлении нотариальных документов и иных оформляемых нотариусом документов могут также применяться мастичные штампы, в том числе «копия», «копия с копии», «выписка».
Оттиски штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.
При использовании штампов удостоверительных надписей и иных штампов допускается дописывание нотариусом незаполненных мест штампа, в том числе при помощи технических средств с использованием красителя черного, синего, голубого или фиолетового цвета.
Допускается проставление с использованием красителя черного, синего, голубого или фиолетового цвета регистрационного номера нотариального действия, даты совершения нотариального действия и суммы взысканного нотариального тарифа за совершение нотариальных действий и оказание услуг правового и технического характера при совершении удостоверительной надписи с использованием технических средств.
При оформлении нотариальных документов, предназначенных для действия за границей, проставления апостиля или легализации, использование мастичных штампов не допускается.
21. Если в нотариальном документе имеются явные орфографические, грамматические, технические (описки в словах, пропуск слов, цифр, ошибки в арифметических расчетах) и (или) иные ошибки, не влекущие изменение, прекращение гражданских прав и обязанностей, а также не затрагивающие прав и охраняемых законом интересов третьих лиц, в него могут быть внесены исправления. Внесение исправлений в нотариальный документ осуществляется путем исправления ошибочно написанного в тексте нотариального документа либо составления текста нотариального документа заново.
Внесение исправлений в нотариальный документ осуществляется:
по просьбе лица (лиц), от имени, на имя, по поручению либо в отношении которого (которых) было совершено нотариальное действие;
по инициативе нотариуса;
на основании судебного постановления.
Внесение исправлений в нотариальный документ путем исправления ошибочно написанного в тексте нотариального документа осуществляется при представлении нотариусу всех его экземпляров, за исключением внесения исправлений на основании судебного постановления. В случае отсутствия всех экземпляров нотариального документа исправления могут быть внесены в имеющиеся экземпляры при условии истребования нотариусом у лица (лиц), их представившего (представивших), заявления о причинах отсутствия недостающих экземпляров. При этом о внесенных исправлениях в нотариальный документ, дате их внесения, количестве экземпляров, в которые внесены исправления, существе внесенных исправлений нотариус уведомляет лицо, которому выдавался отсутствующий экземпляр нотариального документа, и предлагает представить имеющийся у этого лица экземпляр для внесения в него исправлений. Заявление о причинах отсутствия недостающих экземпляров (судебное постановление) с отметкой нотариуса о количестве экземпляров нотариального документа, в которые были внесены исправления, и уведомление приобщаются к документам по совершенному нотариальному действию.
Исправления, сделанные в тексте нотариального документа, оговариваются нотариусом ниже текста этого нотариального документа и подписываются нотариусом с указанием даты внесения исправлений, его статуса, фамилии, инициалов и скрепляются гербовой печатью нотариуса. При внесении исправлений в порядке, установленном частями второй–четвертой пункта 24 настоящих Правил, в тексте оговорки указываются реквизиты приказа территориальной нотариальной палаты.
Исправления должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем исправленное (зачеркнутое) можно было прочесть в первоначальном тексте.
Внесение исправлений в нотариальный документ путем составления текста нотариального документа заново допускается в случаях, если в нотариальный документ требуется внесение большого количества исправлений, либо если внесение исправлений технически сложно, либо по просьбе лица (лиц), от имени, на имя, по поручению либо в отношении которого (которых) было совершено нотариальное действие, о внесении исправлений в нотариальный документ путем составления текста этого документа заново. Внесение исправлений в нотариальный документ путем составления текста нотариального документа заново осуществляется при представлении нотариусу всех его экземпляров. Если исправления вносятся в нотариальный документ, подписанный участниками (сторонами) нотариального действия, все экземпляры составленного заново документа подписываются этими лицами. Нотариальный документ, подлежащий замене, изымается нотариусом и приобщается к документам по совершенному нотариальному действию. На изъятых экземплярах нотариального документа и на хранящемся в делах нотариуса (в нотариальном архиве) экземпляре первоначально составленного нотариального документа делается отметка о внесении исправлений путем составления текста нотариального документа заново, которая подписывается нотариусом с указанием даты внесения исправлений, его статуса, фамилии, инициалов, и скрепляется гербовой печатью нотариуса.
Порядок внесения исправлений, предусмотренный частью шестой настоящего пункта, не применяется в случаях, предусмотренных частями второй–четвертой пункта 24 настоящих Правил.
22. Если в нотариальном документе, составленном в виде электронного документа, имеются явные орфографические, грамматические, технические (описки в словах, пропуск слов, цифр, ошибки в арифметических расчетах) и (или) иные ошибки, не влекущие изменение, прекращение гражданских прав и обязанностей, а также не затрагивающие прав и охраняемых законом интересов третьих лиц, в него могут быть внесены исправления.
Внесение исправлений в нотариальный документ, составленный в виде электронного документа, осуществляется по основаниям, указанным в части второй пункта 21 настоящих Правил.
Внесение исправлений в нотариальный документ, составленный в виде электронного документа, осуществляется при представлении нотариусу его экземпляра в виде электронного документа, за исключением внесения исправлений на основании судебного постановления. В случае отсутствия экземпляра электронного документа исправления могут быть внесены при условии истребования нотариусом у лица, обратившегося за внесением исправлений, заявления о причинах его отсутствия.
Внесение исправлений в нотариальный документ, составленный в виде электронного документа, осуществляется путем создания справки о внесении исправлений в нотариальный документ. Справка о внесении исправлений в нотариальный документ создается в виде электронного документа и должна содержать: фамилию, собственное имя, отчество нотариуса, составившего такую справку (с указанием его статуса, наименования нотариального округа, номера свидетельства на осуществление нотариальной деятельности, органа, его выдавшего, и даты выдачи), дату совершения нотариального действия и вид нотариального документа, в который внесены исправления (с указанием о его составлении в виде электронного документа), фамилию, собственное имя, отчество нотариуса, совершившего нотариальное действие (с указанием его статуса и наименования нотариального округа), номер регистрации в реестре для регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно, описание внесенных исправлений и дату составления справки. В справке о внесении исправлений в нотариальный документ также указывается, что она является неотъемлемой частью нотариального документа, составленного в виде электронного документа.
Справка о внесении исправлений в нотариальный документ выдается нотариусом заявителю на представленный им электронный носитель информации (USB-флеш-накопитель, при наличии у нотариуса технических возможностей – иной носитель информации), а также приобщается к экземпляру нотариального документа, составленного в виде электронного документа, хранящемуся в информационных ресурсах (системах) Белорусской нотариальной палаты. Исправления в экземпляр нотариального документа, созданного и хранящегося в деле нотариуса на бумажном носителе в случаях, предусмотренных пунктом 52 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23 октября 2006 г. № 63, вносятся нотариусом в порядке, предусмотренном частями четвертой и пятой пункта 21 настоящих Правил.
При внесении исправлений в порядке, установленном частью второй пункта 24 настоящих Правил, в справке о внесении исправлений в нотариальный документ указываются реквизиты приказа территориальной нотариальной палаты.
23. Исправления записей в реестрах, книгах, журналах, документах, образовавшихся в процессе нотариальной деятельности, за исключением нотариальных документов, должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте, заверены подписью нотариуса с указанием даты, его статуса, инициалов и фамилии.
Внесение исправлений в реестр для регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно, осуществляется с использованием информационных ресурсов (систем) Белорусской нотариальной палаты.
24. Внесение исправлений в нотариальные документы, соответствующие реестры для регистрации нотариальных действий осуществляется нотариусом, совершившим нотариальное действие.
В случае, если нотариус, совершивший нотариальное действие:
временно не осуществляет нотариальную деятельность ввиду уважительных причин (временная нетрудоспособность и другое) либо полномочия его приостановлены, – исправления вносятся нотариусом, определенным территориальной нотариальной палатой для выполнения функций нотариуса, совершившего нотариальное действие;
наделен полномочиями на осуществление нотариальной деятельности в другом нотариальном округе, прекратил осуществление нотариальной деятельности, – исправления вносятся нотариусом, которому документы переданы в установленном законодательством порядке, а в случае передачи документов в нотариальный архив – нотариусом, определенным территориальной нотариальной палатой.
Исправления в нотариальные документы, удостоверенные (выданные, засвидетельствованные) по 31 декабря 2013 г. включительно, вносятся нотариусом, совершившим нотариальное действие, а в случае его отсутствия (временного неосуществления нотариальной деятельности ввиду уважительных причин (временная нетрудоспособность и другое), наделения нотариуса полномочиями на осуществление нотариальной деятельности в другом нотариальном округе, приостановления полномочий нотариуса или прекращения нотариальной деятельности) – нотариусом, выполняющим функции заведующего нотариальной конторой, нотариусом односоставной нотариальной конторы, обеспечивающими их сохранность.
В случае передачи документов, указанных в части третьей настоящего пункта, на хранение в нотариальный архив или государственный архив внесение исправлений в них осуществляется нотариусом, совершившим нотариальное действие, а в случае его отсутствия (временного неосуществления нотариальной деятельности ввиду уважительных причин (временная нетрудоспособность и другое), наделения нотариуса полномочиями на осуществление нотариальной деятельности в другом нотариальном округе, приостановления полномочий нотариуса или прекращения нотариальной деятельности) – нотариусом, определенным территориальной нотариальной палатой.
Порядок внесения исправлений, предусмотренный настоящим пунктом, применяется для выдачи экземпляров исполнительных надписей по постановлениям судебных исполнителей.
25. Документ, состоящий из двух и более листов, должен быть скреплен способом, не позволяющим разъединить листы. Скрепление листов документа осуществляется путем его прошивки (прошнуровки) нитью (лентой) белого или красного цвета.
При совершении исполнительной надписи допускается ее скрепление с документом с использованием скоб.
На скрепляемом документе независимо от способа скрепления совершается надпись: «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью на ___ листах».
Количество скрепленных листов заверяется подписью нотариуса, выдавшего документ либо совершившего нотариальное действие, с указанием его статуса и скрепляется гербовой печатью нотариуса.
26. Оформление документа включает его подписание и в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами, – проставление гербовой печати.
27. Документы, создаваемые нотариусом, перечисленные в абзацах втором–шестом, восьмом, десятом и одиннадцатом пункта 3 настоящих Правил, подписываются этим нотариусом.
Документы нотариальной конторы, перечисленные в абзацах шестом – восьмом, десятом и одиннадцатом пункта 3 настоящих Правил, подписываются нотариусом, выполняющим функции заведующего нотариальной конторой, нотариусом односоставной нотариальной конторы.
Нотариальные документы и сведения (документы) о совершении нотариальных действий подписываются нотариусом, совершившим нотариальное действие.
28. При подписании нотариусом нотариального документа расшифровка его подписи не производится.
При подписании нотариусом документа, в тексте которого отсутствует указание его фамилии, собственного имени, отчества (фамилии, инициалов), расшифровка подписи обязательна.
29. Гербовая печать проставляется на:
нотариальных документах;
договорах доверительного управления;
постановлениях нотариуса об отказе в совершении нотариального действия, об аннулировании свидетельства о праве на наследство, об изъятии завещания;
протоколах вскрытия конверта с завещанием, осмотра письменного доказательства, осмотра вещественного доказательства;
просьбах об оказании правовой помощи (поручениях);
составленных нотариусом актах описи наследственного имущества, описи принимаемых на хранение документов, об уничтожении всех экземпляров завещания;
запросах нотариуса об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия;
справках об обстоятельствах, являющихся основанием для возврата государственной пошлины за совершение нотариальных действий (взысканной государственными и частными нотариусами по 31 декабря 2013 г. включительно), денежных средств за оказание нотариальных услуг правового и технического характера, взысканных государственными нотариусами, тарифа за нотариальные услуги правового и технического характера, оказанные частными нотариусами по 31 декабря 2013 г. включительно, нотариального тарифа;
справках, содержащих сведения об отмене либо изменении завещания;
справках, содержащих сведения о том, что наследственное дело не открывалось;
справках, содержащих информацию по наследственным делам о круге наследников, наследниках, принявших наследство, выданных свидетельствах о праве на наследство и тому подобном;
справках, содержащих сведения о наличии либо отсутствии ареста и запрещения отчуждения недвижимого имущества;
копиях документов по совершенным нотариальным действиям;
иных документах, на которых проставление гербовой печати предусмотрено актами законодательства, а также международными договорами.
ГЛАВА 3
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
30. Все документы, поступившие либо созданные в ходе осуществления деятельности нотариусов, нотариальных контор, независимо от способа их создания, передачи или доставки, если иное не установлено настоящими Правилами, подлежат регистрации.
Не подлежат регистрации личная переписка, поздравительные открытки, пригласительные билеты и иная аналогичная корреспонденция.
31. Документы, поступившие в нотариальную контору, проходят первичную обработку и регистрацию в день поступления.
Заявления, направленные в виде электронных документов через личный кабинет пользователя, доступ к которому обеспечивается с использованием информационных ресурсов (систем) Белорусской нотариальной палаты, подлежат регистрации в журнале регистрации входящих документов. Заявления, направленные в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются в день их принятия нотариусом.
32. Первичная обработка включает проверку правильности доставки по адресу на конверте, проверку целостности упаковки, вскрытие почтовой корреспонденции.
Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата – возвращается отправителю с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено».
В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования, а также при отсутствии в конверте документа или приложения к документу составляется акт об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях по форме согласно приложению 12, один экземпляр которого, в том числе с поврежденной корреспонденцией, направляется отправителю, второй – остается в нотариальной конторе.
Все конверты вскрываются и, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда: нотариусом посредством почтовой связи осуществлялась передача заявления граждан и юридических лиц другому гражданину или юридическому лицу; на документе отсутствует реквизит «Дата»; дата на оттиске календарного штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа; дата документа существенно отличается от даты его получения; в полученном документе нет обратного адреса отправителя. В указанных случаях конверт подшивается в дело за документом.
33. На всех входящих документах, подлежащих регистрации, за исключением заявлений, поступивших с использованием информационных ресурсов (систем) Белорусской нотариальной палаты, в правом нижнем углу первого листа документа ставится регистрационный штамп по форме согласно приложению 13 с датой поступления. При регистрации документа поле регистрационного штампа «№ ______» заполняется в соответствии с присвоенным документу в соответствующем журнале (книге) порядковым номером.
На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время их поступления (часы, минуты).
На документах, не подлежащих регистрации, если иное не установлено настоящими Правилами, в штампе заполняется только поле «Дата».
Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах).
Для регистрации исходящих документов используется регистрационный штамп по форме согласно приложению 14.
34. Регистрация (учет) входящих и исходящих документов, в том числе передаваемых телефонограммой, с использованием факсимильной связи, глобальной компьютерной сети Интернет, производится соответственно в журнале регистрации входящих документов по форме согласно приложению 4 и журнале регистрации исходящих документов по форме согласно приложению 5, если иное не установлено настоящими Правилами.
35. В журнале регистрации входящих документов регистрируются, в частности:
35.1. запросы;
35.2. организационно-распорядительные документы, поступающие в нотариальную контору;
35.3. заявления, содержащие просьбу о совершении нотариальных действий:
о выдаче свидетельства о праве собственности на доли в имуществе, нажитом супругами в период брака;
о выдаче свидетельства об удостоверении полномочий исполнителя завещания (душеприказчика);
об удостоверении факта;
о выдаче свидетельства о передаче заявления;
об установлении факта правопреемства, изменения наименования юридического лица, изменения фамилии, собственного имени и (или) отчества гражданина;
о совершении исполнительной надписи;
о протесте векселя;
о принятии документов на хранение и об их возврате;
о выдаче дубликата нотариального документа;
о выдаче дубликата завещания, приравненного к нотариально удостоверенному;
о выдаче выписки из реестра для регистрации нотариальных действий;
об обеспечении доказательств;
о принятии в депозит нотариуса денег в белорусских рублях и иностранной валюте и (или) ценных бумаг;
35.4. заявления, указанные в абзацах втором–четвертом и шестом–восьмом пункта 2 статьи 81 Закона Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности», в случае, если они поступили по почте либо переданы нотариусу, работнику нотариальной конторы лицом, не являющимся заявителем;
35.41. наследственное дело, поступившее нотариусу для его ведения.
Нотариус, которому передано наследственное дело для его ведения, в день его поступления регистрирует в книге учета наследственных дел имеющиеся в нем заявления, указанные в пункте 2 статьи 81 Закона Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности», при этом в графе «Примечание» книги учета наследственных дел указывается основание передачи наследственного дела (ссылка на акт законодательства).
Если нотариусом, которому поступило наследственное дело, ранее не открывалось наследственное дело после наследодателя, такому наследственному делу в день его поступления присваивается новый порядковый номер в соответствии с частью второй пункта 62 настоящих Правил. В день поступления такого наследственного дела также вносится запись в алфавитную книгу учета наследственных дел, при этом в графе «Примечание» алфавитной книги учета наследственных дел указывается основание передачи наследственного дела (ссылка на акт законодательства).
В случае, если нотариусом, которому поступило наследственное дело, ранее было открыто наследственное дело после наследодателя, такому наследственному делу новый порядковый номер не присваивается, запись в алфавитную книгу учета наследственных дел не вносится, документы поступившего наследственного дела приобщаются в ранее открытое наследственное дело;
35.5. заявления завещателя об уничтожении завещания нотариусом;
35.6. заявления об отмене доверенности, отмене согласия на совершение сделки;
35.7. заявления об отмене дарения;
35.8. заявления, принимаемые от граждан и юридических лиц для осуществления передачи другим гражданам и юридическим лицам;
35.9. заявления о вынесении нотариусом постановления об отказе в совершении нотариального действия;
35.10. заявления заинтересованных лиц, желающих обратиться в суд для оспаривания права или факта, об удостоверении которых просит другое заинтересованное лицо;
35.11. заявления о согласии на обработку персональных данных в связи с проведением видеозаписи;
35.12. заявления о выдаче экземпляра свидетельства о праве собственности на доли в имуществе, нажитом супругами в период брака;
35.13. заявления наследников о включении в свидетельство о праве на наследство наследников по закону, у которых отсутствуют документы, подтверждающие наличие оснований для призвания к наследованию по закону;
35.131. заявления наследников о согласии на принятие наследства наследником по истечении срока, установленного для его принятия;
35.14. заявления наследников о согласии на выделение обязательной доли без учета предметов обычной домашней обстановки и обихода;
35.15. заявления о государственной регистрации по формам согласно приложениям 1–4, 11 и 12 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 27 января 2009 г. № 8 «О реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 16 января 2009 г. № 1»;
35.16. заявления о выдаче (возврате) из депозита нотариуса денежных средств и (или) ценных бумаг;
35.17. опись наследственного имущества для расчета обязательной доли, составленная наследниками;
35.18. выписки о состоянии счета «депо» (для бездокументарных (документарных) ценных бумаг), выписки по счету (для денежных средств);
35.19. заявления заинтересованных лиц об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия, поступившие посредством почтовой связи;
35.191. заявления об оформлении личных дел должностных лиц (представителей) юридических лиц и переводчиков;
35.193. заявление о выдаче справки о том, что наследственное дело не открывалось.
Заявление о выдаче справки о том, что наследственное дело не открывалось, адресуется нотариусу и должно содержать фамилию, собственное имя, отчество заявителя и наследодателя, дату смерти наследодателя, место открытия наследства, определяемое в соответствии со статьей 1036 Гражданского кодекса Республики Беларусь.
Заявление о выдаче справки о том, что наследственное дело не открывалось, оформляется в порядке, предусмотренном частью пятой пункта 51 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий.
Справка о том, что наследственное дело не открывалось, выдается:
в отношении наследодателя, умершего после 31 декабря 1976 г., – любым нотариусом;
в отношении наследодателя, умершего по 31 декабря 1976 г. включительно, – нотариусом по месту открытия наследства.
При выдаче справки о том, что наследственное дело не открывалось, нотариус проверяет сведения об открытии наследственного дела в порядке, предусмотренном частью первой пункта 61 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий.
В справке о том, что наследственное дело не открывалось, указываются (согласно сведениям, содержащимся в заявлении о выдаче справки о том, что наследственное дело не открывалось) фамилия, собственное имя, отчество наследодателя, дата его смерти, место открытия наследства, дата и время (часы, минуты) проверки сведений об открытии наследственного дела.
В случае, если сведения об открытии наследственного дела содержатся в алфавитных книгах учета наследственных дел, находящихся на хранении в другой нотариальной конторе либо в нотариальном архиве или государственном архиве, в справке о том, что наследственное дело не открывалось, дополнительно указывается информация о том, что сведения об открытии наследственного дела подлежат проверке по алфавитным книгам учета наследственных дел, находящимся на хранении в другой нотариальной конторе либо в нотариальном или государственном архиве, с указанием наименования нотариальной конторы, нотариального или государственного архива, на хранении в которых находятся такие книги.
Справка о том, что наследственное дело не открывалось, составляется в двух экземплярах, один из которых приобщается к хранящемуся в делах нотариуса заявлению, второй – выдается лицу, обратившемуся за ее выдачей. К заявлению также приобщаются распечатанные и заверенные нотариусом в порядке, предусмотренном настоящими Правилами, сведения из информационных ресурсов (систем) Белорусской нотариальной палаты;
35.194. заявление лица (лиц), от имени, на имя, по поручению либо в отношении которого (которых) было совершено нотариальное действие, о внесении исправлений в нотариальный документ путем составления текста нотариального документа заново;
35.20. иные входящие документы, регистрация которых в журнале регистрации входящих документов предусмотрена настоящими Правилами.
351. Заявления, указанные в пункте 2 статьи 81 Закона Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности», в случае, если на их основании открывается наследственное дело, в день поступления регистрируются в книге учета наследственных дел с присвоением порядкового номера, который является номером открытого наследственного дела. В случае, если заявления, указанные в пункте 2 статьи 81 Закона Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности», а также заявления одного либо нескольких наследников, принявших наследство, о выдаче свидетельства о праве собственности на доли в имуществе, нажитом супругами в период брака, поступают по уже открытому наследственному делу, такие заявления регистрируются в книге учета наследственных дел без присвоения нового порядкового номера и приобщаются в ранее открытое наследственное дело.
Заявления о принятии мер по охране наследства и (или) управлению им также регистрируются в книге учета заявлений о принятии мер по охране наследства и (или) управлению им.
36. После регистрации документы, поступившие в нотариальную контору, в которой осуществляют нотариальную деятельность два и более нотариуса, и относящиеся к делопроизводству нотариальной конторы, передаются лицом, ответственным за ведение делопроизводства, заведующему нотариальной конторой, который проставляет резолюции и передает их на исполнение.
Документы, поступившие в нотариальную контору, в которой осуществляют нотариальную деятельность два и более нотариуса, и относящиеся к делопроизводству нотариуса, передаются соответствующему нотариусу.
Документы, поступившие в односоставную нотариальную контору, рассматриваются соответствующим нотариусом.
Документ, относящийся к компетенции другого нотариуса, не позднее двух рабочих дней со дня поступления направляется этому нотариусу с сопроводительным письмом. О направлении документа другому нотариусу в письменной форме сообщается лицу, от которого поступил документ.
Если неизвестно, к компетенции какого нотариуса нотариальной конторы относится разрешение поставленных в полученном документе вопросов, документ направляется в соответствующую территориальную нотариальную палату для дальнейшей передачи по принадлежности.
37. Всем исходящим документам присваивается регистрационный индекс, состоящий из индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, и порядкового номера, под которым данный документ зарегистрирован в журнале регистрации исходящих документов, если иной порядок присвоения регистрационного индекса не предусмотрен настоящими Правилами, иными нормативными правовыми актами.
38. Все нотариальные действия регистрируются в реестрах для регистрации нотариальных действий, реестрах для регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно, реестрах депозита нотариуса.
39. В каждом нотариальном документе указывается номер, присвоенный соответствующему нотариальному действию при его регистрации.
Номер, присвоенный нотариальному документу, составленному на бумажном носителе, состоит из номера соответствующего реестра и номера записи, под которым в реестре зарегистрировано нотариальное действие.
Нотариальному документу, составленному в виде электронного документа, номер присваивается единой электронной системой учета нотариальных действий и наследственных дел при регистрации нотариального действия в реестре для регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно. Указанный номер состоит из номера выданного нотариусу свидетельства на осуществление нотариальной деятельности в формате «0000», года совершения нотариального действия в цифровом формате «ГГГГ», где ГГГГ – год, и порядкового номера, присваиваемого последовательно в соответствии с нумерацией, осуществляемой в пределах календарного года.
40. Контроль за сроками и качеством исполнения документов, перечисленных в части второй настоящего пункта, и содержащихся в них поручений осуществляется заведующим нотариальной конторой, нотариусом односоставной нотариальной конторы.
На контроль в обязательном порядке берутся документы, поступившие из Министерства юстиции, судов, прокуратуры, органов уголовного преследования, органов Комитета государственного контроля, таможенных органов по имеющимся в их производстве делам об административных таможенных правонарушениях, налоговых органов по проводимым ими проверкам, главных управлений юстиции, средств массовой информации с указанием о сообщении результатов рассмотрения, Белорусской нотариальной палаты, соответствующей территориальной нотариальной палаты, а также обращения граждан и юридических лиц. Заведующим нотариальной конторой, нотариусом односоставной нотариальной конторы могут быть поставлены на контроль и другие документы.
ГЛАВА 4
ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ПРИ ИСТРЕБОВАНИИ И ПОЛУЧЕНИИ НОТАРИУСОМ СВЕДЕНИЙ И (ИЛИ) ДОКУМЕНТОВ, НЕОБХОДИМЫХ ДЛЯ СОВЕРШЕНИЯ НОТАРИАЛЬНЫХ ДЕЙСТВИЙ
41. В случае истребования нотариусом по просьбе заинтересованных лиц от государственных органов, иных организаций, индивидуальных предпринимателей и нотариусов, в том числе из информационных ресурсов (систем), сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариальных действий, обращения таких лиц, запросы об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариальных действий, а также полученные по таким запросам сведения и (или) документы подлежат регистрации в книге регистрации по форме согласно приложению 9.
Книга регистрации заполняется с учетом следующих требований:
в графе «Дата регистрации обращения заинтересованного лица» указывается дата подтверждения факта уплаты нотариального тарифа за составление и направление запроса об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариальных действий, а в случае, когда законодательством предусмотрена плата за выдачу таких сведений и (или) документов, – дата подтверждения факта уплаты нотариального тарифа и (или) внесения (перечисления) такой платы (указывается дата подтверждения последнего из платежей);
в графе «Сведения о заинтересованном лице» указываются фамилия, собственное имя, отчество, число, месяц, год рождения, идентификационный номер (при наличии) заинтересованного лица, наименование (вид) документа, удостоверяющего личность, его номер, дата выдачи, наименование (код) органа, выдавшего документ, место жительства (место пребывания), а в случае обращения юридического лица – также полное наименование юридического лица, его место нахождения, регистрационный номер в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и дата государственной регистрации, учетный номер плательщика либо иной аналогичный номер, присвоенный в иностранном государстве, занимаемая должность служащего представителя юридического лица (при наличии), реквизиты документа, по которому проверены полномочия на обращение за совершением нотариального действия от имени и в интересах других лиц.
Сведения и (или) документы, необходимые для совершения нотариальных действий, полученные из информационных ресурсов (систем) в электронном виде в автоматическом режиме не подлежат регистрации в книге регистрации, за исключением сведений и (или) документов, полученных из автоматизированной информационной системы Государственной автомобильной инспекции Министерства внутренних дел.
При регистрации обращения заинтересованного лица в книге регистрации нотариус согласовывает с таким лицом способ его извещения о получении нотариусом истребованных сведений и (или) документов, о необходимости истребования дополнительных сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия (телефонограмма, телефонное сообщение, использование глобальной компьютерной сети Интернет, электронной почты, посредством почтовой связи, а также с помощью иных средств связи).
При поступлении посредством почтовой связи заявления заинтересованного лица об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариальных действий (далее для целей настоящей главы, если не указано иное, – заявление), подлинность подписи на котором засвидетельствована нотариусом или должностным лицом, уполномоченным совершать нотариальные действия, нотариус осуществляет его регистрацию в книге регистрации. При этом в графе «Примечание» указывается информация о поступлении заявления посредством почтовой связи, дата и номер регистрации заявления в журнале регистрации входящих документов.
При необходимости истребования сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия удаленно по заявлению о его совершении, направленному в виде электронного документа с использованием информационных ресурсов (систем) Белорусской нотариальной палаты, нотариус осуществляет регистрацию обращения заинтересованного лица в книге регистрации в день подтверждения факта уплаты нотариального тарифа за составление и направление запросов об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения такого нотариального действия. При этом в графе «Примечание» указывается информация о поступлении заявления о совершении нотариального действия удаленно с использованием информационных ресурсов (систем) Белорусской нотариальной палаты.
42. Нотариус регистрирует обращение (заявление) заинтересованного лица в книге регистрации и направляет запросы об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариальных действий, не позднее рабочего дня, следующего за днем обращения лица за совершением этого действия, а в случае, когда законодательством предусмотрена плата за выдачу таких сведений и (или) документов, – не позднее рабочего дня, следующего за днем представления лицом нотариусу документа, подтверждающего внесение (перечисление) такой платы.
В случае непредставления документа, подтверждающего внесение (перечисление) предусмотренной законодательством платы за выдачу сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариальных действий, нотариус не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления заявления, направляет посредством почтовой связи сообщение о том, что для совершения нотариального действия необходимо истребовать сведения и (или) документы, за выдачу которых законодательством предусмотрена плата, и истребование сведений и (или) документов будет производиться только после предоставления документа, подтверждающего внесение (перечисление) предусмотренной законодательством платы. В сообщении указывается размер платы за выдачу сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариальных действий, и реквизиты для оплаты.
43. После регистрации обращения заинтересованного лица в книге регистрации нотариус формирует дело предварительного рассмотрения документов (далее – предварительное дело), которому присваивается порядковый номер в соответствии с регистрационным номером в книге регистрации.
В случае обращения лица за оформлением наследственных прав предварительное дело не формируется.
44. Запрос об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия, и документ, подтверждающий внесение (перечисление) платы за выдачу таких сведений и (или) документов, направляются в государственные органы, иные организации, индивидуальным предпринимателям и нотариусам посредством почтовой связи заказным письмом (заказным письмом с уведомлением о получении) либо вручаются нотариусом лично адресату под роспись с отметкой о дате вручения.
В случае истребования сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия, из информационных ресурсов (систем) документ, подтверждающий внесение (перечисление) платы, не направляется, сведения о реквизитах такого документа указываются в запросе об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия.
О направлении запроса об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариальных действий, нотариус вносит запись в книгу регистрации.
45. Запросы об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариальных действий, за исключением запросов об истребовании сведений и (или) документов из информационных ресурсов (систем) в электронном виде с помощью информационных ресурсов (систем) Белорусской нотариальной палаты, распечатываются и регистрируются в журнале регистрации исходящих документов с присвоением регистрационного индекса, который состоит из регистрационного номера в книге регистрации и номера в журнале регистрации исходящих документов. Регистрационный индекс может быть дополнен другими условными обозначениями.
46. В предварительное дело, а в случае истребования сведений и (или) документов в рамках оформления наследственных прав – в наследственное дело приобщаются:
заявление (при наличии);
запросы об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариальных действий, за исключением запросов об истребовании сведений и (или) документов из информационных ресурсов (систем) в электронном виде с помощью информационных ресурсов (систем) Белорусской нотариальной палаты;
сведения и (или) документы, необходимые для совершения нотариальных действий, поступившие по запросам об истребовании таких сведений и (или) документов;
сведения и (или) документы, необходимые для совершения нотариальных действий, полученные из информационных ресурсов (систем) в электронном виде в автоматическом режиме;
извещение о получении истребуемых сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия (в случае направления извещения с использованием глобальной компьютерной сети Интернет, в том числе электронной почты, посредством почтовой связи, а также с помощью иных средств связи);
информация об извещении заинтересованного лица о получении истребуемых сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия (в случае извещения посредством телефонного сообщения).
47. Сведения и (или) документы, необходимые для совершения нотариальных действий, полученные из информационных ресурсов (систем), посредством общегосударственной автоматизированной информационной системы, распечатываются и заверяются нотариусом в порядке, предусмотренном Положением о порядке заверения на бумажном носителе информации, полученной из информационных ресурсов (систем) посредством общегосударственной автоматизированной информационной системы, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20 марта 2020 г. № 159.
Сведения и (или) документы, необходимые для совершения нотариальных действий, полученные из информационных ресурсов (систем), в том числе из информационных ресурсов (систем) Белорусской нотариальной палаты, за исключением сведений и (или) документов, указанных в части первой настоящего пункта, распечатываются и заверяются нотариусом в порядке, предусмотренном частью четвертой настоящего пункта и иным законодательством.
Сведения и (или) документы, полученные для проверки действительности представляемых гражданами и юридическими лицами для совершения нотариальных действий сведений и (или) документов, распечатываются в случае, если они получены для проверки времени и (или) места открытия наследства, а также в случае, если содержащаяся в них информация является основанием для отказа в совершении нотариального действия.
Для заверения сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариальных действий, указанных в части второй настоящего пункта, нотариус:
распечатывает сведения и (или) документы на бумажном носителе;
проводит сверку содержания сведений и (или) документов из информационного ресурса (системы) в электронном виде с их содержанием на бумажном носителе;
при установлении идентичности сведений и (или) документов оформляет отметку о заверении, содержащую указание на получение сведений и (или) документов с помощью информационных ресурсов (систем) Белорусской нотариальной палаты либо с использованием глобальной компьютерной сети Интернет, наименование информационного ресурса (системы), из которого были получены сведения и (или) документы, время и дату их получения, количество листов. Отметка размещается на последнем листе ниже текста распечатанных сведений и (или) документов либо в случае отсутствия места для проставления отметки о заверении – на оборотной стороне последнего листа, и заверяется подписью нотариуса с указанием его статуса, фамилии и инициалов, и скрепляется гербовой печатью нотариуса.
Сведения и (или) документы, распечатанные на двух и более листах, прошиваются либо скрепляются иным образом, не позволяющим разъединить листы. В случае оформления отметки, указанной в абзаце четвертом части четвертой настоящего пункта, на каждом листе распечатанных сведений и (или) документов прошивка или скрепление листов не требуется.
Сведения и (или) документы, указанные в частях первой–третьей настоящего пункта, не подлежат регистрации в журнале регистрации входящих документов.
48. Нотариус ведет учет сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия, поступивших по запросам об истребовании таких сведений и (или) документов, сроков их представления, а также проверяет сведения и (или) документы на предмет соответствия полученных сведений и (или) документов истребуемым сведениям и (или) документам, необходимости устранения неточностей и иной информации.
В случае нарушения сроков представления сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия, либо представления сведений и (или) документов, содержащих недостоверную информацию, нотариус не позднее двух рабочих дней со дня установления указанных нарушений направляет соответствующую информацию органу, ведущему административный процесс.
49. При получении нотариусом истребованных им сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия, нотариус не позднее рабочего дня, следующего за днем получения таких сведений и (или) документов, извещает об их получении заинтересованное лицо способом, согласованным с ним при регистрации обращения в книге регистрации.
Нотариус извещает посредством почтовой связи заинтересованное лицо, заявление которого поступило посредством почтовой связи, если иной способ извещения не указан в заявлении.
Нотариус извещает с использованием информационных ресурсов (систем) Белорусской нотариальной палаты заинтересованное лицо, заявление которого о совершении нотариального действия удаленно поступило с использованием информационных ресурсов (систем) Белорусской нотариальной палаты.
В случае, если нотариальное действие, для совершения которого истребовались сведения и (или) документы, совершено в день получения нотариусом сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия, либо на следующий рабочий день после их получения, заинтересованное лицо о получении истребованных сведений и (или) документов нотариусом не извещается.
В извещении указываются:
лица, которым необходимо явиться для совершения нотариального действия, лица, согласие, отказ которых необходимы для совершения нотариального действия;
дата, до которой следует совершить нотариальное действие;
срок действия сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия (при его наличии);
размер нотариального тарифа за совершение нотариальных действий и оказание услуг правового и технического характера;
иная необходимая информация.
В случае извещения заинтересованного лица посредством телефонного сообщения информация, указанная в части пятой настоящего пункта, сообщается нотариусом заинтересованному лицу устно.
ГЛАВА 5
СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
50. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень унифицированных заголовков дел, заводимых в нотариальной конторе, нотариусом в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в порядке, установленном пунктом 51 настоящих Правил.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения в делопроизводстве. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, в соответствии с пунктом 78 настоящих Правил, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Номенклатура дел составляется ежегодно на делопроизводственный (календарный) год и вводится в действие с 1 января года, на который она составлена.
51. Номенклатура дел нотариальной конторы составляется на основе примерной номенклатуры дел нотариальной конторы. Примерная номенклатура дел нотариальной конторы утверждается правлением Белорусской нотариальной палаты по согласованию с Центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) Белорусской нотариальной палаты и государственным архивом, источником комплектования которого является Белорусская нотариальная палата.
Примерная номенклатура дел нотариальной конторы устанавливает примерный состав дел с унифицированными заголовками дел, которые при необходимости могут конкретизироваться, закрепляет наименования разделов с соответствующей системой индексации и систематизации заголовков дел внутри разделов каждой номенклатуры дел.
52. В номенклатуру дел должны быть включены заголовки (наименования) всех дел, которые ведутся в нотариальной конторе, в том числе нотариусами нотариальной конторы (нотариусом односоставной нотариальной конторы), и отражают документируемую деятельность, а также реестры, книги, журналы.
Номенклатура дел нотариальной конторы, которая является источником комплектования государственных архивов, согласовывается с нотариальным архивом и государственным архивом (структурным подразделением по архивам и делопроизводству главного управления юстиции областного исполнительного комитета) (далее, если не указано иное, – государственный архив).
Номенклатура дел нотариальной конторы, которая не является источником комплектования государственных архивов, согласовывается с нотариальным архивом.
Номенклатура дел нотариальной конторы согласовывается с соответствующими нотариальным архивом и (или) государственным архивом один раз в пять лет или после значительных изменений в них (в том числе включение дополнительных разделов, значительное увеличение в разделах номенклатуры количества заголовков заводимых дел) независимо от срока предыдущего согласования.
53. Номенклатура дел нотариуса составляется по форме согласно приложению 15 нотариусом, подписывается им, визируется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в нотариальной конторе, до 1 декабря текущего года. Такое визирование не требуется в случае составления номенклатуры дел нотариусом односоставной нотариальной конторы.
Номенклатура дел нотариуса составляется нотариусом в двух экземплярах, один из которых передается в нотариальную контору для включения соответствующего раздела в номенклатуру дел нотариальной конторы, второй – остается в делах нотариуса.
Экземпляры номенклатуры дел нотариуса (нотариусов), на основе которой составлена сводная номенклатура дел нотариальной конторы, после утверждения сводной номенклатуры дел нотариальной конторы формируются в самостоятельные дела временного (до 10 лет) хранения.
54. Сводная номенклатура дел нотариальной конторы по форме согласно приложению 16 составляется и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в нотариальной конторе, на основе номенклатур дел нотариусов данной нотариальной конторы, согласовывается заведующим нотариальным архивом. При этом дела нотариальной конторы (в том числе по документированию ее организационно-административной деятельности) и каждого нотариуса (связанные с документированием организации деятельности нотариуса, совершением им нотариальных действий) включаются в отдельные разделы сводной номенклатуры дел.
Сводная номенклатура дел нотариальной конторы, которая является источником комплектования государственных архивов, согласовывается с соответствующим нотариальным архивом и государственным архивом, составляется в трех экземплярах, один из которых хранится в соответствующем нотариальном архиве, второй – передается в государственный архив, третий – остается в делах нотариальной конторы.
Сводная номенклатура дел нотариальной конторы, которая не является источником комплектования государственных архивов, согласовывается с соответствующим нотариальным архивом, составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в соответствующем нотариальном архиве, второй – в делах нотариальной конторы.
При отсутствии необходимости согласования сводной номенклатуры дел нотариальной конторы с соответствующим нотариальным архивом и (или) государственным архивом она составляется в одном экземпляре, хранящемся в соответствующих делах нотариальной конторы.
Сводная номенклатура дел нотариальной конторы представляется до 15 декабря текущего года заведующему нотариальной конторой для утверждения. В односоставной нотариальной конторе сводная номенклатура дел нотариальной конторы утверждается нотариусом этой конторы.
После утверждения сводной номенклатуры дел нотариальной конторы из нее делаются выписки по соответствующим разделам. Выписка из сводной номенклатуры дел нотариальной конторы оформляется по форме согласно приложению 17. Заверенные в установленном порядке выписки из сводной номенклатуры дел передаются нотариусам нотариальной конторы для использования при частичном оформлении, формировании и учете заводимых ими дел в делопроизводстве соответствующего нотариуса.
Экземпляр сводной номенклатуры дел нотариальной конторы, выписки из сводной номенклатуры дел нотариальной конторы, хранящиеся у нотариуса нотариальной конторы, являются документами постоянного хранения.
56. В графе «Примечание» сводной номенклатуры дел нотариальной конторы проставляются отметки:
о переходящих делах (производится запись «Переходящее»);
о незаведении дел (производится запись «Не заведено»);
о выделении дел к уничтожению (производится запись «Уничтожено на основании
акта о выделении к уничтожению документов и дел ______________________________»);
(указываются дата и номер акта)
об утрате дел;
о передаче другому нотариусу (в нотариальный архив) дел временного (до 10 лет) хранения;
о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК Белорусской нотариальной палаты, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечне типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 «О перечне типовых документов», и (или) в перечне документов, образующихся в процессе деятельности нотариальных контор, у нотариусов, с указанием сроков хранения, установленном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 27 декабря 2021 г. № 222 «О перечне документов, образующихся в процессе деятельности нотариальных контор, у нотариусов» (далее – перечень);
о наличии документов в электронном виде (ДЭВ), об электронных делах (ЭД) с указанием программного обеспечения, в котором формируются такие дела, информационных ресурсах (ИР), гибридных делах (ГД);
другие отметки.
57. Если в течение делопроизводственного (календарного) года в нотариальной конторе, в том числе у нотариусов, возникает необходимость в заведении дел, не предусмотренных номенклатурой дел, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел нотариальной конторы и в выписку из сводной номенклатуры дел нотариальной конторы, хранящуюся у нотариуса. Для этого в конце каждого раздела номенклатуры дел нотариальной конторы предусматриваются резервные индексы. При этом записи в резервные индексы вносятся в следующем порядке:
если дело заводится в делопроизводстве нотариуса нотариальной конторы (за исключением односоставной нотариальной конторы) – этот нотариус вносит запись в соответствующий раздел хранящейся у него выписки из сводной номенклатуры дел нотариальной конторы и сообщает об этом заведующему нотариальной конторой для внесения записи в сводную номенклатуру дел нотариальной конторы;
если дело заводится в делопроизводстве нотариальной конторы (за исключением односоставной нотариальной конторы) – заведующий нотариальной конторой вносит запись в соответствующий раздел сводной номенклатуры дел нотариальной конторы и уведомляет об этом всех нотариусов нотариальной конторы для внесения ими записи в хранящуюся у каждого из них выписку из сводной номенклатуры дел нотариальной конторы;
если дело заводится в делопроизводстве односоставной нотариальной конторы или делопроизводстве нотариуса такой конторы – запись в сводную номенклатуру дел нотариальной конторы и в выписку из нее вносится нотариусом односоставной нотариальной конторы.
В течение делопроизводственного (календарного) года допускается внесение изменений в утвержденные номенклатуру дел нотариальной конторы (выписку из сводной номенклатуры дел нотариальной конторы, хранящуюся у нотариуса).
В случае приобретения лицом статуса нотариуса, определения нотариусу места осуществления нотариальной деятельности в другой нотариальной конторе, наделения нотариуса полномочиями на осуществление нотариальной деятельности в другом нотариальном округе, возобновления полномочий нотариуса до окончания делопроизводственного (календарного) года нотариус должен до начала осуществления нотариальной деятельности в нотариальной конторе подготовить номенклатуру дел и представить ее в нотариальную контору для последующего согласования, утверждения и включения в сводную номенклатуру дел нотариальной конторы на соответствующий год (для использования с момента начала осуществления нотариусом нотариальной деятельности в этой нотариальной конторе).
58. По окончании делопроизводственного (календарного) года к сводной номенклатуре дел нотариальной конторы, к выписке из сводной номенклатуры дел нотариальной конторы, хранящейся у нотариуса, составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в прошедшем году (далее, если не указано иное, – итоговая запись), по форме согласно приложению 19.
Итоговая запись является документом постоянного хранения и составляется на отдельных листах.
К выписке из сводной номенклатуры дел нотариальной конторы, хранящейся у нотариуса, итоговая запись составляется этим нотариусом. Такая итоговая запись составляется в двух экземплярах, один из которых подшивается к выписке из сводной номенклатуры дел нотариальной конторы, хранящейся у нотариуса, а второй передается в нотариальную контору для составления итоговой записи к сводной номенклатуре дел нотариальной конторы.
Итоговая запись к сводной номенклатуре дел нотариальной конторы составляется заведующим нотариальной конторой (нотариусом односоставной нотариальной конторы) в одном экземпляре и подшивается к сводной номенклатуре дел нотариальной конторы вместе с экземплярами итоговых записей к выпискам из сводной номенклатуры дел нотариальной конторы, переданными в нотариальную контору нотариусами для составления итоговой записи к сводной номенклатуре дел нотариальной конторы.
В случае приостановления полномочий нотариуса, аннулирования свидетельства на осуществление нотариальной деятельности, наделения нотариуса полномочиями на осуществление нотариальной деятельности в другом нотариальном округе, определения нотариусу места осуществления нотариальной деятельности в другой нотариальной конторе, упразднения нотариальной конторы в течение делопроизводственного (календарного) года итоговая запись к сводной номенклатуре дел (выписке из номенклатуры дел) нотариальной конторы составляется до окончания делопроизводственного (календарного) года. В этом случае в итоговой записи указывается соответствующее основание ее составления до окончания делопроизводственного (календарного) года.
59. Все документы нотариальной конторы, нотариуса формируются в дела посредством их группировки в соответствии со сводной номенклатурой дел нотариальной конторы, с выпиской из сводной номенклатуры дел нотариальной конторы, хранящейся у нотариуса, и систематизируются внутри дела.
В процессе группировки документов (формирования дел) проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат и других необходимых реквизитов документа, в том числе гербовой печати. Документы, оформленные ненадлежащим образом, подлежат доработке и приведению в соответствие с установленными требованиями.
Не допускается включать в дела документы, не относящиеся к составу дела, подлежащие возврату (за исключением документов, принятых нотариусом на хранение), а также их черновые экземпляры и проекты (рабочие варианты) документов.
Черновые экземпляры, рабочие записи и проекты документов на бумажных носителях, содержащие сведения, составляющие нотариальную или иную охраняемую законом тайну, распространение и (или) предоставление которой ограничено, не подлежат хранению и уничтожаются нотариусом (исполнителем документа) путем измельчения (шредирования) с помощью уничтожителей документов (шредеров) или любым другим способом, исключающим возможность разглашения содержащихся в них нотариальной тайны или иной охраняемой законом тайны, а также возможность восстановления их текста.
60. Формирование дел нотариальной конторы осуществляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства нотариальной конторы, а формирование дел нотариуса – самим нотариусом.
61. В дела группируются документы одного делопроизводственного (календарного) года, за исключением переходящих дел, ведущихся в течение нескольких лет.
В деле документы систематизируются в хронологическом порядке с января по декабрь (по датам их поступления, составления, исполнения, подписания, утверждения, удостоверения, выдачи). При этом документы в делах формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (документ-запрос), за ним – документ-ответ.
62. Заявления наследника о принятии наследства; о выдаче свидетельства о праве на наследство; о принятии наследства и выдаче свидетельства о праве на наследство; об отказе от наследства; пережившего супруга наследодателя о выдаче свидетельства о праве собственности на доли в имуществе, нажитом супругами в период брака; лица, понесшего расходы, вызванные предсмертной болезнью наследодателя, охраной наследства и управлением им, а также расходы на похороны с требованием о возмещении указанных расходов; кредитора о предъявлении требований по долгам наследодателя; наследника, исполнителя завещания, органа местного управления и самоуправления, других лиц, действующих в интересах сохранения наследственного имущества; о принятии мер по охране наследства и (или) управлению им и иные заявления и документы, связанные с оформлением наследственных прав, формируются в наследственные дела.
Каждому наследственному делу присваивается номер, состоящий из порядкового номера, под которым оно зарегистрировано в книге учета наследственных дел, и указываемых через дробь года, в котором оно заведено, и индекса нотариуса, который заводит наследственное дело и в делах которого оно хранится, соответствующего номеру удостоверения нотариуса.
В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства.
Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, оно переходит на следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.
Законченные производством наследственные дела формируются в дела того года, в котором они закончены.
Дополнительные свидетельства о праве на наследство и документы, истребованные (предоставленные) для их выдачи, формируются в дело года, в котором выданы данные свидетельства о праве на наследство.
В случае, если нотариусом нотариальной конторы по заведенному и не оконченному производством государственной нотариальной конторой наследственному делу выдается свидетельство о праве на наследство, то такое наследственное дело хранится в делах этого нотариуса.
621. В случае передачи наследственного дела другому нотариусу для его ведения документы, имеющиеся в наследственном деле, оформляются в порядке, установленном пунктом 25 настоящих Правил. С оформленного наследственного дела изготавливается копия и заверяется в порядке, предусмотренном частью третьей пункта 6 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий.
Подлинное наследственное дело с сопроводительным письмом нотариус, который передает наследственное дело, направляет нотариусу по месту открытия наследства посредством почтовой связи почтовым отправлением с объявленной ценностью с описью вложения и уведомлением о получении либо передает лично под роспись, которая проставляется нотариусом по месту открытия наследства на экземпляре сопроводительного письма, остающемся в делах нотариуса, передающего наследственное дело.
В день передачи наследственного дела нотариус, который передает наследственное дело, вносит запись в графу «Примечание» книги учета наследственных дел и алфавитной книги учета наследственных дел, в которой указываются основания передачи наследственного дела (ссылка на акт законодательства) и дата его направления (передачи) нотариусу по месту открытия наследства.
Копия наследственного дела, извещения о передаче наследственного дела для его ведения нотариусу по месту открытия наследства, сопроводительное письмо, уведомление о получении почтового отправления (если документы направлялись посредством почтовой связи) хранятся в делах нотариуса, передавшего наследственное дело, и формируются в дела одного делопроизводственного (календарного) года в соответствии с выпиской из номенклатуры дел.
63. Иные нотариальные документы (за исключением документов, связанных с оформлением наследственных прав) подшиваются в дела в следующем порядке: первым – оставшийся в делах нотариуса экземпляр нотариального документа, за ним – документы, на основании которых он совершен (выдан, удостоверен).
631. Платежные документы (платежные поручения, карт-чеки, квитанции, другие документы) или их копии, подтверждающие уплату нотариального тарифа, а также документы (заявления, справки и другие), подтверждающие возврат полностью или частично плательщику уплаченного нотариального тарифа, хранятся в делах нотариуса и формируются в дела одного делопроизводственного (календарного) года в соответствии с выпиской из номенклатуры дел.
64. Годовые планы и отчеты (сведения) хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления.
Протоколы в деле систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров и группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых протокол готовился (повестка дня, доклады, проекты решений и другие документы).
65. Объем дела с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. Толщина дел с документами временного (до 10 лет) хранения не должна превышать 100 мм. При большем объеме документов дело делится на самостоятельные тома. Документы каждого следующего тома являются продолжением предыдущего тома.
В случаях, если дело состоит из нескольких томов, на обложке дела, во внутренней описи документов дела, листе-заверителе дела вместе с другими реквизитами (индексом дела, заголовком) указываются порядковые номера соответствующего тома.
66. Документы в электронном виде, в том числе электронные документы, формируются в электронные дела с использованием информационных ресурсов (системы) Белорусской нотариальной палаты в соответствии с номенклатурой дел и установленными сроками хранения для аналогичных документов на бумажных носителях.
Формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях, указанных в пунктах 59–65 настоящих Правил.
67. В случае, если при совершении нотариального действия нотариусом проводилась видеозапись, по окончании ее проведения файл с видеозаписью переносится нотариусом для хранения в информационные ресурсы (системы) Белорусской нотариальной палаты и удаляется из памяти задействованных устройств.
Срок хранения файла с видеозаписью в информационных ресурсах (системах) Белорусской нотариальной палаты – 5 лет.
По письменному заявлению граждан и юридических лиц, от имени, на имя, по поручению либо в отношении которых совершено нотариальное действие, а также правопреемников этих юридических лиц воспроизведение видеозаписи может осуществляться в помещении нотариальной конторы.
Воспроизведение видеозаписи удостоверения завещания осуществляется при жизни завещателя по его заявлению, а после смерти завещателя – по заявлению супруга (супруги), родителей, усыновителей (удочерителей), детей, в том числе усыновленных (удочеренных), родных братьев и сестер, деда, бабки, внуков завещателя.
Выдача государственным органам (должностным лицам) файла с видеозаписью для воспроизведения осуществляется в случаях, предусмотренных законодательными актами.
ГЛАВА 6
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ И СОСТАВЛЕНИЕ ГОДОВЫХ РАЗДЕЛОВ СВОДНЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ
68. Оформление дел заключается в подготовке дел к оперативному и архивному хранению в соответствии с требованиями, установленными настоящими Правилами (в том числе оформление обложек дел, нумерация листов, составление внутренних описей, заверительных надписей). Дела нотариальной конторы, нотариусов подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве нотариальной конторы, в делопроизводстве нотариуса и после окончания их ведения (за исключением переходящих дел) по завершении делопроизводственного (календарного) года. Правильность оформления дел проверяется при передаче дел в соответствующий нотариальный архив.
Оформление дел нотариальной конторы осуществляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства нотариальной конторы, а оформление дел нотариуса – самим нотариусом.
69. Дела подлежат частичному и (или) полному оформлению в соответствии с пунктами 70–73 настоящих Правил.
70. Частичному оформлению подлежат все дела независимо от сроков хранения при их заведении в делопроизводстве нотариальной конторы и в делопроизводстве нотариуса.
Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве нотариальной конторы, в делопроизводстве нотариуса предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии со сводной номенклатурой дел нотариальной конторы, выпиской из сводной номенклатуры дел нотариальной конторы, хранящейся у нотариуса.
На обложке дела, подлежащего частичному оформлению, составляемой по форме согласно приложению 20, при заведении в делопроизводстве нотариальной конторы, в делопроизводстве нотариуса указываются следующие реквизиты:
«Белорусская нотариальная палата (БНП)»;
наименование территориальной нотариальной палаты – в отношении дел, заводимых в делопроизводстве нотариальной конторы. Полное наименование территориальной нотариальной палаты может быть дополнено официально принятым сокращенным наименованием, которое указывается после полного наименования в скобках;
наименование нотариального округа – в отношении дел, заводимых в делопроизводстве нотариуса;
наименование нотариальной конторы – в отношении дел, заводимых в делопроизводстве нотариальной конторы;
статус, фамилия, собственное имя, отчество нотариуса, наименование нотариальной конторы – в отношении дел, заводимых в делопроизводстве нотариуса;
индекс дела по номенклатуре дел. Если дело состоит из нескольких томов, индекс дополняется указанием номера тома;
заголовок дела, который соответствует заголовку дела, указанному в сводной номенклатуре дел нотариальной конторы, в выписке из сводной номенклатуры дел нотариальной конторы, хранящейся у нотариуса (при необходимости может быть уточнен и дополнен);
год, в котором заводится дело. Год может быть дополнен крайними датами документов, включенных в дело. Год, в котором заведено дело, крайние даты документов, включенных в дело, не указываются на обложках дел, содержащих сведения за отчетный период, номенклатуру дел (выписку из номенклатуры дел) и другие документы, даты которых отражаются в заголовке дела;
срок хранения дела, который соответствует сроку хранения, в том числе дополнительным условиям к нему (при их наличии), указанному в сводной номенклатуре дел нотариальной конторы, выписке из сводной номенклатуры дел нотариальной конторы, хранящейся у нотариуса. Если в период формирования дела срок хранения изменялся, то на обложке дела прежний срок хранения заключается в скобки, а выше указывается новый срок хранения или оформляется новая обложка дела.
Дела временного (до 10 лет) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными. Систематизация документов дела, подшивка или переплет дел, нумерация листов в деле, составление внутренней описи документов дела, заверительной надписи, оформление титульного листа не являются обязательными, за исключением случаев передачи дел в нотариальный архив либо другому нотариусу при приостановлении полномочий нотариуса, аннулировании свидетельства на осуществление нотариальной деятельности, выданного нотариусу, или наделения нотариуса полномочиями на осуществление нотариальной деятельности в другом нотариальном округе.
71. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, после их завершения делопроизводством.
Полное оформление дел после их завершения делопроизводством включает в себя: систематизацию документов дела, подшивку или переплет дел; нумерацию листов в деле; составление внутренней описи документов дела и заверительной надписи; оформление титульного листа; оформление и уточнение реквизитов обложки дела.
Обложка дела, подлежащего полному оформлению, оформляется по форме согласно приложению 21.
На обложке дела, подлежащего полному оформлению, указываются следующие реквизиты:
«Белорусская нотариальная палата (БНП)»;
наименование территориальной нотариальной палаты – в отношении дел, заводимых в делопроизводстве нотариальной конторы;
наименование соответствующего нотариального округа – в отношении дел, заводимых в делопроизводстве нотариуса;
наименование нотариальной конторы – в отношении дел, заводимых в делопроизводстве нотариальной конторы;
статус, фамилия, собственное имя, отчество нотариуса, наименование нотариальной конторы – в отношении дел, заводимых в делопроизводстве нотариуса;
индекс дела по номенклатуре дел. Если дело состоит из нескольких томов (частей), индекс дополняется указанием номера тома (части);
заголовок дела, который соответствует заголовку дела, указанному в сводной номенклатуре дел нотариальной конторы, в выписке из сводной номенклатуры дел нотариальной конторы, хранящейся у нотариуса (при необходимости может быть уточнен и дополнен);
дата дела (крайние даты документов, включенных в дело);
количество листов указывается на основании данных заверительной надписи без учета внутренней описи документов дела. Количество листов указывается арабскими цифрами. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) имеет самостоятельную нумерацию;
срок хранения дела. На обложках дел постоянного хранения указывается: «Хранить постоянно», на обложках дел временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, – «Хранить __ лет»;
архивный шифр, который включает указание номера фонда, номера описи, номера дела и присваивается делам после составления и утверждения годовых разделов сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу. Номер фонда указывается при передаче дел на хранение в соответствующий нотариальный архив и присвоении этого номера таким архивом.
Титульный лист помещается перед внутренней описью документов дела. На нем дублируются реквизиты обложки дела, подлежащего полному оформлению, чтобы в случае повреждения этой обложки дело можно было идентифицировать и восстановить его обложку. Титульный лист оформляется также к делам с реестрами, книгами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
72. Организационно-распорядительные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документы по личному составу, подшиваются (переплетаются) в соответствии с требованиями законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства.
Дела с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует подшивать (переплетать) прочной ниткой не менее чем в 4 прокола в твердую обложку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, подписей и других реквизитов. Листы документов, подшитых в деле, не должны выступать за края обложки дела.
Документы, на основании которых совершены нотариальные действия, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. Если в состав дела включено более 20–30 документов, оформленных в альбомной ориентации, все документы, включенные в дело, подшиваются как документы, оформленные в книжной ориентации. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические и пластмассовые предметы (булавки, скобы, скрепки) из документов удаляются.
Листы в деле нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов. Для нумерации листов используется черный графитный карандаш. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Допускается использование нумератора для проставления листов документов дела. В случае, если на листах уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются (не стираются), а новые ставятся рядом. Листы внутренней описи документов дела (тома, части) нумеруются отдельно, к их нумерации предъявляются те же требования, что и к нумерации листов дела. Титульный лист и заверительная надпись не нумеруются.
При нумерации листов дела соблюдаются следующие требования:
если дело состоит из нескольких томов (частей), листы каждого тома (части) дела нумеруются отдельно, начиная с единицы;
сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа;
чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
лист с наглухо наклеенными документами (в том числе фотографиями, вырезками, выписками) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно;
копии документов, на основании которых совершены нотариальные действия, изготовленные с помощью копировальной техники с расположением нескольких (разных) документов на одном листе бумаги, считаются отдельными листами и нумеруются как самостоятельные (отдельные) документы;
чистые листы не нумеруются;
документы (съемные (электронные) носители), которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте (кроме съемных (электронных) носителей). Съемные (электронные) носители не нумеруются. О наличии в деле съемного (электронного) носителя делается отметка в заверительной надписи в части особенностей физического состояния и формирования дела с указанием вида носителя (CD-R, DVD-R) и номера конверта, в который вложен (помещен) съемный (электронный) носитель;
подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело;
при наличии в нумерации листов ошибок (не более пяти ошибок в деле или томе (части) листы дела (тома, части) могут не нумероваться заново. При наличии не более пяти не учтенных нумерацией листов допускается их нумерация литерными номерами (обозначаемыми цифрой и буквой – 2а, 2б);
при наличии в нумерации дела (тома, части) более пяти ошибок проводится перенумерация листов: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа.
Допущенные в нумерации листов ошибки (пропущенные номера листов, листы, обозначенные литерными номерами) оговариваются в заверительной надписи.
73. В делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, связанных с удостоверением сделок (завещаний), составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 22.
Внутренняя опись документов дела помещается в начале дела и подписывается лицом, осуществляющим формирование и (или) оформление дела, с указанием должности служащего (статуса), расшифровки подписи, даты составления.
В делах постоянного хранения, связанных с оформлением наследственных прав, составляется внутренняя опись документов дела, связанного с оформлением наследственных прав, по форме согласно приложению 23.
В конце внутренней описи документов дела делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело документов (наследственных дел) и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельных листах.
Каждый документ (наследственное дело) вносится во внутреннюю опись документов дела под самостоятельным порядковым номером.
В графу «Наименование сторон» внутренней описи документов дела вносятся фамилии, собственные имена, отчества лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, в графу «Наименование нотариального документа» внутренней описи документов дела – наименование документа (в том числе договор мены, договор купли-продажи, согласие, завещание).
Наименования документов и копий документов, прилагаемых к выданному, удостоверенному нотариальному документу, подшитых к нему, во внутреннюю опись документов дела не вносятся. При этом в графе «Номера листов дела» внутренней описи документов дела проставляются номера листов дела, занятые выданным, удостоверенным нотариальным документом с приложениями.
В графы «Номер наследственного дела», «Номера листов дела» внутренней описи документов дела, связанного с оформлением наследственных прав, вносятся сведения о соответствующем наследственном деле.
В графу «Примечание» внутренней описи документов дела вносятся отметки (в том числе об изъятии завещания, о выемке, замене копиями).
Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленным формам внутренняя опись подклеивается ко внутренней стороне обложки дела.
74. Для учета количества листов в деле (томе, части), фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе – заверителе дела по форме согласно приложению 24 (далее, если не указано иное, – лист-заверитель) и помещается в конце дела (тома, части). Дело не может быть подшито (переплетено) без листа-заверителя. Не допускается оформлять лист-заверитель на обложке дела или чистом обороте листа последнего документа, сформированного в деле. Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, лист-заверитель подклеивается за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела.
В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи документов дела, наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами, номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, в том числе номера конвертов со съемными (электронными) носителями.
Все литерные и пропущенные номера листов включаются в лист-заверитель и учитываются при определении общего (суммарного) количества листов в деле. При обнаружении в деле литерных и (или) пропущенных номеров листов общее (суммарное) количество листов в деле пересчитывается: количество литерных номеров листов прибавляется к общему количеству листов дела; количество пропущенных номеров листов исключается (вычитается) из общего количества листов дела. Количество листов внутренней описи документов дела указывается в листе-заверителе после общего количества листов в деле через знак «+» (плюс).
В листе-заверителе также фиксируются особенности формирования дел и документов, их физического состояния, наличие конвертов с вложениями и другие особенности.
Лист-заверитель подписывается нотариусом или лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с указанием статуса (должности служащего), расшифровки подписи и даты составления.
Допускается внесение в лист-заверитель уточнений (не более пяти), которые заверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, или нотариуса, с указанием должности служащего (статуса), расшифровки подписи и даты внесения изменений.
При необходимости (перенумерация, выявление большого количества ошибок, изъятие документов, неверные наименования дел) составляются новые обложка дел, титульный лист и (или) внутренняя опись документов дела, лист-заверитель. При этом старые титульный лист, внутренняя опись документов дела, лист-заверитель зачеркиваются одной наклонной чертой и сохраняются в деле (без последующей их нумерации в составе дела).
75. Реквизиты обложек дел оформляются четко и разборчиво с использованием свето- и водостойких чернил, туши и шариковой ручки или с помощью технических средств (с использованием компьютерных технологий). При оформлении обложки дела с помощью компьютера используется шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – от 14 до 18 пт, межстрочный интервал одинарный. Обложки дел оформляются на отдельном листе бумаги формата А4 и наклеиваются с использованием клея ПВА по всей поверхности листа так, чтобы под ним не образовывалось пустот. Не допускается использование для наклейки обложек дел клея-карандаша, силикатного клея, скотча, крепление обложек скобами.
Даты дела (крайние даты документов, включенных в дело) на обложке дела обозначаются арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год.
Датой дела, содержащего один документ, указанный в заголовке дела, является дата этого документа. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на обложке каждого тома (части) указываются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в каждый том (часть). При определении крайних дат не учитываются даты резолюций, отметок. Даты дел со сведениями за соответствующий год, номенклатурами дел (выписками из номенклатур дел) включают только год, указываемый в заголовке дела. Если делом является соответствующий реестр, книга, то указываются точные календарные даты (число, месяц, год) первой и последней регистрационной записи в реестре, книге.
76. Нотариальной конторой, нотариусом ежегодно в процессе формирования и оформления дел, при проверке правильности отнесения документов к соответствующим делам, при отборе документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, при выделении к уничтожению дел временного (до 10 лет) хранения, сроки хранения которых истекли, осуществляется экспертиза ценности документов.
Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор дел для хранения или выделения к уничтожению только на основании заголовков номенклатуры дел без просмотра самих дел.
По результатам проведения экспертизы ценности документов на завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, лицами, осуществляющими формирование и (или) оформление дела, ежегодно составляются годовые разделы сводных описей дел по формам согласно приложениям 25–27 (далее, если не указано иное, – годовые разделы сводных описей дел).
Годовые разделы сводных описей дел должны быть составлены и утверждены в течение трех месяцев после окончания делопроизводственного (календарного) года.
При составлении годовых разделов сводных описей дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в годовой раздел сводной описи дел в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел нотариальной конторы, выписки из сводной номенклатуры дел нотариальной конторы, хранящейся у нотариуса;
заголовок каждого дела вносится в годовой раздел сводной описи дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в годовой раздел сводной описи дел под самостоятельным порядковым номером);
порядок нумерации дел в годовом разделе сводной описи – валовой за несколько лет;
графы годового раздела сводной описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела;
при внесении в годовой раздел сводной описи дел подряд нескольких дел с однородными заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные заголовки дел обозначаются словами «То же». При этом другие сведения о делах вносятся в годовой раздел сводной описи дел полностью (на каждом новом листе годового раздела сводной описи дел заголовок воспроизводится полностью, перенос текста заголовка на другой лист годового раздела сводной описи дел не допускается);
переходящие дела, содержащие документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по году заведения, в конце годового раздела сводной описи дел каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел по годовому разделу сводной описи дел того года, в которую эти переходящие дела были включены (после интервала за последней описательной строкой каждого последующего года);
графа годового раздела сводной описи дел «Примечание» используется для отметок о передаче дел в нотариальный архив, особенностях их физического состояния.
77. В случае необходимости изъятия или добавления документов в полностью оформленные дела постоянного и (или) временного (свыше 10 лет) хранения (в том числе изъятие подлинного документа, подтверждающего приобретение права собственности либо иного права на имущество при расторжении договора) производится переформирование и переоформление дела.
Добавление документов в дело производится следующим образом: дело расшивается; при подшивке новых документов должно соблюдаться условие помещения вместе всех документов по одному вопросу; меняется нумерация листов (если в дело добавляется не более пяти листов, допускается проставление литерных номеров листов); вносятся соответствующие изменения в лист-заверитель и обложку дела; составляется справка о причинах переформирования и переоформления дела, датируемая и подписываемая заведующим нотариальной конторой и лицом, ответственным за ведение делопроизводства, нотариусом, которая подшивается в конец дела перед листом-заверителем, нумеруется и включается во внутреннюю опись документов дела; переформированные документы в деле подшиваются.
Возврат или изъятие документов из дел нотариальной конторы, нотариуса производится следующим образом: дело расшивается; изымаются необходимые документы, на их место подшиваются копии, заверенные подписью и скрепленные гербовой печатью заведующего нотариальной конторой или нотариуса, если иное не предусмотрено законодательством; в дело подшивается документ, на основании которого производились возврат или изъятие (в том числе заявление лица, на имя которого оформлены возвращаемые документы, протокол выемки, определение (запрос) суда, иной документ, на основании которого производились возврат или изъятие); в случае направления возвращаемого или изъятого документа почтой составляется сопроводительное письмо, копия которого подшивается в дело; производится перенумерация листов (если количество листов уменьшается на пять или менее листов, их нумерация может не меняться, при этом на листе-заверителе делается отметка о пропущенных номерах, в случае увеличения количества листов в деле производится проставление литерных номеров); вносятся соответствующие изменения в лист-заверитель и обложку дела; составляется справка о причинах переформирования дела, датируемая и подписываемая заведующим нотариальной конторой и лицом, ответственным за ведение делопроизводства, нотариусом, которая подшивается в дело после возвращенных либо на место изъятых документов, нумеруется и включается во внутреннюю опись документов дела; переформированные документы в деле подшиваются.
В случае возвращения ранее изъятых из дела документов они вновь помещаются в дело, из которого изымаются их копии, которые подлежат уничтожению.
78. Годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения нотариальной конторы, нотариуса, которые являются источниками комплектования государственных архивов, составляются в трех экземплярах, один из которых передается в соответствующий нотариальный архив, второй – в государственный архив, третий – хранится в делах нотариальной конторы, нотариуса до передачи дел в нотариальный архив.
Годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения нотариальной конторы, нотариуса, которые не являются источниками комплектования государственных архивов, составляются в двух экземплярах, один из которых передается в соответствующий нотариальный архив, второй – хранится в делах нотариальной конторы, нотариуса.
Годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения нотариальной конторы, нотариуса, которые являются источниками комплектования государственных архивов, согласовываются заведующим нотариальным архивом и вместе со справочным аппаратом к ним передаются на рассмотрение экспертно-методической комиссии (далее – ЭМК) (экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК) соответствующего государственного архива. После утверждения годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения нотариальной конторы, нотариуса ЭМК (ЭПК) государственного архива они утверждаются заведующим нотариальной конторой, нотариусом.
Годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения нотариальной конторы, нотариуса, которые не являются источниками комплектования государственных архивов, согласовываются заведующим нотариальным архивом и утверждаются заведующим нотариальной конторой, нотариусом.
На организационно-распорядительные документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности нотариальной конторы, нотариуса, составляются отдельные годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения в порядке, установленном частями первой–четвертой настоящего пункта, в соответствии с формой согласно приложению 25.
На документы и дела нотариальной конторы, документы и дела нотариуса постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются отдельные годовые разделы сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения по формам согласно приложениям 25 и 26.
К каждому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется историко-архивная справка в соответствии с требованиями главы 31 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143. Историко-архивная справка подписывается заведующим нотариальной конторой, нотариусом, составляется в количестве экземпляров, соответствующем количеству экземпляров годового раздела сводной описи дел постоянного хранения, и прилагается к ним.
Годовые разделы сводных описей дел временного (свыше 10 лет) хранения нотариальной конторы, нотариуса, которые являются источниками комплектования государственных архивов, составляются в трех экземплярах, один из которых передается в соответствующий нотариальный архив, второй – в государственный архив, третий – хранится в делах нотариальной конторы, нотариуса, согласовываются заведующим нотариальным архивом, ЭМК (ЭПК) соответствующего государственного архива и утверждаются заведующим нотариальной конторой, нотариусом.
Годовые разделы сводных описей дел временного (свыше 10 лет) хранения нотариальной конторы, нотариуса, которые не являются источниками комплектования государственных архивов, составляются в двух экземплярах, один из которых передается в соответствующий нотариальный архив, второй – хранится в делах нотариальной конторы, нотариуса, согласовываются заведующим нотариальным архивом и утверждаются заведующим нотариальной конторой, нотариусом.
Одновременно с оформленными и утвержденными в установленном порядке экземплярами годовых разделов сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения на бумажном носителе в соответствующий государственный архив и нотариальный архив передаются экземпляры годовых разделов сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в электронном виде и экземпляры внутренних описей дел в электронном виде в соответствии с форматами, определенными Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях.
Каждый экземпляр годового раздела сводной описи дел подшивается в твердую обложку не менее чем в четыре прокола в следующей последовательности: титульный лист, историко-архивная справка, годовой раздел сводной описи дел, лист-заверитель к годовому разделу сводной описи дел по форме, установленной в приложении 17 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций. На титульном листе годового раздела сводной описи дел, помещаемом в начале годового раздела сводной описи дел, указываются: наименование соответствующего нотариального архива; наименование нотариальной конторы, фамилия, собственное имя, отчество нотариуса с указанием статуса; номер фонда, номер годового раздела сводной описи дел, название годового раздела сводной описи дел; крайние даты дел, включенных в годовой раздел сводной описи дел.
ГЛАВА 7
УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В НОТАРИАЛЬНЫЙ АРХИВ
79. Документы и дела нотариальной конторы, документы и дела нотариуса с момента их создания и до передачи в нотариальный архив или до уничтожения находятся на оперативном хранении в помещении нотариальной конторы, а также в информационных ресурсах (системах) Белорусской нотариальной палаты.
Заведующий нотариальной конторой, а также лицо, ответственное за ведение делопроизводства, нотариус односоставной нотариальной конторы обеспечивают сохранность документов и дел нотариальной конторы.
Нотариус обеспечивает сохранность документов и дел, образовавшихся в результате его деятельности, до передачи таких документов и дел на хранение другому нотариусу или в нотариальный архив.
80. Документы и дела нотариальной конторы, документы и дела нотариуса постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в соответствующий нотариальный архив не позднее одного года после окончания 10-летнего срока их хранения, за исключением документов и дел, используемых нотариусами в работе (завещания, в том числе завещания, приравниваемые к нотариально удостоверенным, закрытые завещания, алфавитные книги учета завещаний, книги учета наследственных дел, алфавитные книги учета наследственных дел). Документы и дела, используемые нотариусами в работе, передаются в соответствующий нотариальный архив в случаях упразднения нотариальной конторы, аннулирования свидетельства на осуществление нотариальной деятельности, наделения нотариуса полномочиями на осуществление нотариальной деятельности в другом нотариальном округе или приостановления полномочий нотариуса.
Документы и дела нотариальной конторы, документы и дела нотариуса временного (до 10 лет) хранения в нотариальный архив не передаются, если иное не установлено настоящими Правилами. Указанные документы и дела находятся на оперативном хранении в течение установленных сроков временного хранения, по истечении которых подлежат уничтожению.
Передача документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, временного (до 10 лет) хранения в нотариальный архив до окончания 10-летнего срока их хранения осуществляется по приказу территориальной нотариальной палаты, а в случаях, предусмотренных законодательными актами, – на основании приказа главного управления юстиции по предложению территориальной нотариальной палаты.
81. Отбор документов и дел к уничтожению осуществляется по результатам проведения экспертизы ценности документов и при подготовке годовых разделов сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу за соответствующий период.
Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению 28 (далее, если не указано иное, – акт о выделении к уничтожению).
На документы и дела с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт о выделении к уничтожению. Если нотариальная контора, нотариус являются источниками комплектования соответствующего государственного архива, такой акт подлежит согласованию с ЭМК (ЭПК) государственного архива.
Документы и дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен этот акт. Сроки хранения документов и дел (в том числе переходящих) исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Исчисление сроков хранения документов и дел, подлежащих проверке налоговыми органами (при отсутствии иных дополнительных условий выделения к уничтожению), начинается с 1 января года, следующего за годом проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Исчисление сроков хранения производится в соответствии с действующими сроками хранения, установленными в соответствующих перечнях документов Национального архивного фонда Республики Беларусь с указанием сроков хранения.
Акт о выделении к уничтожению составляется в двух экземплярах, один из которых передается в соответствующий нотариальный архив, второй – хранится в нотариальной конторе, у нотариуса.
Акт о выделении к уничтожению с отметкой «ЭПК» составляется в трех экземплярах, если нотариальная контора, нотариус являются источниками комплектования соответствующего государственного архива, или в двух экземплярах, если нотариальная контора, нотариус не являются источниками комплектования соответствующего государственного архива. В случае, если акт о выделении к уничтожению с отметкой «ЭПК» составляется в трех экземплярах, первый экземпляр передается в соответствующий нотариальный архив, второй – передается в государственный архив, третий – хранится в нотариальной конторе, у нотариуса, а если составляется в двух экземплярах, первый экземпляр передается в соответствующий нотариальный архив, второй – хранится в нотариальной конторе, у нотариуса.
Акты о выделении к уничтожению являются документами постоянного хранения, формируются и хранятся в соответствующих делах, заводимых в нотариальной конторе, нотариусом.
82. Работа по проведению экспертизы ценности документов с истекшими сроками хранения в целях их последующего уничтожения в нотариальных конторах, нотариусами организуется и осуществляется под руководством и контролем постоянно действующей Центральной экспертной комиссии территориальной нотариальной палаты (далее – ЦЭК ТНП). ЦЭК ТНП создается на основании приказа председателя соответствующей территориальной нотариальной палаты в составе не менее трех человек (председатель, секретарь, члены). Нотариальный архив оказывает помощь в проведении экспертизы ценности документов нотариальных контор, документов нотариусов, являющихся источниками комплектования соответствующего нотариального архива.
83. Непосредственный отбор документов и дел нотариальной конторы осуществляет заведующий нотариальной конторой, а также лицо, ответственное за ведение делопроизводства нотариальной конторы, либо нотариус односоставной нотариальной конторы. Отбор документов и дел, образовавшихся в результате деятельности нотариуса, осуществляет нотариус.
При отборе документов и дел к уничтожению проводится их полистный просмотр. Отбор документов и дел к уничтожению по заголовкам дел не допускается.
Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК ТНП и соответствующий нотариальный архив в ходе согласования актов о выделении к уничтожению, представленных соответствующей нотариальной конторой, нотариусом.
84. Акт о выделении к уничтожению подписывается лицами, осуществившими непосредственный отбор документов и дел, и согласовывается с заведующим соответствующего нотариального архива, с ЦЭК ТНП только при наличии в нотариальной конторе, у нотариуса утвержденных (согласованных) в установленном настоящими Правилами порядке годовых разделов сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу за хронологический период (за определенные годы), который соответствует хронологическому периоду (определенным годам) документов и дел, включаемых в соответствующий акт о выделении к уничтожению. Согласованный ЦЭК ТНП, заведующим нотариальным архивом акт о выделении к уничтожению подлежит утверждению заведующим нотариальной конторой, нотариусом односоставной нотариальной конторы, нотариусом.
Документы и дела, включенные в утвержденный акт о выделении к уничтожению, подлежат уничтожению путем измельчения (шредирования) с помощью уничтожителей документов (шредеров) или любым другим способом, исключающим возможность разглашения содержащихся в них нотариальной тайны или иной охраняемой законом тайны, распространение и (или) предоставление которой ограничено, а также возможность восстановления текста уничтожаемых документов и дел.
Подлежащие уничтожению документы и дела нотариуса уничтожаются нотариусом, документы и дела нотариальной конторы – заведующим нотариальной конторой, а также лицом, ответственным за ведение делопроизводства нотариальной конторы, нотариусом односоставной нотариальной конторы.
Уничтожение документов и дел путем измельчения (шредирования) или иным способом оформляется актом об уничтожении, который подписывается заведующим нотариальной конторой, а также лицом, ответственным за ведение делопроизводства нотариальной конторы, нотариусом односоставной нотариальной конторы, нотариусом. В нотариальной конторе (кроме односоставной нотариальной конторы) на основании распоряжения заведующего нотариальной конторы может быть создана постоянно действующая комиссия по уничтожению документов и дел. В случае создания такой комиссии акт об уничтожении подписывается ее председателем и членами и утверждается заведующим нотариальной конторой. Акт об уничтожении составляется в одном экземпляре и прилагается к акту о выделении к уничтожению.
85. О способах уничтожения документов и дел указывается в акте о выделении дел к уничтожению.
86. Уничтожение электронных дел, съемных (электронных) носителей производится в соответствии с требованиями главы 9 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 20.
Уничтожение файлов с видеозаписью, хранящихся в информационных ресурсах (системах) Белорусской нотариальной палаты, производится с помощью программно-технических средств этих ресурсов (систем).
87. Документы и дела нотариальной конторы, документы и дела нотариуса постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после истечения срока, указанного в части первой пункта 80 настоящих Правил, подлежат передаче на хранение в соответствующий нотариальный архив.
Передача документов и дел в нотариальные архивы осуществляется в соответствии с графиком приема-передачи документов и дел в нотариальный архив (далее, если не указано иное, – график) по форме согласно приложению 29. График составляется соответствующим нотариальным архивом и утверждается его заведующим (не позднее 15 декабря года, предшествующего году передачи в нотариальный архив документов и дел) после согласования с председателем соответствующей территориальной нотариальной палаты. График составляется на соответствующий год с поквартальной разбивкой на основании сведений, представляемых в нотариальные архивы заведующими нотариальных контор, нотариусами (включая нотариусов односоставных нотариальных контор) не позднее 1 октября года, предшествующего году передачи документов и дел в соответствующий нотариальный архив.
Прием-передача документов и дел нотариальной конторы осуществляется заведующим нотариальной конторой, нотариусом односоставной нотариальной конторы, документов и дел нотариуса – нотариусом по годовым разделам сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, в сроки, установленные в графике. В ходе приема документов и дел допускается внесение изменений и (или) исправлений в указанные годовые разделы сводных описей дел. Об изменениях (исправлениях) в годовых разделах сводных описей дел также сообщается в соответствующий государственный архив, источником комплектования которого является нотариальная контора, нотариус.
Допускается передача документов и дел по сводным описям дел, если в нотариальной конторе, у нотариуса объем ежегодно образующихся дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, незначителен (до 15 дел в год). В таком случае вместо годовых разделов сводных описей дел составляются сводные описи дел, но не более чем за десять лет.
При приеме-передаче документов и дел нотариальным архивом проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в годовые разделы сводных описей дел (сводные описи дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, фактическому количеству дел, передаваемых в нотариальный архив. Выявленные при проверке недостатки устраняются. Во всех экземплярах годовых разделов сводных описей дел (сводных описей дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, в графе «Примечание» каждого заголовка дела проставляется отметка о наличии или отсутствии дела. При отсутствии дел, включенных в годовые разделы сводных описей дел (сводных описей дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, в отметке о приеме-передаче дел дополнительно указываются номера отсутствующих дел. В конце каждого экземпляра годового раздела сводных описей дел (сводных описей дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в нотариальный архив дел, даты приема-передачи дел, наименование должности служащего, статус, подписи, расшифровки подписей лиц, передающих дела, и заведующего нотариальным архивом, а в случае его отсутствия – иного работника нотариального архива, принимающего дела. При обнаружении расхождений между итоговой записью в годовых разделах сводных описей дел (сводных описях дел) и фактическим наличием принимаемых дел в годовых разделах сводных описей дел (сводных описях дел) делается новая итоговая запись.
Прием-передача документов и дел оформляется актом приема-передачи документов и дел на хранение по форме согласно приложению 30.
Об отсутствии передаваемых дел, включенных в годовые разделы сводных описей дел (сводных описей дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, в акте приема-передачи документов и дел на хранение дополнительно указывается количество отсутствующих дел, выявленное в ходе приема-передачи.
Акт приема-передачи документов и дел на хранение подписывается и утверждается заведующим нотариальной конторой, нотариусом односоставной нотариальной конторы, акт приема-передачи документов и дел на хранение нотариуса – нотариусом, а также заведующим нотариальным архивом, принимающим документы и дела. Акт приема-передачи документов и дел на хранение составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в нотариальной конторе, у нотариуса, второй – в соответствующем нотариальном архиве.
| к Правилам нотариального |
Форма
АКТ
приема-передачи документов и дел нотариуса
АКТ
__________________ № ____/___
(дата) (номер)
____________________________
(место составления)
приема-передачи
документов и дел нотариуса
Основание: ___________________________________________________________________
(акт законодательства, приказ главного управления юстиции)
В связи с ____________________________________________________________________
(приостановлением (возобновлением) полномочий нотариуса, аннулированием
_____________________________________________________________________________
свидетельства на осуществление нотариальной деятельности, выданного нотариусу, наделением
нотариуса полномочиями на осуществление нотариальной деятельности в другом нотариальном округе (с указанием фамилии, собственного имени, отчества нотариуса/лица, утратившего статус нотариуса)
нотариус ____________________________________________________________________
(фамилия, собственное имя, отчество нотариуса, его статус и наименование
_____________________________________________________________________________
нотариального округа/фамилия, собственное имя, отчество лица, утратившего статус
нотариуса/фамилия, собственное имя, отчество представителя главного управления юстиции
или территориальной нотариальной палаты, его должность служащего)
передает, а ___________________________________________________________________
(наименование нотариального архива/фамилия, собственное имя, отчество нотариуса,
его статус и наименование нотариального округа)
принимает документы и дела за ________________ годы:
№ | Название и номер описи | Количество экземпляров описи | Количество дел | Крайние даты дел | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
|
|
|
|
|
Итого принято ____________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Неоконченные наследственные дела за ____________________________ годы принимает
_____________________________________________________________________________
(фамилия, собственное имя, отчество нотариуса, его статус
__________________________________________________________________________.*
и наименование нотариального округа)
Итого принято _______________________________ неоконченных наследственных дел.*
(цифрами и прописью)
Передачу произвел (фамилия, собственное имя, отчество _________________________________ нотариуса, его статус/фамилия, собственное имя, отчество лица, утратившего статус нотариуса/фамилия, собственное имя, отчество представителя территориальной нотариальной палаты) | Прием произвел (фамилия, собственное имя, отчество __________________________________ работника нотариального архива, его должность служащего/фамилия, собственное имя, отчество нотариуса, его статус) |
Подпись Расшифровка подписи Дата | Подпись Расшифровка подписи Дата |
|
|
Иные члены комиссии: Должность служащего | Подпись Расшифровка подписи |
______________________________
* Указывается в случае передачи неоконченных наследственных дел.
| к Правилам нотариального |
Форма
ОПИСЬ
передаваемых документов и дел
Наименование нотариального округа
Фамилия, собственное имя, отчество
нотариуса, его статус/фамилия,
собственное имя, отчество лица,
утратившего статус нотариуса
Опись № _____________________________
дел __________________________________
(постоянного хранения/временного
(свыше 10 лет) хранения/временного
(до 10 лет) хранения)
за _______ год (годы)
№ | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части)** | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|
|
|
|
|
|
|
В данную опись (раздел описи) внесено ___________________________________________
(цифрами и прописью)
_______________________________________________ дел с № ____ по № _____________,
в том числе:
литерные номера: _____________________________________________________________
пропущенные номера: _________________________________________________________
Опись неоконченных наследственных дел***
№ | Порядковый номер наследственного дела | Фамилия, собственное имя, отчество умершего и дата смерти | Дата открытия наследственного дела | Количество листов в наследственном деле | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
|
|
|
|
|
В данную опись внесено ________________________________________________________
(цифрами и прописью)
неоконченных наследственных дел с № ____ по № ______,
в том числе:
литерные номера: _____________________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________________.***
Фамилия, собственное имя, отчество нотариуса, его статус/ фамилия, собственное имя, отчество лица, утратившего статус нотариуса/фамилия, собственное имя, отчество представителя территориальной нотариальной
палаты Подпись Расшифровка подписи
Дата
______________________________
* Исключено.
** Не указывается при составлении описей дел постоянного хранения.
*** Указывается в случае передачи неоконченных наследственных дел.
| к Правилам нотариального |
Форма
АЛФАВИТНАЯ КНИГА
учета завещаний
Фамилия, собственное имя, отчество завещателя | Идентифи- | Дата удосто- | Номер по реестру для регистрации нотариальных действий | Отметка об отмене завещания | Фамилия, инициалы нотариуса, у которого хранится завещание | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6* | 7 |
|
|
|
|
|
|
|
А
__________________
Б
__________________
В
__________________
Г
__________________
______________________________
* Графа 6 не предусматривается в алфавитных книгах учета завещаний, заведенных нотариусом.
| к Правилам нотариального |
Форма
ЖУРНАЛ
регистрации входящих документов
Дата поступления и индекс документа | Корреспондент, дата и индекс поступившего документа | Краткое содержание документа | Резолюция или кому направлен документ | Отметка об исполнении |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
|
|
|
|
| к Правилам нотариального |
Форма
ЖУРНАЛ
регистрации исходящих документов
Дата и индекс документа | Корреспондент | Краткое содержание документа | Отметка об исполнении |
1 | 2 | 3 | 4 |
|
|
|
|
| к Правилам нотариального |
Форма
Порядковый номер наследст- | Дата поступления заявления | Фамилия, собственное имя, отчество умершего | Дата смерти | Фамилия, собственное имя, отчество заявителя | Дата выдачи свидетельства о праве на наследство | Дата закрытия наследственного дела | Приме- |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
| к Правилам нотариального |
Форма
КНИГА
учета заявлений о принятии мер по охране наследства и (или) управлению им
№ | Дата поступ- | Фамилия, собственное имя, отчество заявителя | Фамилия, собственное имя, отчество умершего, дата смерти, номер наследственного дела | Адрес места нахождения наследст- | Дата принятия мер к охране наследст- | Оценка наследст- | Дата выдачи свидетельства о праве на наследство | При- |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| к Правилам нотариального |
Форма
КНИГА
учета ценностей при принятии мер по охране наследства
№ | Дата поступления ценностей | Фамилия, собственное имя, отчество умершего, дата смерти, номер наследственного дела | Подробное описание ценностей | Количество ценностей | Оценка ценностей | Дата сдачи ценностей и номер квитанции | Отметка о выдаче ценностей наследникам или передаче их для реализации |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
| к Правилам нотариального |
Форма
КНИГА
регистрации заинтересованных лиц и запросов об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия
Регистра- | Дата регистрации обращения заинтере- | Сведения о заинте- | Нотариальное действие, за совершением которого обратилось заинтере- | Государст- | Дата представления документа, подтверждающего внесение (перечисление) платы за выдачу сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия | Дата направ- | Дата получения ответа на запрос | Дата направления извещения о получении сведений и (или) документов* | Отметка о совершении нотариального действия либо о том, что оно не совершалось | Способ извещения о получении сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
______________________________
* Не указывается в случае, если нотариальное действие совершено в день получения нотариусом сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия, либо на следующий рабочий день после их получения.
| к Правилам нотариального |
Форма
АЛФАВИТНАЯ КНИГА
учета наследственных дел
Фамилия, собственное имя, отчество умершего | Дата смерти | Порядковый номер наследственного дела | Дата закрытия наследственного дела | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
|
|
|
|
А
__________________
Б
__________________
В
__________________
Г
__________________
| к Правилам нотариального |
Форма
АЛФАВИТНАЯ КНИГА
учета кредиторов
Фамилия, собственное имя, отчество кредитора | Дата регистрации в реестре депозита нотариуса | Отметка о выдаче или возврате денег в белорусских рублях и иностранной валюте и (или) ценных бумаг | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 |
|
|
|
|
А
__________________
Б
__________________
В
__________________
Г
__________________
| к Правилам нотариального |
Форма
АКТ
об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях
Место составления
Настоящий акт составлен мной, _____________________________________________
(фамилия, собственное имя,
_____________________________________________________________________________
отчество лица, составившего акт;
_____________________________________________________________________________
должность служащего/статус; наименование нотариальной конторы/
_____________________________________________________________________________
наименование нотариального округа)
в том, что при вскрытии конверта с почтовым отправлением, поступившим от __________________________________________________________________________,
(сведения об отправителе)
в нем не оказалось ____________________________________________________________
(самого документа (отдельных листов), материалов,
____________________________________________________________________________.
указанных в приложении)
Настоящий акт составлен в 2 экземплярах.
Дата Подпись Расшифровка подписи
| к Правилам нотариального |
Форма
|
|
|
|
(наименование нотариальной конторы) |
|
(дата) № __________________ |
|
| к Правилам нотариального |
Форма
Белорусская нотариальная палата |
|
|
|
(наименование нотариального округа) |
|
(наименование нотариальной конторы) |
|
(почтовый адрес отправителя) ______________ № ____________ (дата) |
|
| к Правилам нотариального |
Форма
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
нотариуса, осуществляющего нотариальную деятельность в нотариальной конторе
Наименование нотариальной конторы
Статус, фамилия, собственное имя, отчество нотариуса
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____________ № ________
________________________
(место составления)
на _____________ год
Индекс дела | Название раздела (подраздела), заголовок дела | Срок хранения дела и номера пунктов по перечню, иному нормативному правовому акту | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 |
|
|
|
|
Номенклатура дел составлена на основании _______________________________________
(вид, дата, регистрационный номер и название
_____________________________________________________________________________
нормативных правовых актов, дата и номер протокола заседания ЦЭК Белорусской нотариальной палаты,
_____________________________________________________________________________
использованных при определении сроков хранения дел)
Нотариус __________________ Подпись Расшифровка подписи
(наименование
нотариального округа)
Должность служащего
лица, ответственного за ведение
делопроизводства Подпись Расшифровка подписи
Дата
| к Правилам нотариального |
Форма
СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
нотариальной конторы
Наименование нотариального округа НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (место составления) на ________________ год | УТВЕРЖДАЮ _______________________________ (наименование нотариальной конторы) Подпись Расшифровка подписи |
Индекс дела | Название раздела (подраздела), заголовок дела | Количество томов, частей | Срок хранения дела и номера пунктов по перечню, иному нормативному правовому акту | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
|
|
|
|
Номенклатура дел составлена на основании _______________________________________
(вид, дата, регистрационный номер и название
_____________________________________________________________________________
нормативных правовых актов, дата и номер протокола заседания ЦЭК Белорусской нотариальной палаты,
_____________________________________________________________________________
использованных при определении сроков хранения дел)
Дата последнего согласования с нотариальным архивом _____________________________
(наименование
___________________________________________________ _______________________.**
нотариального архива) (дата, месяц, год)
Должность служащего лица,
ответственного за ведение
делопроизводства/нотариус Подпись Расшифровка подписи
Дата
Заведующий нотариальным архивом***
_________________________________
(наименование нотариального архива)
Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО****
Протокол заседания ЭМК (ЭПК)
__________________________________
(наименование государственного архива)
_______________ № ________________
______________________________
* Указывается в случае, если в нотариальной конторе нотариальная деятельность осуществляется одним нотариусом.
** Указывается до истечения пятилетнего срока с момента предыдущего согласования.
*** Указывается в случае первичного (последующего) согласования сводной номенклатуры дел нотариальной конторы с нотариальным архивом.
**** Не указывается в нотариальной конторе, не являющейся источником комплектования государственного архива.
| к Правилам нотариального |
Форма
ВЫПИСКА
из сводной номенклатуры дел нотариальной конторы
Наименование нотариального округа ВЫПИСКА ИЗ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ (место составления) на ________________ год | УТВЕРЖДАЮ _______________________________ (наименование нотариальной конторы) Инициалы, фамилия (дата утверждения сводной |
Индекс дела | Название раздела (подраздела), заголовок дела | Количество томов, частей | Срок хранения дела и номера пунктов по перечню, иному нормативному правовому акту | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
|
|
|
|
Номенклатура дел составлена на основании _______________________________________
(вид, дата, регистрационный номер и название
_____________________________________________________________________________
нормативных правовых актов, дата и номер протокола заседания ЦЭК Белорусской нотариальной палаты,
_____________________________________________________________________________
использованных при определении сроков хранения дел)
Должность служащего лица,
ответственного за ведение
делопроизводства/нотариус Инициалы, фамилия
Дата
Заведующий нотариальным архивом
____________________________________
(наименование нотариального архива)
Инициалы, фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЭМК (ЭПК)
______________________________________
(наименование государственного архива)
___________________ № _______________
Верно
Заведующий/нотариус
_______________________________ Подпись Расшифровка подписи
(наименование нотариальной конторы)
Дата
| Приложение 18 исключено |
| к Правилам нотариального |
Форма
ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ
о категориях и количестве дел, заведенных
в _______ году
_____________________________________________________________________________
(наименование нотариальной конторы/фамилия, собственное имя, отчество
_____________________________________________________________________________
нотариуса с указанием его статуса, наименования нотариального округа и
_____________________________________________________________________________
наименования нотариальной конторы, в которой
нотариус осуществляет нотариальную деятельность)
По срокам хранения | Всего | В том числе | |
переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
1 | 2 | 3 | 4 |
Постоянного |
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
Временного (до 10 лет) |
|
|
|
ИТОГО (постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения) |
|
|
|
Заведующий нотариальной
конторой/нотариус Подпись Расшифровка подписи
Дата
| к Правилам нотариального |
Форма
ОБЛОЖКА ДЕЛА,
подлежащего частичному оформлению
Белорусская нотариальная палата (БНП) __________________________________________________________________________ (наименование территориальной нотариальной палаты) __________________________________________________________________________ (наименование нотариального округа/наименование нотариальной конторы) __________________________________________________________________________ (статус, фамилия, собственное имя, отчество нотариуса) | |
__________________________________________________________________________ (наименование нотариальной конторы) | |
Дело № __________________ Том № ___________ (индекс дела | |
___________________________________________________________ (заголовок дела) ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ | |
| |
__________________ (год) | |
| Хранить __________ |
| к Правилам нотариального |
Форма
ОБЛОЖКА ДЕЛА,
подлежащего полному оформлению
_________________________________ |
| ||||
(наименование государственного архива*) | |||||
| |||||
|
| ||||
Белорусская нотариальная палата | |||||
______________________________________________________________________ | |||||
(наименование территориальной нотариальной палаты/ ______________________________________________________________________ | |||||
(наименование нотариальной конторы/ | |||||
______________________________________________________________________ (наименование нотариальной конторы) | |||||
| |||||
| |||||
Дело № ______________ Том № ___________ (индекс дела по | |||||
| |||||
______________________________________________________ | |||||
(заголовок дела) | |||||
| __________________ | ||||
| дата (крайние даты) | ||||
| На __________ листах | ||||
| Хранить __________ | ||||
|
|
| |||
| Ф. |
|
| ||
| Оп. |
|
| ||
| Д. |
|
| ||
|
|
| |||
______________________________
* Указывается работником государственного архива при передаче дела (тома, части) постоянного хранения в соответствующий государственный архив.
| к Правилам нотариального |
Форма
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ________ Том № _______
№ | Наименование сторон | Дата документа | Наименование нотариального документа | Номера листов дела | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
|
|
|
|
|
Итого _______________________________________________ нотариальных документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ___________________________________________.
(цифрами и прописью)
|
|
|
Нотариус | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата
| к Правилам нотариального |
Форма
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела, связанного с оформлением
наследственных прав № ________ Том № _______
№ | Фамилия, собственное имя, отчество наследодателя | Дата документа | Номер наследственного дела | Номера листов дела | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
|
|
|
|
|
Итого _____________________________________________________ наследственных дел.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ___________________________________________.
(цифрами и прописью)
|
|
|
Нотариус | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата
| к Правилам нотариального |
Форма
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ____ Том № ___
В деле подшито (вложено) и пронумеровано ______________________________________
(цифрами и прописью)
лист(ов), в том числе:
литерные номера листов:
пропущенные номера листов:
номера листов с наклеенными фотографиями и документами:
номера конвертов с вложениями и количество вложений (листов вложений):
+ листов внутренней описи документов дела:
Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
1 | 2 |
|
|
Должность служащего лица, | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата
| к Правилам нотариального |
Форма
ГОДОВОЙ РАЗДЕЛ
сводной описи дел постоянного хранения
Наименование нотариального округа Наименование нотариальной конторы/наименование нотариальной конторы, статус, фамилия, собственное имя, отчество нотариуса, осуществляющего нотариальную деятельность в нотариальной конторе
Фонд № ___________________ Опись № __________________ дел постоянного хранения за _____________ год | УТВЕРЖДАЮ Заведующий/нотариус _________________________________ (наименование нотариальной конторы/ _________________________________ нотариального округа) Подпись Расшифровка подписи Дата |
№ | Индекс дела (тома, части) | Название раздела, заголовок дела (тома, части) | Дата (крайние даты) дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ____________________________ по № _____________________________, в том числе:
литерные номера: _____________________________________________________________
пропущенные номера: _________________________________________________________
Заведующий нотариальной конторой/нотариус/ | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата составления
СОГЛАСОВАНО Заведующий нотариальным архивом ____________________________________ (наименование нотариального архива) _________ ___________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) ____________ (дата) | УТВЕРЖДЕНО* Протокол заседания ЭМК/ЭПК __________________________________ (наименование государственного архива) __________________ № ___________ |
Передачу произвел** _____________________________________ (заведующий нотариальной конторой/ _____________________________________ нотариус, передающий дела) ________ _________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) М.П. ____________ (дата) | Прием произвел** ________________________________________ (заведующий нотариальным архивом, ________________________________________ иной работник нотариального архива, принимающий дела) ________ _______________________ (подпись) (инициалы, фамилия) М.П. ____________ (дата) |
______________________________
* Не указывается в нотариальной конторе, у нотариусов, не являющихся источником комплектования государственного архива.
** Указывается в случае передачи документов и дел в соответствующий нотариальный архив.
| к Правилам нотариального |
Форма
ГОДОВОЙ РАЗДЕЛ
сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Наименование нотариального округа Наименование нотариальной конторы/наименование нотариальной конторы, статус, фамилия, собственное имя, отчество нотариуса, осуществляющего нотариальную деятельность в нотариальной конторе Фонд № ___________________ Опись № __________________ дел временного (свыше 10 лет) хранения за _____________ год | УТВЕРЖДАЮ Заведующий/нотариус _________________________________ (наименование нотариальной конторы/ _________________________________ нотариального округа) Подпись Расшифровка подписи Дата |
№ | Индекс дела (тома, части) | Название раздела, заголовок дела (тома, части) | Дата (крайние даты) дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ____________________________ по № _____________________________, в том числе:
литерные номера: _____________________________________________________________
пропущенные номера: _________________________________________________________
Заведующий нотариальной конторой/нотариус/ | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата составления
СОГЛАСОВАНО Заведующий нотариальным архивом ____________________________________ (наименование нотариального архива) _________ ___________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) ____________ (дата) | СОГЛАСОВАНО* Протокол заседания ЭМК/ЭПК __________________________________ (наименование государственного архива) __________________ № ___________ |
Передачу произвел** _____________________________________ (заведующий нотариальной конторой/ _____________________________________ нотариус, передающий дела) ________ _________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) М.П. ____________ (дата) | Прием произвел** ________________________________________ (заведующий нотариальным архивом, ________________________________________ иной работник нотариального архива, принимающий дела) ________ _______________________ (подпись) (инициалы, фамилия) М.П. ____________ (дата) |
______________________________
* Не указывается в нотариальной конторе, у нотариусов, не являющихся источником комплектования государственного архива.
** Указывается в случае передачи документов и дел в соответствующий нотариальный архив.
| к Правилам нотариального |
Форма
ГОДОВОЙ РАЗДЕЛ
сводной описи дел по личному составу
Наименование нотариального округа Фонд № ______________________ | УТВЕРЖДАЮ (наименование нотариального ____________________________________ округа) Подпись Расшифровка подписи |
№ | Индекс дела (тома, части) | Название раздела, заголовок дела (тома, части) | Дата (крайние даты) дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ______________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ____________________________ по № _____________________________, в том числе:
литерные номера: _____________________________________________________________
пропущенные номера: _________________________________________________________
Нотариус | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата составления
Заведующий нотариальным архивом | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата
СОГЛАСОВАНО*
Протокол заседания ЭМК (ЭПК)
______________________________________________
(наименование государственного архива)
_________________________ № __________________
Передачу произвел** _____________________________________ (нотариус, передающий дела) _____________________________________ ________ _________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) М.П. ____________ (дата) | Прием произвел** ________________________________________ (заведующий нотариальным архивом, ________________________________________ принимающий дела) ________ _______________________ (подпись) (инициалы, фамилия) М.П. ____________ (дата) |
______________________________
* Не указывается в нотариальной конторе, у нотариусов, не являющихся источником комплектования государственного архива.
** Указывается в случае передачи документов и дел в соответствующий нотариальный архив.
| к Правилам нотариального |
Форма
АКТ
о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению
Наименование нотариального округа | УТВЕРЖДАЮ Заведующий/нотариус _________________________________ (наименование нотариальной конторы/ _________________________________ наименование нотариального округа) Подпись Расшифровка подписи Дата |
АКТ
___________ № __________
________________________
(место составления)
О выделении к уничтожению
документов и дел, не подлежащих
хранению
На основании ________________________________________________________________
(вид, дата, регистрационный номер и название нормативных правовых актов, дата и номер
_____________________________________________________________________________
протокола заседания ЦЭК Белорусской нотариальной палаты, использованных при определении сроков
_____________________________________________________________________________
хранения дел)
отобраны к уничтожению как не имеющие исторической, научной, социальной ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела:
№ | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Регистрационные индексы номенклатур дел (номера описей дел) за год (года) | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре (выписке из номенклатуры) или номер дела по описи | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню | Приме- |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого __________________________________________ дел за _________________ год(ы).
(цифрами и прописью)
Годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за ______ год(ы) утверждены, а временного (свыше 10 лет) хранения согласованы с ЭМК (ЭПК) _____________________________________________________________________________
(наименование государственного архива**/
_____________________________________________________________________________
наименование нотариального архива***)
(протокол от________ № _________/_________________________).
(дата согласования описей нотариальным архивом)
Наименование должности служащего лица,
проводившего экспертизу
ценности документов/ | Подпись | Расшифровка подписи |
|
|
|
СОГЛАСОВАНО | СОГЛАСОВАНО | |
Протокол заседания ЦЭК | Заведующий нотариальным архивом | |
___________________________________ | ____________________________________ | |
(наименование территориальной | (наименование нотариального архива) | |
___________________________________ | Подпись | Расшифровка подписи |
нотариальной палаты) |
|
|
____________ № ______________ | Дата |
|
Документы в количестве ____________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
уничтожены путем ____________________________________________________________.
(указывается способ, посредством которого произведено уничтожение)
Заведующий нотариальной конторой/
нотариус, уничтоживший | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата
______________________________
* Исключено.
** Указывается в случае составления в нотариальной конторе либо нотариусом, которые являются источниками комплектования государственных архивов.
*** Указывается в случае составления в нотариальной конторе либо нотариусом, которые не являются источниками комплектования государственных архивов.
| к Правилам нотариального |
Форма
ГРАФИК
приема-передачи документов и дел в нотариальный архив
Белорусская нотариальная палата (наименование нотариального архива) ГРАФИК (место составления) приема-передачи документов и дел | УТВЕРЖДАЮ (наименование __________________________________ нотариального архива) _______ __________________ (подпись) (инициалы, фамилия) ___________ (дата) |
№ | Наименование нотариальной конторы/статус, фамилия, собственное имя, отчество нотариуса | Срок приема | Наименование должности служащего, инициалы и фамилия лица, ответственного за передачу документов и дел нотариальной конторы/статус, фамилия, собственное имя, отчество нотариуса, передающего документы и дела в нотариальный архив | Примечание | |||
1-й | 2-й | 3-й | 4-й | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
СОГЛАСОВАНО
Председатель __________________________
(наименование территориальной
______________________________________
нотариальной палаты)
___________ ___________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
____________
(дата)
| к Правилам нотариального |
Форма
АКТ
приема-передачи документов и дел на хранение
УТВЕРЖДАЮ ____________________________________ (заведующий нотариальной конторой/ ____________________________________ статус, фамилия, собственное имя, отчество нотариуса с указанием наименования нотариального округа) _________ ___________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) М.П. ____________ (дата) | УТВЕРЖДАЮ Заведующий нотариальным архивом __________________________________ (наименование __________________________________ нотариального архива) _________ ________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) М.П. ____________ (дата) |
АКТ
_____________ № _________
_________________________
(место составления)
приема-передачи документов и дел на хранение
Основание: __________________________________________________________________
(вид, дата, регистрационный номер и название акта законодательства, иное основание)
В связи с ____________________________________________________________________
(причины передачи документов и дел в нотариальный архив)
____________________________________________________________________ передает,
(наименование нотариальной конторы/статус, фамилия, собственное имя, отчество нотариуса с указанием наименования нотариального округа)
а ___________________________________________________________________________
(наименование нотариального архива)
принимает на хранение следующие документы и дела за ______________ годы и научно-справочный аппарат к ним:
№ | Название и номер описи | Количество экземпляров описи | Количество дел | Крайние даты дел | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
|
|
|
|
|
Итого принято ____________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
В нотариальном архиве фонду присвоен номер ________.
Передачу произвел _____________________________________ (заведующий нотариальной конторой/ _____________________________________ нотариус, передающий дела) ________ _________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) ____________ (дата) | Прием произвел ________________________________ (заведующий нотариальным ________________________________ нотариального архива, принимающий дела) ________ _______________________ (подпись) (инициалы, фамилия) ____________ (дата) |
