Первичная сертификация системы управления окружающей средой: алгоритм действий

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 2 августа 2016 г. 

Рассматриваются процедуры первичной сертификации системы управления окружающей средой при положительном решении о внедрении системы.

Общие требования к процедуре проведения сертификации СУОС установлены в ТКП 5.1.05-2012 (03220) «Национальная система подтверждения соответствия Республики Беларусь. Сертификация систем управления. Основные положения», утв. постановлением Госстандарта от 30.04.2012 № 23 (далее – ТКП 5.1.05-2012). Кроме того, порядок проведения сертификации системы может конкретизироваться во внутренних документах аккредитованных органов по сертификации СУОС.

Процедура проведения первичного сертификационного аудита СУОС

Шаг 1. Подача заявки на проведение сертификации, исходной информации для аудита

Организация-заявитель, претендующая на сертификацию СУОС, оформляет и подает в орган по сертификации систем управления окружающей средой заявку по установленной форме установленной приложением А к ТКП 5.1.05-2012 либо органом по сертификации, исходную информацию, анкету-вопросник, и другие документы по СУОС.

Пример.

Образец заявки на проведение сертификации СУОС

Состав исходной информации определяется органом по сертификации, однако минимальный состав информации представлен в ТКП 5.1.05-2012 (см. табл. 1).

Таблица 1

Минимальный состав исходной информации о предприятии для аудита

Исходная информация предоставляется органу по сертификации СУОС как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Ввиду большого объема технической и эксплуатационной документации орган по сертификации может запрашивать частично данную документацию. В этом случае подробный анализ технической и эксплуатационной документации и выполнение требований по данной документации осуществляется командой по аудиту при сертификационном аудите СУОС.

Решение по заявке на проведение сертификации СУОС: принять или отказать?

Не более чем в течение 5 дней после представления документов орган по сертификации принимает решение по заявке.

Схема. Схема действий при принятии решения по заявке на проведение сертификации СУОС

При принятии заявки к исполнению с организацией заключается договор на проведение работ по сертификации СУОС. Стоимость работ по сертификации определяется на основании трудоемкости работ, определенной органом по сертификации с учетом норм, установленных в приложении В к ТКП 5.1.05-2012.

Типичные причины отклонения заявки:

● область применения СУОС организации-заявителя не включена в область аккредитации органа по сертификации СУОС;

● высокая загруженность органа по сертификации СУОС.

Шаг 2. Разработка программы аудитов СУОС, выбор и назначение команды по аудиту

После заключения договора орган по сертификации разрабатывает программу аудитов для полного 3-летнего цикла сертификации и определяет состав команды по аудиту.

Программа аудитов включает:

● первичный сертификационный аудит;

● инспекционный контроль в течение первого и второго годов;

● повторный сертификационный аудит в течение третьего года до истечения срока действия экологического сертификата соответствия.

Программа аудитов составляется таким образом, чтобы в течение срока действия сертификата были проверены все требования ТНПА на СУОС, филиалы и (или) площадки организации. Для СУОС согласно п. 5.4.9 ТКП 5.1.05-2012 допускается выборочная проверка филиалов, площадок.

Орган по сертификации назначает команду по аудиту. В ее состав всегда входит эксперт-аудитор в области сертификации СУОС, также могут быть включены технические эксперты, стажеры, наблюдатели.

Справочно. Эксперт-аудитор по сертификации СУОС – специалист, осуществляющий деятельность в области сертификации СУОС, профессиональная компетентность которого в проведении сертификации СУОС подтверждена сертификатом компетентности.

В команду по аудиту включается только один эксперт-аудитор, если его компетентность позволит выполнить обязанности руководителя команды по аудиту.

Технический эксперт – это лицо, владеющее конкретными знаниями или делящееся конкретным опытом с командой по аудиту. В случае сертификации СУОС, это знания в области охраны окружающей среды и природопользования. Технические эксперты работают под руководством экспертов-аудиторов.

Стажер включается в состав команды при условии, что один аудитор назначается в качестве оценивающего. Аудитор несет ответственность за работу и наблюдения, проведенные стажером.

Наблюдатель – лицо, сопровождающее команду по аудиту, но не участвующее в аудите. Наблюдателями могут быть сотрудники организации-заявителя, консультанты, персонал органа по аккредитации, проводящий наблюдение за деятельностью аккредитованного органа по сертификации, представители контролирующих (надзорных органов) или другие правомочные лица.

Примечание. На практике наблюдатели в состав команды по аудиту включаются нечасто, но могут быть включены эксперты-аудиторы РУП «Белорусский государственный центр аккредитации», проводящий наблюдение за деятельностью аккредитованного органа по сертификации СУОС.

Организация-заявитель имеет право опротестовать назначение члена команды по аудиту по объективным причинам:

● член команды работал ранее в организации-заявителе;

● оказывал ей услуги по консультированию;

● за неэтичное поведение при проведении предыдущих аудитов и др.

Шаг 3. Проведение первичного сертификационного аудита СУОС

Первичный сертификационный аудит состоит из двух этапов.

1-й этап сертификационного аудита

Сертификационный аудит на первом этапе проводится с целью оценки готовности организации к проведению сертификационного аудита на втором этапе.

Аудит на первом этапе проводится на основании разработанного и согласованного с организацией плана, который включает цели, критерии и область аудита, состав команды, дату и место проведения аудита, требования конфиденциальности, список сопровождающих и, что важно организации-заявителю, временной график проведения аудита.

На предварительном совещании обсуждаются вопросы относительно порядка проведения аудита. Степень детализации предварительного совещания соответствует осведомленности организации о процессе аудита.

При анализе документов проверяется выполнение следующих требований:

● обеспечение системности документации;

● соблюдение требований ТНПА на СУОС в документах системы;

● полнота описания системы в документах;

● идентификация и однозначность понимания требований документов СУОС.

Сбор информации проводится методом опроса персонала организации-заявителя, наблюдения за деятельностью персонала, анализа документации и записей. Полученная информация должна быть верифицирована путем сравнения с информацией из других источников (протоколов, отчетов и др.).

Справочно. Верификация – подтверждение посредством предоставления объективных свидетельств того, что установленные требования были выполнены.

Получение свидетельств аудита и подготовка выводов.

Свидетельством аудита является только верифицированная информация.

На заключительном совещании до сведения руководства доводятся:

● результаты анализа документов;

● проблемные области, выявленные при аудите;

● заключение о готовности организации ко второму этапу аудита.

Результаты аудита на первом этапе оформляются в отчете и предоставляются организации не позднее 14 дней после заключительного совещания. Команда по аудиту не дает рекомендаций для решения выявленных проблем.

2-й этап сертификационного аудита

Целью сертификационного аудита на втором этапе является оценка степени внедрения СУОС организации, включая ее результативность. Аудит на втором этапе всегда проходит в организации.

Сертификационный аудит на втором этапе проводится на основании разработанного и согласованного с организацией плана. План аудита предоставляется до начала аудита.

На предварительном совещании обсуждаются вопросы относительно порядка проведения сертификационного аудита.

Сбор информации проводится методом опроса персонала организации, наблюдения за деятельностью, анализа документации и записей.

На заключительном совещании до сведения руководства организации доводятся выявленные при аудите:

● несоответствия;

● аспекты для улучшения;

● предварительное заключение о соответствии (несоответствии) СУОС требованиям ТНПА;

● сроки и способы информации о планах и результатах устранения несоответствий.

Свидетельством аудита является информация, которая верифицирована. Для получения выводов свидетельства аудита должны быть сопоставлены с критериями аудита. Команда по аудиту анализирует свидетельства аудита и решает, какие из них является несоответствиями, а также определяет категорию несоответствия.

Таблица 2

К существенным несоответствиям относятся:

1. Осуществление деятельности без лицензии, когда наличие лицензии предусмотрено законодательством.

2. Установление в течение календарного года, предшествующего проведению аудита, факта:

● неисполнения в установленные сроки мероприятий, предусмотренных в природоохранных разрешениях;

● приостановки хозяйственной и иной деятельности организации, оказывающей вредное воздействие на окружающую среду;

● невыполнения организацией мероприятий по восстановлению нарушенного состояния окружающей среды в сроки, установленные в предписаниях госоргана, осуществляющего госконтроль в области охраны окружающей среды, содержащихся в претензии о возмещении вреда, причиненного окружающей среде, либо в решении суда в соответствии с законодательством Республики Беларусь;

● незаконного изъятия (добычи) природных ресурсов;

● самовольного подключения к системам питьевого водоснабжения или канализации;

● сокрытия, умышленного искажения сведений о состоянии и загрязнении окружающей среды, об источниках ее загрязнения;

● эксплуатации объекта с нарушением условий, указанных в заключении государственной экологической экспертизы и др.

Также командой по аудиту могут быть выявлены аспекты для улучшения деятельности организации, не связанные с нарушением требований к системе, но при реализации которых функционирование СУОС может быть улучшено.

Примечание. Реализация аспектов для улучшения деятельности проверяется при последующем аудите организации. В случае невыполнения организацией мероприятий по реализации аспектов для улучшения по решению руководителя команды по аудиту они могут быть переведены в ряд несоответствий.

Результаты первичного сертификационного аудита

По результатам аудита команда по аудиту подготавливает заключение о соответствии (несоответствии) СУОС.

Таблица 3

По результатам второго этапа аудита руководитель команды по аудиту с учетом результатов заключительного совещания обеспечивает подготовку отчета по второму этапу аудита в соответствии с требованиями ТКП 5.1.05-2012. Также в данном отчете указывается необходимость разработки корректирующих действий, устанавливаются сроки предоставления в орган по сертификации документальных свидетельств об устранении несоответствий, но не более 30 дней со дня окончания второго этапа аудита.

Решение о выдаче экологического сертификата соответствия принимается советом по сертификации органа по сертификации СУОС. При положительном решении орган по сертификации обеспечивает оформление, подписание и регистрацию экологического сертификата соответствия. Сертификат подписывается руководителем органа и выдается, как правило, на 3 года.

Справочно. Сведения о выданных сертификатах соответствия находятся в открытом доступе в рамках информационно-поисковой системы «Реестр национальной системы подтверждения соответствия Республики Беларусь».

При выдаче сертификата с организацией заключается соглашение по сертификации, в котором установлены обязательства организации и органа по сертификации.

Рассмотрение жалоб и апелляций

При отрицательном решении, т.е. о решении не выдавать сертификат соответствия, организация-заявитель имеет право подать жалобу или апелляцию.

Справочно. Жалоба – выражение неудовлетворенности деятельностью аккредитованного органа по сертификации со стороны организации-заявителя на сертификацию систем управления с ожиданием ответа.

Апелляция – официальное обращение организации-заявителя на сертификацию систем управления в более высокую инстанцию о пересмотре решения, принятого аккредитованным органом по сертификации.

Если заказчик желает опротестовать решение совета по сертификации по результатам сертификации СУОС, он должен подать письменную жалобу в орган по сертификации не позднее месяца после получения отчета по результатам сертификационного аудита.

Жалоба рассматривается на совете по сертификации. Решение по жалобе принимается лицом(ами), ранее не имевшим(ими) отношения к предмету жалобы, и органом по сертификации письменно уведомляется организация (лицо), направившее жалобу, а также организация, имеющая или претендующая иметь экологический сертификат соответствия.

В случае несогласия с решением совета по сертификации органа по сертификации организация-заявитель вправе обратиться в комитет по защите беспристрастности органа по сертификации.

При несогласии с решением органа по сертификации, его действием (бездействием) организация-заявитель вправе обжаловать их в Национальном органе по оценке соответствия Республики Беларусь – Госстандарте и национальном органе по аккредитации Республики Беларусь. О решении также письменно уведомляется организация (лицо), направившая(ее) апелляцию.