ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

31 августа 2022 г. № 120

Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 8 октября 2021 г. № 190

Утратило силу постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 21 августа 2026 г. № 46 (зарегистрировано в Национальном реестре - № 11-1/45207 от 01.09.2026 г.) <W22645207>

На основании части седьмой статьи 18¹ и части второй статьи 28 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве», абзаца одиннадцатого подпункта 6.30 пункта 6, части первой пункта 11 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. № 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Внести в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 8 октября 2021 г. № 190 «О работе с документами в электронном виде в государственных архивных учреждениях» следующие изменения:

в названии слова «архивных учреждениях» заменить словом «архивах»;

преамбулу и пункт 1 изложить в следующей редакции:

«На основании части седьмой статьи 18¹ и части второй статьи 28 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве», абзаца одиннадцатого подпункта 6.30 пункта 6, части первой пункта 11 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. № 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Правила работы с документами в электронном виде в государственных архивах (прилагаются).»;

Правила работы с документами в электронном виде в государственных архивных учреждениях, утвержденные этим постановлением, изложить в новой редакции (прилагаются).

2. Настоящее постановление вступает в силу с 27 октября 2022 г.

 

Министр

С.Н.Хоменко

 

СОГЛАСОВАНО

Оперативно-аналитический центр
при Президенте Республики Беларусь

Брестский областной
исполнительный комитет

Витебский областной
исполнительный комитет

Гомельский областной
исполнительный комитет

Гродненский областной
исполнительный комитет

Минский областной
исполнительный комитет

Могилевский областной
исполнительный комитет

Минский городской
исполнительный комитет

 

УТВЕРЖДЕНО Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь 08.10.2021 № 190 (в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь 31.08.2022 № 120)

ПРАВИЛА
работы с документами в электронном виде в государственных архивах

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящие Правила устанавливают порядок работы с документами в электронном виде, в том числе с электронными документами, в государственных архивах с использованием информационной системы архива электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – ИС АЭД) и автоматизированной информационной системы государственных архивов (далее – АИС архива).

2. Для целей настоящих Правил применяются термины в значениях, определенных в Законе Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», Законе Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве», Правилах работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 20.

3. В государственном архиве обеспечивается единство информации об источниках комплектования государственного архива (далее – источники комплектования) и архивных фондах независимо от вида носителя в процессе информационного взаимодействия ИС АЭД и АИС архива.

4. Государственный архив в ИС АЭД выполняет следующие функции:

прием документов в электронном виде, образующихся в процессе деятельности государственных органов и иных организаций (далее, если не определено иное, – организации);

обеспечение сохранности документов в электронном виде;

учет документов в электронном виде;

использование документов в электронном виде.

ГЛАВА 2
КОМПЛЕКТОВАНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, ПОРЯДОК ИХ ПЕРЕДАЧИ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

5. Комплектование государственного архива документами в электронном виде осуществляется путем систематического пополнения государственного архива документами в электронном виде в соответствии с его профилем.

Комплектование государственного архива документами в электронном виде включает:

определение источников комплектования;

определение состава документов в электронном виде, подлежащих приему;

прием-передачу документов в электронном виде.

6. Определение источников комплектования государственного архива, состава документов в электронном виде, подлежащих приему, и форм приема, проведение экспертизы ценности документов в электронном виде, организационно-методическое руководство работой архивов организаций по приему, хранению, учету и использованию документов в электронном виде в делопроизводстве осуществляются в соответствии с общими требованиями законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства.

7. В государственном архиве формируется и ведется список организаций, передающих документы в электронном виде на постоянное хранение.

8. Государственный архив принимает на постоянное хранение документы в электронном виде государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь после истечения сроков их временного хранения, установленных законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства.

Изменение установленных сроков временного хранения электронных дел (продление сроков хранения электронных дел или их передача в государственный архив до истечения сроков временного хранения) осуществляется в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства.

9. Передача и прием электронных дел на постоянное хранение осуществляется по графику передачи электронных дел на постоянное хранение. График передачи электронных дел на постоянное хранение составляется государственным архивом совместно с архивами организаций, являющихся источниками комплектования, после поступления утвержденных описей электронных дел постоянного хранения в государственный архив.

Государственный архив информирует организации, являющиеся источниками комплектования, о дате и времени передачи документов в электронном виде на постоянное хранение в соответствии с форматом обмена данными информационных систем архивов организаций, являющихся источниками комплектования, с ИС АЭД (далее – формат обмена).

10. Организации, являющиеся источниками комплектования, согласовывают используемые форматы файлов документов в электронном виде, передаваемых на постоянное хранение, с государственным архивом, источником комплектования которого они являются.

11. Электронные дела поступают на постоянное хранение по описям электронных дел постоянного хранения, составленным по форме согласно приложению 1.

Описи электронных дел постоянного хранения предварительно согласовываются с центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) (экспертной комиссией (далее – ЭК)) организации, являющейся источником комплектования, после чего утверждаются экспертно-методической комиссией (далее – ЭМК) государственного архива (экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета).

Утверждение описей электронных дел постоянного хранения ЭМК государственного архива осуществляется в соответствии с форматом обмена.

При утверждении описи электронных дел постоянного хранения ЭМК государственного архива осуществляется оценка правильности составления описи. При этом проверяются:

номера электронных дел;

заголовки электронных дел, полнота состава документов в электронном виде;

крайние даты электронных дел;

количество и объем документов в электронном виде в каждом электронном деле.

При наличии по описи электронных дел постоянного хранения замечаний и (или) предложений организации, являющейся источником комплектования, направляется информация о необходимости внесения изменений. После доработки с учетом замечаний и (или) предложений опись электронных дел постоянного хранения утверждается ЭМК государственного архива.

12. Электронные дела поступают в государственный архив в соответствии с форматом обмена.

13. При приеме электронных дел на постоянное хранение проверяется:

соответствие электронных дел формату обмена;

целостность принимаемых документов в электронном виде;

отсутствие вредоносных компьютерных программ.

Работник государственного архива, производящий прием электронных дел, путем визуального просмотра проверяет:

комплектность и правильность составления сопроводительной документации;

соответствие заявленных для передачи документов в электронном виде в описи электронных дел постоянного хранения реально переданным документам в электронном виде.

14. При приеме на постоянное хранение электронных дел подлинность передаваемой информации подтверждается проверкой действительности на момент проверки ЭЦП на внутренней описи каждого электронного дела, а также соответствия контрольных характеристик файлов документов в электронном виде контрольным характеристикам, указанным во внутренней описи электронного дела и в метаданных.

После завершения процедуры приема документов в электронном виде выполняется их резервное копирование.

15. Прием электронных дел на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи электронных дел на постоянное хранение по форме согласно приложению 2.

ГЛАВА 3
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ

16. Работники государственного архива, обеспечивающие работу с документами в электронном виде, определяются приказом руководителя государственного архива исходя из объема работ по приему документов в электронном виде на постоянное хранение.

17. Для работы с документами в электронном виде работник государственного архива должен иметь средство ЭЦП, личный ключ и соответствующий ему сертификат открытого ключа, а также при необходимости атрибутный сертификат, определяющий полномочия работника.

18. Государственным архивом осуществляется контроль целостности данных путем вычисления и последующей проверки целостности контрольных характеристик файлов документов в электронном виде, а также проверки действительности на момент выработки ЭЦП на внутренней описи каждого электронного дела.

Проверки целостности контрольных характеристик файлов документов в электронном виде, проводимые в государственном архиве, могут быть плановые и единовременные.

19. Плановые проверки целостности контрольных характеристик файлов документов в электронном виде проводятся не реже одного раза в полугодие.

Единовременные проверки целостности контрольных характеристик файлов документов в электронном виде проводятся:

при приеме документов в электронном виде на постоянное хранение;

после чрезвычайных происшествий (аварии, катастрофы, стихийного бедствия);

при смене руководителя государственного архива;

при смене работников, имеющих доступ к документам в электронном виде в государственном архиве;

при выдаче документов в электронном виде пользователям архивных документов.

20. Результаты проверок целостности контрольных характеристик файлов документов в электронном виде фиксируются в журнале проверки целостности контрольных характеристик файлов документов в электронном виде.

В случае выявления ошибок при проведении проверки целостности контрольных характеристик файлов документов в электронном виде восстановление информации осуществляется из резервной копии.

ГЛАВА 4
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ

21. Учет документов в электронном виде осуществляется в государственном архиве путем определения их количества и состава в установленных единицах учета и отражения этого количества и состава в учетных документах.

22. Единицами учета документов в электронном виде в государственном архиве являются:

электронное дело;

документ в электронном виде.

Электронные дела включаются в опись электронных дел постоянного хранения и подлежат учету в составе:

архивного фонда;

объединенного архивного фонда;

архивной коллекции.

Документы в электронном виде подлежат учету в составе электронного дела. При учете документов в электронном виде фиксируется количество объектов хранения, составляющих документ в электронном виде.

23. Основными учетными документами являются:

описи электронных дел постоянного хранения;

реестр описей электронных дел постоянного хранения по форме согласно приложению 3;

книга учета поступления документов в электронном виде по форме согласно приложению 4.

24. Опись электронных дел постоянного хранения является учетным документом, предназначенным для поединичного и суммарного учета электронных дел, включенных в опись, и их систематизации. К номеру описи электронных дел постоянного хранения добавляется буквенный индекс «ЭД».

Сведения об общем количестве электронных дел в описи электронных дел постоянного хранения закрепляются в итоговой записи.

25. Учет документов в электронном виде в составе электронных дел, включенных в описи электронных дел постоянного хранения, осуществляется при их принятии на постоянное хранение.

Каждой единице учета документов в электронном виде присваивается учетный номер, являющийся частью архивного шифра документа в электронном виде.

Архивный шифр документа в электронном виде состоит из номеров:

архивного фонда (объединенного архивного фонда, архивной коллекции);

описи электронных дел постоянного хранения;

электронного дела;

документа в электронном виде.

26. Реестр описей электронных дел постоянного хранения предназначен для регистрации описей электронных дел постоянного хранения, учета их количества.

Книга учета поступления документов в электронном виде предназначена для учета каждого поступления документов в электронном виде в государственный архив, их количества и состояния.

27. Регистрация поступления документов в электронном виде выполняется путем внесения сведений о поступивших документах в электронном виде в лист архивного фонда, карточку архивного фонда, реестр описей электронных дел постоянного хранения и формирования сведений об изменениях в составе и объеме архивных фондов, связанных с поступлением документов в электронном виде.

ГЛАВА 5
НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА

28. Научно-справочный аппарат к документам в электронном виде государственного архива формируется для автоматизированного поиска информации и представляет собой совокупность описаний документов в электронном виде.

29. Функции научно-справочного аппарата осуществляются с помощью группировки находящихся на постоянном хранении документов в электронном виде по различным критериям и признакам.

30. Поиск документов в электронном виде осуществляется по атрибутам архивного описания электронных дел и документов в электронном виде.

ГЛАВА 6
ПОРЯДОК ПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ

31. Пользование архивными документами в электронном виде может осуществляться путем предоставления пользователям прав на их использование либо путем направления государственным архивом запрашиваемых сведений (далее – информационные документы).

32. Пользователи архивных документов в электронном виде имеют право на получение и использование содержащейся в них информации в пределах и порядке, определяемых законодательством, а также договором между государственным архивом и пользователем архивных документов в электронном виде в случае его заключения.

33. Предоставление прав пользования документами в электронном виде организациям и гражданам осуществляется на основании письма организации, направившей своего представителя в государственный архив, или личного заявления гражданина с резолюцией руководителя государственного архива о разрешении на работу с документами в электронном виде.

34. Составление, оформление и предоставление пользователям информационных документов осуществляется в соответствии с законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства.

Подготовленный государственным архивом информационный документ подписывается руководителем государственного архива или уполномоченным им должностным лицом государственного архива при оформлении в электронном виде – ЭЦП, а при оформлении на бумажном носителе – собственноручно.

35. Архивные документы в электронном виде могут использоваться при организации выставок документов в электронном виде, популяризации документов в электронном виде в средствах массовой информации, проведении информационных мероприятий с использованием документов в электронном виде, публикации документов в электронном виде в различных формах с соблюдением требований законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, законодательства об информации, информатизации и защите информации.

36. Использование документов в электронном виде в государственном архиве подлежит учету.

37. Учет выдачи документов в электронном виде осуществляется путем ведения журнала выдачи документов в электронном виде.

 

 

Приложение 1 к Правилам работы с документами в электронном виде в государственных архивах

 

Форма

 

__________________________________	УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации)	_______________________________________
	(наименование должности руководителя организации)
	_______________________________________
	(инициалы, фамилия)
	_______________
	(дата)

 

Фонд № ___________

ОПИСЬ № ___________
электронных дел постоянного хранения

за _________ год

 

№ п/п	Индекс электронного дела	Название раздела, заголовок электронного дела	Дата (крайние даты) электронного дела	Количество документов в электронном деле	Объем документов в электронном виде электронного дела	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

 

В данную опись внесено _________________________________________ электронных дел

(цифрами и прописью)

с № ________ по № ________

______________________________________

(наименование должности,

инициалы, фамилия составителя описи)

__________________

(дата)

______________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия

руководителя архива организации (лица,

ответственного за архив организации)

__________________

(дата)

 

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЦЭК (ЭК)	УТВЕРЖДЕНО Протокол заседания ЭМК (ЭПК)
	____________________________________
	(наименование государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета)
	______________ № ____________
______________________________
(наименование организации)
____________ № ____________
Передачу произвел:	Прием произвел:
_____________________________	___________________________________
(наименование должности, инициалы, фамилия лица, проводившего передачу)	(наименование должности, инициалы, фамилия лица, проводившего прием)
_______________	_______________
(дата)	(дата)

 

Изменения в учетные документы внесены.

 

______________________________________	_________________________
(наименование должности работника государственного архива, принявшего опись)	(инициалы, фамилия)

 

__________________

(дата)

 

 

Приложение 2 к Правилам работы с документами в электронном виде в государственных архивах

 

Форма

 

УТВЕРЖДАЮ	УТВЕРЖДАЮ
_________________________________	______________________________
(наименование должности руководителя организации)	(наименование должности руководителя государственного архива)
_________________________________	______________________________
(инициалы, фамилия)	(инициалы, фамилия)
_______________	_______________
(дата)	(дата)

АКТ
приема-передачи электронных
дел на постоянное хранение

___________ № ___________

_________________________

(место составления)

 

Основание: __________________________________________________________________

(нормативный правовой акт

_____________________________________________________________________________

в сфере архивного дела и делопроизводства)

В связи с _____________________________________________________________________

(истечением срока временного хранения документов в электронном виде

в организации, ликвидацией, реорганизацией организации)

_____________________________________________________________________________

(наименование организации)

передает, а ___________________________________________________________________

(наименование государственного архива)

принимает на постоянное хранение электронные дела за ______________ годы и научно-справочный аппарат к ним:

 

№ п/п	Название и номер описи	Количество электронных дел	Крайние даты электронных дел	Примечание
1	2	3	4	5

 

Итого принято _________________________________________________ электронных дел.

(цифрами и прописью)

В государственном архиве фонду присвоен номер _____

 

Передачу произвел:	Прием произвел:
______________________________	_______________________________
(наименование должности работника архива организации, передавшего дела)	(наименование должности работника государственного архива, принявшего дела)
______________________________	_______________________________
(инициалы, фамилия)	(инициалы, фамилия)
______________________________	_______________________________
(дата)	(дата)

 

Изменения в учетные документы внесены.

______________________________________

(наименование должности, инициалы,

фамилия работника архива организации,

внесшего изменения в учетные документы)

___________________________

(дата)

 

 

Приложение 3 к Правилам работы с документами в электронном виде в государственных архивах

 

Форма

РЕЕСТР
описей электронных дел постоянного хранения

№ п/п	Номер фонда	Номер описи	Название описи	Крайние даты документов в электронном виде	Количество электронных дел	Объем описи	Отметка о выбытии	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

 

Итого за _______ год поступило ___________________________ описей электронных дел,

(цифрами и прописью)

выбыло _________________________________ описей электронных дел.

(цифрами и прописью)

 

На 1 января ________ года ____________________________ описей электронных дел.

(цифрами и прописью)

 

______________________________________

(наименование должности, инициалы,

фамилия работника государственного архива,

сформировавшего реестр)

___________________________

(дата)

 

 

 

Приложение 4 к Правилам работы с документами в электронном виде в государственных архивах

 

Форма

КНИГА
учета поступления документов в электронном виде

 

№ п/п	Дата поступления	Наименование организации (фамилия, инициалы лица), от которой поступили документы в электронном виде	Название, номер и дата документа, по которому приняты документы в электронном виде	Название фонда	Годы документов в электронном виде	Количество электронных дел или неописанных документов в электронном виде	Краткая характеристика состава документов в электронном виде	Номер фонда, присвоенный документам в электронном виде по списку фондов	Номера описей, по которым поступили документы в электронном виде	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

 

Итоговая запись:

итого за __________ год поступило _____________________________________ электронных дел.

(цифрами и прописью)

___________________________________________________________

(наименование должности, инициалы, фамилия работника

государственного архива, сформировавшего книгу)

_______________

(дата)