ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
30 августа 2022 г. № 116
Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 20
Утратило силу постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 21 августа 2026 г. № 46 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 11-1/45207 от 01.09.2026 г.) <W22645207>
На основании части седьмой статьи 181 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Внести в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 20 «Об утверждении Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций» следующие изменения:
1.1. преамбулу изложить в следующей редакции:
«На основании части седьмой статьи 181 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:»;
1.2. в Правилах работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных этим постановлением:
пункт 2 дополнить частью следующего содержания:
«Действие настоящих Правил не распространяется на работу с научно-технической документацией в электронном виде.»;
в пункте 3 слова «требованиям, установленным законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства» заменить словами «формам документов, установленным в приложениях к настоящим Правилам и Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143 (далее – Правила работы архивов организаций)»;
в пункте 4:
слово «Функции» заменить словами «Задачи и функции»;
дополнить пункт частью следующего содержания:
«Функции архива организации в части работы с документами в электронном виде и хранения документов в электронном виде обеспечиваются информационной системой архива организации.»;
в пункте 5 слова «в соответствии с законодательством» заменить словами «в информационной системе архива организации в соответствии с законодательством об информации, информатизации и защите информации»;
в части первой пункта 6:
слова «государственного архива» заменить словами «государственных архивов»;
слова «Республиканским удостоверяющим центром Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь» заменить словами «в Государственной системе управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь»;
в пункте 7:
в абзаце первом:
после слов «определенных в» дополнить словами «Законе Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации»,»;
слова «от 25 ноября 2011 г. № 323-З» и «в Республике Беларусь» исключить;
абзац четвертый исключить;
в абзацах пятом и шестом слова «электронный документ» заменить словами «документ в электронном виде» в соответствующем падеже;
абзац седьмой изложить в следующей редакции:
«информационная система архива организации – защищенная информационная система хранения данных, в том числе реализованная на основе облачного сервиса, обеспечивающая длительное хранение документов в электронном виде и их метаданных в архиве организации, подтверждение целостности и авторизованный доступ к содержащейся в них информации;»;
в абзаце одиннадцатом слова «значение хэш-функции» заменить словом «хэш-значение»;
пункт 8 изложить в следующей редакции:
«8. В архиве организации хранятся:
документы в электронном виде постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в процессе деятельности организации, в том числе научно-техническая документация, документы по личному составу;
архивные копии информационных ресурсов (баз данных, веб-сайтов и другое);
документы в электронном виде из личных фондов работников организации;
научно-справочный аппарат к документам архива организации;
документы в электронном виде реорганизованных, ликвидированных организаций в случаях, определенных статьей 19 Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве».»;
из пункта 9 слово «включительно» исключить;
пункт 10 исключить;
в пункте 12:
в части первой:
из абзаца пятого слова «и оформлением» исключить;
абзац семнадцатый изложить в следующей редакции:
«составляет описи электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (далее – описи электронных дел);»;
в абзаце девятнадцатом:
слова «годовые разделы сводных описей электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения» заменить словами «описи электронных дел»;
слова «структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета» заменить словами «структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета»;
пункт 13 изложить в следующей редакции:
«13. Документы в электронном виде передаются в архив организации в составе электронных дел, формируемых в соответствии с требованиями Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 19 (далее – Инструкция о порядке работы с электронными документами).
Передача электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурных подразделений организации производится по описям электронных дел, составленным по форме согласно приложению 2.
Описи структурных подразделений составляются в соответствии с требованиями Инструкции о порядке работы с электронными документами. При подготовке описей указываются:
сведения о работнике структурного подразделения организации, передающем электронные дела в архив организации (должность служащего, инициалы, фамилия);
сведения о работнике архива организации, принимающем электронные дела в архив организации (должность служащего, инициалы, фамилия).
Электронные дела передаются в архив по графику приема электронных дел в архив организации по форме согласно приложению 3, составляемому руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив организации) и утверждаемому руководителем организации.
При формировании электронных дел внутренняя опись документов в электронном виде электронного дела составляется по форме согласно приложению 4.»;
пункт 16 изложить в следующей редакции:
«16. Передача и прием электронных дел осуществляется с использованием сетей электросвязи (передачи данных) в составе информационного пакета, формат которого определяется регламентом информационного взаимодействия между автоматизированной системой документационного обеспечения управления, иными информационными системами организации, в которых были сформированы электронные дела, и информационной системой архива организации.»;
абзац пятый части первой пункта 17 изложить в следующей редакции:
«дата (крайние даты документов) электронного дела;»;
часть первую пункта 18 изложить в следующей редакции:
«18. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне документа в электронном виде:
название вида документа в электронном виде (приказ, протокол, акт и другое);
класс документа в электронном виде (указание на принадлежность документа в электронном виде к одной из унифицированных систем документации);
заголовок к тексту документа в электронном виде;
дата документа в электронном виде;
ограничение доступа к документу в электронном виде (доступ разрешен всем, доступ ограничен);
дата снятия ограничения доступа к документу в электронном виде (при наличии);
регистрационный индекс документа в электронном виде;
отметка о наличии регистрационно-контрольной карточки;
аннотация на документ в электронном виде (при наличии);
язык документа в электронном виде;
данные об авторе документа в электронном виде (наименование организации, создавшей документ в электронном виде; для документов из личного фонда работника указываются его фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется);
сведения о файлах документа в электронном виде (имена, объем, контрольные характеристики);
сведения об алгоритме выработки контрольных характеристик (алгоритме хэширования).»;
пункт 20 исключить;
из пункта 21 слова «, определяемые регламентом информационного взаимодействия между системой электронного документооборота и информационной системой архива организации» исключить;
в пункте 22:
абзац первый изложить в следующей редакции:
«22. Состав метаданных для архивной копии информационного ресурса включает в себя:»;
абзац третий дополнить словами «(база данных, веб-сайт и другое)»;
абзац четвертый изложить в следующей редакции:
«даты ввода информационного ресурса в эксплуатацию и создания его архивной копии;»;
в пункте 24:
в части третьей слова «средства ЭЦП, имеющего сертификат соответствия, выданный в Национальной системе подтверждения соответствия Республики Беларусь (далее – сертифицированное средство ЭЦП)» заменить словами «сертифицированного средства ЭЦП»;
из абзаца четвертого части четвертой слова «электронных дел,» исключить;
пункт 25 исключить;
пункт 26 изложить в следующей редакции:
«26. При приеме электронных дел в архив организации проверяется соответствие форматов включенных в них файлов форматам, установленным Инструкцией о порядке работы с электронными документами и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4.»;
в частях первой–четвертой пункта 27 слова «электронный документ» заменить словами «документ в электронном виде» в соответствующих падеже и числе;
в пункте 28:
в части первой цифры «24–27» заменить цифрами «24, 26 и 27»;
в части второй слова «лицо, ответственное за архив организации» заменить словами «руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив организации)»;
в пункте 30:
в части второй:
в абзаце первом слова «включаются в опись и подлежат учету» заменить словами «учитываются по описи электронных дел»;
из абзаца четвертого слова «организации, в деятельности которой они образуются» исключить;
в части третьей слова «подлежат учету» заменить словами «учитываются по внутренней описи»;
пункт 31 изложить в следующей редакции:
«31. Учетный номер единицы учета является частью ее архивного шифра.
Архивный шифр электронного дела состоит из номеров:
фонда (объединенного архивного фонда, архивной коллекции);
описи электронных дел;
электронного дела.
Архивный шифр документа в электронном виде состоит из номеров:
фонда (объединенного архивного фонда, архивной коллекции);
описи электронных дел;
электронного дела;
документа в электронном виде.»;
в пункте 33:
в абзаце втором слова «согласно приложению 5» заменить словами «согласно приложению 25 к Правилам работы архивов организаций»;
в абзаце третьем слова «электронных дел по форме согласно приложению 6» заменить словами «документов по форме согласно приложению 23 к Правилам работы архивов организаций»;
в абзаце четвертом слова «согласно приложению 7» заменить словами «согласно приложению 26 к Правилам работы архивов организаций»;
абзацы пятый и шестой изложить в следующей редакции:
«описи электронных дел структурных подразделений – для поединичного и суммарного учета электронных дел структурных подразделений (до составления соответствующих описей электронных дел);
опись электронных дел постоянного хранения и опись электронных дел временного (свыше 10 лет) хранения по формам согласно приложениям 8 и 9 – для поединичного и суммарного учета электронных дел в архиве организации, закрепления их систематизации;»;
в абзаце седьмом слова «согласно приложению 10» заменить словами «согласно приложению 28 к Правилам работы архивов организаций»;
пункт 34 исключить;
пункт 35 изложить в следующей редакции:
«35. Список фондов ведется в соответствии с Правилами работы архивов организаций.»;
в пункте 36:
перед частью первой дополнить пункт частью следующего содержания:
«36. Книга учета поступления и выбытия документов ведется в соответствии с Правилами работы архивов организаций.»;
в абзаце первом части первой и в части второй слова «электронных дел» заменить словом «документов»;
части третью и четвертую исключить;
пункт 37 изложить в следующей редакции:
«37. Лист фонда заполняется в соответствии с Правилами работы архивов организаций.
В разделе «Учет неописанных документов» отражаются сведения о документах в электронном виде, включенных в описи электронных дел структурных подразделений.
После утверждения описи электронных дел документы в электронном виде, внесенные в эту опись, снимаются с учета как неописанные и учитываются в разделе листа фонда «Учет описанных документов».»;
из части второй пункта 39 слова «годового раздела сводной» исключить;
в пункте 40:
в части первой слова «Годовые разделы сводных описей» заменить словом «Описи»;
в абзаце первом части второй слова «годовых разделах сводных описей электронных дел» заменить словами «описях электронных дел»;
после части второй дополнить пункт частью следующего содержания:
«В описи электронных дел для электронных дел, сформированных из гибридных дел, в графе «Примечание» оформляется отметка «Сформировано из ГД».»;
в части третьей:
в абзаце первом слова «годового раздела сводной описи электронных дел» заменить словами «описи электронных дел»;
в абзаце третьем слова «данный раздел описи» заменить словами «данную опись»;
части четвертую и пятую изложить в следующей редакции:
«При составлении итоговой записи фиксируются сведения о составившем ее работнике архива организации, руководителе архива организации (лице, ответственном за архив организации) и дата составления.
Электронные дела, обнаруженные после согласования и утверждения в установленном порядке описей электронных дел постоянного хранения, включаются в отдельную опись с самостоятельной нумерацией заголовков электронных дел, которой присваивается следующий номер по листу фонда.»;
пункт 41 исключить;
пункт 42 изложить в следующей редакции:
«42. Описям электронных дел присваиваются порядковые номера в пределах каждого вида описи электронных дел отдельно. Вид описи (дел временного хранения, дел постоянного хранения, по личному составу) отражается в ее названии.
Описи электронных дел постоянного хранения присваивается самостоятельный номер по листу фонда, к которому добавляется буквенный индекс «эд».
При выбытии из архива организации всех электронных дел, включенных в опись электронных дел постоянного хранения, ее номер другим описям электронных дел постоянного хранения не присваивается.
Описи электронных дел временного (свыше 10 лет) хранения присваивается самостоятельный номер по листу фонда, к которому добавляется буквенный индекс «эд-в».
Если описи электронных дел постоянного хранения был присвоен номер «4 эд», то описи электронных дел временного (свыше 10 лет) хранения присваивается номер «4 эд-в».
Описи электронных дел временного (до 10 лет) хранения присваивается самостоятельный номер, к которому добавляется буквенный индекс «эд-вр».
Если описи электронных дел постоянного хранения был присвоен номер «4 эд», то описи электронных дел временного (до 10 лет) хранения присваивается номер «4 эд-вр».
Описи электронных дел по личному составу присваивается самостоятельный номер по листу фонда, к которому добавляется буквенный индекс «эд-лс».
Если описи электронных дел постоянного хранения был присвоен номер «4 эд», описи дел временного (свыше 10 лет) хранения был присвоен номер «4 эд-в», то описи дел по личному составу присваивается номер «4 эд-лс».»;
в пункте 43:
из части первой слово «сводной» исключить;
часть вторую изложить в следующей редакции:
«Реестр описей ведется в соответствии с Правилами работы архивов организаций. Для электронных описей в реестре указывается объем описи в байтах.»;
пункт 44 изложить в следующей редакции:
«44. В итоговой записи реестра описей указывается количество поступивших и выбывших в течение заданного периода описей электронных дел и общее количество описей электронных дел, учитываемых по реестру.»;
пункт 46 изложить в следующей редакции:
«46. Хранение документов в электронном виде в архиве организации осуществляется в специально выделенных (приспособленных) помещениях (далее – хранилище), посредством применения комплекса программно-технических средств или на съемных носителях, предназначенных для длительного хранения информации.»;
абзац шестой части второй пункта 48 изложить в следующей редакции:
«обеспечение хранилища инженерной инфраструктурой;»;
из части первой пункта 49 слова «в хранилище» исключить;
в абзаце втором части первой пункта 50 слово «помещениях» заменить словом «хранилищах»;
из абзаца второго части первой пункта 51 слова «и ЦОД» исключить;
пункт 52 исключить;
часть вторую пункта 55 исключить;
пункт 56 изложить в следующей редакции:
«56. При организации хранения документов в электронном виде создаются их резервные копии, которые хранятся в разных хранилищах.
Документы в электронном виде с разными сроками хранения размещаются на разных съемных носителях.»;
пункт 61 перед абзацем четвертым дополнить абзацами следующего содержания:
«управление процессом доступа к документам в электронном виде, хранящимся в архиве;
контроль целостности документов в электронном виде при хранении;
защиту документов в электронном виде и программно-технического комплекса архива от воздействия вредоносных компьютерных программ (компьютерных вирусов);
использование документов в электронном виде в архиве только в режиме «чтение»;»;
в части четвертой пункта 63 слова «наименование должности» заменить словами «должность служащего»;
пункты 68 и 69 изложить в следующей редакции:
«68. При конвертации документов в электронном виде обеспечивается преобразование файлов документов в электронном виде в новый формат.
При конвертации осуществляется проверка аутентичности содержания исходных файлов и файлов, полученных в результате конвертации.
Файлы документов в электронном виде, полученные в процессе конвертации, подлежат сохранению. Данные о файлах, полученных в результате конвертации, вносятся в учетные документы; при необходимости учетные документы пересоставляются.
69. При конвертации наименование документа в электронном виде не изменяется.»;
в абзаце четвертом части второй пункта 70 слова «наименование должности» заменить словами «должность служащего»;
пункт 71 исключить;
часть первую пункта 72 изложить в следующей редакции:
«72. При выдаче документов в электронном виде из хранилища осуществляется проверка их целостности.»;
пункт 73 изложить в следующей редакции:
«73. Архив организации обеспечивает использование документов в электронном виде в соответствии с законодательством.»;
пункты 74–77 исключить;
пункт 78 изложить в следующей редакции:
«78. Порядок использования документов в электронном виде определяется локальными правовыми актами организации.»;
название главы 8 изложить в следующей редакции:
«ГЛАВА 8
ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ»;
часть вторую пункта 80 исключить;
пункты 81 и 82 изложить в следующей редакции:
«81. Передача и прием электронных дел на постоянное хранение осуществляется из информационной системы архива государственного органа, иной организации на постоянное хранение в государственный архив посредством информационной системы архива электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь.
82. Электронные дела передаются на постоянное хранение в государственный архив по описям электронных дел постоянного хранения, составленным по форме согласно приложению 8.
Описи электронных дел постоянного хранения предварительно согласовываются с ЦЭК (ЭК) организации.
Согласованные описи электронных дел постоянного хранения передаются на рассмотрение ЭМК (ЭПК) государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета) с историко-архивной справкой к описи электронных дел постоянного хранения.»;
пункты 83–86 исключить;
из части первой пункта 87 слова «совместно с работниками архива организации и подписанному руководителем государственного архива» исключить;
в пункте 88:
в абзаце первом слова «государственного архива, производящим прием электронных дел» заменить словами «архива организации, производящим передачу электронных дел»;
абзац пятый исключить;
часть вторую пункта 89 исключить;
в пунктах 91, 92 и 94 слова «сводные описи (годовые разделы сводных описей) электронных дел» заменить словами «описи электронных дел» в соответствующем падеже;
в пункте 93 слова «структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета сводных описей (годовых разделов сводных описей) электронных дел» заменить словами «структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета описей электронных дел»;
приложения 1, 2, 8, 9, 16, 17, 20, 22 и 25 к этим Правилам изложить в новой редакции (прилагаются);
из приложения 18 к этим Правилам слово «СОГЛАСОВАНО» исключить;
приложение 19 к этим Правилам дополнить словами
«___________________________ |
________________________ |
(должность руководителя архива организации (лица, ответственного за архив организации) |
(инициалы, фамилия) |
_____________ |
|
(дата)»; |
|
в приложении 21 к этим Правилам слова «Архивное обозначение» заменить словами «Архивное обозначение съемного носителя»;
в приложении 24 к этим Правилам:
после слова «документов» дополнить словами «в электронном виде»;
слово «годы» заменить словом «год»;
слова «и научно-справочный аппарат к ним» исключить.
2. Настоящее постановление вступает в силу с 27 октября 2022 г.
Министр |
С.Н.Хоменко |
|
к Правилам работы с документами |
Форма
__________________________________ |
УТВЕРЖДАЮ |
(наименование организации) |
_______________________________________ |
__________________________________ |
(должность руководителя организации) |
(наименование архива) |
_______________________________________ |
|
(инициалы, фамилия) |
|
_______________ |
|
(дата) |
___________ № ___________
________________________________
(место составления)
приема-передачи электронных дел
и документов в электронном виде
при смене руководителя организации,
руководителя архива организации (лица,
ответственного за архив организации)
Основание: __________________________________________________________________
(вид, дата и регистрационный номер нормативного правового акта, локального правового акта)
Составлен комиссией:
Председатель ________________________________________________________________
(должность служащего, инициалы, фамилия)
Члены комиссии: 1. ___________________________________________________________
(должность служащего, инициалы, фамилия)
2. ___________________________________________________________
(должность служащего, инициалы, фамилия)
3. ___________________________________________________________
(должность служащего, инициалы, фамилия)
Присутствовали: 1. ____________________________________________________________
(должность служащего, инициалы, фамилия)
2. ___________________________________________________________
(должность служащего, инициалы, фамилия)
3. ___________________________________________________________
(должность служащего, инициалы, фамилия)
___________________________ передал, а ________________________ принял документы
(инициалы, фамилия) |
(инициалы, фамилия) |
в электронном виде в составе электронных дел, учетно-справочный аппарат к ним:
1. Дела постоянного хранения за ____________ годы:
№ |
Название и номер описи |
Количество электронных дел |
Количество документов в электронном виде |
Количество объектов хранения |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
2. Дела временного хранения (свыше 10 лет) за ____________ годы:
№ |
Название и номер описи |
Количество электронных дел |
Количество документов в электронном виде |
Количество объектов хранения |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
3. Дела по личному составу за ____________ годы:
№ |
Название и номер описи |
Количество электронных дел |
Количество документов в электронном виде |
Количество объектов хранения |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
Итого принято: ________________________________________________ электронных дел,
(цифрами и прописью)
_________________________________________________ документов в электронном виде,
(цифрами и прописью)
___________________________ описей, __________________________ объектов хранения.
(цифрами и прописью) |
(цифрами и прописью) |
Целостность всех объектов хранения подтверждена проверкой контрольных характеристик.
Передал _____________________________________________________________________
(инициалы, фамилия)
Принял ______________________________________________________________________
(инициалы, фамилия)
Председатель комиссии ________________________________________________________
(инициалы, фамилия)
Члены комиссии: _____________________________________________________________
(инициалы, фамилия)
_____________________________________________________________
(инициалы, фамилия)
|
к Правилам работы с документами |
Форма
__________________________________ |
УТВЕРЖДАЮ |
(наименование организации) |
_______________________________________ |
__________________________________ |
(должность руководителя структурного подразделения организации) |
(наименование структурного подразделения организации) |
_______________________________________ |
(инициалы, фамилия) |
|
|
_______________ |
|
(дата) |
Опись № __________________
электронных дел
____________________________
(наименование категории дел)
за _____________ год
№ |
Индекс электронного дела |
Название раздела, заголовок электронного дела |
Дата (крайние даты) электронного дела |
Количество документов в электронном виде электронного дела |
Объем документов в электронном виде электронного дела (байт) |
Срок хранения электронного дела* |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
В данную опись внесено ___________________________________________________
(цифрами и прописью)
электронных дел с № ________ по № _________
______________________________
(должность, инициалы,
фамилия составителя описи)
________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО**
Протокол заседания ЭК
______________________________________
(наименование структурного подразделения)
_____________ № ______________
Передал _________________ электронных дел.
_______________________________
(должность, инициалы, фамилия
работника, передавшего электронные дела)
___________________
(дата)
Принял ________________________ электронных дел.
_______________________________
(должность, инициалы, фамилия
работника архива организации,
принявшего электронные дела)
___________________
(дата)
______________________________
* Графа 7 не оформляется в электронных описях дел постоянного хранения.
** Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.
|
к Правилам работы с документами |
Форма
__________________________________ |
УТВЕРЖДАЮ |
(наименование организации) |
_______________________________________ |
|
(должность руководителя организации) |
|
_______________________________________ |
|
(инициалы, фамилия) |
|
_______________ |
|
(дата) |
Фонд № ___________
электронных дел постоянного хранения
за _________ год
№ |
Индекс электронного дела |
Название раздела, заголовок электронного дела |
Дата (крайние даты) электронного дела |
Количество документов в электронном виде электронного дела |
Объем документов в электронном виде электронного дела (байт) |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
В данную опись внесено _______________________________________________________
(цифрами и прописью)
электронных дел с № ________ по № _________
_______________________________
(должность, инициалы, фамилия
составителя описи)
________________
(дата)
_________________________________
(должность, инициалы, фамилия
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив организации)
________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЦЭК (ЭК) |
УТВЕРЖДЕНО* Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК) |
______________________________ |
____________________________________ |
(наименование организации) ____________ № ____________ |
(наименование государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета, вышестоящей организации) |
|
__________ № ____________ |
|
|
Передачу произвел: |
Прием произвел: |
_____________________________ |
___________________________________ |
(должность, инициалы, фамилия лица, проводившего передачу) |
(должность, инициалы, фамилия лица, проводившего прием) |
_______________ |
_______________ |
(дата) |
(дата) |
Изменения в учетные документы внесены.
_________________________________________ |
________________________ |
(должность работника государственного архива, принявшего опись) |
(инициалы, фамилия) |
________________
(дата)
______________________________
* В организации, не являющейся источником комплектования государственного архива и не имеющей вышестоящей организации, не оформляется.
|
к Правилам работы с документами |
Форма
__________________________________ |
УТВЕРЖДАЮ |
(наименование организации) |
_______________________________________ |
|
(должность руководителя организации) |
|
_______________________________________ |
|
(инициалы, фамилия) |
|
_______________ |
|
(дата) |
Фонд № ___________
электронных дел временного
(свыше 10 лет) хранения
за _________ год
№ |
Индекс электронного дела |
Название раздела, заголовок электронного дела |
Дата (крайние даты) электронного дела |
Количество документов в электронном виде в электронном деле |
Объем документов в электронном виде электронного дела (байт) |
Срок хранения электронного дела |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
В данную опись внесено _______________________________________________________
(цифрами и прописью)
электронных дел с № ________ по № _________
_______________________________
(должность, инициалы, фамилия
составителя описи)
________________
(дата)
_________________________________
(должность, инициалы, фамилия
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив организации)
________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЦЭК (ЭК) |
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК) |
______________________________ |
____________________________________ |
(наименование организации) ____________ № ____________ |
(наименование государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета, вышестоящей организации) |
|
__________ № ____________ |
|
|
Передачу произвел: |
Прием произвел: |
_____________________________ |
___________________________________ |
(должность, инициалы и фамилия лица, проводившего передачу) |
(должность, инициалы и фамилия лица, проводившего прием) |
_______________ |
_______________ |
(дата) |
(дата) |
|
к Правилам работы с документами |
Форма
________________________________________________
(наименование организации)
ЛИСТ ПРОВЕРКИ № __
наличия и состояния съемных носителей архива организации
Хранилище № ___
Проверку проводил с ______ по _______ __________________________________________
(должность работника архива организации,
проводившего проверку)
№ |
№ |
№ |
№ |
№ |
Вид съемного носителя |
Занятость ячейки |
Состояние съемного носителя |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ___________________________________ съемных носителей.
(цифрами и прописью)
_________________________________________
(должность, инициалы, фамилия
работника архива организации, проводившего проверку)
________________
(дата)
|
к Правилам работы с документами |
Форма
________________________________________________
(наименование организации)
ЛИСТ ПРОВЕРКИ № __
наличия и состояния
документов в электронном виде
фонда № __
Проверку проводил с ______ по _______ ______________________________________________________________________________________________
(должность работника архива организации, проводившего проверку)
По фонду числится |
Общий объем фонда (в мегабайтах) |
В наличии объектов хранения |
Объекты хранения с искаженными объемами |
|||||
документов в электронном виде |
объектов хранения |
хранилище подлинников |
хранилище копий |
хранилище подлинников |
хранилище копий |
|||
необнаруженных |
оказавшихся в наличии |
необнаруженных |
оказавшихся в наличии |
|||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого по фонду числится ____________________________________ документов в электронном виде, объектов хранения,
(цифрами и прописью)
в том числе:
необнаруженных _____________________________________________ документов в электронном виде, объектов хранения,
оказавшихся в наличии ________________________________________ документов в электронном виде, объектов хранения,
объектов хранения с искаженными объемами ___________________________________________________________________
________________________________________
(должность, инициалы, фамилия
работника архива организации, проводившего проверку)
________________
(дата)
|
к Правилам работы с документами |
Форма
__________________________________ |
УТВЕРЖДАЮ |
(наименование организации) |
_______________________________________ |
|
(должность руководителя организации) |
|
_______________________________________ |
|
(инициалы, фамилия) |
|
_______________ |
|
(дата) |
_______ № ____
_______________________
(место составления)
о недостаче съемных носителей
архива организации
Хранилище № ___
В результате проверки наличия и состояния съемных носителей архива организации установлено отсутствие в хранилище перечисленных ниже съемных носителей архива организации. Предпринятые архивом организации меры по розыску положительных результатов не дали, поэтому считаем возможным снять с учета:
№ |
Инвентарный № |
Заводской № |
Архивное обозначение съемного носителя |
Вид съемного носителя |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
Итого: _____________________________ съемных носителей архива организации.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченной информации может быть восполнено с рабочего экземпляра съемного носителя архива организации.
_________________________________________
(должность, инициалы, фамилия
руководителя архива организации
(лица, ответственного за архив организации)
________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЦЭК (ЭК) |
СОГЛАСОВАНО* Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК) |
______________________________ |
____________________________________ |
(наименование организации) ____________ № ____________ |
(наименование государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета, вышестоящей организации) |
|
__________ № ____________ |
Изменения в учетные документы внесены.
______________________________________
(должность, инициалы, фамилия
работника архива организации, внесшего изменения
в учетные документы)
________________
(дата)
______________________________
* Оформляется в актах о выделении к уничтожению документов в электронном виде с отметкой «ЭПК». В организации, не являющейся источником комплектования государственного архива и не имеющей вышестоящей организации, не оформляется.
|
к Правилам работы с документами |
Форма
__________________________________ |
УТВЕРЖДАЮ |
(наименование организации) |
_______________________________________ |
|
(должность руководителя организации) |
|
_______________________________________ |
|
(инициалы, фамилия) |
|
_______________ |
|
(дата) |
_______ № ___
_________________________
(место составления)
о списании съемных носителей
архива организации
В ходе профилактических работ обнаружены в хранилище № ________ и хранилище № ______ съемные носители с истекшим сроком хранения:
№ |
Архивное обозначение съемного носителя |
Основание |
1 |
2 |
3 |
|
|
|
Итого: __________________________________ съемных носителей архива организации.
(цифрами и прописью)
Перечисленные съемные носители с истекшим сроком хранения подлежат списанию. Документы в электронном виде переписываются на свободные съемные носители.
_____________________________
(должность, инициалы, фамилия
руководителя архива организации (лица,
ответственного за архив организации)
________________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены.
____________________________________
(должность, инициалы, фамилия
работника архива организации,
внесшего изменения в учетные документы)
________________
(дата)
|
к Правилам работы с документами |
Форма
__________________________________ |
УТВЕРЖДАЮ |
(наименование организации) |
_______________________________________ |
|
(должность руководителя организации) |
|
_______________________________________ |
|
(инициалы, фамилия) |
|
_______________ |
|
(дата) |
___________ № ______
___________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов в электронном виде
и электронных дел,
не подлежащих хранению
На основании ________________________________________________________________
(нормативные правовые акты, использованные при проведении экспертизы ценности)
отобраны к уничтожению как не имеющие исторической, научной ценности и утратившие практическое значение следующие документы в электронном виде и электронные дела:
№ |
Заголовок электронного дела |
Дата (крайние даты) документов в электронном виде |
Количество документов в электронном виде |
Срок хранения документов в электронном виде и номера пунктов по перечню |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
Итого уничтожению подлежат:
документы в электронном виде и электронные дела в количестве ___________________ объектов хранения.
Описи электронных дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК, ЦЭК) ______________________________
(наименование государственного архива,
_____________________________________________________________________________
структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета, вышестоящей организации)
(протокол от _____________ № _____)
_________________________________
(должность, инициалы, фамилия
работника архива организации, проводившего
экспертизу ценности документов)
________________
(дата)
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЦЭК (ЭК) |
СОГЛАСОВАНО* Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК) |
______________________________ |
____________________________________ |
(наименование организации) ____________ № ____________ |
(наименование государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета, вышестоящей организации) |
|
__________ № ____________ |
Документы в электронном виде и электронные дела в количестве ___________________ объектов хранения, срок хранения которых истек, уничтожены.
_____________________________________
(должность, инициалы, фамилия
работника организации, уничтожившего документы
в электронном виде и электронные дела)
________________
(дата)
Изменения в учетные документы внесены.
_____________________________________
(должность, инициалы, фамилия
работника архива организации)
______________
(дата)
______________________________
* Оформляется в актах о выделении к уничтожению документов в электронном виде с отметкой «ЭПК». В организации, не являющейся источником комплектования государственного архива и не имеющей вышестоящей организации, не оформляется.
