Оформление приказов (распоряжений) по личному составу и записей в трудовую книжку

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 30 июня 2016 г.

Анализируются отдельные нормы законодательства, которые наниматель обязан соблюдать при оформлении заключения трудового договора, изменения его условий и прекращения трудового договора приказом (распоряжением), а также при внесении в трудовую книжку соответствующих записей.

Со вступлением в силу Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40), записи в трудовых книжках нужно делать без сокращений. В связи с этим возникает вопрос, как это согласуется с сокращениями в приказах (распоряжениях) по личному составу, необходимо ли в них тоже писать без сокращений. Отвечая на данный вопрос, автором рассмотрены наиболее характерные аспекты правового регулирования подготовки и оформления организационно-распорядительных документов, к числу которых относятся приказ и распоряжение, а также оформление записей в трудовые книжки.

Правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов, к числу которых относятся приказ и распоряжение, установлены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

Согласно п. 93, 94 Инструкции № 4:

● приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией;

● распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

● достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований (п. 67 Инструкции № 4);

● изложен простым и ясным языком с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка (п. 68 Инструкции № 4).

В соответствии с п. 69 Инструкции № 4 языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский. При этом предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений (п. 70 Инструкции № 4). При составлении организационно-распорядительных документов рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы, применять прямой порядок слов.

Следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов.

При оформлении приказов, распоряжений также необходимо соблюдать правила, закрепленные нормами гл. 7 Инструкции № 4.

В соответствии с п. 99 Инструкции № 4 текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.

При издании распорядительного документа на основании (во исполнение) НПА или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.

Примечание. Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов.

В соответствии с ч. 9 п. 99 Инструкции № 4 в приказах, распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.).

Пример 1

Пример 2

Примечание. Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль исполнения документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль исполнения приказа оставляю за собой».

Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ ... от ... № ...».

В распорядительный документ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения ...». Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

В соответствии с п. 100 Инструкции № 4 проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

Примечание. Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам (п. 98 Инструкции № 4).

Согласно п. 172 Инструкции № 4 к приказам (распоряжениям) по личному составу относят следующие приказы:

● о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников – 75 лет;

● о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) – 3 года.

В соответствии с подп. 142.4 п. 142 Инструкции № 4 регистрационным индексом приказа (распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненной литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).

Порядок ведения трудовых книжек, в т.ч. их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем определяет Инструкция № 40.

Согласно п. 26 Инструкции № 40 записи о приеме на работу, заключении трудового договора (контракта), переводе на другую постоянную работу, присвоении категории (разряда, класса), увольнении и основаниях прекращения трудового договора (контракта) вносятся в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки на основании приказа (распоряжения) нанимателя в течение 7 к.д. после его издания, а при увольнении работника – в день увольнения.

При этом нормы п. 12 Инструкции № 40 предписывают все записи в трудовой книжке производить без каких-либо сокращений.

Требование о недопустимости сокращений касается оформления каждого раздела трудовой книжки. Например, не допускается сокращение слов «приказ», «распоряжение», а также пунктов и статей Трудового кодекса. При этом указание записей в трудовую книжку должно быть точное и разборчивое.

Необходимо обратить внимание на правовые предписания п. 27 Инструкции № 40, согласно которым при внесении записи о приеме на работу в гр. 3 трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование нанимателя.

В трудовой книжке работника, работающего у ИП, в гр. 3 трудовой книжки в виде заголовка указываются фамилия, собственное имя, отчество ИП, наименование госоргана, иной госорганизации, осуществивших госрегистрацию ИП, дата и номер решения о госрегистрации.

Ниже заголовка в гр. 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 – дата приема на работу.

В графу 3 трудовой книжки вносится запись о приеме или назначении в структурное подразделение организации с указанием его наименования, наименования должности, профессии с указанием квалификационного разряда, класса, категории, в гр. 4 трудовой книжки вносятся дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя.

Например, в гр. 3 трудовой книжки наименование нанимателя нельзя писать «ИП Петров П.И., Адм. Центрального района г. Минска, свидетельство о госрегистрации от 22.09.2014 № 7777».

В графе 3 трудовой книжки наименование нанимателя записывается полно, например, «Индивидуальный предприниматель Петров Петр Иванович, Администрация Центрального района г. Минска, свидетельство о государственной регистрации от 22.09.2014 № 7777».

Таким образом, в Инструкции № 40 установлена полная взаимосвязь содержания формулировок приказов и записей (на их основании) в трудовую книжку работников.