Восстановление трудовой книжки

Материал актуализирован с использованием правовых актов по состоянию на 29 июня 2018 г.

Автор раскрывает понятие дубликата трудовой книжки, указывает, в каких случаях дубликат выдается работнику, на основании каких документов заполняется и каким образом в него вносятся записи.

Способом восстановления трудовой книжки является выдача дубликата. Согласно п. 2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция), трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (п. 4 Инструкции). Исключение из этого правила установлено п. 6 Инструкции, наделяющим полномочиями по оформлению и ведению трудовых книжек домашних работников не их нанимателей, а местные исполнительные и распорядительные органы первичного территориального уровня.

Лица же, принимаемые на работу не впервые, предъявляют нанимателю трудовую книжку. В тех случаях, когда у работника отсутствует трудовая книжка, ему выдается дубликат. Главой 9 Инструкции урегулирован порядок оформления и выдачи дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней). Согласно п. 62 Инструкции установлены следующие случаи выдачи дубликата трудовой книжки:

● утрата трудовой книжки (вкладыша к ней);

● повреждение трудовой книжки (вкладыша к ней);

● наличие в трудовой книжке записей о переводе на другую работу, об увольнении, признанных недействительными;

● отбытие лицом наказания с ограничением в трудовой деятельности либо освобождения от него;

● изменение половой принадлежности.

В случае утраты трудовой книжки (вкладыша к ней) работник обращается к нанимателю, а уволенный работник – к нанимателю по последнему месту работы в течение 6 мес. после его увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки, а также с документами, подтверждающими стаж работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю (справка о периоде работы (службы), копия приказа (распоряжения) нанимателя)) и копией трудовой книжки (если таковая имеется). Дубликат трудовой книжки выдается нанимателем не позднее 15 к.д. со дня поступления заявления работника. При обращении работника по истечении 6 мес. после его увольнения прежним нанимателем выдается справка о периоде работы, службы работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника дубликата трудовой книжки. При прекращении деятельности нанимателя, смерти нанимателя-физлица по вопросу выдачи справки о периоде работы, службы у данного нанимателя, а также выдачи иных документов уволенный работник обращается по месту хранения этих документов. При утрате трудовой книжки по вине нанимателя наниматель самостоятельно принимает меры для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению на работу к данному нанимателю, и выдает дубликат трудовой книжки.

Пример 1.

Образец оформления письменного заявления о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с утратой трудовой книжки (по вине работника)

В том случае, если трудовая книжка (вкладыш к ней) повреждена, наниматель по последнему месту работы по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) в порядке, предусмотренном ч. 1, 2 п. 64 Инструкции для выдачи дубликата трудовой книжки при ее утрате. На первой странице поврежденной трудовой книжки делается отметка «Взамен выдан дубликат», а трудовая книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы лицо предъявляет дубликат трудовой книжки (п. 65 Инструкции).

При наличии в трудовой книжке работника записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной, нанимателем, внесшим такую запись, по письменному заявлению работника, а также с документом о признании записей о переводе на другую работу, об увольнении недействительным (как правило, решение суда) выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее этой записи. На первой странице прежней трудовой книжки делается отметка «Взамен выдан дубликат», а трудовая книжка возвращается владельцу (п. 66 Инструкции).

Пример 2

Образец оформления письменного заявления о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с наличием в трудовой книжке записи об увольнении, признанной недействительной (в случае восстановления на работе)

Лицу, отбывшему наказание с ограничением в трудовой деятельности либо освобожденному от него, взамен трудовой книжки выдается дубликат без внесения в него записи об ограничениях в трудовой деятельности в порядке, предусмотренном п. 66 Инструкции. Вместе с заявлением лицо подает документы, подтверждающие отбытие наказания с ограничением в трудовой деятельности либо освобождение от него (п. 67 Инструкции).

При изменении половой принадлежности дубликат трудовой книжки выдается нанимателем по месту работы либо по последнему месту работы работника на основании документов, подтверждающих факт изменения половой принадлежности. В дубликат трудовой книжки вносится запись об общем стаже работы до поступления к данному нанимателю, подтвержденная прежней трудовой книжкой, которая остается у работника (п. 68 Инструкции).

При выдаче дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) наниматель оформляет трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульной страницы.

Пример 3

Образец оформления надписи «Дубликат»

Наниматель оказывает содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю (п. 63 Инструкции). Для этого можно направить письменные запросы во все организации, где ранее трудился работник, получить от нанимателей справки о периоде работы у них работника. 

В разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях и поощрениях» нанимателем по последнему месту работы при заполнении дубликата трудовой книжки вносятся все записи о работе, награждениях и поощрениях на основании ранее изданных приказов (распоряжений). При внесении записей о работе, награждениях и поощрениях, эти записи отдельно в соответствующих разделах трудовой книжки заверяются подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки) и печатью нанимателя (представительства иностранной организации) (п. 70 Инструкции).

Внесение всех записей в дубликат трудовой книжки осуществляется тем нанимателем, который выдает дубликат, на основании документов, выданных другими нанимателями, у которых работал данный работник (копий приказов, справки о периодах работы и т.д.