ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

24 мая 2012 г. № 143

Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций

Утратило силу постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 21 августа 2026 г. № 46 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 11-1/45207 от 01.09.2026 г.) <W22645207>

Изменения и дополнения:

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 22 ноября 2019 г. № 214 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/34810 от 26.11.2019 г.) <W21934810>;

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 31 августа 2022 г. № 118 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/38708 от 12.09.2022 г.) <W22238708>;

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 15 февраля 2023 г. № 7 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/39598 от 24.02.2023 г.) <W22339598>;

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 16 сентября 2024 г. № 67 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 8/42173 от 27.09.2024 г.) <W22442173>

На основании части первой статьи 10, частей шестой и седьмой статьи 18 и части второй статьи 25 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» и подпункта 7.92 пункта 7 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 июля 2024 г. № 545, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (прилагаются).

2. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.

ПРАВИЛА
работы архивов государственных органов и иных организаций

РАЗДЕЛ I
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящие Правила устанавливают порядок работы архивов государственных органов, иных организаций (далее, если не определено иное, – организации).

Действие настоящих Правил распространяется также на представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь, в части установления требований по обеспечению накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.

2. Настоящие Правила устанавливают единые требования, предъявляемые к деятельности архивов организаций при работе с управленческой документацией на бумажных носителях (приему, хранению, учету и использованию документов).

3. Требования, изложенные в настоящих Правилах, в части общих норм (организация планирования и отчетности, организация труда, научная и методическая работа, публикационная деятельность) распространяются на работу архивов организаций с научно-технической документацией, кино-, фото-, фоно- и видеодокументами (далее – аудиовизуальная документация) и документами в электронном виде.

Особенности работы архивов организаций с научно-технической, аудиовизуальной документацией, документами в электронном виде, а также документами, образовавшимися на протяжении жизни граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства (их семьи рода) (далее – граждане) либо приобретенными ими на законных основаниях и находящимися в их собственности, регулируются актами законодательства.

4. Для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, организации создают архивы.

В зависимости от состава документов, подлежащих хранению в архиве, организации могут создавать отдельные архивы управленческой документации, научно-технической документации, аудиовизуальной документации.

4¹. Порядок пользования документами, хранящимися в архивах государственных органов, иных организаций, устанавливается их руководителями в соответствии с законодательством.

Решение об ограничении доступа к документам, хранящимся в архивах государственных органов, иных организаций, принимается руководителями этих государственных органов, иных организаций. Об ограничении доступа к документам, хранящимся в архивах государственных органов, иных организаций, сообщается гражданам либо организациям в семидневный срок со дня получения запроса.

ГЛАВА 2
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ, ПРАВА АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

5. Задачами архива организации являются:

комплектование архива документами;

учет и обеспечение сохранности документов;

обеспечение использования документов;

подготовка и передача документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – Национальный архивный фонд) на постоянное хранение в государственный архив в случаях, установленных актами законодательства;

осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела и ведения делопроизводства в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях – источниках комплектования архива.

6. В целях выполнения задач архив организации осуществляет следующие функции:

составляет и ежегодно уточняет список организаций – источников комплектования по форме согласно приложению 1 (для объединенного архива);

принимает на хранение документы структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива;

учитывает принятые в архив документы и дела, ведет комплекс учетных документов;

осуществляет классификацию документов по архивным фондам и архивным коллекциям (далее – фондирование) принятых в архив документов и дел;

обеспечивает сохранность принятых в архив документов и дел, контролирует условия их хранения, проводит проверки наличия документов и дел;

составляет и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве;

осуществляет использование документов, хранящихся в архиве, выдает информационные документы, копии архивных документов, копии частей архивных документов по запросам организаций и граждан, предоставляет документы пользователям для работы в читальном зале, выдает дела во временное пользование структурным подразделениям организации и сторонним организациям, ведет учет и анализ использования документов;

участвует в работе центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК) или экспертной комиссии (далее – ЭК) организации, оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях организации, в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и в организациях – источниках комплектования архива;

проводит экспертизу ценности документов и дел, хранящихся в архиве организации, составляет годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представляет их на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации и, в случаях, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства, – государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета или вышестоящей организации;

подготавливает и передает документы Национального архивного фонда на постоянное хранение в государственный архив в случаях и в порядке, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства;

представляет в структурное подразделение по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета или государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, в случаях, установленных актами законодательства;

осуществляет анализ соответствия формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и организациях – источниках комплектования архива установленным требованиям;

осуществляет анализ состояния архивов и сохранности документов в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях – источниках комплектования архива;

участвует в разработке проектов нормативных правовых актов и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и служб документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций и организаций – источников комплектования архива.

7. Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

анализировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации, подчиненных ей (входящих в состав, систему) организациях и в организациях – источниках комплектования архива, давать им в установленном порядке указания по вопросам, входящим в компетенцию архива организации;

требовать от структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива своевременной передачи в архив организации документов в упорядоченном состоянии;

запрашивать от структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива необходимые для работы сведения;

вносить руководству организации предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.

ГЛАВА 3
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

8. Работа архива организации осуществляется в соответствии с актами законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, его уставом (положением о нем), иными локальными правовыми актами.

Положение об архиве организации утверждается руководителем организации. Положение об архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом, иной организации – с ЦЭК вышестоящей организации.

9. В организации, в которой установление штатных должностей служащих работников архива не предусмотрено, выполнение функций по осуществлению приема, хранения, учета и использования архивных документов возлагается на назначаемое приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации лицо (далее – лицо, ответственное за архив).

10. Архив организации обеспечивается необходимыми помещением (помещениями), оборудованием и кадрами.

Должностные обязанности, права и ответственность работников архива (лица, ответственного за архив) определяются должностными инструкциями.

11. Работа архива организации осуществляется на плановой основе.

В архиве организации составляются:

план работы на год;

график приема дел в архив организации (при наличии структурных подразделений);

паспорт архива организации (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов).

12. План работы состоит из разделов, соответствующих основным направлениям работы архива организации, и включает наименования конкретных видов работ, единицы их измерения, объем работ, бюджет рабочего времени, сроки исполнения и состав исполнителей по форме согласно приложению 2.

При разработке плана работы и определении бюджета рабочего времени используются нормативы времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций, утверждаемые в установленном порядке.

План подписывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) и утверждается руководителем организации.

13. График приема дел в архив организации включает наименования организаций, являющихся источниками комплектования архива, и (или) структурных подразделений организации, в деятельности которых образуются архивные документы, срок приема, наименования должностей, инициалы, фамилии лиц, ответственных за передачу архивных документов в архив организации, и составляется по форме согласно приложению 3.

График приема дел в архив организации имеет поквартальную разбивку.

График приема дел в архив организации подписывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями организаций – источников комплектования архива и (или) руководителями структурных подразделений организации, в деятельности которых образуются архивные документы, и утверждается руководителем организации.

В организации, в которой отсутствуют структурные подразделения (далее – бесструктурная организация), график приема дел в архив организации не составляется.

14. Графики передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭМК государственного архива или ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета составляются в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, по форме, согласованной с соответствующим государственным архивом, структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета.

15. По итогам работы архивом организации составляется отчет о работе архива организации за год по форме согласно приложению 3¹. В отчет включаются сведения о выполнении графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план.

16. Паспорт архива составляется в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, в двух экземплярах по форме согласно приложению 4 и включает сведения по состоянию на 1 января.

17. Архив организации совместно со службой ДОУ осуществляет контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации, подготовкой образовавшихся в их деятельности документов и дел к передаче на хранение в архив организации, а также проводит анализ состояния архивов в организациях – источниках комплектования, иных организациях, подчиненных (входящих в состав, систему) организации.

Анализ формирования, оформления дел и подготовки дел в структурных подразделениях организации к передаче в архив организации проводится не реже одного раза в год. Анализ состояния архивов в организациях, указанных в части первой настоящего пункта, проводится не реже одного раза в пять лет.

По итогам анализа составляется докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается состояние архива и документов в делопроизводстве, намечаются меры по ликвидации обнаруженных недостатков и дальнейшему улучшению работы. С выводами по результатам анализа должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующих структурных подразделений.

Учет работы архива с организациями, указанными в части первой настоящего пункта, фиксируется в карточках, оформляемых согласно приложению 5.

ГЛАВА 4
ПОРЯДОК ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ И РУКОВОДИТЕЛЯ АРХИВА (ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА АРХИВ)

18. При смене руководителя организации документы и дела, находящиеся в делопроизводстве и в архиве организации, а также научно-справочный аппарат к ним передаются по акту приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации по форме согласно приложению 5¹.

В акте приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации раздельно указывается количество документов и дел, находящихся в делопроизводстве, количество документов и дел, хранящихся в архиве организации, с выделением сведений о количестве дел постоянного хранения, а также сведения об оборудовании и инвентаре архива организации.

19. При смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) прием-передача документов и дел, научно-справочного аппарата к ним, учетных документов, а также помещений, инвентаря и оборудования архива организации оформляется актом согласно приложению 6.

Для приема-передачи документов и дел приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3 человек. В состав комиссии в обязательном порядке включается представитель службы ДОУ организации.

При приеме-передаче документов и дел проверяются:

наличие и состояние дел в порядке, установленном главой 38 настоящих Правил, и страховых копий документов в архиве организации;

наличие и состояние учетных документов и научно-справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел, номенклатур дел для учета документов и дел временного (до 10 лет) хранения, листов фондов и др.);

наличие штампов архива организации;

условия хранения документов;

состояние помещения, противопожарного и охранного оборудования, инвентаря.

Акт приема-передачи документов и дел подписывается лицами, передающим и принимающим документы и дела архива организации, председателем и членами комиссии и утверждается руководителем организации.

20. В случае обнаружения недостачи дел (документов) организуется их розыск в соответствии с требованиями главы 39 настоящих Правил.

РАЗДЕЛ II
ИСКЛЮЧЕН

ГЛАВА 5
ИСКЛЮЧЕНА

21–41. Исключены.

ГЛАВА 6
ИСКЛЮЧЕНА

42–46. Исключены.

РАЗДЕЛ III
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

ГЛАВА 7
ПРИНЦИПЫ И КРИТЕРИИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

47. Экспертиза ценности документов – это определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

48. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности.

Принцип историзма предполагает оценку содержания документов исходя из исторической обстановки, в которой действовала организация, в деятельности которой образовались документы (организация-фондообразователь).

Принцип комплексности предполагает оценку документов с учетом их места и значения в составе сложившегося комплекса документов (фонда) в организации-фондообразователе, а также их взаимосвязи с документами других фондов.

Принцип всесторонности предполагает оценку документов с точки зрения отражения ими различных сторон материальной и духовной жизни человека и общества.

49. Экспертиза ценности документов проводится путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся:

роль и место организации в системе государственного управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы), значимость выполняемых ею функций;

роль и значение гражданина в государственной деятельности, в развитии науки, культуры и в других областях общественной жизни;

время и место образования документа.

К критериям содержания относятся:

значимость события, отраженного в документе;

значение информации, содержащейся в документе;

повторяемость информации документа в других документах;

вид и разновидность документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся:

подлинность документа;

юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);

наличие резолюций, помет;

особенности передачи текста документа;

особенности материальной основы документа;

физическое состояние документа.

ГЛАВА 8
ОРГАНИЗАЦИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

50. Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно на основании нормативных правовых актов, локальных правовых актов, устанавливающих перечень типовых документов с указанием сроков хранения и (или) перечни документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения (далее, если не определено иное, – ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения), перечни документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения (далее – перечни документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения), а также иных актов законодательства.

50¹. Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения государственных органов, иных государственных организаций устанавливаются локальным правовым актом государственного органа или иной государственной организации.

50². Проекты ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения государственных органов, иных государственных организаций направляются в Министерство юстиции для рассмотрения и согласования.

Проекты ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, согласовываются с центральной экспертно-методической комиссией Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции.

Проекты перечней документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения согласовываются с государственными архивами, источниками комплектования которых являются эти негосударственные организации.

Если негосударственные организации не являются источниками комплектования государственных архивов, то проекты перечней документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения согласовываются только с ЦЭК негосударственной организации (при ее наличии) или ЭК негосударственной организации.

51. Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел к передаче на хранение в архив организации;

в архиве организации при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива), при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.

52. Экспертиза ценности документов в организации осуществляется постоянно действующей ЭК. В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) организации, создаются постоянно действующие ЦЭК.

ЭК структурного подразделения организации создается по решению руководителя организации в зависимости от количества образующихся в его деятельности документов.

Проведение экспертизы ценности документов в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под методическим руководством и при консультативной помощи соответствующего государственного архива.

53. ЦЭК (ЭК) создается в составе не менее 3 человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается, как правило, заместитель руководителя организации, членами – руководитель службы ДОУ (лицо, выполняющее функции службы ДОУ), руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив), главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего государственного архива.

Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.

54. ЦЭК (ЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Положение о ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом, иной организации – с ЦЭК вышестоящей организации.

Если негосударственные организации не имеют вышестоящей организации и не являются источниками комплектования государственных архивов, то положение об ЭК рассматривается и согласовывается только ЭК этой организации.

55. Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются:

организация и проведение экспертизы ценности документов и дел при составлении номенклатуры дел;

организация и проведение экспертизы ценности документов и дел, завершенных делопроизводством;

организация и проведение отбора документов Национального архивного фонда и дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива);

организация и проведение отбора к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.

56. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

определение сроков хранения документов и дел;

согласование проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений, типовых и примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов с указанием сроков хранения, методических документов по делопроизводству;

ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, актов об отсутствии дел, актов о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны;

подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивов;

подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, перечнями документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения, и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивов;

осуществление методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений организации и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций;

принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и работы архива организации и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций.

57. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЦЭК (ЭК) может оформляться также приказом (распоряжением) руководителя организации.

ГЛАВА 9
ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

58. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве осуществляется ежегодно службой ДОУ (лицом, выполняющим функции службы ДОУ) совместно с ЦЭК (ЭК), работниками структурных подразделений под непосредственным методическим руководством архива организации.

59. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляются:

отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив организации;

отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях организации;

отбор дел временного хранения за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.

При этом проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка формирования дел.

60. Непосредственный отбор документов для передачи в архив организации и выделения к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы.

61. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации проводится путем полистного просмотра. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре из дел подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными (до 10 лет) сроками хранения.

62. При приеме документов на хранение архив организации осуществляет контроль за качеством проведенной экспертизы ценности документов.

63. Экспертиза ценности документов в архиве организации осуществляется работниками архива совместно с ЦЭК (ЭК) организации.

Экспертиза ценности документов в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

64. При проведении экспертизы ценности документов в архиве организации осуществляются:

отбор и подготовка дел постоянного хранения для передачи в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива);

отбор хранящихся в архиве документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.

65. При проведении экспертизы ценности документов в архиве организации выявляются особо ценные документы, имеющие непреходящую ценность, особую значимость для общества и государства, в отношении которых устанавливается особый режим хранения, учета и использования.

Отнесение документов к категории особо ценных в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под методическим руководством и по согласованию с соответствующим государственным архивом.

66. При проведении экспертизы ценности документов в архиве организации уточняется характер повторения содержащейся в них информации в других документах, вид, форма и полнота повторения.

Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, допускается только после сверки их с документами Национального архивного фонда, передаваемыми на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, и по согласованию с соответствующим государственным архивом.

67. Дела с отметкой «ЭПК», хранящиеся в структурных подразделениях, подлежат полистному просмотру по окончании делопроизводственного года, а хранящиеся в архиве организации, – после истечения срока их хранения с целью продления сроков их хранения.

Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения формируются в отдельные дела либо присоединяются к однородным делам постоянного хранения. Дела, содержащие оставшиеся документы с временными сроками хранения, хранятся в течение установленных сроков.

68. В случае обнаружения в процессе проведения экспертизы ценности недостачи документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны быть приняты меры по их розыску в порядке, установленном главой 39 настоящих Правил.

69. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, в порядке, установленном главами 14 и 16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4, и главами 14–17 настоящих Правил.

РАЗДЕЛ IV
ПРИЕМ ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ. УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

ГЛАВА 10
ИСКЛЮЧЕНА

70–82. Исключены.

ГЛАВА 11
ИСКЛЮЧЕНА

83–96. Исключены.

ГЛАВА 12
ПРИЕМ ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

97. В архив организации принимаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу.

Дела подлежат формированию и оформлению в порядке, установленном главами 11 и 13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях.

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения (далее – годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством.

Прием дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в порядке, установленном главой 14 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях.

98. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не принимаются.

Прием дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по согласованию с архивом организации и решению руководителя организации. Прием таких дел в архив организации может осуществляться по описям дел структурных подразделений или по номенклатуре дел организации.

99. Дела принимаются в архив организации по графику приема дел в архив организации.

100. При приеме дел в архиве организации проверяются правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

Дела принимаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения. Во всех экземплярах описи дел структурного подразделения в графе «Примечание» каждого заголовка дела проставляется отметка о наличии или отсутствии дела. При отсутствии дел, включенных в опись дел структурного подразделения, в отметке о приеме-передаче дел дополнительно указываются номера отсутствующих дел. В конце каждого экземпляра описи дел структурного подразделения цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей служащих, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.

101. Сверенные с описью дел структурного подразделения дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см или помещаются в архивные коробки. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи дел структурного подразделения корешками на обе стороны. Дела доставляются в архив работниками структурных подразделений.

ГЛАВА 13
УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

102. Отбор документов и дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

103. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения осуществляется в порядке, установленном главой 16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях.

104. Уничтожение документов Национального архивного фонда не допускается.

105–108. Исключены.

РАЗДЕЛ V
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СВОДНЫХ И ЗАКОНЧЕННЫХ ОПИСЕЙ ДЕЛ

ГЛАВА 14
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ

109. Заголовки поступивших в архив организации дел постоянного хранения включаются в сводную опись дел постоянного хранения. Сводная опись дел постоянного хранения формируется из годовых разделов, составляемых в архиве организации на основе описей дел постоянного хранения структурных подразделений.

В архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, годовой раздел сводной описи дел составляется под методическим руководством соответствующего государственного архива.

110. Годовой раздел сводной описи составляется ежегодно. Годовой раздел сводной описи дел должен быть составлен и утвержден в установленном порядке не позднее чем через два года после завершения дел делопроизводством.

В организациях, в которых объем ежегодно образующихся дел постоянного хранения незначителен (до 15 дел в год), раздел сводной описи дел может составляться за несколько лет, но не более чем за пять лет.

111. В годовой раздел сводной описи включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, а также заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК».

112. Перед внесением заголовков дел в годовой раздел сводной описи проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации за соответствующий год. Производится полистный просмотр дел, при котором проверяется правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях в соответствии с требованиями пункта 195 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, а также проверяется правильность систематизации и описания дел в описях дел структурных подразделений.

Выявленные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях. При необходимости заголовки дел уточняются, дела расшиваются и переформировываются.

113. При обнаружении отсутствия дел, не включенных в справки структурных подразделений, составляемых в соответствии с требованиями части второй пункта 195 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, или при отсутствии указанных справок, а также при отсутствии дел, включенных в описи дел структурных подразделений, архив организации составляет справку об отсутствии дел. Архив организации организует розыск отсутствующих дел, включенных в справки структурных подразделений и архива организации, совместно со службой ДОУ и структурными подразделениями, к которым относятся отсутствующие дела. Обнаруженные дела включаются в годовой раздел сводной описи в соответствии с установленной схемой систематизации.

Если розыск не даст результатов, архив организации составляет акт об отсутствии дел по форме согласно приложению 15.

В организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, справка и акт об отсутствии дел составляются в двух экземплярах, в иной организации – в одном. Один экземпляр справки и акта хранится в архиве организации, второй экземпляр представляется на рассмотрение соответствующего государственного архива или вышестоящей организации вместе с экземплярами годового раздела сводной описи дел.

Сведения об отсутствии дел отражаются в графе «Примечание» всех экземпляров сводной номенклатуры дел и в историко-архивной справке к фонду, составляемой в соответствии с требованиями главы 31 настоящих Правил.

Лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством.

114. Первому годовому разделу сводной описи присваивается номер по листу фонда в соответствии с требованиями пункта 117 настоящих Правил. Последующие годовые разделы сводной описи имеют тот же номер до образования законченной описи, при этом после номера каждого последующего годового раздела описи дел в скобках указывается слово «продолжение».

115. Годовой раздел сводной описи составляется по форме согласно приложению 16.

При составлении годового раздела сводной описи соблюдаются правила, установленные пунктом 196 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях.

Названия подразделов и последовательность внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи определяются схемой систематизации дел фонда, устанавливаемой архивом организации в соответствии с требованиями главы 19 настоящих Правил.

Как правило, названиями подразделов в годовом разделе сводной описи являются наименования структурных подразделений (общественных организаций), документы которых включены в годовой раздел сводной описи, и (или) названия функций (направлений деятельности) организации. При составлении раздела сводной описи за несколько лет в соответствии с частью второй пункта 110 настоящих Правил названиями подразделов, как правило, являются годы, в которых были сформированы дела, включенные в раздел сводной описи, и наименования структурных подразделений (общественных организаций), документы которых включены в раздел сводной описи, и (или) названия функций (направлений деятельности) организации.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи того года, в котором они были заведены. В конце годовых разделов сводной описи за последующие годы делаются ссылки на соответствующий годовой раздел.

Например:

Документы за 2010 год см. также в разделе описи за 2009 год, дела № 10, 15

Графы годового раздела сводной описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дел и указанными в описи дел структурного подразделения. Графа «Примечание» годового раздела сводной описи используется для оформления отметок о выбытии и передаче дел, наличии копий страхового фонда и фонда пользования, особенностях физического состояния дел и др.

116. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи, нумеруются в валовом порядке независимо от установленной схемы систематизации дел фонда. При составлении второго и последующих годовых разделов сводной описи валовая нумерация заголовков дел продолжается.

Заголовки дел, включенные в годовые разделы сводной описи, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет тысячи либо иной четырехзначной цифры. После этого годовые разделы сводной описи считаются законченной сводной описью дел постоянного хранения, которая оформляется согласно требованиям, установленным главой 17 настоящих Правил.

117. В конце годового раздела сводной описи за последней описательной статьей составляется итоговая запись. В итоговой записи цифрами и прописью указывается общее количество, первый и последний номера заголовков дел, включенных в годовой раздел сводной описи, отражаются особенности нумерации заголовков дел (литерные и пропущенные номера).

Итоговая запись подписывается составителем и руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) с указанием их должностей. Подписи датируются.

118. Заголовки дополнительно обнаруженных дел подлежат включению в те годовые разделы сводной описи, к которым они относятся.

Если дела обнаружены после составления и утверждения в установленном порядке следующего годового раздела сводной описи, их заголовки вносятся в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с установленной схемой систематизации или в конец годового раздела сводной описи. К годовому разделу сводной описи, в который включены дополнительно обнаруженные дела, составляется новая итоговая запись.

Например:

В данный раздел описи включены дополнительно обнаруженные дела № 28а, 28б, 28в.

В данный раздел описи внесено 31 (тридцать одно) дело с № 1 по № 28в, в том числе

литерные номера: 28а, 28б, 28в.

При значительном количестве дел, обнаруженных после составления и утверждения в установленном порядке следующего годового раздела сводной описи, они включаются в отдельную опись с самостоятельной нумерацией заголовков дел, которой присваивается следующий свободный номер по листу фонда в соответствии с требованиями пункта 217 настоящих Правил. В итоговой записи к годовому разделу сводной описи дается ссылка на номер описи и номера заголовков дел по описи, в которую включены соответствующие дела.

Например:

В данный раздел описи внесено 28 (двадцать восемь) дел с № 1 по № 28.

Дополнительно обнаруженные дела за 2008 год включены в опись № 4, дела с № 1 по № 17.

119. Новая итоговая запись составляется также в случаях выбытия, переформирования, объединения дел, включенных в годовой раздел сводной описи, со ссылкой на соответствующие документы.

Например:

Дела с № 112 по № 116 исключены из раздела описи. Основание: акт от 12.03.2012 № 3 «О необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны».

В данный раздел описи внесено 27 (двадцать семь) дел с № 111 по № 143.

В графе «Примечание» напротив заголовка каждого выбывшего дела указывается «выбыло».

120. В организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, внесение изменений в годовой раздел сводной описи после его утверждения допускается только по согласованию с соответствующим государственным архивом, структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета или вышестоящей организацией.

121. К первому годовому разделу сводной описи составляется справочный аппарат:

оглавление (при необходимости);

историко-архивная справка;

список сокращений (при необходимости);

указатели (при необходимости).

К годовому разделу сводной описи составляется титульный лист, оформляемый в соответствии с требованиями пунктов HYPERLINK "http://www.pravo.by/webnpa/text.asp?RN=W21226204" \l "Утв_1&Point=137" 137–142137–142 настоящих Правил.

122. Оглавление составляется в случае, если в годовом разделе сводной описи имеются подразделы, выделены другие, более мелкие группы дел, имеется справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: историко-архивная справка, список сокращений, названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели. Напротив каждого названия указываются номера листов описи.

Оглавление помещается в начале годового раздела сводной описи.

123. Историко-архивная справка составляется в соответствии с требованиями главы 31 настоящих Правил и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации одновременно с описями дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Историко-архивная справка помещается после оглавления. К каждому последующему годовому разделу сводной описи составляется продолжение к историко-архивной справке.

124. Список сокращений составляется в случае, если в годовом разделе сводной описи употребляются сокращения, характерные для деятельности организации и (или) организаций, входящих в состав (систему) вышестоящей организации. Сокращения располагаются в алфавитном порядке, через знак «тире» указывается их расшифровка.

Список сокращений помещается после историко-архивной справки.

125. Указатели составляются в случае, если годовой раздел сводной описи является сложным по структуре и содержанию. Указатели составляются в соответствии с требованиями главы 29 настоящих Правил.

Указатели помещаются в конце годового раздела сводной описи.

126. Каждый годовой раздел сводной описи и справочный аппарат к нему имеют самостоятельную нумерацию листов. Листы каждого годового раздела сводной описи и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке посередине верхнего поля.

127. Для учета количества листов годового раздела сводной описи, фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе по форме согласно приложению 17 и помещается в конце годового раздела сводной описи.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов годового раздела описи и справочного аппарата к нему, наличие литерных и пропущенных номеров листов. Лист-заверитель описи составляется и подписывается составителем годового раздела описи с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

128. Годовой раздел сводной описи в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, составляется в четырех экземплярах. Годовой раздел сводной описи в организации, имеющей вышестоящую организацию, составляется в трех экземплярах, в иных организациях – в двух.

129. Годовой раздел сводной описи согласовывается с ЦЭК (ЭК) организации.

Если организация является источником комплектования государственного архива, согласованный с ЦЭК (ЭК) организации годовой раздел сводной описи вместе со справочным аппаратом к нему передается на рассмотрение ЭМК (ЭПК) соответствующего государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета).

Если организация не является источником комплектования государственного архива и имеет вышестоящую организацию, согласованный с ЦЭК (ЭК) организации годовой раздел сводной описи вместе со справочным аппаратом к нему передается на рассмотрение ЦЭК вышестоящей организации.

Годовой раздел сводной описи должен быть представлен на рассмотрение ЭМК (ЭПК) государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета) в четырех экземплярах, а ЦЭК вышестоящей организации – в трех экземплярах не позднее чем через два года после завершения дел, включенных в него, делопроизводством. После утверждения годового раздела сводной описи ЭМК (ЭПК) государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета) или ЦЭК вышестоящей организации он утверждается руководителем организации.

Один экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, источником комплектования которого является организация, остальные остаются в организации. Одновременно с оформленным и утвержденным в установленном порядке экземпляром годового раздела сводной описи на бумажном носителе в государственный архив передается экземпляр годового раздела сводной описи в электронном виде. Формат передаваемого в государственный архив экземпляра годового раздела сводной описи в электронном виде определяется по согласованию с соответствующим государственным архивом.

130. После утверждения годового раздела сводной описи руководителем организации на обложках внесенных в него дел чернилами или шариковой ручкой проставляется архивный шифр (номер фонда, номер описи, номер дела по описи).

131. Годовые разделы сводной описи не подшиваются, не переплетаются (если они не являются законченной описью), хранятся в папках с клапанами или завязками.

ГЛАВА 15
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКОНЧЕННОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

132. Несколько годовых разделов или один годовой раздел сводной описи, число заголовков дел в которых достигло тысячи либо иной четырехзначной цифры (от 1000 до 9999), считаются законченной описью дел постоянного хранения (далее в настоящей главе – законченная опись).

Количество заголовков дел в законченной описи может быть менее тысячи с учетом того, что заголовки дел, составляющих годовой раздел сводной описи, должны быть включены в одну законченную опись.

Сводная опись дел постоянного хранения может считаться законченной независимо от количества заголовков дел, включенных в сводную опись при передаче дел в государственный архив, источником комплектования которого является организация, а также в случае ликвидации организации.

Физический объем законченной описи вместе со справочным аппаратом к ней и листом-заверителем не должен превышать 300 листов.

133. Все заголовки дел, составляющие один годовой раздел сводной описи, должны быть включены в одну законченную опись.

Годовые разделы сводной описи, включающие заголовки дел, поступивших в архив организации в последующие годы, формируют новую сводную опись, которой присваивается очередной номер по листу фонда. Нумерация дел в новой сводной описи начинается с цифры «1».

134. Систематизация заголовков дел в законченной описи осуществляется в соответствии с требованиями пункта 115 настоящих Правил.

Систематизация заголовков дел в законченной описи при необходимости может уточняться, а законченная опись, ее разделы или отдельные листы – перепечатываться. В организации, являющейся источником комплектования государственного архива, уточнение систематизации заголовков дел в законченной описи осуществляется по согласованию с соответствующим государственным архивом.

135. Для суммарного учета дел, включенных во все годовые разделы сводной описи, к законченной описи составляется общая итоговая запись. Итоговая запись к законченной описи составляется и оформляется в соответствии с требованиями пункта 117 настоящих Правил.

136. К законченной описи составляется общая заверительная надпись, в которой учитывается количество листов всех годовых разделов сводной описи и справочного аппарата, пронумерованных в валовом порядке, в соответствии с требованиями пункта 149 настоящих Правил. Заверительная надпись оформляется в соответствии с требованиями пункта 127 настоящих Правил на отдельном листе-заверителе описи, оформляемом согласно приложению 18.

Листы-заверители, составленные к годовым разделам сводной описи, из законченной описи изымаются.

137. К законченной описи оформляется титульный лист по форме согласно приложению 19.

Титульный лист помещается в начале законченной описи. На титульном листе законченной описи указываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи; крайние даты дел, включенных в опись.

В организации, являющейся источником комплектования государственного архива, на титульном листе перед названием фонда отводится свободное место для написания полного наименования соответствующего государственного архива.

138. В названии фонда указываются:

официальное полное наименование организации, включая ее организационно-правовую форму, в период, за который документы включены в законченную опись;

официальное сокращенное наименование организации (в круглых скобках);

официальное полное наименование вышестоящей организации;

период (начальная и конечная даты) деятельности организации, за который документы включены в законченную опись.

Если наименование организации в период деятельности, за который документы включены в законченную опись, изменялось, то старое наименование на титульном листе сохраняется, а новое указывается ниже.

Если подчиненность организации и (или) наименование вышестоящей организации в период деятельности организации, за который документы включены в законченную опись, изменялись, то наименование новой вышестоящей организации и (или) новое наименование вышестоящей организации указываются рядом с предыдущими с указанием года изменения.

Начальной и конечной датами деятельности организации являются даты ее включения в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и соответственно исключения из него.

Если деятельность организации в период, за который документы включены в законченную опись, продолжается, конечная дата на титульном листе не указывается.

Например:

Учреждение «Белорусский научно-исследовательский центр документоведения и ретроинформации» (БелНИЦДР) Главного архивного управления при Совете Министров Республики Беларусь, с 05.10.1992 – Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, с 22.09.1994 – Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь

11.12.1991 – 25.01.1994

Учреждение «Белорусский научно-исследовательский центр документоведения, археографии и архивного дела» (БелНИЦДААД) Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь

25.01.1994 – 31.01.1996

Учреждение «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (БелНИИДАД) Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, с 11.01.1997 – Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, с 24.09.2001 – государственного учреждения «Национальный центр по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, с 03.06.2002 – Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, с 05.05.2006 – Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции

Республики Беларусь

31.01.1996 –

139. Номер фонда указывается на титульном листе законченной описи, если в архиве организации хранится более одного фонда или если организация является источником комплектования государственного архива.

Номер фонда в архиве организации, хранящем более одного фонда, присваивается по списку фондов, оформляемому в соответствии с требованиями пункта 215 настоящих Правил.

Номер фонда организации, являющейся источником комплектования государственного архива, присваивается соответствующим государственным архивом при первом поступлении дел на постоянное хранение в государственный архив. До передачи дел на постоянное хранение в государственный архив номер фонда, присвоенный по списку фондов, в годовом разделе сводной описи и (или) в законченной описи, а также на титульном листе и в архивных шифрах дел не проставляется.

140. Номер описи указывается на титульном листе законченной описи по листу фонда, оформляемому в соответствии с требованиями пункта 216 настоящих Правил.

Законченная опись имеет номер, присвоенный первому годовому разделу сводной описи в соответствии с требованиями пункта 217 настоящих Правил. Например, если первому годовому разделу сводной описи по листу фонда был присвоен номер «4», последующим разделам описи присваивался номер «4 (продолжение)», то законченная опись также будет иметь номер «4».

При выбытии из архива организации всех дел законченной описи ее номер другим описям не присваивается.

141. В названии описи на титульном листе указывается категория документов, содержащихся в делах, заголовки которых включены в законченную опись (постоянного хранения).

142. В строке «Крайние даты дел» на титульном листе указываются годы первого и последнего дел, включенных в законченную опись. Между крайними датами ставится знак «тире».

Например:

Крайние даты дел 2001–2009 гг.

143. К законченной описи составляется справочный аппарат:

оглавление (при необходимости);

историко-архивная справка;

список сокращений (при необходимости);

указатели (при необходимости).

144. В оглавлении к законченной описи с указанием номеров листов, на которых они расположены, перечисляются: историко-архивная справка; список сокращений; названия разделов и подразделов законченной описи в соответствии со схемой систематизации дел в ней, а также более мелких групп дел; названия указателей.

Оглавление к законченной описи помещается после титульного листа.

145. Историко-архивная справка к законченной описи составляется в соответствии с требованиями главы 31 настоящих Правил. Она должна включать данные по истории организации и истории фонда, выявленные при составлении всех годовых разделов сводной описи.

Историко-архивная справка к законченной описи помещается после оглавления.

При оформлении законченной описи продолжения историко-архивной справки, составленные ко второму и последующим годовым разделам сводной описи, изымаются и помещаются за историко-архивной справкой, составленной к первому годовому разделу сводной описи. При необходимости общая историко-архивная справка к законченной описи пересоставляется.

Историко-архивная справка представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации одновременно с законченной описью дел постоянного хранения.

146. Список сокращений к законченной описи составляется в соответствии с требованиями пункта 124 настоящих Правил.

Список сокращений помещается после историко-архивной справки. Он должен включать сокращения, использованные при составлении всех годовых разделов законченной описи. При необходимости список сокращений пересоставляется.

147. Указатели к законченной описи составляются в соответствии с требованиями главы 29 настоящих Правил.

Указатели помещаются в конце законченной описи. При необходимости указатели, составленные к годовым разделам сводной описи, пересоставляются.

148. При пересоставлении оглавления, историко-архивной справки, списка сокращений, указателей к законченной описи указанные элементы справочного аппарата, составленные к годовым разделам сводной описи, изымаются.

149. Листы законченной описи и справочного аппарата к ней нумеруются в валовом порядке в правом верхнем углу. Нумерация листов описи и справочного аппарата к ней – сквозная.

150. Законченная опись вместе с титульным листом, историко-архивной справкой к фонду, иными элементами справочного аппарата к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

На обложке законченной описи указывается номер фонда (при его наличии), номер описи, крайние даты дел, заголовки которых включены в законченную опись, количество листов. На обложке законченной описи, составленной в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, предусматривается место для наименования соответствующего государственного архива. Наименование государственного архива на обложке законченной описи оформляется в государственном архиве после приема-передачи дел.

151. Порядок составления и оформления годовых разделов сводных описей и законченных описей на каждую разновидность специфических для данной организации документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и другие) определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления годовых разделов сводных описей и законченных описей дел постоянного и временного хранения, указанным в главах 14–16 настоящих Правил.

ГЛАВА 16
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

152. Заголовки поступивших в архив организации дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются в сводную опись дел временного (свыше 10 лет) хранения. Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения формируется из годовых разделов, составляемых в архиве организации на основе описей дел временного (свыше 10 лет) хранения структурных подразделений.

153. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по форме согласно приложению 20.

В организациях, в которых объем ежегодно образующихся дел временного (свыше 10 лет) хранения незначителен (до 15 дел в год), раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения может составляться за несколько лет, но не более чем за пять лет.

154. Годовому разделу сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения присваивается самостоятельный номер по листу фонда в соответствии с требованиями пункта 217 настоящих Правил, к которому добавляется условное обозначение «в». Например, если первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения был присвоен номер «1», то первому годовому разделу сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения будет присвоен номер «1в».

155. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, их систематизации, нумерации, заполнения граф годового раздела определяется в соответствии с требованиями пунктов 115–116 настоящих Правил.

156. Итоговая запись и заверительная надпись к годовому разделу сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляются в соответствии с требованиями пунктов 117–119 и 127 настоящих Правил.

157. Справочный аппарат к описям дел временного (свыше 10 лет) хранения, как правило, не составляется. При необходимости могут составляться оглавление и список сокращений в соответствии с требованиями пунктов 122 и 124 настоящих Правил.

158. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах, согласовывается ЦЭК (ЭК) организации и утверждается руководителем организации.

159. Несколько годовых разделов или один годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, число заголовков дел в которых достигло тысячи либо иной четырехзначной цифры, считаются законченной описью дел временного (свыше 10 лет) хранения. При этом физический объем законченной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения вместе со справочным аппаратом к ней и листом-заверителем не должен превышать 300 листов.

К законченной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется титульный лист, общая итоговая запись и общая заверительная надпись в соответствии с требованиями пунктов 135–142 настоящих Правил. Справочный аппарат (оглавление, список сокращенных слов и др.) к описям дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется при необходимости.

160. Листы законченной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и справочного аппарата к ней (кроме оглавления) нумеруются в валовом порядке в правом верхнем углу. Нумерация листов законченной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и справочного аппарата к ней – валовая.

161. После истечения установленных временных сроков хранения дела, включенные в сводную опись дел временного (свыше 10 лет) хранения, уничтожаются в порядке, установленном главой 13 настоящих Правил.

Сведения о выбытии дел фиксируются в сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения в соответствии с требованиями пункта 119 настоящих Правил.

ГЛАВА 17
СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ГОДОВОГО РАЗДЕЛА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ И ЗАКОНЧЕННОЙ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

162. Заголовки поступивших в архив организации дел по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, включаются в сводную опись дел по личному составу. Сводная опись дел по личному составу формируется из годовых разделов, составляемых в архиве организации на основе описей дел по личному составу структурных подразделений.

Документы по личному составу постоянного хранения (личные дела уволенных руководителей организаций, работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания, работников, внесших крупный вклад в развитие отрасли (системы) или организации, руководителей ведущих структурных подразделений организации и др.) включаются в соответствующий годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

163. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется ежегодно. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу должен быть составлен и утвержден в установленном порядке не позднее чем через два года после завершения дел делопроизводством.

В организациях, в которых объем ежегодно образующихся дел по личному составу незначителен (до 15 дел в год) раздел сводной описи дел по личному составу может составляться за несколько лет, но не более чем за пять лет.

164. Годовому разделу сводной описи дел по личному составу присваивается самостоятельный номер по листу фонда в соответствии с требованиями пункта 217 настоящих Правил, к которому добавляется условное обозначение «лс». Например, если первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения был присвоен номер «1», первому годовому разделу сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения был присвоен номер «1в», то первому годовому разделу сводной описи дел по личному составу будет присвоен номер «1лс».

165. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению 21.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:

приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;

должностные (рабочие) инструкции работникам;

личные карточки работников;

лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;

личные дела работников;

декларации о доходах и имуществе;

невостребованные трудовые книжки;

документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей служащих, избранию на должность служащего, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т.п.;

документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;

документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда.

Личные дела, невостребованные трудовые книжки уволенных работников выделяются в отдельный подраздел годового раздела сводной описи дел по личному составу и систематизируются по алфавиту фамилий.

Декларации о доходах и имуществе включаются в опись дел по личному составу после соответствующих личных дел и систематизируются по алфавиту фамилий лиц.

При необходимости заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу могут систематизироваться по подразделам по структурному принципу.

Заголовки дел по личному составу, образующихся в организации в больших объемах, могут включаться по видам дел в самостоятельные годовые разделы, формирующие отдельные сводные описи (сводная опись личных дел, сводная опись невостребованных трудовых книжек и т.п.).

166. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел по личному составу, нумерации, заполнения граф годового раздела определяется в соответствии с требованиями пунктов 115–116 настоящих Правил.

Личные дела, дела с личными карточками, невостребованные трудовые книжки уволенных работников включаются в годовой раздел сводной описи дел по личному составу за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении. Например, если приказ об увольнении работника был издан 28 декабря 2010 г., а работник на основании этого приказа был уволен 20 января 2011 г., то личное дело данного работника и дело, в которое будет подшита его личная карточка, должны быть включены в годовой раздел сводной описи дел по личному составу за 2011 год.

При внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу личного дела работника в графе 2 «Индекс дела» указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел. В графе 3 годового раздела сводной описи дел по личному составу «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются фамилия, собственное имя и отчество (если таковое имеется) уволенного работника в именительном падеже.

При внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу невостребованных трудовых книжек в графе 2 «Индекс дела» указывается порядковый номер трудовой книжки согласно книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В графе 3 годового раздела сводной описи дел по личному составу «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются фамилия, собственное имя и отчество (если таковое имеется) уволенного работника в именительном падеже.

167. Итоговая запись и заверительная надпись к годовому разделу сводной описи дел по личному составу составляются в соответствии с требованиями пунктов 117–119 и 127 настоящих Правил.

168. При необходимости к годовому разделу сводной описи дел по личному составу могут составляться оглавление, список сокращений, указатели в соответствии с требованиями пунктов 122, 124, 125 настоящих Правил.

К первому годовому разделу сводной описи дел по личному составу составляется титульный лист, оформляемый в соответствии с требованиями пунктов HYPERLINK "http://www.pravo.by/webnpa/text.asp?RN=W21226204" \l "Утв_1&Point=137" 137–142137–142 настоящих Правил.

169. Листы годового раздела сводной описи дел по личному составу и справочного аппарата к нему нумеруются в порядке, установленном для нумерации листов годового раздела сводной описи дел постоянного хранения в соответствии с требованиями пункта 126 настоящих Правил.

170. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу в организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, составляется в трех экземплярах. Годовые разделы сводной описи дел по личному составу в иных организациях составляются в двух экземплярах.

171. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу визируется руководителем кадровой службы (специалистом по кадрам) и согласовывается с ЦЭК (ЭК) организации.

Если организация является источником комплектования государственного архива или имеет вышестоящую организацию, согласованный с ЦЭК (ЭК) организации годовой раздел сводной описи дел по личному составу передается на рассмотрение ЭМК (ЭПК) соответствующего государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета) или ЦЭК вышестоящей организации.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу должен быть представлен на рассмотрение ЭМК (ЭПК) государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета) или ЦЭК вышестоящей организации в трех экземплярах не позднее чем через два года после завершения дел, включенных в него, делопроизводством. После согласования годового раздела сводной описи дел по личному составу ЭМК (ЭПК) государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета) или ЦЭК вышестоящей организации он утверждается руководителем организации.

172. После утверждения годового раздела сводной описи дел по личному составу руководителем организации на обложках внесенных в него дел чернилами или шариковой ручкой проставляется архивный шифр (номер фонда, номер описи, номер дела по описи).

173. Годовые разделы сводной описи дел по личному составу не подшиваются, не переплетаются (если они не являются законченной описью), хранятся в папках с клапанами или завязками.

174. Несколько годовых разделов или один годовой раздел сводной описи дел по личному составу, число заголовков дел в которых достигло тысячи либо иной четырехзначной цифры, считаются законченной описью дел по личному составу. Количество заголовков в законченной описи дел по личному составу может быть менее тысячи с учетом того, что заголовки дел, составляющих один годовой раздел сводной описи дел по личному составу, должны быть включены в одну законченную опись дел по личному составу. Физический объем законченной описи дел по личному составу вместе со справочным аппаратом к ней и листом-заверителем не должен превышать 300 листов.

К законченной описи дел по личному составу составляются титульный лист, общая итоговая запись и общая заверительная надпись в соответствии с требованиями пунктов 135–142 настоящих Правил.

Справочный аппарат (оглавление, список сокращений, указатели) к законченным описям дел по личному составу составляются при необходимости в соответствии с требованиями пунктов 144, 146, 147 настоящих Правил.

175. В организациях, в деятельности которых не образуются документы постоянного хранения, к законченной описи дел по личному составу составляется предисловие.

В предисловии к законченной описи дел по личному составу указываются сведения, аналогичные сведениям, указываемым во второй части историко-архивной справки, составляемой к сводной описи дел постоянного хранения в соответствии с требованиями пункта 264 настоящих Правил.

Предисловие подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.

Предисловие помещается после титульного листа и оглавления (при его наличии).

176. Листы законченной описи дел по личному составу и справочного аппарата к ней (кроме оглавления) нумеруются в валовом порядке в правом верхнем углу. Нумерация листов законченной описи дел по личному составу и справочного аппарата к ней – валовая.

177. После истечения установленных временных сроков хранения дела, включенные в сводную опись дел по личному составу, уничтожаются в порядке, установленном главой 13 настоящих Правил.

Сведения о выбытии дел фиксируются в сводной описи дел по личному составу в соответствии с требованиями пункта 119 настоящих Правил.

РАЗДЕЛ VI
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

ГЛАВА 18
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

178. Под классификацией документов в пределах архива организации понимается их распределение по архивным фондам и архивным коллекциям.

179. Совокупность документов, образовавшихся в деятельности организации или гражданина, составляет ее (его) документальный фонд. В состав документального фонда организации входят все документы, хранящиеся в структурных подразделениях организации, в архиве организации и в государственном архиве (если организация является источником комплектования такого архива) независимо от их ценности.

Часть документального фонда организации, прошедшая в установленном порядке экспертизу ценности и поступившая на хранение в архив организации и (или) в государственный архив (если организация является источником комплектования такого архива), составляет ее архивный фонд.

180. Разновидностями архивного фонда являются: архивный фонд организации; объединенный архивный фонд; архивный фонд личного происхождения.

Наряду с архивным фондом (фондами) в архиве организации может создаваться и храниться архивная коллекция (коллекции).

181. Организация или гражданин, в деятельности которой (которого) образуется документальный (архивный) фонд, называется фондообразователем.

Отнесение обособленного подразделения или структурного подразделения с правами юридического лица к категории фондообразователей осуществляется архивом организации, а в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, – соответствующим государственным архивом.

182. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования архивных фондов и архивных коллекций.

Работы по фондированию осуществляются в делопроизводстве и в архиве организации. Фондирование в делопроизводстве осуществляется при формировании дел, отборе их для передачи на хранение в архив организации. Фондирование в архиве организации осуществляется при описании принятых документов, не прошедших научно-техническую обработку, переработке старых неудовлетворительно составленных описей дел, создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, а также при отборе документов Национального архивного фонда для передачи на постоянное хранение в государственный архив, если организация является источником комплектования такого архива.

Архив организации проводит фондирование документов по согласованию и под непосредственным методическим руководством государственного архива, источником комплектования которого он является.

183. Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующего фондообразователя.

Определение фондовой принадлежности проводится на основе изучения документов, в результате которого устанавливается, относятся ли они к составу документации данного фондообразователя.

184. Архивный фонд организации состоит из архивных документов, образовавшихся в процессе ее деятельности.

Фондовая принадлежность документов устанавливается по наименованию организации, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности организации, обозначению адресата, подписям, резолюциям, оттискам регистрационных штампов, иным делопроизводственным отметкам.

При определении принадлежности документов к фонду организации соблюдаются следующие правила:

входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены. Копии исходящих документов и внутренние документы относятся к фонду той организации, в которой они составлены;

дела, которые велись в двух и более организациях, включаются в состав фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством;

документы организации и ее первичных организаций (профсоюзных, молодежных и других) могут составлять единый архивный фонд;

при реорганизации организации в форме слияния законченные делопроизводством дела включаются в фонды реорганизованных организаций, а незаконченные – в фонд вновь возникшей организации;

при реорганизации организации в форме присоединения законченные делопроизводством дела присоединенной организации включаются в ее фонд, а незаконченные – в фонд организации, к которой она была присоединена. Если организация присоединена на правах обособленного структурного подразделения или не обособленного структурного подразделения с правами юридического лица, ее документы, законченные и не законченные делопроизводством, могут образовывать отдельный (самостоятельный) фонд;

при организации в форме разделения законченные делопроизводством дела включаются в фонд реорганизованной организации, а незаконченные – в фонды вновь возникших организаций согласно распределению функций, прав и обязанностей между ними;

при реорганизации организации в форме выделения законченные делопроизводством дела включаются в ее фонд, а незаконченные – в фонды реорганизованной и выделенной организаций согласно распределению функций, прав и обязанностей между ними;

при реорганизации организации в форме преобразования ее документы, образовавшиеся до и после реорганизации, составляют единый фонд;

при реорганизации государственной организации в форме преобразования в организацию иной формы собственности ее документы, образовавшиеся в организации после такого преобразования, составляют новый фонд;

при переименовании, изменении подчиненности, местонахождения, структуры организации, не сопровождающиеся изменениями ее первоначальных функций, прав и обязанностей, а также при временном прекращении деятельности организации ее документы составляют единый фонд;

при изменении административно-территориального деления документы вновь образованных органов местного управления и самоуправления составляют новые фонды;

при изменении административно-территориального деления документы органов местного управления и самоуправления города, поселка, села и других населенных пунктов, а также иных организаций, продолживших действовать на территории соответствующих административно-территориальных единиц, новые фонды не образуют;

при сохранении имеющихся административно-территориальных единиц в составе новой административно-территориальной единицы, переименовании или преобразовании административно-территориальной единицы без изменения ее внутреннего деления документы органов местного управления и самоуправления составляют единые фонды.

185. При определении хронологических границ фонда организации соблюдаются следующие правила:

хронологическими границами фонда организации являются официальные даты ее создания и ликвидации или реорганизации, повлекшей образование нового фонда в соответствии с требованиями пункта 184 настоящих Правил;

при отсутствии документов начального или завершающего периодов деятельности организации, а также при наличии в составе фонда более ранних документов хронологические границы фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда.

186. В архиве организации могут создаваться объединенные архивные фонды. Объединенный архивный фонд формируется из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имевших между собой исторически и (или) логически обусловленные связи.

Объединенный архивный фонд может быть сформирован из документов:

однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действовавших и (или) действующих на определенной территории;

руководящего органа (вышестоящей организации) и подчиненных ему (входящих в состав, систему) организаций, действовавших на определенной территории;

последовательно сменявших друг друга организаций, если функции, права и обязанности предшественников полностью или частично передавались их правопреемникам.

187. Хронологическими границами объединенного архивного фонда являются:

для созданного по признаку однородного целевого назначения организаций – даты создания наиболее ранней и ликвидации поздней по времени деятельности организаций;

для созданного по признаку подчиненности организаций – даты деятельности руководящего органа (вышестоящей организации);

для созданного по признаку преемственности функций, прав и обязанностей организаций – даты деятельности каждой организации.

Создание объединенного архивного фонда предполагает размещение его документов в одном месте хранилища, перешифровку дел (изменение номеров фонда, описи), составление соответствующих учетных документов, пересистематизацию и переработку дел и описей дел, а также внесение изменений в топографические указатели, составляемые в соответствии с требованиями пункта 306 настоящих Правил.

188. В архиве организации могут создаваться архивные коллекции, представляющие собой совокупность отдельных разрозненных архивных документов, как правило, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, объектному, хронологическому). Архивная коллекция может пополняться новыми документами.

Коллекции могут поступать в архив в виде сложившихся комплексов документов. Архивные коллекции, поступившие в архив организации из других архивов, от организаций или граждан, расформированию не подлежат.

Хронологическими границами архивной коллекции, сформированной в архиве организации, является год создания коллекции; сформированной гражданином (гражданами), – даты жизни коллекционера (коллекционеров).

Создание коллекций в архивах организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, осуществляется по согласованию с соответствующим государственным архивом.

189. Каждому архивному фонду и архивной коллекции присваивается название.

Название архивного фонда организации состоит из официального наименования организации (полного и сокращенного) со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности, местонахождения.

Название объединенного архивного фонда, созданного:

из документов однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, представляет собой обобщенное наименование организаций;

из документов руководящего органа (вышестоящей организации) и подчиненных ему (входящих в состав, систему) организаций, состоит из наименования руководящего органа (вышестоящей организации) и обобщенного наименования подчиненных ему (входящих в состав, систему) организаций;

из документов последовательно сменявших друг друга организаций, состоит из перечисления в хронологической последовательности всех наименований организаций.

В названии архивной коллекции, как правило, указываются вид (виды) документов, тема, период, при необходимости – ее составитель (организация или гражданин) и иные признаки группировки, ставшие основанием для создания коллекции.

190. Номер архивному фонду и архивной коллекции присваивается в случаях и в порядке, определенных пунктом 139 настоящих Правил.

191. Фонд представляет собой основную классификационную и учетную единицу документов архива и дроблению не подлежит.

Если среди документов архивного фонда обнаружены ошибочно включенные в него документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к тем фондам, к которым они относятся.

Из фондов личного происхождения документы государственных организаций могут быть выделены и присоединены к соответствующим фондам, если эти фонды находятся на хранении в данном архиве и никак не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению документы общественных объединений, других негосударственных организаций из фондов личного происхождения лиц-руководителей и членов соответствующих объединений и организаций.

ГЛАВА 19
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВНОГО ФОНДА

192. Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде.

193. Учетно-классификационной единицей архивного фонда является единица хранения (дело) – совокупность документов (или документ), сформированных по одному или нескольким признакам (видам документов, вопросам, корреспондентам и др.) и помещенных в отдельную обложку.

Дела в пределах архивного фонда должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

194. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией. Систематизация включает группировку и расположение дел в пределах архивного фонда согласно схеме систематизации.

Работы по систематизации дел осуществляются в делопроизводстве организации и в архиве организации. Систематизация в делопроизводстве осуществляется при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел к передаче в архив организации, составлении описей дел структурных подразделений. Систематизация в архиве организации осуществляется при составлении и переработке сводных описей дел, создании объединенных архивных фондов, архивных коллекций, а также при подготовке дел к передаче на постоянное хранение в государственный архив, если организация является источником комплектования такого архива.

Архив организации проводит систематизацию дел по согласованию и под непосредственным методическим руководством государственного архива, источником комплектования которого он является.

195. Схема систематизации дел является основанием для внутренней организации дел архивного фонда и закрепляется годовым разделом сводной описи дел архивного фонда.

В зависимости от признака группировки дел схема систематизации архивного фонда может отражать структуру организации, ее функции, права, обязанности, состав документов фонда (виды и разновидности документов), важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах.

196. Построение схемы систематизации и распределение дел внутри архивного фонда организации проводится на основе следующих признаков:

структурного (в соответствии с принадлежностью дел к структурным подразделениям организации);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

функционального (с учетом функций, направлений деятельности организации);

номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов).

При построении схемы систематизации и распределения дел внутри объединенного архивного фонда, архивной коллекции дополнительно применяются следующие признаки:

тематический (в соответствии с тематикой содержания документов);

корреспондентский (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

географический (по территории, населенным пунктам и другим географическим наименованиям, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторский (по наименованиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

197. При построении схемы систематизации дела организации группируются, как правило, по нескольким признакам, последовательное применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда:

197.1. на основе сочетания хронологического и структурного признаков формируются хронологически-структурная или структурно-хронологическая схемы систематизации дел архивного фонда.

При систематизации дел по хронологически-структурной схеме дела группируются по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы – по структурным подразделениям организации.

Например:

2009 год

Общий отдел

Отдел экономического прогнозирования

Производственно-технологический отдел

Отдел капитального строительства

Служба главного механика и энергетика

Финансовый отдел

Бухгалтерия

Отдел организации труда и заработной платы

Отдел кадров

Юридический отдел

Архив

Профессиональный союз

2010 год

Общий отдел

Отдел экономического прогнозирования

Производственно-технологический отдел

Отдел капитального строительства

Служба главного механика и энергетика

Финансовый отдел

Бухгалтерия

Отдел организации труда и заработной платы

Отдел кадров

Юридический отдел

Архив

Профессиональный союз

При систематизации дел по структурно-хронологической схеме дела группируются по структурным подразделениям, а в пределах каждой структурной группы – по времени их создания.

Например:

Канцелярия

2009 год

2010 год

Отдел финансирования и бухгалтерского учета

2009 год

2010 год

Отдел организации труда и заработной платы

2009 год

2010 год

Отдел кадров

2009 год

2010 год

Принадлежность документов и дел к структурному подразделению устанавливается по наименованию структурного подразделения, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности подразделения, индексу, присвоенному структурному подразделению, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, иным делопроизводственным отметкам;

197.2. на основе сочетания хронологического и функционального признаков формируются хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации дел архивного фонда.

При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме дела группируются по времени их создания, а затем по функциям (направлениям деятельности) организации.

Например:

2009 год

Руководство

Бухгалтерский учет и финансирование

Работа с кадрами

2010 год

Руководство

Бухгалтерский учет и финансирование

Работа с кадрами

При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются по функциям (направлениям деятельности) организации, а затем по времени их создания.

Например:

Руководство

2009 год

2010 год

Бухгалтерский учет и финансирование

2009 год

2010 год

Работа с кадрами

2009 год

2010 год

При систематизации дел по хронологически-функциональной или функционально-хронологической схеме группы (подгруппы) дел располагаются с учетом значимости функций (направлений деятельности) организации: руководство, планирование, финансирование, учет и отчетность, кадровая работа, материально-техническое обеспечение и т.д.;

197.3. на основе сочетания хронологического, структурного и функционального признаков формируются хронологически-структурно-функциональная или структурно-функционально-хронологическая схемы систематизации дел архивного фонда;

Например:

2009 год

Руководство

Бухгалтерия

Работа с кадрами

Профессиональный союз

2010 год

Руководство

Бухгалтерия

Работа с кадрами

Профессиональный союз

197.4. на основе сочетания хронологического и номинального признаков формируются хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы систематизации дел архивного фонда.

При систематизации дел по хронологически-номинальной схеме дела группируются по времени их создания, а в пределах каждой хронологической группы – по номинальному признаку.

Например:

2009 год

Приказы

Протоколы

Планы

Отчеты

2010 год

Приказы

Протоколы

Планы

Отчеты

При систематизации дел по номинально-хронологической схеме дела группируются по номинальному признаку, а затем по времени их создания.

Например:

Приказы

2009 год

2010 год

Протоколы

2009 год

2010 год

198. При выборе классификационных признаков для проведения группировки дел в пределах подгрупп учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами архивного фонда, а также для создания наиболее удобной в целях использования документов системы их организации.

199. Документы по личному составу систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Для систематизации дел по личному составу применяется хронологически-номинальная схема систематизации, согласно которой в пределах каждого годового (хронологического) раздела сводной описи дел дела систематизируются по номинальному признаку в последовательности, установленной пунктом 165 настоящих Правил.

200. Выделяются в особые группы, систематизируются обособленно и вносятся в отдельные описи истории болезней в организациях здравоохранения, отчеты по научным темам в научно-исследовательских организациях, рукописи в издательствах и т.п.

201. При систематизации дел объединенного архивного фонда прежде всего учитывается признак, в соответствии с которым было проведено объединение документов. Дела, вошедшие в объединенный архивный фонд, могут группироваться по значимости фондообразователей, алфавиту названий, хронологическому и географическому признакам.

202. В пределах каждого архивного фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, могут применяться различные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используются одинаковые схемы систематизации.

203. Систематизация документов архивной коллекции определяется ее тематикой и составом документов.

В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп наименований организаций или фамилий авторов в алфавитном порядке.

В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по наиболее общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документов.

204. При систематизации дел в пределах архивного фонда учитываются требования, установленные пунктом 196 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях и пунктом 115 настоящих Правил.

РАЗДЕЛ VII
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ГЛАВА 20
ПРИНЦИПЫ И ОСНОВНЫЕ ЕДИНИЦЫ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ

205. Учет документов в архиве организации – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах.

Учет документов является средством обеспечения сохранности, организационной упорядоченности документов, контроля за их наличием, состоянием и движением, обеспечивает поиск документной информации.

206. Учет документов основывается на принципах централизации, преемственности учетных документов, динамичности.

Принцип централизации предполагает, что все учетные документы архива должны быть сосредоточены в специализированном подразделении архива или у специально назначенного лица, ответственного за ведение этого учета.

Принцип преемственности достигается путем строгой регламентации и унификации системы учетной документации и требований к ее ведению на всех стадиях работы с документами (в делопроизводстве, в архиве организации, в государственном архиве, если организация является источником комплектования такого архива).

Принцип динамичности заключается в своевременном и оперативном внесении изменений в учетные документы или составлении новых учетных документов.

207. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе документы, не прошедшие научно-техническую обработку, и непрофильные, описи дел, а также копии документов страхового фонда и фонда пользования (при их наличии).

Документы, не прошедшие научно-техническую обработку, учитываются подокументно или из расчета 300 листов в одной условной единице хранения. Поступление в архив организации документов, не прошедших научно-техническую обработку, возможно только вследствие возникновения чрезвычайных ситуаций.

208. Основными единицами учета документов в архиве являются:

архивный фонд (объединенный архивный фонд);

архивная коллекция;

единица хранения (дело).

209. Учет документов осуществляется путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Под архивным шифром понимается обозначение, наносимое на каждую единицу учета (единицу хранения) с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров архивного фонда или архивной коллекции, описи, единицы хранения.

210. Учетная документация архива организации хранится в опечатываемых изолированном помещении, сейфе или металлическом шкафе.

ГЛАВА 21
ОСНОВНЫЕ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

211. Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам, в которых фиксируется поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов.

Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива организации, если иное не установлено настоящими Правилами, иными актами законодательства. Необходимость ведения, состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

212. Основными учетными документами архива организации являются:

книга учета поступления и выбытия документов согласно приложениям 22, 23 – для учета каждого поступления и выбытия документов, их количества;

список фондов согласно приложениям 24, 25 – для индивидуального и суммарного учета принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций и присвоения им номеров по мере поступления*;

лист фонда согласно приложению 26 – для отражения изменений в названии, составе и объеме архивного фонда, архивной коллекции в целом и по каждой описи в отдельности; учета количества описей и присвоения им номеров; учета документов, отражающих изменения в составе и объеме архивного фонда, архивной коллекции;

сводные описи дел согласно приложениям 16, 20, 21 – для поединичного и суммарного учета дел, закрепления их систематизации;

описи дел структурных подразделений согласно приложению 16 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях – для поединичного и суммарного учета дел структурных подразделений (до составления соответствующих годовых разделов сводных описей дел);

реестр описей дел согласно приложениям 27, 28 – для регистрации описей дел, учета их количества;

номенклатура дел организации согласно приложению 10 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях – для поединичного и суммарного учета дел временного (до 10 лет) хранения;

лист-заверитель дела согласно приложению 14 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях – для учета количества листов в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, особенностей их формирования и физического состояния;

внутренняя опись документов дела согласно приложению 13 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях – для учета документов в делах постоянного хранения и по личному составу в случаях, определенных пунктом 186 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях;

паспорт архива организации согласно приложению 4 – для отражения состояния архива организации на 1 января каждого года;

паспорт архивохранилища согласно приложению 29 – для суммарного учета фондов и дел и отражения состояния каждого хранилища архива организации на 1 января каждого года**;

карточка фонда согласно приложению 30 – для учета и систематизации документов Национального архивного фонда;

опись особо ценных дел – для поединичного и суммарного учета особо ценных дел;

опись микрофотокопий страхового фонда согласно приложениям 60–63 – для поединичного и суммарного учета единиц хранения копий особо ценных документов;

книга учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования согласно приложениям 34–37 – для учета каждого поступления микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования.

______________________________

*Ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов.

**Составляется в архиве организации, имеющем два и более архивохранилища.

213. Вспомогательными учетными документами архива организации являются: карточки и книга учета движения фондов, описей, дел, книга учета дел по личному составу, книга учета документов, переданных в другие архивы, книга учета дел, выделенных к уничтожению, и другие.

ГЛАВА 22
УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ

214. Учет поступления и выбытия документов в архиве организации ведется по книге учета поступления и выбытия документов по форме согласно приложениям 22, 23.

В книгу учета поступления и выбытия документов вносятся все первичные и повторные поступления и выбытия описанных и неописанных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также обнаруженные и ранее неучтенные в архиве организации дела.

Каждое поступление и выбытие получает самостоятельный порядковый номер.

Если документы фонда поступают в архив организации впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов только после присвоения ему номера по списку фондов.

Если поступившие документы являются частью фонда, уже находящегося на хранении в архиве организации, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее.

На 1 января каждого года в книге учета поступления и выбытия документов составляется итоговая запись с указанием количества дел, поступивших в архив организации и выбывших из него в течение года.

215. Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов, по форме согласно приложениям 24, 25.

В список фондов сведения о каждом архивном фонде (архивной коллекции) вносятся при первом поступлении документов этого фонда в архив организации.

Каждому архивному фонду (архивной коллекции) присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. Номер, присвоенный фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах и является составной частью архивного шифра дел данного фонда.

Если организация является источником комплектования государственного архива, то номер ее архивному фонду присваивается с учетом требований части третьей пункта 139 настоящих Правил. В списке фондов номер, присвоенный фонду государственным архивом, проставляется через дробь (первое число – номер по списку фондов, второе – номер, присвоенный государственным архивом).

До присвоения номера фонду организации, являющейся источником комплектования государственного архива, номер фонда в архивном шифре, указываемом на обложках дел, проставляется мягким черным графитным карандашом. После присвоения государственным архивом номера фонду организации, являющейся источником комплектования такого архива, данный номер проставляется в годовом разделе сводной описи и (или) в законченной описи, а также на титульном листе чернилами или шариковой ручкой. Номер фонда, присвоенный государственным архивом, проставляется также в архивном шифре, указываемом на обложках дел в соответствии с требованиями пункта 130 настоящих Правил.

Объединенному архивному фонду, созданному в архиве организации, присваивается номер архивного фонда из его состава, как правило, наиболее крупного по объему дел.

Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется буквенный индекс «ОЦ».

При внесении в список фондов в графе 3 «Название фонда (коллекции)» указывается:

для архивного фонда действующей организации – ее наименование, существующее на момент поступления фонда в архив организации;

для архивного фонда ликвидированной организации – ее последнее наименование;

для объединенного архивного фонда, сформированного по признаку преемственности функций, прав и обязанностей последовательно сменявших друг друга организаций, – наименование последней организации;

для архивной коллекции, созданной в архиве организации, – обобщенное название включенных в нее документов;

для архивной коллекции, сформированной коллекционером, – ее название.

В случае передачи архивного фонда (архивной коллекции) в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается. В отметке о выбытии в списке фондов указывается наименование архива, в который выбыл фонд (в случае включения фонда в состав объединенного архивного фонда – название этого фонда), а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.

На 1 января каждого года к списку фондов составляется итоговая запись, в которой указывается количество поступивших и выбывших в течение года фондов и общее количество хранящихся фондов.

216. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд (архивную коллекцию) при первом поступлении документов фонда (коллекции) в архив организации по форме согласно приложению 26.

Лист фонда состоит из трех основных разделов: «Общие сведения о фонде», «Учет неописанных документов», «Учет описанных документов».

Раздел «Общие сведения о фонде» включает наименование организации, в которой хранится фонд, дата первого поступления документов фонда, крайние даты каждого названия фонда и название фонда.

В строке «Дата первого поступления документов фонда» указывается дата первого поступления документов архивного фонда или архивной коллекции в архив организации. Сведения, вносимые в эту строку, должны соответствовать записи в книге учета поступления и выбытия документов. Для объединенного архивного фонда и архивной коллекции, созданных в архиве организации, датой первого поступления документов будет являться дата их создания в архиве организации.

В графе 1 «Крайние даты каждого названия фонда» указываются хронологические границы каждого наименования организации независимо от наличия документов за этот период.

Хронологические границы объединенного архивного фонда, архивной коллекции вносятся в лист фонда в соответствии с требованиями пунктов 186–188 настоящих Правил.

В графе 2 «Название фонда» указывается название архивного фонда (архивной коллекции) в соответствии с требованиями пункта 138 настоящих Правил.

Все последующие изменения в название фонда вносятся в лист фонда по мере поступления в архив организации документов фонда.

В разделе «Учет неописанных документов» фиксируются сведения о неописанных документах фонда, о документах, поступивших в архив организации, но не включенных в сводную опись (годовой раздел сводной описи), в том числе о документах, не прошедших научно-техническую обработку, документах, включенных в описи дел структурных подразделений, документах, хранящихся в россыпи.

После научно-технической обработки фонда и утверждения сводной описи (годового раздела сводной описи) указанные документы снимаются с учета как неописанные и учитываются в следующем разделе листа фонда.

Основанием для снятия с учета документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу, принятых в архив по описям дел структурных подразделений и включенных затем в сводную опись (годовой раздел сводной описи), является соответствующая сводная опись (годовой раздел сводной описи).

В разделе «Учет описанных документов» отражаются сведения о поступлении и выбытии документов по каждой описи дел фонда.

При поступлении документов указываются дата записи, номер сводной описи дел, в которую включены поступившие документы, крайние даты дел, включенных в сводную опись (годовой раздел сводной описи), название сводной описи и аннотация документов, количество поступивших дел.

Для объединенного архивного фонда, имеющего обобщенное название, наименования всех организаций-фондообразователей, из документов которых он создан, перечисляются в графе «Название описи дел и аннотация документов» раздела «Учет описанных документов».

При выбытии документов указывается дата записи, номер сводной описи дел, название, дата и номер документа, на основании которого выбыли документы, в соответствии с пунктом 221 настоящих Правил, количество выбывших дел, в том числе отдельно – количество выбывших дел, включенных в сводные описи, утвержденные ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета).

Для фиксации наличия (остатка) дел после внесения сведений о поступлении и выбытии документов в лист фонда подсчитывается их общее количество по каждой сводной описи и по фонду в целом.

В случаях, когда в листе фонда не остается места для очередной записи, заводится лист-продолжение, в верхнем правом углу которого указывается: «Продолжение. Ф. … Л. 2». В нижней части заполненного листа фонда делается запись: «См. продолжение, л. 2 (3, 4 и т.д.)». Листы-продолжения помещаются вслед за основным листом фонда. Лист фонда и его продолжения нумеруются отдельно по каждому фонду.

Лист фонда пересоставляется только в том случае, если он неисправимо поврежден. При этом в правом верхнем углу старого и нового листов фонда делается запись «Лист пересоставлен», указываются дата пересоставления, наименование должности и подпись работника, пересоставившего лист. Старый лист фонда помещается в дело фонда.

Листы фондов и их продолжения не подшиваются, хранятся в папке с клапанами в порядке номеров фондов. Если листы хранятся в нескольких папках, то папки нумеруются в валовом порядке. К каждой папке составляется лист-заверитель с указанием начального и конечного номеров листов фондов и общего количества фондов, листы которых включены в данную папку.

Например:

В папке хранятся листы фондов с № 1 по № 5, всего 5 (пять) фондов

217. Описи дел являются первичными учетными документами для поединичного и суммарного учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Поединичный учет дел в описи осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера, а суммарный – составлением итоговой записи к описи в соответствии с требованиями пункта 198 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, пунктов 117–119, 135 настоящих Правил.

Описи дел структурных подразделений являются учетными документами до составления годового раздела соответствующей сводной описи дел. Описи дел структурных подразделений хранятся в деле фонда. После утверждения годового раздела сводной описи дел соответствующие описи дел структурных подразделений уничтожаются в установленном порядке. Описи дел структурных подразделений организации, являющейся источником комплектования государственного архива, хранятся в деле фонда до передачи документов Национального архивного фонда за эти годы на постоянное хранение в государственный архив.

Каждое изменение объема дел в годовом разделе сводной описи, связанное с поступлением, выбытием, объединением, расформированием дел, отражается в итоговой записи к годовому разделу сводной описи в соответствии с требованиями пунктов 118, 119 настоящих Правил.

Законченная опись, состоящая из годовых разделов, должна иметь общую итоговую запись по всем разделам. Каждое изменение объема дел в законченной описи, связанное с поступлением, выбытием, объединением, расформированием дел, отражается в общей итоговой записи к законченной описи дел.

При выбытии всех дел законченной описи, ее номер другим описям не присваивается.

При переработке законченной описи составляется переводная таблица архивных шифров дел. Старая опись после ее пересоставления сохраняется и учитывается по новой описи на правах дела и помещается в конце новой описи за последним номером под своим заголовком с отметкой «Опись пересоставлена. См. оп. № ___».

Номер сводной описи (годовому разделу сводной описи дел) присваивается по листу фонда. Номера сводным описям (годовым разделам сводных описей) дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу присваиваются в пределах каждого вида описи отдельно. Номера сводным описям (годовым разделам сводных описей) дел временного (свыше 10 лет) хранения и сводным описям дел (годовым разделам сводных описей) по личному составу присваиваются с учетом требований пунктов 154 и 164 настоящих Правил.

218. Для поединичного и суммарного учета сводных описей в архиве организации ведется реестр описей дел по форме согласно приложениям 27, 28. Реестр описей дел не ведется при наличии только одной сводной описи.

Каждой сводной описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, кроме номера описи по листу фонда, присваивается номер по реестру описей дел, который проставляется в верхнем левом углу обложки описи.

При выбытии всех дел описи ее номер по реестру описей дел другим описям дел не присваивается, а в графе «Отметка о выбытии» указывается дата выбытия и основание выбытия.

На 1 января каждого года к реестру описей дел составляется итоговая запись, в которой указывается количество поступивших и выбывших в течение года описей дел и общее количество описей дел, учитываемых по реестру описей дел.

219. Номенклатура дел организации является учетным документом для поединичного учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, сформированных в делопроизводстве организации и подлежащих передаче на хранение в архив организации.

Номенклатура дел организации является также учетным документом для дел временного (до 10 лет) хранения, поступивших в архив организации. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации.

Для суммарного учета дел всех категорий к ней составляется итоговая запись в соответствии с требованиями пункта 167 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях.

220. Карточка фонда составляется в архиве организации и представляется в республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела делопроизводства для формирования Государственного фондового каталога Национального архивного фонда в случаях и в порядке, установленных законодательством.

221. Основанием для внесения изменений в учетные документы архива организации являются:

акт приема-передачи документов и дел на постоянное хранение в государственный архив (если организация является источником комплектования такого архива), иной организации согласно приложению 31;

акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, согласно приложению 17 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях;

акт об отсутствии дел согласно приложению 15;

акт о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны, согласно приложению 58;

акт о неисправимых повреждениях дел (документов) согласно приложению 57;

акт о технических ошибках в учетных документах согласно приложению 55;

акт о создании объединенного архивного фонда согласно приложению 32;

акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов согласно приложению 33;

акт об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных дел согласно приложению 56.

После внесения изменений в учетные документы в актах делается отметка «Изменения в учетные документы внесены», ставится подпись работника, внесшего изменения, и дата. Акты помещаются в дело фонда, формируемое в соответствии с требованиями главы 23 настоящих Правил, и нумеруются по видам в пределах каждого фонда в валовом порядке.

ГЛАВА 23
ДЕЛО ФОНДА

222. На каждый архивный фонд (архивную коллекцию), хранящуюся в архиве организации, ведется дело фонда.

В дело фонда включаются документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, его истории: историко-архивная справка или предисловие, методические пособия по обработке документов фонда, описи дел структурных подразделений организации до составления и утверждения сводной описи (годового раздела сводной описи), старые листы фондов после их пересоставления, акты и листы проверки наличия и состояния дел, акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, в соответствии с пунктом 221 настоящих Правил.

Документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации (список фондов, лист фонда, опись дел).

223. Документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности.

Все листы документов, включенных в дело фонда, нумеруются.

На документы дела фонда составляются внутренняя опись и заверительная надпись. По мере включения в дело фонда новых документов внутренняя опись и заверительная надпись дополняются.

224. Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в архиве организации в порядке возрастания номеров фондов.

ГЛАВА 24
УЧЕТ ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ

225. В архиве организации могут проводиться работы по отнесению хранящихся в нем документов Национального архивного фонда Республики Беларусь к категории особо ценных или уникальных документов.

Отнесение документов к категории особо ценных или уникальных осуществляется в соответствии с законодательством.

226. На выявленные особо ценные документы создаются страховой фонд и фонд пользования в соответствии с требованиями главы 40 настоящих Правил.

227. Особо ценные документы подлежат специальному учету. Учет особо ценных дел ведется:

по списку фондов, содержащих особо ценные дела;

по описям особо ценных дел;

по реестрам описей особо ценных дел.

Во всех учетных формах особо ценных дел сохраняются прежние архивные шифры.

Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список фондов в порядке их номеров или по мере выявления. За фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера по общему списку фондов архива организации. К списку фондов составляется итоговая запись по состоянию на 1 января каждого года.

Опись особо ценных документов составляется на дела одной или нескольких описей каждого отдельного фонда в необходимом для архива организации количестве экземпляров. К описи составляется титульный лист. 

Если большинство дел по описи являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел не составляется, а копируется имеющаяся опись. К ней составляется новый титульный лист и переводная таблица от номера дела к номеру единицы учета страховой копии. Сведения о копировании особо ценных дел в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи по мере проведения их страхового копирования. В итоговой записи указывается общее количество особо ценных дел, включенных в опись. По завершении копирования всех дел данной описи в итоговой записи указывается: «Все дела по данной описи микрофотокопированы», дата, должность, подпись.

Описи особо ценных дел учитываются в реестре описей особо ценных дел, оформляемых в соответствии с требованиями пункта 218 настоящих Правил. В реестре описей особо ценных дел отражаются сведения о порядковых номерах записей, номерах фондов и описей, количестве дел и листов, количестве экземпляров описей. Ежегодно к реестру составляется итоговая запись, в которой указывается общее количество особо ценных описей, дел.

228. В учетных документах, на обложках особо ценных дел, на ярлыках коробок и связок, в топографических указателях к номерам фондов и описей, содержащих особо ценные документы, проставляется буквенный индекс «ОЦ».

ГЛАВА 25
УЧЕТ МИКРОФОТОКОПИЙ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ

229. Учет микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке и микрофишах, отснятых с документов на бумажном носителе, ведется раздельно.

Учет ведется по книгам учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования, описям микрофотокопий страхового фонда.

Учет поступления микрофотокопий осуществляется на основании заказов на изготовление микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на хранение в архив организации в книге учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке согласно приложениям 34, 35 и (или) в книге учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на микрофишах согласно приложениям 36, 37.

К книгам учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования ежегодно составляется итоговая запись о количестве поступивших за год страховых копий.

Описи микрофотокопий страхового фонда составляются в трех экземплярах, один из которых передается в специальное хранилище. Второй экземпляр описи микрофотокопий страхового фонда является в архиве организации контрольным, третий – рабочим.

По мере копирования документов и передачи микрофотокопий в специальное хранилище к описям микрофотокопий страхового фонда составляются новые итоговые записи с указанием включенных в них дел страхового фонда, скопированных дел и отснятых кадров.

В сводных описях в графе «Примечание» напротив заголовков скопированных дел проставляется буквенный индекс «СФ». Если скопированы все дела, включенные в опись, индекс «СФ» проставляется только на обложке и титульном листе описи.

Объем страхового фонда в разрезе сводных описей отражается в листе фонда. Общий объем страхового фонда и фонда пользования указывается в паспорте архивохранилища.

230. За единицу учета и единицу хранения страхового фонда на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма, за единицу измерения страхового фонда – кадр микрофильма.

Каждая единица хранения страхового фонда вносится в валовом порядке в книгу учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке (независимо от фондовой принадлежности) с присвоением ей учетного номера.

На все микрофотокопии страхового фонда вне зависимости от фондовой принадлежности составляется опись микрофотокопий страхового фонда на рулонной пленке, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке.

Архивный шифр единицы хранения страхового фонда включает наименование архива организации*, номер описи страхового фонда, номер учета единицы хранения страхового фонда с добавлением буквенного индекса «СФ».

Архивный шифр проставляется на контрольных кадрах страховой копии, на этикетке верхней крышки коробки, в которой хранится копия, а также на боковых стенках.

В качестве вспомогательной формы учета микрофотокопий страхового фонда архив организации может вести лист (карточку) учета микрофотокопий по каждому фонду, документы которого копировались.

______________________________

*В организации, являющейся источником комплектования государственного архива, не оформляется.

231. За единицу учета страхового фонда на микрофишах принимается одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, изготовленный из химически инертной бумаги. Съемка нескольких дел на одну микрофишу не допускается.

За единицу хранения страхового фонда на микрофишах принимается микрофиша, за единицу измерения – кадр.

В книге учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на микрофишах каждому поступлению присваивается порядковый номер.

Описи микрофотокопий страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, на одну или несколько архивных описей.

Учетным номером единицы учета страхового фонда на микрофишах является учетный номер отснятого дела.

В каждом конверте размещается одна единица учета страхового фонда на микрофишах. Архивным шифром единицы учета соответственно является архивный шифр отснятого дела, который проставляется в верхнем правом углу конверта.

В левом углу конверта проставляется порядковый номер, присвоенный единице учета по книге учета поступлений с добавлением буквенных индексов «СФ» – для страхового фонда и «П» (позитив), «Д» (диазокопия) – для фонда пользования.

Конверты с микрофишами размещаются в специальных ящиках в порядке номеров фондов, описей, дел.

РАЗДЕЛ VIII
НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

ГЛАВА 26
СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ И ЕЕ ЭЛЕМЕНТЫ

232. Система научно-справочного аппарата (далее – НСА) архива организации представляет собой комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем (далее – АИПС) о составе, содержании и местонахождении архивных фондов и (или) архивных документов.

Система НСА архива организации создается в целях оперативного поиска документов, наиболее полного и эффективного использования содержащейся в них информации.

Система НСА архива организации разрабатывается на единой научно-методической основе с учетом принципов преемственности с учетно-справочным аппаратом, создаваемым в делопроизводстве организации, и совместимости с системой НСА государственного архива, источником комплектования которого является организация.

233. Элементами системы НСА архива организации являются описи дел, номенклатуры дел (для документов временного (до 10 лет) хранения), списки фондов, архивные каталоги, архивные картотеки, указатели, обзоры архивных документов и АИПС, выполняющие функции этих архивных справочников.

Выбор состава архивных справочников и АИПС в архиве организации определяется видом архива, количеством хранящихся в нем фондов, составом и содержанием архивных документов, характером и задачами поиска документов, интенсивностью их использования.

ГЛАВА 27
СВОДНЫЕ ОПИСИ ДЕЛ И НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

234. Сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) являются обязательными элементами системы НСА архива организации.

В архиве организации сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) составляются при поступлении документов из структурных подразделений и в процессе усовершенствования или переработки сводных описей. Виды и содержание описей дел, порядок их составления и оформления определяются в соответствии с требованиями главы 14 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, глав 14–17 настоящих Правил.

На основании сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) в архиве организации разрабатываются все иные виды архивных справочников и АИПС. При их разработке используются поисковые данные, закрепленные описью дел: номера фонда, описи, дела, листов дел (при необходимости).

235. Номенклатуры дел организации используются в архиве организации для определения, состава, содержания и местонахождения документов временного (до 10 лет) хранения в случае их передачи в архив организации в соответствии с требованиями пункта 98 настоящих Правил.

ГЛАВА 28
АРХИВНЫЕ КАТАЛОГИ И АРХИВНЫЕ КАРТОТЕКИ

236. Архивный каталог (архивная картотека) – это архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о содержании документов архива, расположенные в соответствии с принятой в нем схемой классификации документной информации.

Архивные каталоги (архивные картотеки) создаются на документы наиболее часто используемых фондов или их частей (организационно-распорядительная документация, документы по личному составу, научно-техническая документация и т.д.).

Необходимость создания архивных каталогов (архивных картотек) и выбор их видов определяются потребностями организации в информации о составе и содержании документов архива.

237. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению архивных каталогов (архивных картотек) называется каталогизацией документов.

Каталогизация в архиве организации может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация).

238. Архивные картотеки могут полностью создаваться в архиве организации, или их основой могут служить справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве организации и поступившие в архив организации вместе с документами.

При построении архивных картотек на основе справочных картотек, сформированных в делопроизводстве организации, производится их обработка, которая включает: отбор карточек из картотек на документы, вошедшие в дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также на дела по личному составу; проставление на карточках архивных шифров (вынесение на карточку поисковых данных о деле или документе, на которые составлена данная карточка); систематизацию отобранных карточек в соответствии с принятой схемой систематизации.

239. В зависимости от задач по использованию документов и содержания документов архива организации могут создаваться предметные, тематические и другие картотеки.

240. В предметной картотеке карточки группируются по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц. Дальнейшая систематизация осуществляется в логической или хронологической последовательности.

Разновидностями предметной картотеки являются именная (по личному составу), географическая и другие.

Именная картотека (картотека по личному составу) создается для поиска сведений о периоде работы (трудовом стаже), размере заработной платы и других сведений социально-правового характера. Карточки содержат информацию: фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) работника; ссылки на номера фонда, описи, дел, листов, в которых имеются сведения о работнике. Карточки систематизируются по фамилиям в алфавитном порядке, в пределах одинаковых фамилий – по алфавиту собственных имен, отчеств (если таковые имеются).

В географической картотеке информация систематизируется по алфавиту географических объектов. Основу классификации может составлять административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической последовательности.

241. В тематической картотеке карточки группируются внутри тем (в соответствии с содержанием документов или направлением деятельности, к которой относятся документы).

Разновидностями тематической картотеки являются картотека по истории организаций и картотека названий фондов.

Картотека по истории организаций создается, как правило, в архиве организации, имеющем большую сеть источников комплектования. Она содержит информацию о создании, реорганизации, ликвидации организаций, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций, передающих документы в данный архив, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, локальные правовые акты, явившиеся основанием для их создания, реорганизации, ликвидации.

Картотека названий фондов создается, как правило, в архиве организации, хранящем значительное количество фондов. На каждое название (переименование) фонда составляется карточка с указанием его номера и крайних дат. Карточки располагаются в алфавитном порядке видов организаций.

242. Несколько архивных картотек одного вида могут объединяться в архивный каталог.

243. Архивные каталоги могут полностью создаваться в архиве организации или их основой могут служить архивные картотеки.

При создании архивных каталогов используются каталожные карточки согласно приложениям 38, 39.

244. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (по истории учреждений, по истории административно-территориального деления), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

245. В систематическом каталоге документная информация классифицируется по отраслям знаний и направлениям деятельности общества, содержатся сведения по конкретным вопросам, отражаются связи между событиями и явлениями.

Систематические каталоги строятся на основании схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах архивов.

К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели.

246. В тематическом каталоге документная информация по теме группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической последовательности.

Самостоятельный тематический каталог создается в архиве организации в том случае, когда группировка информации в нем ведется по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

Разновидностями тематического каталога являются каталоги по истории организаций, по истории административно-территориального деления и др.

В каталоге по истории организаций документная информация классифицируется по отраслям, затем – по подведомственности (подчиненности), а далее – по типам организаций в алфавитном порядке.

В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по видам административно-территориальных единиц в алфавитном порядке.

247. В предметном каталоге документная информация классифицируется в алфавитном порядке предметных понятий (фактов, событий, географических названий) и лиц. Дальнейшая систематизация проводится в логической или хронологической последовательности.

Разновидностями предметного каталога являются именной, географический и другие.

В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация внутри разделов и подразделов осуществляется по алфавитному, хронологическому или жанровому признакам.

В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических названий. Основой классификации может являться административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация осуществляется по хронологическому или тематическому признаку.

248. Объектом описания в каталоге, картотеке может выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения (единица учета), опись, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).

Подокументно описываются дела, содержащие многоаспектную информацию по нескольким вопросам. Каждый документ или его часть описывается на отдельной карточке.

Поединичный прием описания применяется при каталогизации дел, сформированных по одному вопросу. Заголовок дела вносится на одну карточку.

Групповым способом описываются однотипные дела или группа документов одного дела по одному вопросу (предмету). На них составляется одна карточка.

ГЛАВА 29
УКАЗАТЕЛИ

249. Указатель – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень предметных понятий, сведения о которых содержатся в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Указатели могут разрабатываться в качестве самостоятельных архивных справочников (архивный указатель) либо являться частью других элементов системы НСА архива организации (указатели к описям дел, каталогам, обзорам архивных документов).

250. Указатель как элемент справочного аппарата к архивному справочнику составляется для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника.

В архиве организации указатели составляются, как правило, к описям дел. Указатели к описям дел составляются, если фонд имеет сложную структуру, описи содержат большое количество дел, а документы – многостороннюю информацию.

251. Указатели могут быть глухими (содержат предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (содержат предметные понятия с пояснениями и их поисковые данные).

В зависимости от назначения указателя рубрика может быть простой (не имеет подрубрик) и сложной (имеет подрубрику или определение понятия).

252. Указатели могут составляться к делам или документам одной описи, нескольких описей фонда, всего фонда (пофондовый указатель), нескольких фондов (межфондовый указатель).

Поисковые данные указателя к делам одной описи включают номера дел, к делам нескольких описей фонда – номера описей и дел, к делам нескольких фондов – номера фондов, описей и дел.

Поисковые данные указателя к документам одного фонда содержат номера описей, дел, листов дел, к документам нескольких фондов – номера фондов, описей дел, дел, листов дел.

253. Основными видами указателей являются предметный и хронологический.

Предметный указатель может быть общим и специальным. Общий предметный указатель включает разнородные предметные понятия различного характера, специальный – однородные предметные понятия. Общий предметный указатель по структуре рубрик может быть только глухим, специальный – глухим или аннотированным. Связь между близкими понятиями в предметном указателе осуществляется путем применения общих («см.») и частных («см. также») ссылок (отсылок).

Разновидностями предметного указателя являются тематический, именной, географический.

В тематическом указателе предметные понятия располагаются в алфавитном порядке, названия рубрик указываются в именительном падеже.

Например:

Аварии на производстве – дд. 118, 320

Медицинское обслуживание на предприятии – дд. 38, 39, 114

Служба охраны труда – дд. 19, 34, 103

Состояние охраны труда и техники безопасности – дд. 24, 50, 96

Спецодежда – дд. 62, 221

Условия труда – дд. 21, 48, 94

Именной указатель строится по алфавитному признаку и включает фамилии, собственные имена, отчества (если таковые имеются) (разночтения, псевдонимы, прозвища, биографические справки). Именной указатель может быть глухим или аннотированным.

Например:

Горбачев Г.Л. – дд. 8, 12, 44

Жумарь С.В. – дд. 9, 14, 47

или

Горбачев Геннадий Леонидович – дд. 8, 12, 44

Жумарь Сергей Владимирович – дд. 9, 14, 47

или

Горбачев Геннадий Леонидович, заведующий отделом автоматизированных архивных технологий Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела – дд. 8, 12, 44

Жумарь Сергей Владимирович, заместитель директора по научной работе Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела – дд. 9, 14, 47

Географический указатель строится по алфавитному признаку и включает наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических объектов.

Например:

Борисов, г. – дд. 5, 13, 99

Боровая, дер. – д. 64

Логойск, г. – дд. 5, 13, 72

Орша, г. – дд. 11, 54

Острошицкий городок, п.г.т. – д. 84

или

Борисов, г. Минской обл. – дд. 5, 13, 99

Боровая, дер., Минского р-на Минской обл. – д. 64

Логойск, г. Минской обл. – дд. 5, 13, 72

Орша, г. Витебской обл. – дд. 11, 54

Острошицкий городок, п.г.т. Минского р-на Минской обл. – д. 84

Наименования обобщающих географических или административно-территориальных единиц включаются в указатель без конкретизации в том виде, в каком они названы в заголовках дел или в архивных документах.

Например:

Витебщина – дд. 15, 44

Полесье – дд. 15, 37, 52

Приграничные регионы – дд. 17, 54, 79

Центральный регион – д. 80

Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов или даты документов. Указатель составляется глухим.

Например:

2005 г. – оп.1, дд. 3, 5, 17–21

2006 г. – оп.2, дд. 1–9

ГЛАВА 30
ОБЗОРЫ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

254. Обзор архивных документов (далее – обзор) – архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов с элементами источниковедческого анализа.

Видами обзоров являются обзор фонда и тематический обзор.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме.

255. Обзоры строятся по структурной, отраслевой, тематической или хронологической схемам.

Обзор состоит из аннотаций (характеристик) групп дел, документов и справочного аппарата.

256. Аннотации могут быть групповыми или индивидуальными.

Основой обзора являются групповые аннотации. В групповых аннотациях излагается краткое содержание групп дел, указываются основные разновидности включенных в них документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность и поисковые данные.

Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значительных документов.

В обзоре фонда и тематическом обзоре, содержащем сведения о составе и содержании документов одного фонда, поисковые данные состоят из номеров описей, дел, листов дел. В тематическом обзоре, содержащем сведения о составе и содержании архивных документов нескольких фондов, поисковые данные дополняются номерами этих фондов.

257. В состав справочного аппарата обзора фонда входят титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. В состав справочного аппарата тематического обзора, содержащего сведения о составе и содержании архивных документов нескольких фондов, дополнительно включается список фондов, информация о которых включена в обзор.

В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя (фондообразователей) и истории фонда (фондов), структуре обзора, составу справочного аппарата.

ГЛАВА 31
ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА К ФОНДУ

258. Историко-архивная справка – документ, содержащий сведения по истории организации и ее фонда, характеристику описей, информацию о составе и полноте документов, особенностях формирования дел, их состоянии, составе справочного аппарата к фонду и порядке пользования им.

Историко-архивная справка к фонду составляется одновременно с составлением первого годового раздела сводной описи в ходе научно-технической обработки дел фонда и вместе с указанным разделом описи представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации.

259. В заголовке историко-архивной справки указывается полное наименование организации в родительном падеже, хронологические рамки справки, номер фонда (если имеется).

При составлении историко-архивной справки ко второму и последующим годовым разделам сводной описи в ее заголовке после названия в скобках помещается слово «продолжение» и указывается год, за который она составлена.

Например:

ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА (продолжение)

к фонду Министерства финансов Республики Беларусь за 2009 год

Фонд № 326

260. Историко-архивная справка состоит из двух частей: исторической и архивной.

261. В первой части историко-архивной справки раскрывается история организации. В ней в хронологической последовательности указываются следующие сведения:

дата создания организации (со ссылкой на соответствующие нормативные правовые акты, локальные правовые акты);

подчиненность, задачи, функции, направления деятельности организации в соответствии с ее уставом или положением о ней, их изменения;

структура организации и сеть подчиненных (входящих в состав, систему) организаций на момент создания;

изменения в структуре организации (создание, реорганизация, переименование, ликвидация структурных подразделений, в деятельности которых образовались документы постоянного хранения, включенные в опись) с указанием дат и ссылками на нормативные правовые акты, локальные правовые акты;

реорганизация организации, изменения сети подчиненных (входящих в состав, систему) организаций с указанием дат и ссылками на нормативные правовые акты, локальные правовые акты;

причина, основание и дата ликвидации организации со ссылкой на нормативный правовой акт, локальный правовой акт; указание нового места хранения дел постоянного хранения и по личному составу.

262. Если организация имеет сложную структуру, в историко-архивной справке дается общая характеристика ее функций с последующей детализацией по структурным частям. Сведения о структуре организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций могут оформляться как приложения к историко-архивной справке в виде списка структурных подразделений и (или) подчиненных (входящих в состав, систему) организаций по состоянию на определенную дату.

263. При составлении исторической части историко-архивной справки используются нормативные правовые акты, локальные правовые акты о создании, реорганизации, переименовании, ликвидации организации, устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, приказы по основной деятельности, штатные расписания, иные нормативные правовые акты, локальные правовые акты, учетные, финансовые и прочие документы, справочная литература.

В историко-архивной справке обязательны ссылки на источники опубликования нормативных правовых актов, архивные документы (с указанием номеров фонда, описи, дела, листов), использованные при составлении историко-архивной справки. Ссылки помещаются в нижней части соответствующего листа под основным текстом.

264. Во второй части историко-архивной справки раскрывается история фонда и дается характеристика его состояния. В ней указываются следующие сведения:

время поступления документов фонда в архив организации и место их прежнего хранения;

наличие других сводных описей дел фонда (указываются их хронологические рамки, количество дел, наличие справочного аппарата);

перечень структурных подразделений, документы которых включены (не включены) в сводную опись;

принципы построения сводной описи;

краткая аннотация состава и содержания дел, включенных в опись (перечисление наиболее типичных групп дел по их содержанию, видам и разновидностям документов);

особенности формирования и систематизации нетипичных дел (сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда, делах, сформированных из документов за два года или более лет, и т.д.);

полнота состава дел, включенных в сводную опись, причины отсутствия тех или иных документов и дел;

изменения в составе и объеме фонда, причины изменений;

сведения о документах организации (в том числе по личному составу), хранящихся в составе других фондов, о месте их хранения;

особенности формирования, систематизации и хранения дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, полнота состава указанных дел и включенных в них документов;

сведения о выделении документов временного хранения с отметкой «ЭПК» к уничтожению;

особенности физического состояния документов и дел (удовлетворительное, неудовлетворительное);

сведения о научно-справочном аппарате к фонду.

265. Сведения по истории организации, ее фонда, характеристика состояния фонда, отраженные в историко-архивной справке, составленной к первому годовому разделу сводной описи, в продолжениях историко-архивной справки излагаются только при наличии соответствующих изменений (подчиненности, задач, функций и т.д.).

266. Историко-архивная справка к фонду (продолжение историко-архивной справки) подписывается составителем с указанием его должности, расшифровки подписи и даты составления.

Историко-архивная справка к фонду (продолжение историко-архивной справки) составляется в количестве экземпляров, соответствующем количеству экземпляров годовых разделов сводной описи, установленных пунктом 128 настоящих Правил.

Если организация является источником комплектования государственного архива или имеет вышестоящую организацию, историко-архивная справка (продолжение историко-архивной справки) передается на рассмотрение ЭМК (ЭПК) соответствующего государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета) или ЦЭК вышестоящей организации одновременно с годовым разделом сводной описи дел постоянного хранения.

267. К законченной описи составляется единая историко-архивная справка, в которую включаются все сведения, содержащиеся в историко-архивной справке и ее продолжениях, составленных к годовым разделам сводной описи. Хронологические рамки, отражаемые в заголовке такой историко-архивной справки, должны соответствовать крайним датам дел, включенным в законченную опись.

Например:

ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА

к фонду Министерства финансов Республики Беларусь за 2005–2009 гг.

Фонд № 326

К первому годовому разделу новой сводной описи составляется новая историко-архивная справка.

Например:

ИСТОРИКО-АРХИВНАЯ СПРАВКА

к фонду Министерства финансов Республики Беларусь за 2010 год

Фонд № 326

268. Историко-архивная справка к законченной описи составляется в количестве экземпляров, соответствующем количеству экземпляров законченной описи, и подшивается (переплетается) вместе с ними в соответствии с требованиями пункта 145 настоящих Правил.

РАЗДЕЛ IX
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

ГЛАВА 32
СИСТЕМА МЕР ПО СОЗДАНИЮ УСЛОВИЙ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

269. Обеспечение сохранности документов – это комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и соответствующей организации хранения документов.

270. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

строительством, реконструкцией и ремонтом заданий и (или) помещений архива;

оборудованием рабочих помещений и хранилищ архива средствами пожаротушения, охраны и сигнализации, применением технических средств для создания оптимальных температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов в здании и помещениях архива;

применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки, тележки).

271. Под организацией хранения документов понимается система проводимых в архиве мероприятий, обеспечивающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

ГЛАВА 33
ТРЕБОВАНИЯ К ПОМЕЩЕНИЯМ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

272. В зависимости от объема и состава хранящихся дел архиву организации предоставляются отдельные здания или помещения, специально построенные или приспособленные для хранения документов.

Специальные помещения для архива организации должны предусматриваться при строительстве административных зданий.

При отсутствии специальных зданий или помещений для архива организации выделяются приспособленные здания или помещения в административном здании организации.

273. Размещение архива организации в приспособленных зданиях производится после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости, долговечность и прочность строительных конструкций, наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем зданий или отдельных помещений, предназначенных для архива. Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, строительных, пожарных, охранных, санитарно-эпидемиологических и других профильных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, деревянных, сырых и неотапливаемых зданий или помещений, с печным отоплением, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям и не имеющих естественной вентиляции воздуха.

274. Размещение архива в приспособленных помещениях в административном здании организации производится после проверки их соответствия установленным требованиям. Проверка проводится комиссией, создаваемой руководителем организации. В состав комиссии могут включаться представители архивных, эксплуатационных, строительных, пожарных, охранных, санитарно-эпидемиологических и других профильных служб. По результатам проверки составляется акт, утверждаемый руководителем организации.

В дальнейшем проверки проводятся по требованию руководителя архива организации (лица, ответственного за архив), но не реже одного раза в пять лет.

275. Запрещается размещение архива организации в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

276. Основными помещениями архива организации являются:

помещения для хранения документов (хранилища);

помещения для работников архива организации (рабочие кабинеты);

помещения для приема, акклиматизации, обеспыливания и временного хранения документов;

помещения для работы пользователей (читальный зал).

277. Хранилища архива должны иметь естественную или искусственную вентиляцию, быть гарантированы от затопления и иметь запасной выход.

В хранилищах не должно быть труб газо- и водоснабжения, канализации. Материалы покрытия стен, потолков, полов, внутренней арматуры не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

278. В помещениях хранилищ не допускается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранить и использовать электронагревательные приборы, хранить легковоспламеняющиеся вещества, взрывоопасные предметы и продукты питания, курить.

279. Требования к электро- и противопожарному оборудованию помещений архива организации устанавливаются в соответствии с законодательством о пожарной безопасности.

ГЛАВА 34
ТРЕБОВАНИЯ К РЕЖИМАМ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

280. Соблюдение температурно-влажностного режима хранения документов обеспечивает предохранение их от вредного воздействия температуры и влаги.

281. Температурно-влажностный режим хранения документов на бумажном носителе должен соответствовать следующим требованиям:

в помещениях с регулируемым климатом (оборудованных системами кондиционирования воздуха): температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55 %;

в помещениях с нерегулируемым климатом (не оборудованных системами кондиционирования воздуха): температура 14–20 °С, относительная влажность воздуха 45–60 %.

Резкие колебания температуры и влажности в помещениях хранилищ не допускаются.

282. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатического режима хранения на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха.

283. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха (температура воздуха и относительная влажность) в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях – не реже одного раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом – два раза в неделю; при нарушении режима хранения – один раз в сутки.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в журнале регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности согласно приложениям 40, 41.

284. Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в каждом хранилище на одном щитке в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

285. Соблюдение светового режима хранения документов обеспечивает предохранение их от вредного воздействия солнечного света.

286. Не допускается освещение документов в хранилищах прямым солнечным светом. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в переплетах, коробках, папках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, применением на окнах светозащитного оборудования

При размещении хранилищ в проектируемых и приспособленных зданиях предпочтение отдается помещениям с северной ориентацией окон.

287. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол.

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных и энергосберегающих ламп.

288. Защита документов от прямого воздействия солнечного света должна осуществляться во всех помещениях архива организации при любых видах работы с ними.

289. Помещения архива организации должны содержаться в чистоте и порядке, исключающих возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

290. В хранилищах производится систематическая влажная уборка. Не реже одного раза в год следует проводить обеспыливание пылесосами средств хранения (стеллажей, шкафов, коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают 2%-ми водными растворами антисептиков (капатола, лизоформина, метатина) или 5%-м водным раствором катамина АБ.

291. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. Периодичность проветривания хранилищ определяется с учетом показаний влажности наружного и внутреннего воздуха.

Открывающиеся в теплое время года окна помещений архива организации, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

292. Для своевременного обнаружения насекомых, грызунов, плесени не реже двух раз в год, как правило, в начале и по окончании отопительного сезона, документы (выборочно) и хранилища подвергают обследованию.

При обнаружении в хранилищах насекомых и грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению. Уничтожение проводят учреждения, осуществляющие государственный санитарный надзор.

Пораженные насекомыми документы изолируются и подвергаются дезинсекции. При поражении значительного количества документов проводится дезинсекция всего хранилища.

При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, они изолируются и подвергаются дезинфекции. Стеллажи, шкафы, коробки протираются водными растворами антисептиков повышенной концентрации и просушиваются. При плесневении стен, потолков, полов принимаются безотлагательные меры по устранению причин и последствий плесневения с привлечением представителей специализированных служб.

293. Соблюдение охранного режима хранения документов обеспечивает предохранение их от хищений и утрат.

Охранный режим обеспечивается оборудованием здания и (или) помещений архива организации средствами охранной сигнализации и организацией поста охраны (при необходимости), опечатыванием помещений, соблюдением порядка доступа в хранилище.

294. Наружные двери хранилища должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна хранилищ устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки.

В нерабочее время помещения архива организации опечатываются и пломбируются. В рабочее время хранилища должны быть закрыты на ключ. 

295. Помещения для работников архива организации и помещения для работы пользователей должны быть изолированы от хранилищ.

296. Право доступа в хранилище имеет только руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив). В архиве организации, штатным расписанием которой предусмотрено наличие должности заведующего архивохранилищем, право доступа в хранилище имеет только заведующий данным архивохранилищем.

Иные лица допускаются в хранилища только с разрешения руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) и в присутствии работника архива организации (хранилища).

ГЛАВА 35
ТРЕБОВАНИЯ К ОБОРУДОВАНИЮ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

297. Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Применение передвижных металлических стеллажей допускается только в хранилищах с регулируемым климатом.

Для хранения документов, содержащих государственные секреты, особо ценных дел, учетных документов архива организации используются сейфы или металлические шкафы.

Выбор конструкции оборудования для хранения документов особого формата определяется размерами и особенностями этих документов. Для хранения чертежей, калек и картографических документов и материалов, как правило, используется оборудование закрытого типа – шкафы с выдвижными ящиками и вертикальные подвесные системы, в которых хранение документов осуществляется в развернутом виде или в папках.

298. В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами.

В хранилищах без окон стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения.

Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

299. Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в хранилищах с соблюдением следующих норм:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;

расстояние между стеллажами – 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, – 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 50 см;

расстояние между полками по высоте – не менее 40 см;

расстояние от пола до нижней полки стеллажа – не менее 15 см.

ГЛАВА 36
ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

300. Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их хранение и оперативный поиск.

Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

301. Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного хранения и по личному составу.

Обособленному хранению подлежат документы: содержащие государственные секреты; особо ценные; имеющие во внешнем оформлении или приложении материальные ценности; на разных носителях; пораженные радионуклидами.

302. Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.

Документы постоянного хранения на бумажном носителе размещают в картонных коробках, документы временного хранения – в коробках или связках.

Коробки должны иметь откидную крышку, быть изготовлены из бескислотного картона, не должны содержать металлические скобы, клейкую ленту. Размер и форма коробок для документов формата А4 (210 х 297 мм) должны соответствовать следующим параметрам: высота 180 мм, ширина 300 мм, длина 400 мм.

Не допускается хранение документов в транспортной таре, в неразобранном виде, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для этих целей местах.

303. Расстояние между верхней крышкой коробки (верхним краем связки) и полкой стеллажа, обеспечивающее циркуляцию воздуха, должно составлять не менее 5 см. Толщина связки не должна превышать 20 см.

В зависимости от условий хранения помещенные в коробки (связки) дела могут размещаться на стеллажах горизонтально или вертикально.

304. К коробкам приклеиваются, а к связкам прикрепляются ярлыки на коробку (связку) по форме согласно приложению 41¹, в которых указываются: наименования организации (фондообразователя) и структурного подразделения, номера фонда и описи, год (годы) и крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку). Ярлыки на коробку оформляются при помощи технических средств, приклеиваются к коробкам клеем по центру крышки с учетом способа размещения коробки на стеллаже в архиве организации.

Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах каждой описи дел фонда.

305. Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, хранилища), а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. В каждом отдельном хранилище стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются слева направо, сверху вниз.

306. В целях закрепления места хранения и быстрого поиска документов в архиве организации составляются топографические указатели. Топографические указатели могут быть постеллажными и пофондовыми.

Карточки постеллажного топографического указателя составляются по форме согласно приложению 42 на каждый стеллаж и располагаются в порядке номеров стеллажей в пределах каждого отдельного хранилища.

Карточки пофондового топографического указателя составляются по форме согласно приложению 43 на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов.

Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.

ГЛАВА 37
ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩ. ТРАНСПОРТИРОВКА ДЕЛ

307. Дела выдаются из хранилищ:

работникам архива организации в рабочие помещения для проведения архивных работ с документами;

пользователям в читальный зал архива организации для использования;

работникам организации во временное пользование;

сторонним организациям – организациям-фондообразователям, организациям, входящим в состав (систему) организации, в структуре которой действует архив, организациям для проведения работ по специальной обработке документов с целью улучшения их физического состояния (ремонта, реставрации и др.), создания страхового фонда, фонда пользования, экспонирования документов, иным организациям в соответствии с законодательством – во временное пользование.

Документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, а также специальной обработке с целью улучшения их физического состояния не выдаются.

308. Дела выдаются из хранилищ на срок, не превышающий:

один месяц – работникам архива организации в рабочие помещения, пользователям в читальный зал и работникам организации во временное пользование;

три месяца – во временное пользование сторонним организациям;

шесть месяцев – для экспонирования документов.

Срок выдачи дел для проведения работ по созданию страхового фонда, фонда пользования, специальной обработке с целью улучшения физического состояния документов определяется договорами со сторонними организациями на проведение соответствующих работ.

Продление установленных сроков выдачи дел допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации, выдачи во временное пользование сторонней организации – по письменному подтверждению организацией наличия выданных дел и соблюдения нормативных условий их хранения.

309. Выдача дел работникам архива организации в рабочие помещения для проведения архивных работ с документами осуществляется с разрешения руководителя архива организации.

Выдача дел в читальный зал архива организации и во временное пользование работникам организации осуществляется с разрешения руководителя архива организации (лица, ответственного за архив).

Выдача дел во временное пользование сторонним организациям осуществляется с разрешения руководителя организации на основании письменных запросов соответствующих организаций или договоров об экспонировании документов, проведении работ по созданию страхового фонда, фонда пользования, специальной обработке документов с целью улучшения их физического состояния.

310. Выдача дел из хранилища оформляется:

работникам архива организации, пользователям в читальный зал архива организации и работникам организации во временное пользование – заказами на выдачу дел согласно приложению 44;

сторонним организациям (организациям-фондообразователям, организациям, входящим в состав (систему) организации, в структуре которой действует архив, организациям для экспонирования документов, иным организациям в соответствии с законодательством) – актами о выдаче дел во временное пользование согласно приложению 45;

сторонним организациям для проведения работ по специальной обработке документов с целью улучшения физического состояния документов, создания страхового фонда, фонда пользования – актами о выдаче дел во временное пользование для выполнения работ по улучшению физического состояния дел согласно приложению 46 и актами о выдаче дел во временное пользование для изготовления микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования согласно приложению 47.

Исполненные заказы пользователей, работающих в читальном зале архива организации, хранятся в личных делах пользователей.

Акт о выдаче дел во временное пользование сторонней организации составляется в двух экземплярах на общем бланке организации. Один экземпляр остается в архиве организации, другой выдается получателю.

Акт подписывается руководителем организации, выдающей дела, и руководителем организации-получателя дел. Подписи скрепляются печатями организаций. Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь (далее – международные договоры). После возврата дел в двух экземплярах акта делаются соответствующие отметки.

311. Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи дел из хранилища:

работникам архива в рабочие помещения и работникам организации во временное пользование;

пользователям в читальный зал архива организации;

сторонним организациям во временное пользование.

Книги выдачи ведутся раздельно по каждому хранилищу и виду выдачи по форме согласно приложениям 48, 49.

312. Перед выдачей дел из хранилища проверяются соответствие архивного шифра и заголовка дела на обложке архивному шифру и заголовку дела в описи, нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

313. Каждое выдаваемое из хранилища для использования дело должно иметь лист использования дела по форме согласно приложению 50.

314. При выдаче дел из хранилища взамен подкладывается карта-заместитель дела по форме согласно приложению 51.

При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.

315. При возвращении дел пользователем в его присутствии работником архива организации, принимающим дела (лицом, ответственным за архив), проверяется нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела. При обнаружении недостачи дел, дел с отсутствующими или поврежденными листами составляется акт и принимаются меры по их розыску. Если меры по розыску не дали результата, экземпляр акта направляется в уполномоченный контролирующий (надзорный) орган для привлечения лиц, виновных в утрате или повреждении документов, к ответственности в соответствии с законодательством.

316. При любом перемещении документов соблюдаются меры предосторожности, обеспечивающие их сохранность. За пределы здания документы вывозят только в упакованном виде и в закрытом транспорте. При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковывают в водозащитный материал и помещают в ящики.

ГЛАВА 38
КОНТРОЛЬ ЗА НАЛИЧИЕМ И СОСТОЯНИЕМ ДЕЛ

317. В целях установления соответствия фактического наличия дел их количеству, числящемуся по описям, в архиве организации проводятся проверки наличия и состояния дел. В процессе проведения проверки наличия и состояния дел также выявляются документы, подлежащие консервационно-профилактической, реставрационной и технической обработке.

318. Проверки наличия и состояния дел проводятся в плановом порядке.

Проверки наличия и состояния дел постоянного хранения проводятся раз в 5 лет, а также перед передачей их на постоянное хранение в государственный архив независимо от срока проведения предыдущей проверки.

Проверки наличия и состояния дел по личному составу и дел временного (свыше 10 лет) хранения проводятся раз в 10 лет.

Внеочередные проверки наличия и состояния дел проводятся:

после перемещения дел в другое хранилище, территориально удаленное здание;

после чрезвычайных ситуаций, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или несанкционированный доступ в хранилище посторонних лиц;

при смене руководителя архива (лица, ответственного за архив) (в архиве организации, штатным расписанием которой предусмотрено наличие должности заведующего архивохранилищем, – при смене заведующего архивохранилищем);

при реорганизации и ликвидации организации.

Внеочередная проверка наличия и состояния дел после их перемещения в другое хранилище, территориально удаленное здание должна быть начата не позднее чем через 10 рабочих дней и закончена не позднее 3 месяцев.

319. Проверка наличия и состояния дел проводится штатными работниками архива организации или специальной комиссией, создаваемой руководителем организации.

Перед проведением проверки наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок.

320. В ходе проверки наличия и состояния дел проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи дел, соответствие нумерации дел итоговым записям в сводных описях дел и учетным документам. Проводится сверка описательных статей описей с содержанием реквизитов на обложках дел (архивных шифров, наименования фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, заголовков дел, дат дел, количества листов).

Дела с особо ценными документами, несброшюрованные дела проверяются полистно. Итоги проверки фиксируются в листах-заверителях дел.

Дела, выданные работникам архива организации в рабочие помещения для проведения архивных работ с документами, пользователям в читальный зал архива организации, работникам организации во временное пользование, проверяются на общих основаниях по книгам выдачи дел из хранилища.

Дела, выданные сторонним организациям во временное пользование, в том числе для проведения работ по специальной обработке документов с целью улучшения их физического состояния, проверяются по книгам выдачи дел из хранилища, актам о выдаче дел во временное пользование и считаются имеющимися в наличии.

321. В ходе проверки наличия и состояния дел путем визуального просмотра оценивается физическое состояние дел. По результатам просмотра выявляются:

документы, пораженные плесенью, насекомыми;

документы с повреждением материальной основы;

документы с повреждением текста;

влажные документы.

Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми. Очередность устранения остальных дефектов определяется значимостью и интенсивностью использования документов.

322. При проведении проверки наличия и состояния дел необходимо:

сохранять порядок расположения дел на стеллажах и в первичных средствах хранения (коробках, папках);

подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда;

изымать неправильно подложенные дела других фондов и передавать их руководителю архива, а в архиве организации, штатным расписанием которой предусмотрено наличие должности заведующего архивохранилищем, – заведующему архивохранилищем;

изымать не внесенные в опись дела и передавать их руководителю архива организации, а в архиве организации, штатным расписанием которой предусмотрено наличие должности заведующего архивохранилищем, – заведующему архивохранилищем;

составлять на каждое необнаруженное дело (документ) карточку учета необнаруженных дел (документов) согласно приложению 52 и формировать их в картотеки учета необнаруженных дел (документов) согласно требованиям пункта 330 настоящих Правил;

изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела, информируя об этом руководителя архива организации.

В ходе проверки наличия и состояния дел не допускается:

вносить в описи дел неучтенные дела;

делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел или других учетных документах архива организации.

323. Недостатки, обнаруженные в ходе проверки, фиксируются в листе проверки наличия и состояния дел фонда по форме согласно приложению 53. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки наличия и состояния дел фонда, а также при полистной проверке дел в лист проверки наличия и состояния дел фонда вводятся дополнительные графы.

Лист проверки наличия и состояния дел фонда составляется отдельно на каждую опись. При проверке небольших по объему фондов допускается составление одного листа проверки наличия и состояния дел фонда на все описи дел фонда.

Листы проверки наличия и состояния дел фонда подписываются работниками, проводившими проверку, и нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда.

После окончания проверки наличия и состояния дел лист (листы) проверки наличия и состояния дел фонда включаются в дело данного фонда.

324. На основании листа (листов) проверки наличия и состояния дел фонда составляется акт проверки наличия и состояния дел фонда по форме согласно приложению 54.

Акт проверки наличия и состояния дел фонда составляется и подписывается работниками, проводившими проверку, согласовывается ЦЭК (ЭК) организации и утверждается руководителем организации. Акты нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и включаются в дела соответствующих фондов после их утверждения.

При необходимости одновременно с актом проверки наличия и состояния дел фонда составляются акты о технических ошибках в учетных документах согласно приложению 55, об обнаружении дел, не относящихся к данному фонду, неучтенных дел согласно приложению 56, о неисправимых повреждениях дел (документов) согласно приложению 57.

325. В соответствии с актами и листами проверки наличия и состояния дел фонда проводится работа по устранению выявленных недостатков.

Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск в соответствии с требованиями главы 39 настоящих Правил.

Дополнительно обнаруженные дела в ходе проверки наличия и состояния дел включаются в соответствующие сводные описи (годовые разделы сводных описей) согласно требованиям пункта 118 настоящих Правил и фиксируются в дополнительной графе листа проверки наличия и состояния дел фонда согласно требованиям части первой пункта 323 настоящих Правил.

По окончании проверки наличия и состояния дел в конце описи после заверительной надписи делается запись «Проверено», указывается дата, должность, подпись и расшифровка подписи работника, проводившего проверку.

При обнаружении не отмеченных в итоговой записи к сводной описи (годовому разделу сводной описи) неучтенных, литерных, пропущенных, повторных и свободных номеров итоговая запись пересоставляется.

326. Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы архива организации.

ГЛАВА 39
ОРГАНИЗАЦИЯ И ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ РОЗЫСКА НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ)

327. При обнаружении недостачи дел (документов) организуется их розыск.

На каждое необнаруженное дело (документ) составляется карточка учета необнаруженных дел (документов) согласно приложению 52.

328. Розыск дел (документов) организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение года. Срок розыска может быть продлен по решению руководителя организации, но не более чем на один год.

При розыске необнаруженных дел (документов) осуществляется:

изучение описей, по которым дела из структурного подразделения передавались в архив организации;

изучение документов, на основании которых дела выдавались из хранилища;

изучение в деле фонда актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;

проверка правильности подкладки дел фонда постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу с аналогичными номерами;

проверка правильности подкладки дел с аналогичными номерами в других фондах;

организация розыска необнаруженных дел в структурном подразделении, в деятельности которого они образовались.

329. Найденные по результатам розыска дела (документы) передаются руководителю архива организации (в архиве организации, штатным расписанием которой предусмотрено наличие должности заведующего архивохранилищем, – заведующему архивохранилищем), который подкладывает их на место и делает отметку в карточке учета необнаруженных дел (документов) об их обнаружении: «Найдено и подложено в фонд».

Дела (документы), утрата которых подтверждена документально, снимаются с учета. Если документального подтверждения утраты документов не выявлено, архив организации составляет акт о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны, согласно приложению 58.

В случае утраты дел (документов) постоянного хранения в организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, дополнительно составляется подробная справка о причинах отсутствия документов. Акт, иной документ, послуживший основанием для снятия дел (документов) с учета, вместе со справкой представляется в соответствующий государственный архив или вышестоящую организацию для принятия окончательного решения о снятии таких дел (документов) с учета.

Решение о снятии дел (документов) с учета оформляется распорядительным документом руководителя организации. В случае утраты дел (документов) постоянного хранения в организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, распорядительный документ издается после получения письменного разрешения соответствующего государственного архива или вышестоящей организации. В карточке учета необнаруженных дел (документов) производится отметка о снятии дел (документов) с учета.

Если отсутствие дел (документов) было обнаружено в ходе проверки наличия и состояния дел, то итоги розыска фиксируются в графе «Примечание» листа проверки наличия и состояния дел.

330. Карточки учета необнаруженных дел (документов) формируются в картотеки. В картотеке карточки учета необнаруженных дел (документов), снятых с учета, формируются в самостоятельный раздел.

ГЛАВА 40
СОЗДАНИЕ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТОВ И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ

331. Страховой фонд документов представляет собой совокупность копий особо ценных документов и создается в целях сохранения документной информации в случае утраты или повреждения оригиналов документов.

Страховой фонд является неприкосновенным и хранится обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии. Хранение страхового фонда осуществляется в специальном хранилище. Паспорт специального хранилища ведется по форме паспорта архивохранилища согласно приложению 29. Копии страхового фонда размещаются в специальном хранилище в порядке номеров единиц учета. Для облегчения их поиска составляются топографические и постеллажные указатели.

Страховой копией документа на бумажном носителе является негативная микроформа (микрофильм, микрофиша), изготовленная на фотографической пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Очередность страхового копирования определяется информационной значимостью, физическим состоянием и интенсивностью использования документов. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы которых находятся в плохом физическом (техническом) состоянии или интенсивно используются.

Подготовка документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с установленным порядком выдачи документов из хранилища. При этом проверяется физическое состояние документов, выявляются документы с малоконтрастными или угасающими текстами, а также документы, требующие реставрации и консервационно-профилактической обработки.

Страховое копирование производится по фондам с соблюдением последовательности расположения дел в описи, которая копируется непосредственно перед ними. Страховому копированию подлежат все документы дела.

При страховом копировании дела расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива организации при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается организацией-изготовителем страховых копий заново. Организация-изготовитель несет ответственность в соответствии с законодательными актами.

Страховое копирование документов осуществляется в соответствии с типовыми техническими регламентами и другими техническими нормативными правовыми актами.

332. Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования. Фонд пользования представляет собой совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов.

Копии фонда пользования на бумажном носителе, в том числе изготовленные с использованием средств оперативной полиграфии, хранятся в хранилище на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров фондов и дел.

Копии фонда пользования на пленочной основе хранятся в отдельном хранилище с соблюдением условий хранения для данного вида носителя.

333. Все страховые копии должны соответствовать оригиналу как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.

Все страховые копии должны быть приняты отделом технического контроля (далее – ОТК) организации-изготовителя и иметь заключение ОТК об их качестве, зафиксированное в акте технического состояния страховой копии.

При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность заполнения актов технического состояния, визуально-техническое состояние копий.

В процессе хранения страховые копии подлежат:

проверке наличия для установления их фактического наличия и соответствия учетным документам;

техническому контролю состояния и своевременному проведению консервационно-профилактических работ.

Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, при этом контролю подлежат 20 % страховых копий производства каждого года.

Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий документов и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования.

Объем и периодичность проверок наличия и состояния копий фонда пользования определяется архивом организации с учетом его общего объема и состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий их хранения.

334. Организация, являющаяся источником комплектования государственного архива, передает страховые копии в соответствующий государственный архив одновременного с делами постоянного хранения. Передача страховых копий осуществляется вместе с актами технического состояния страховых копий.

Передача страховых копий в государственный архив оформляется отдельным актом приема-передачи страховых копий в государственный архив согласно приложению 59 и осуществляется по описи микрофотокопий страхового фонда на рулонной пленке согласно приложениям 60, 61, описи микрофотокопий страхового фонда на микрофишах согласно приложениям 62, 63.

ГЛАВА 41
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ ПРИ ВВЕДЕНИИ ЧРЕЗВЫЧАЙНОГО ИЛИ ВОЕННОГО ПОЛОЖЕНИЙ, ВОЗНИКНОВЕНИИ ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЙ, ВОЕННЫХ УГРОЗ

335. При эвакуации государственного органа в связи с введением чрезвычайного или военного положений, возникновением чрезвычайных ситуаций, военных угроз отдельные категории документов, указанные в пункте 337 настоящих Правил, подлежат внеочередной передаче в государственный архив.

336. Для обеспечения внеочередной передачи документов в государственный архив в государственном органе, подлежащем эвакуации:

создаются рабочие группы: по отбору документов; ликвидационная; по погрузке-разгрузке и транспортировке документов;

уточняется количество дел в соответствии с определенными категориями;

закупается специальная тара (в том числе коробки, мешки, тюки) (далее – средства хранения) для отобранных дел;

заключаются договоры с транспортными организациями с приложением графиков подачи закрытого автомобильного транспорта с указанием марок машин и их грузоподъемности.

337. Передаче в государственный архив подлежат документы, завершенные делопроизводством, следующих категорий:

документы Президента Республики Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, республиканских органов государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органов (кодексы, законы, декреты, указы, директивы, распоряжения, постановления, приказы, решения, протоколы);

личные дела руководителей и иных работников, хранящиеся в государственных органах, указанных в абзаце втором настоящего пункта.

338. Описи документов, указанных в пункте 337 настоящих Правил, подлежат согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства для последующей организации распределения документов.

339. Отобранные документы для передачи в государственные архивы упаковываются в средства хранения, к которым прикрепляются ярлыки на средства хранения документов, отобранных для передачи в государственные архивы при введении чрезвычайного или военного положения, возникновении чрезвычайных ситуаций, военных угроз, по форме согласно приложению 41² с указанием наименования государственного органа; количества дел; фамилии, инициалов, наименования должности служащего лица, ответственного за упаковку. Сведения на ярлыках заверяются подписью должностного лица, ответственного за упаковку.

340. Перевозка документов осуществляется закрытым автомобильным транспортом государственного органа в сопровождении работников группы по погрузке-разгрузке и транспортировке документов, которые оказывают помощь работникам государственных архивов в разгрузке и размещении дел в местах временного хранения.

Места временного хранения документов определяются республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства с учетом наличия свободных мест в государственных архивах.

341. Документы передаются в государственные архивы по описям дел, составляемым в двух экземплярах.

При передаче документов в государственный архив в обоих экземплярах описей дел работником государственного архива проставляются отметки о приеме документов на хранение.

После вскрытия средств хранения в случае обнаружения несоответствия наличия дел описям дел работники государственного архива вносят изменения в опись дел и информируют соответствующий государственный орган.

342. Государственные органы, не подлежащие эвакуации, в случаях, предусмотренных пунктом 335 настоящих Правил, обеспечивают сохранность документов по месту их нахождения.

РАЗДЕЛ Х
ИСКЛЮЧЕН

ГЛАВА 42
ИСКЛЮЧЕНА

338–340. Исключены.

ГЛАВА 43
ИСКЛЮЧЕНА

341–343. Исключены.

ГЛАВА 44
ИСКЛЮЧЕНА

344–347. Исключены.

ГЛАВА 45
ИСКЛЮЧЕНА

348–349. Исключены.

РАЗДЕЛ XI
ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО ФОНДА НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ И ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

ГЛАВА 46
ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО ФОНДА НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

350. Документы государственной части Национального архивного фонда организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, до их передачи на постоянное хранение в соответствующие государственные архивы находятся на временном хранении в архивах организаций.

После истечения срока временного хранения документов государственной части Национального архивного фонда в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, при ликвидации, а в случаях, определенных частями третьей и пятой пункта 357 настоящих Правил, – при реорганизации таких организаций, документы государственной части Национального архивного фонда подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

Сроки временного хранения для документов государственной части Национального архивного фонда организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, устанавливаются актами законодательства.

Списки организаций – источников комплектования государственных архивов составляются и утверждаются государственными архивами.

Негосударственные организации включаются в списки организаций – источников комплектования государственных архивов с их согласия на основании договора, предусматривающего передачу права собственности на документы государству.

По согласованию с государственными архивами документы государственной части Национального архивного фонда могут быть приняты на постоянное хранение до истечения сроков их временного хранения в архивах государственных органов, иных государственных организаций.

Передача документов государственной части Национального архивного фонда на постоянное хранение до истечения сроков их временного хранения может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда, а также угрозе их утраты (уничтожения).

Негосударственные организации могут передавать документы негосударственной части Национального архивного фонда на безвозмездной основе в государственные архивы на основании договора, предусматривающего передачу права собственности на эти документы государству.

Сроки временного хранения документов негосударственной части Национального архивного фонда устанавливаются на основании договора, предусматривающего передачу права собственности на эти документы государству.

351. Документы представительств Республики Беларусь при международных организациях, межгосударственных образований, участницей которых является Республика Беларусь, передаются в государственные архивы, если иное не предусмотрено международными договорами Республики Беларусь.

352. Дела передаются в государственный архив поединично по законченным описям, оформленным и утвержденным в порядке, установленном главой 15 настоящих Правил. На всех экземплярах законченных описей делаются отметки о приеме документов Национального архивного фонда на постоянное хранение в государственный архив. Вместе с делами в государственный архив передаются три экземпляра законченной описи и три экземпляра историко-архивной справки к фонду. Один экземпляр законченной описи остается в архиве организации.

Одновременно с оформленными и утвержденными в установленном порядке экземплярами законченных описей на бумажном носителе в государственный архив передаются экземпляры законченных описей в электронном виде. Формат передаваемых в государственный архив экземпляров законченных описей дел в электронном виде определяется по согласованию с соответствующим государственным архивом. Оформление законченных описей в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства.

353. Прием-передача документов Национального архивного фонда оформляется актом приема-передачи документов и дел на постоянное хранение согласно приложению 31. Акт приема-передачи документов и дел составляется в двух экземплярах, один из которых остается в организации-фондообразователе.

354. Если при приеме-передаче дел выявлено отсутствие документов Национального архивного фонда, организация, передающая документы, должна принять меры к их розыску в соответствии с требованиями главы 39 настоящих Правил. Если розыск не дал результата, причины отсутствия документов оговариваются в справке об отсутствии документов и в историко-архивной справке к фонду.

В случае отсутствия подлинников архивных документов на постоянное хранение в государственный архив могут быть переданы заверенные в установленном порядке копии этих документов. Копии архивных документов на правах подлинников формируются в дела, которые учитываются в описях дел по аналогии с подлинниками архивных документов и вносятся в реестр описей дел. Копии архивных документов на правах подлинников могут формироваться в архивные коллекции и учитываться в списке фондов.

355. При обнаружении расхождений между итоговой записью в законченной описи и фактическим наличием принимаемых дел в законченной описи делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих дел указываются в акте приема-передачи документов и дел на постоянное хранение в графе «Примечание».

356. Дела передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии в соответствии с требованиями настоящих Правил.

Работы (услуги), связанные с передачей документов Национального архивного фонда на постоянное хранение в государственные архивы (в том числе транспортирование, изготовление коробок), выполняются за счет средств организаций, представительств иностранных организаций, которые их передают.

ГЛАВА 47
ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ И ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

357. При реорганизации организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, в форме слияния, присоединения их документы Национального архивного фонда и документы с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, передаются соответственно вновь созданной организации, организации, к которой присоединена другая организация.

При реорганизации организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, в форме выделения вновь созданной организации передаются не завершенные делопроизводством дела, относящиеся к выполнению передаваемых функций, не завершенные делопроизводством лицевые счета работников, а также личные дела работников, перешедших на работу в эту организацию.

При реорганизации организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, в форме разделения их документы Национального архивного фонда передаются одной из вновь возникших организаций в соответствии с разделительным балансом.

При реорганизации организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, в форме разделения, выделения, слияния, присоединения их документы Национального архивного фонда по согласованию с государственными архивами, источниками комплектования которых они являются, могут быть переданы на постоянное хранение в государственные архивы до истечения сроков временного хранения, установленных законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства.

При преобразовании государственных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, в организации иной формы собственности их документы Национального архивного фонда передаются в соответствующие государственные архивы, а документы с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, – в территориальные (городские или районные) архивы или архивы вышестоящих организаций (архивы учредителей (участников).

При реорганизации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, в форме слияния, присоединения их документы передаются правопреемнику.

При реорганизации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, в форме разделения их документы передаются в территориальные (городские или районные) архивы или архивы вышестоящих организаций (архивы учредителей (участников).

358. При ликвидации организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, их документы Национального архивного фонда передаются в соответствующие государственные архивы, а документы с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, передаются в территориальные (городские или районные) архивы или архивы вышестоящих организаций (архивы учредителей (участников).

При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, прекращении деятельности индивидуальных предпринимателей их документы передаются в территориальные (городские или районные) архивы или архивы вышестоящих организаций (архивы учредителей (участников).

При прекращении деятельности представительств иностранных организаций документы по личному составу работников этих представительств передаются в территориальные (городские или районные) архивы.

358¹. Вышестоящие организации (учредители (участники), в архивы которых приняты на хранение документы с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, ликвидируемых организаций, правопреемники реорганизованных организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов, в течение трех рабочих дней после передачи документов представляют в территориальный (городской или районный) архив сведения о видах принятых документов и сроках их хранения.

Справка о приеме на хранение документов ликвидированной (реорганизованной) организации в архив вышестоящей организации (учредителя (участника) составляется по форме согласно приложению 70.

359. Решение о передаче документов на хранение в территориальный (городской или районный) архив или в архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника) при реорганизации или ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, принимается по согласованию с соответствующим государственным архивом.

При передаче ликвидируемой организацией в государственный архив документов Национального архивного фонда ликвидируемая организация в течение трех рабочих дней после передачи документов представляет в территориальный (городской или районный) архив сведения о переданных документах.

360. Передача на постоянное хранение в государственный архив документов реорганизованной или ликвидированной организации осуществляется по законченным описям дел постоянного хранения, оформленным в соответствии с требованиями главы 15 настоящих Правил.

Передача на хранение в территориальный (городской или районный) архив или в архив вышестоящей организации (учредителя (участника) документов реорганизованной или ликвидированной организации постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу осуществляется по законченным описям дел, оформленным в соответствии с требованиями глав 15–17 настоящих Правил, а документов временного (до 10 лет) хранения с неистекшими сроками хранения – по номенклатурам дел и (или) описям дел.

361. Передача на хранение в территориальный (городской или районный) архив или в архив вышестоящей организации (учредителя (участника) документов реорганизационной или ликвидированной организации оформляется актом.

362. Дела реорганизационной или ликвидированной организации передаются на хранение в государственный, территориальный (городской или районный) архив или в архив вышестоящей организации (учредителя (участника) в упорядоченном состоянии в соответствии с требованиями настоящих Правил.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей на хранение документов реорганизованной или ликвидированной организации, выполняются за счет средств этой организации.

Форма

СПИСОК
организаций – источников комплектования архива организации

Форма

ПЛАН РАБОТЫ
архива организации

Форма

ГРАФИК
приема дел в архив организации

Форма

ОТЧЕТ
о работе архива организации

Форма

Лицевая сторона

ПАСПОРТ
архива организации

1. СВЕДЕНИЯ ОБ АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

2. СВЕДЕНИЯ ОБ ИСТОЧНИКАХ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА И ЕГО ФОНДАХ

3. СВЕДЕНИЯ О СОСТАВЕ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Документы постоянного хранения

Оборотная сторона

3.2. Документы по личному составу

3.3. Научно-техническая, аудиовизуальная документация и документы в электронном виде

4. СВЕДЕНИЯ ОБ УСЛОВИЯХ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5. СВЕДЕНИЯ О КАДРАХ

Дата составления

______________________________

* Заполняется в организации, являющейся источником комплектования государственного архива.

Форма

Лицевая сторона

КАРТОЧКА
учета работы с организацией – источником комплектования архива, иной организацией, подчиненной (входящей в состав, систему) организации

1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ

Наименование организации и ее подчиненность ____________________________________

______________________________________________________________________________

Место нахождения организации _________________________________________________

Место нахождения архива ______________________________________________________

Вид, дата и регистрационный номер нормативного правового акта, локального правового акта

о создании организации ________________________________________________________

о реорганизации организации ___________________________________________________

о ликвидации организации ______________________________________________________

Наименование должности, фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), номер телефона руководителя организации ________________________________________

руководителя службы ДОУ ______________________________________________________

председателя ЭК (ЦЭК) _________________________________________________________

руководителя архива (лица, ответственного за архив) ________________________________

2. ДАТА УТВЕРЖДЕНИЯ ИЛИ СОГЛАСОВАНИЯ

ЛОКАЛЬНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ

Положения об архиве __________________________________________________________

Инструкции по делопроизводству ________________________________________________

Номенклатуры дел организации __________________________________________________

Положения об ЭК (ЦЭК) организации ____________________________________________

Оборотная сторона

3. СВЕДЕНИЯ О НАЛИЧИИ И УПОРЯДОЧЕНИИ ДЕЛ

В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

4. СВЕДЕНИЯ О ПРОВЕДЕНИИ АНАЛИЗА РАБОТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

Форма

Основание: __________________________________________________________________

(вид, дата и регистрационный номер нормативного правового акта,
локального правового акта)

Составлен комиссией:

Председатель ________________________________________________________________

(наименование должности служащего, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: 1. ___________________________________________________________

(наименование должности служащего, инициалы, фамилия)

2. ___________________________________________________________

Присутствовали: 1. ___________________________________________________________

(наименование должности служащего, инициалы, фамилия)

2. ___________________________________________________________

_______________________________ передал, а _____________________________ принял

документы и дела, находящиеся в делопроизводстве за ________________ годы:

документы и дела архива и учетно-справочный аппарат к ним за ________________ годы:

Итого принято: ______________________________________________ документов и дел,

(цифрами и прописью)

____________________________________________ единиц хранения страхового фонда,

(цифрами и прописью)

_____________________ описей в _________________________ экземплярах.

Состояние документов и описей ________________________________________________

(общая характеристика состояния)

Состояние помещения, оборудования и инвентаря архива ___________________________

(общая характеристика состояния)

_____________________________________________________________________________

______________________________

* Оформляется при наличии коллегиального органа управления организации.

Форма

АКТ
приема-передачи документов и дел при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив)

Основание: ___________________________________________________________________

(вид, дата и регистрационный номер нормативного правового акта,

_____________________________________________________________________________

локального правового акта)

Составлен комиссией:

Председатель _________________________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: 1. ____________________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

2. _____________________________________________________________

Присутствовали: 1. _____________________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия)

2. _____________________________________________________________

________________________________ передал, а _____________________________ принял

документы архива, страховые копии документов и научно-справочный аппарат к ним за ________________ годы.

Итого принято: ____________________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

_______________________________________________________ ед. хр. страхового фонда,

(цифрами и прописью)

_________________________ описей в ________________________________ экземплярах.

Состояние документов, страхового фонда и описей _________________________________

______________________________________________________________________________

(общая характеристика состояния)

Одновременно передаются ______________________________________________________

(виды учетных документов,

______________________________________________________________________________

элементов научно-справочного аппарата, их объем и состояние)

Состояние помещения, оборудования и инвентаря архива ____________________________

_____________________________________________________________________________

(общая характеристика состояния)

Форма

В результате ________________________________________________________________

установлено отсутствие в _____________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

перечисленных ниже дел. Предпринятые меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем подлежат снятию с учета:

Итого _______________________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

Дата