Неурегулированные вопросы заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Часть 2

Читать «Неурегулированные вопросы заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Часть 1»

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 4 апреля 2018 г.

В материале автор дает ответы на наиболее часто встречающиеся вопросы (ситуации) в части ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также предлагает способы их решения.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК);

● Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Постановление № 40; Инструкция № 40).

Исправления в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – книга учета) заполняется от руки, поэтому случаются описки, ошибочное внесение данных. Тогда требуется их грамотное исправление, но Инструкция № 40 не содержит соответствующих норм. В связи с этим при устранении ошибок принято руководствоваться общепринятыми правилами исправлений в различных регистрационных формах.

Ситуация 1.

При проведении кадрового аудита было обнаружено, что в книге учета не зарегистрирована трудовая книжка одного из работников. При этом имеются записи о регистрации трудовых книжек работников, принятых на работу позже.

Как поступить в указанной ситуации?

При регистрации трудовых книжек важна не дата приема работников на работу, а дата принятия от них трудовых книжек или дата их заполнения. Иными словами, несоответствие между датами приема работников и датами регистрации их трудовых книжек не является нарушением порядка регистрации трудовых книжек.

Если имеет место нарушение хронологии внесения записей (в т.ч. с учетом 7-дневного срока, указанного в п. 8, 26 Инструкции № 40), то в указанной ситуации, по мнению автора, целесообразно поступить следующим образом: после всех внесенных записей надо поставить следующий порядковый номер, дату приема или заполнения трудовой книжки этого работника и заполнить все остальные графы книги учета. Иными словами, хоть и с опозданием, но необходимо зарегистрировать трудовую книжку. При этом не стоит признавать недействительными ранее внесенные регистрационные записи, т.к. в отличие от исправления (внесения) пропущенной записи в трудовой книжке хронология внесения записи в книге учета не отражает историю трудовой деятельности конкретного работника.

Ситуация 2.

При получении трудовой книжки в день увольнения работник расписался не в той строке книги учета, т.е. напротив фамилии другого работника.

Как исправить такую ошибку, если она была замечена уже после того, как работник уволился?

Если при получении трудовой книжки в день увольнения работник расписался не в той строке книги учета, т.е. напротив фамилии другого работника, такую ошибку можно исправить следующим образом:

1) ошибочную подпись необходимо зачеркнуть одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое;

2) на полях рядом с ошибочно внесенной подписью внести запись: «Подпись в графе 13 строки ... недействительна», поставить дату признания подписи недействительной, указать фамилию и инициалы лица, признавшего подпись недействительной;

3) работник, ошибочно поставивший свою подпись напротив фамилии другого работника, должен расписаться в соответствующей строке напротив своей фамилии.

Обоснование. Согласно ч. 8 ст. 50 ТК порядок заполнения, выдачи трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем регулируется Постановлением № 40 и Инструкцией № 40.

Порядок учета движения и хранения трудовых книжек установлен гл. 11 Инструкции № 40. С целью учета движения трудовых книжек у нанимателей ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 79 Инструкции № 40).

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета, где указывает дату получения (п. 79 Инструкции № 40).

В рассматриваемой ситуации при получении трудовой книжки в день увольнения работник расписался не в той строке книги учета, т.е. напротив фамилии другого работника.

Действующее законодательство не устанавливает алгоритм действий нанимателя в случае ошибочного проставления подписи работником напротив фамилии другого работника.

Учитывая это обстоятельство, по мнению автора, допустимо руководствоваться правилами внесения изменений и исправлений в аналогичные документы: трудовые книжки и первичные учетные документы.

Для исправления ошибки целесообразно признать подпись недействительной.

Пример 1.

Образец исправления подписи работника не в той строке графы 13 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Вопрос 1.

Как аннулировать записи в книге учета, в т.ч. при восстановлении работника на работе, при отзыве им заявления об увольнении по желанию работника, когда запись уже была внесена и т.п.?

Вновь зарегистрировать трудовую книжку восстановленного работника нельзя, т.к. нет приема на работу, а запись об увольнении признается недействительной ( ч. 1 ст. 243 ТК, п. 59 Инструкции № 40). Также при возврате восстановленным работником трудовой книжки вновь на хранение нанимателю работнику необходимо формально вернуть расписку, которая оформляется согласно ч. 5 п. 79 Инструкции № 40.

Пример 2.

Образец аннулирования даты и подписи работника в графах 12 и 13 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Вопрос 2.

Как внести изменения при смене фамилии работником, уже вступившим в трудовые отношения с нанимателем, а также наименования организации?

При изменении фамилии работником

В графе 5 книги учета предусмотрено внесение сведений о фамилии, собственном имени и отчестве.

На практике для приведения всех кадровых документов в соответствие при изменении, в частности, фамилии работника, принято вносить также изменения в книгу учета.

Считается возможным применить по аналогии порядок корректировки сведений для трудовых книжек, предусмотренный п. 51 Инструкции № 40. При изменении фамилии, собственного имени, отчества указанные сведения зачеркиваются, и над ними записываются измененные фамилия, собственное имя, отчество. Измененные данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность. Иными словами, рядом с исправленной записью необходимо сделать ссылку на соответствующий документ, заверить запись подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки).

Пример 3.

Образец изменения фамилии работника в графе 5 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

При изменении наименования организации

В данном случае, по мнению автора, можно воспользоваться правилом, закрепленным в подп. 82.1 п. 82 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила). Согласно подп. 82.1 п. 82 Правил, если в период формирования дела наименования организации или структурного подразделения изменялись или при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение, прежнее наименование заключается в скобки, а выше указывается новое наименование.

Иными словами, указанным способом можно воспользоваться и в случае необходимости отражения переименования организации на обложке книги учета: на обложке указать новое наименование организации, а прежнее заключить в скобки.

Пример 4.

Образец отражения переименования организации на обложке книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Ситуация 3.

В организации осуществляется реорганизация путем присоединения.

Как поступить с книгой учета?

Книгу учета присоединяемой организации перед передачей согласно акту организации-правопреемнику следует окончить, указав в последней записи причину прекращения ее ведения (т.е. указать, что произошла реорганизация в форме присоединения, и номер приказа о реорганизации), а также указав общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работников (которые также должны быть переданы согласно акту).

При небольшом количестве работников присоединяемой организации необходимо внести в книгу учета, которая ведется в организации-правопреемнике, принятые трудовые книжки работников от присоединяемой организации в общем порядке

Если количество работников значительное, то можно продолжить ведение книги только в отношении работников присоединяемой организации до окончания записей или до распоряжения руководителя организации.

Заполнение графы о выдаче трудовой книжки работникам

Одним из пробелов, связанных с учетом трудовых книжек, по мнению автора, является то, что законодательство, с одной стороны, обязывает нанимателя вести учет движения трудовых книжек (п. 79 Инструкции № 40), а также обязывает его выдавать на руки трудовую книжку не позднее чем в 5-дневный срок со дня подачи соответствующего письменного заявления работника сроком не более чем на 5 к. д. (п. 76 Инструкции № 40), а, с другой стороны, в графе 12 книги учета предусмотрено проставление даты выдачи трудовой книжки только при увольнении. При выдаче на руки трудовой книжки согласно п. 76 Инструкции № 40 работники вместо проставления подписи в книге учета выдает нанимателю соответствующую расписку.

Ситуация 4.

В день увольнения работника установлено, что его трудовая книжка утеряна по вине нанимателя.

Как отразить это в книге учета трудовых книжек?

В данном случае обычно принимаются следующие действия:

1) фиксируется факт утраты трудовой книжки по вине нанимателя (при необходимости с проведением служебного расследования данного обстоятельства (для установления вины и т.п.);

2) согласно п. 64 Инструкции № 40 предлагается работнику написать и подать на имя нанимателя заявление работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки;

Пример 5.

Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с утратой трудовой книжки по вине нанимателя

3) наниматель оформляет дубликат трудовой книжки согласно гл. 9 Инструкции № 40 и при этом самостоятельно принимает меры для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению на работу к данному нанимателю;

4) выдача дубликата трудовой книжки работнику не позднее 15 к.д. со дня поступления соответствующего заявления работника и фиксация данного обстоятельства в книге учета.

В книге учета при утрате трудовой книжки на практике делают следующие записи:

● в графе 12 книги учета производят запись «утрачена» и дают ссылку на соответствующий акт либо указывают: «Трудовая книжка не выдана в связи с ее утратой»;

● при оформлении дубликата трудовой книжки его регистрируют, а в графе 12 книги учета указывают дату его выдачи. В данном случае возникает вопрос, что указывать в графе 7, 8, если дубликат оформляется уже после даты увольнения работника, т.е. надо ли указывать наименование должности (профессии), а также структурного подразделения уволенного работника. Если исходить из фактического статуса уволенного работника, то наименование должности (профессии) указывать не нужно, т.к. на момент оформления дубликата он уже не состоит в трудовых отношениях с нанимателем.

Пример 6.

Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним в части учета дубликата

КНИГА

учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Ситуация 5.

Организация имеет филиалы в областных центрах. Кадровое делопроизводство ведется в центральном офисе (в г. Минске), там же находится книга учета.

Как получить подпись увольняющегося из филиала работника в книге учета, если трудовая книжка ему передана?

Правомерно ли направить ему ксерокопию книги учета, чтобы он в ней расписался?

Достаточно ли приобщить к книге учета расписку работника?

Если трудовая книжка в филиал организации была привезена лицом, уполномоченным принимать трудовые книжки и ответственным за их хранение, то правомерно отправить с указанным лицом и книгу учета, а при вручении этим лицом трудовой книжки уволенному работнику получить его подпись в книге учета.

Направление ксерокопии книги учета для того, чтобы работник в ней расписался и тем самым подтвердил получение трудовой книжки, неправомерно (т.к. законодательством не предусмотрено проставление подписи работника в ксерокопии книги учета). Также неправомерно подменять подпись работника в книге учета распиской о том, что работник получил трудовую книжку.

Таким образом, если трудовая книжка была выдана работнику на руки в филиале, то, следовательно, она должна была быть выдана ответственным за это лицом, которое также обязано вести книгу учета и предоставлять работнику в ней расписаться при получении трудовой книжки.

Вопрос 3.

Как должна быть сформулирована отметка о том, что работнику или его родственнику по почте выслана трудовая книжка?

Инструкция № 40 предусматривает два случая высылки трудовой книжки при наличии письменного заявления о направлении трудовой книжки по почте:

● работника (как следует из п. 74 Инструкции, в случае его отсутствия на работе в день увольнения либо его отказа от получения трудовой книжки). В этом случае наниматель не позднее следующего дня после получения такого заявления направляет трудовую книжку по указанному в заявлении адресу;

● совершеннолетнего члена семьи работника либо его близкого родственника (в случае смерти работника, признания его судом умершим или безвестно отсутствующим). В этом случае наниматель также направляет трудовую книжку (или ее дубликат) по почте по указанному в заявлении адресу.

Пример 7.

Образец письма нанимателя о необходимости получения трудовой книжки

Пересылка трудовой книжки почтой осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Совета Министров от 07.09.2004 № 1111.

Однако почтовые отправления в виде заказного письма с уведомлением дают возможность подтвердить только отправку определенному адресату. Содержимое почтового отправления подтвердить ничем не удастся. Удостоверить содержимое почтового уведомления можно, используя опись вложения в почтовое отправление. Факт отправки письма нужно зафиксировать в журнале исходящей корреспонденции (п. 139, 141 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

В описи следует указать ту документацию, которую наниматель отправляет (т.е. уведомление о необходимости получения трудовой книжки). В этом случае работник оператора почтовой связи проверяет вложение, удостоверяет опись вложения своей подписью и штемпелем почтового отделения, с указанием даты. Теперь у нанимателя будет официальный документ, который может стать весомым аргументом в случае трудового спора.

Пример 8.

КНИГА

учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Вопрос 4.

Как зафиксировать получение трудовой книжки на руки родственником работника?

Пунктом 75 Инструкции № 40 предусмотрена возможность выдачи по письменному заявлению совершеннолетнего члена семьи либо близкого родственника работника оформленную в соответствии с ч. 2 п. 41 Инструкции № 40 (т.е. с записью об увольнении по п. 6 ст. 44 ТК).

Пример 9.

Образец заявления совершеннолетнего члена семьи работника о выдаче ему трудовой книжки

Пример 10.

Образец расписки совершеннолетнего члена семьи работника в получении трудовой книжки

Пример 11.

КНИГА

учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним