Применение в организации электронных (топливных) карт

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 15 июня 2016 г.

Приводятся основные аспекты отражения в бухгалтерском учете приобретения, заправки и списания топлива при использовании в организации электронных (топливных) карт.

У организаций, использующих в своей деятельности транспортные средства, возникают расходы, связанные с приобретением ГСМ. Одним из способов приобретения ГСМ является покупка с помощью топливных карт.

Существует 2 способа расчета при приобретении ГСМ с помощью топливных карт: расчет электронными деньгами и безналичный расчет.

Электронная (топливная) карта представляет собой металлический брелок с микрочипом. Каждая карточка имеет индивидуальный уникальный номер, выгравированный на обратной стороне карточки, и устный ПИН-код. ПИН-код сообщается пользователю карточки при ее получении и является ключом при использовании на объекте.

Переданная в собственность электронная карта учитывается на счете 10 «Материалы» (п. 16 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50 (в ред. от 30.06.2014; далее – Инструкция № 50)). Электронные карты организация вправе учитывать на субсчете 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности, инструменты».

Списание на затраты электронной карты производится на основании п. 107 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утв. постановлением Минфина от 12.11.2010 № 133 (в ред. от 30.04.2012), осуществляется в соответствии с учетной политикой организации.

На практике в большинстве случаев списание топливных карт производится в момент передачи их в эксплуатацию. Далее учет карт ведется в количественном выражении.

Если организация в своей деятельности эксплуатирует несколько автомобилей и приобретает несколько топливных карт, то целесообразно приказом закрепить за каждым автомобилем определенную карту. Это упорядочит процесс списания топлива в бухгалтерском учете и облегчит работу бухгалтерии.

Если на автомобиле ездят разные водители, можно завести журнал выдачи топливных карт и выдавать их под подпись каждому водителю при выезде. Однако, по мнению автора, закрепить приказом карту за каждым автомобилем будет достаточно, т.к. по выписанному путевому листу и сведениях о заправке, содержащихся в чеках, отчетах АЗС, можно будет определить, какой именно водитель заправлял автомобиль.

Расчеты за ГСМ, приобретаемые посредством электронных (топливных) карт, в подавляющем большинстве случаев проводятся на условиях предоплаты.

По окончании месяца организация, реализующая ГСМ, представляет документы, содержащие информацию о произведенных заправках, приобретенных товарах и услугах с использованием электронных (топливных) карт. Такими документами могут быть отчет по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг по электронным картам, который является актом выполненных работ, оказанных услуг, документ (акт-справку, реестр операций и т.п.), в котором содержатся детальные сведения по каждой электронной (топливной) карте: о дате и месте совершения покупки, цене, количестве, сумме поступивших платежей, о сальдо расчетов.

В последнее время данные документы представляются покупателям в электронном виде.

Полученный отчет является основанием для оприходования топлива в учете, отражения в учете услуг по обслуживанию карты. Организация получает отчет после окончания отчетного месяца, однако в учете поступление товарно-материальных ценностей отражается в отчетном месяце и, как правило, последним числом месяца.

При заправке автомобиля с помощью топливной карты на АЗС также выдаются и чеки. Во избежание ошибок и неточностей целесообразно сопоставлять данные, содержащиеся в чеках учетных терминалов, с данными отчета и акта-справки (реестра операций).

НДС принимается к вычету на общих основаниях в соответствии со ст. 107 Налогового кодекса (далее – НК).

Пример.

Поставщик 06.06.2016 представил организации отчет по отпуску нефтепродуктов за период с 01.05.2016 по 31.05.2016, в соответствии с которым организацией было получено 163 л бензина стоимостью 1 809 300 Br (в т.ч. НДС – 301 550 Br), стоимость услуги по обслуживанию карты – 6 000 (в т.ч. НДС – 1 000).

В бухгалтерском учете операции будут отражены следующим образом:

Потеря топливных карт

Порядок отражения в бухгалтерском учете потерь отражен в п. 73 Инструкции № 50.

Счет 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» предназначен для обобщения информации о движении сумм по недостачам и потерям от порчи материалов, товаров, иных запасов, основных средств и другого имущества, выявленным в процессе его заготовления, хранения и реализации, кроме потерь имущества в результате стихийных бедствий.

Фактическая себестоимость недостающих материалов отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» и кредиту счета 10 «Материалы».

При установлении виновных лиц суммы недостач и потерь от порчи имущества сверх норм естественной убыли отражаются по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению ущерба») и кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества».

При отсутствии виновных лиц, а также при вынесении судебного постановления об отказе в удовлетворении требований о взыскании с виновных лиц денежных сумм суммы недостач и потерь от порчи имущества сверх норм естественной убыли отражаются по дебету счетов 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности», 91 «Прочие доходы и расходы» и кредиту счетов 94 «Недостачи и потери от порчи имущества», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению ущерба»).

Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и стоимостью недостающего имущества, отраженной на счете 94 «Недостачи и потери от порчи имущества», отражается по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению ущерба») и кредиту счетов 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности», 91 «Прочие доходы и расходы».

Как отмечалось выше, списание на затраты электронной карты производится в соответствии с учетной политикой организации.

Так, например, вся сумма полностью может списываться на затраты в момент передачи в эксплуатацию. Таким образом, на счете 10 «Материалы» нет остаточной стоимости, карта числится только по количеству. Поэтому, по мнению автора, инвентаризационная комиссия должна оценить ущерб, нанесенный работником, который потерял карту. Ущерб оценивается по цене аналогичной карты с учетом ее износа.

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи:

Дебет счета 10 – Кредит субсчета 90-7 – 140 000 Br – произведена оценка топливной карты инвентаризационной комиссией.

Дебет счета 94 – Кредит счета 10 – 140 000 Br – отражено списание утерянной топливной карты.

Дебет счета 73 – Кредит счета 94 – отражена потеря за счет виновного лица.

Дебет счетов 70, 50, 51 – Кредит счета 73 – отражено погашение виновным лицом суммы причиненного ущерба.

В соответствии с подп. 3.14 п. 3 ст. 129 НК в состав внереализационных расходов включаются среди прочего невозмещаемые суммы недостач, потерь и (или) порчи имущества, произошедших сверх норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством, если виновные лица не были установлены или суд отказал во взыскании данных сумм с виновных лиц, за исключением случаев, когда судом отказано во взыскании по зависящим от организации причинам. Такие расходы отражаются на дату составления документов правоохранительных органов и (или) судов, подтверждающих, что виновные лица не были установлены или суд отказал во взыскании с них.

При налогообложении не учитываются суммы недостач, потерь и (или) порчи имущества, произошедших сверх норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством, если судом отказано во взыскании этих сумм по зависящим от организации причинам (подп. 1.9 п. 1 ст. 131 НК).

Таким образом, списание в состав внереализационных расходов, учитываемых при обложении налогом на прибыль, возможно только на основании документального подтверждения отсутствия виновников или на основании определения суда об отказе во взыскании с виновной стороны. При отсутствии документов следственных или судебных органов, подтверждающих, что виновные лица не установлены либо отсутствуют, указанные расходы не учитываются при исчислении налога на прибыль.

В соответствии с подп. 19.15 п. 19 ст. 107 НК не подлежат вычету суммы НДС по товарам в случае их порчи, утраты (за исключением порчи, утраты товаров в связи с чрезвычайными обстоятельствами: пожар, авария, стихийное бедствие, ДТП).

Для целей применения подп. 19.15 п. 19 ст. 107 НК под:

● порчей товара понимается ухудшение всех или отдельных качеств (свойств) товара, в результате которого данный товар не может быть использован для целей реализации и (или) в производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг);

● утратой товара понимается событие, в результате которого произошли уничтожение или потеря товара. Не является утратой потеря товаров, понесенная плательщиком в пределах норм естественной убыли, установленных законодательством Республики Беларусь.

Налоговые вычеты плательщика подлежат уменьшению на суммы НДС, принятые им ранее к вычету по товарам, указанным в ч. 1 подп. 19.15 п. 19 ст. 107 НК. При невозможности определения размера ранее принятой к вычету суммы НДС или установления факта совершения операций, указанных в ч. 4 подп. 19.15 п. 19 ст. 107 НК, налоговые вычеты плательщика подлежат уменьшению на налоговые вычеты, равные 20 % от стоимости указанных в ч. 1 подп. 19.15 п. 19 ст. 107 НК товаров. Уменьшение налоговых вычетов производится в том отчетном периоде, в котором произошла порча, утрата таких товаров. Дата порчи, утраты товаров определяется как дата составления документа, подтверждающего порчу, утрату товаров.

Налоговые вычеты плательщика не подлежат уменьшению в случае:

● отнесения сумм НДС, предъявленных при приобретении либо уплаченных при ввозе указанных в ч. 1 подп. 19.15 п. 19 ст. 107 НК товаров, на увеличение их стоимости или за счет источников, указанных в подп. 19.3 п. 19 ст. 107 НК;

● включения сумм НДС по указанным в ч. 1 подп. 19.15 п. 19 ст. 107 НК товарам в затраты плательщика по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении;

● приобретения (создания) указанных в ч. 1 подп. 19.15 п. 19 ст. 107 НК товаров, при котором суммы НДС не предъявлялись плательщику продавцами товаров (работ, услуг), имущественных прав или не уплачивались плательщиком при ввозе товаров.

Согласно п. 4 ст. 106 НК суммы НДС, предъявленные при приобретении либо уплаченные при ввозе на территорию Республики Беларусь товаров (работ, услуг), имущественных прав, включая основные средства и нематериальные активы, могут относиться плательщиками на увеличение стоимости этих товаров (работ, услуг), имущественных прав.

Таким образом, в бухгалтерском учете по восстановлению НДС, принятого ранее к вычету, производятся следующие записи:

Дебет счета 68 – Кредит счета 18 – СТОРНО – отражено уменьшение налоговых вычетов по НДС в связи с утерей топливной карты.

Дебет счета 94 – Кредит счета 18 – НДС относится на увеличение недостачи по утерянной топливной карте (ч. 1 п. 21 Инструкции № 50).

Списание НДС, отраженного на счете 94, производится за счет того же источника, что списание утери.