Действия при уничтожении бухгалтерских документов в результате несчастного случая

Материал актуализирован с использованием правовых актов по состоянию на 1 апреля 2019 г.

Приводятся нестандартные ситуации гибели бухгалтерских документов (затопление, пожар и т.д.), излагается порядок действий при истребовании налоговыми органами документов, пострадавших в результате пожара или затопления, обращается внимание на оценку рисков штрафных санкций.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Налоговый кодекс (далее – НК)

● Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – КоАП)

● Закон от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»

Причины утери документов могут быть различными.

В случае умышленной утраты первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета и иных бухгалтерских документов можно вести речь о налоговом преступлении, признаки которого могут быть достаточно очевидны, носить явный характер, но могут и не выделяться на общем фоне правомерной деятельности. К их числу относятся:

● уничтожение бухгалтерских документов (первичных, учетных, отчетных);

● инсценировка несчастного случая (пожар, затопление) или банкротства.

Кроме этого, утрата бухгалтерских документов является очень серьезной проблемой при установлении фактов криминального банкротства, поскольку определить признаки преднамеренного банкротства в случае утери этих документов практически невозможно. В данной ситуации страдают как интересы кредиторов, так и интересы государства. 

Если организация утратила документы неумышленно, то можно говорить о непредвиденном событии.

Последствия утери документов

В соответствии с подп. 1.11 п. 1 ст. 22 НК плательщики (юрлица и индивидуальные предприниматели (далее – ИП)) обязаны обеспечивать в течение сроков, установленных законодательством, сохранность документов бухгалтерского учета, учета доходов (расходов) и иных объектов налогообложения, других документов и сведений, необходимых для налогообложения.

Лицо, которому адресован запрос о представлении документов, обязано в срок направить или выдать их должностному лицу налогового органа, требующему указанные документы, или сообщить об отсутствии у него затребованных документов. Отказ плательщика от выдачи затребованных должностным лицом налогового органа документов либо непредставление их в установленный срок влекут установленную законодательством ответственность.

Факт отказа должностных лиц проверяемого субъекта от восстановления документов и учета объектов налогообложения организации в обязательном порядке отражается в объяснениях, после чего должностные лица налогового органа вправе провести проверку расчетным методом без предоставления плательщику дополнительного срока на восстановление учета.

Как показывает судебная практика, в настоящее время белорусские суды занимают достаточно жесткую позицию по случаям уничтожения бухгалтерских документов. Даже если это уничтожение произошло неумышленно, например, по причине пожара или стихийного бедствия, то налоговый орган исчисляет налоги по банковским выпискам исходя из всего оборота компании. В этом случае суд взыскивает всю сумму платежей, начисленную налоговым органом, причем не только с компании, но и с ее участников (учредителей), которые привлекаются к ответственности в субсидиарном порядке в том случае, если у компании отсутствуют средства.

Уголовная, административная и иная ответственность

При утрате запрашиваемых ИМНС документов виновное лицо субъекта хозяйствования или ИП привлекаются к административной ответственности в соответствии с п. 3 ст. 12.1 КоАП за необеспечение сохранности бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемых при упрощенной системе налогообложения (далее – УСН)) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату. Штраф в этом случае составит от 4 до 35 БВ.

Уничтожение должностным лицом юрлица или ИП бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемых при УСН) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения либо их сокрытие влекут наложение штрафа в размере от 50 до 100 БВ (п. 2 ст. 12.1 КоАП).

Непредставление должностным лицом юрлица или ИП в установленный срок документов и иных сведений, которые они обязаны представлять в соответствии с налоговым законодательством, в том числе международным договором Республики Беларусь, или по запросу налогового органа для осуществления налогового контроля, влечет административную ответственность в виде предупреждение или наложение штрафа в размере от 2 до 20 БВ (п. 1 ст. 13.8 КоАП).

Согласно ст. 56 НК ИМНС предоставлено право приостанавливать полностью или частично операции организаций и физлиц по их счетам и вкладам в банках, электронным кошелькам. Решение о приостановлении операций плательщика (иного обязанного лица) по его счетам в банке может приниматься руководителем налогового органа в т.ч. в случае непредставления плательщиком (иным обязанным лицом) в налоговые органы документов бухгалтерского учета, специальных разрешений (лицензий), иных документов (сведений) для проведения проверки.

Если будет доказан факт умышленного уничтожения бухгалтерских документов в целях уклонения от уплаты налогов (т.е. установлена взаимосвязь между пожаром, наводнением или кражей в бухгалтерии документов и уклонением от уплаты налогов), руководитель и главный бухгалтер организации понесут уголовную ответственность по ст. 243 Уголовного кодекса (далее – УК), но только если имел место факт уклонения от уплаты налогов в крупных и особо крупных размерах.

Помимо вышеназванной ответственности законодательством предусмотрена и иная ответственность за утерю бухгалтерских документов.

Алгоритм действий при утрате документов

Во-первых, при утрате или уничтожении документов организация должна получить документы, подтверждающие факт того, что чрезвычайные обстоятельства действительно имели место. Это даст возможность впоследствии подтвердить, что документы хранились надлежащим образом и вина организации-плательщика в пропаже или уничтожении документов отсутствует.

Таблица

Руководитель организации, ИП обязаны приказом назначить комиссию по расследованию факта уничтожения или порчи документов. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители ЖЭС или товарищества собственников, следственных органов, МЧС, государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, составленным в произвольной форме. В нем должны быть указаны состав комиссии, причины утраты или гибели документов организации и их перечень, ссылки на объяснительные записки опрошенных ответственных сотрудников. Объяснительные записки и документы, полученные от официальных органов, необходимо приложить к акту.

Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается руководителем организации, ИП.

В дальнейшем этот акт помещается в дела организации к восстановленным документам, а в номенклатуре дел делается отметка о наличии не оригиналов, а дубликатов документов.

О факте утраты или гибели документов необходимо известить налоговую службу. Для этого нужно обратиться в ИМНС по месту постановки на учет с соответствующим заявлением. Полученные от официальных органов документы (справки и акты) бухгалтерия организации-плательщика, ИП должны незамедлительно представить своему налоговому инспектору. Налоговый инспектор может установить сроки, в течение которых необходимо восстановить утраченные документы.

Во-вторых, во всех случаях организация должна попытаться восстановить утраченные документы.

Для этого нужно:

1) обратиться в обслуживающий банк с просьбой предоставить информацию о движении денег на счетах за соответствующий период;

2) на основе полученной из банка информации выявить всех контрагентов, с которыми организация или ИП работали, и направить им запросы с просьбой о предоставлении копий документов: договоров, накладных, счетов-фактур и др.;

3) обратиться в ИМНС для восстановления финансовой и налоговой отчетности и получить копии ранее сданной отчетности.

На основе восстановленной документации необходимо заново сформировать регистры бухгалтерского и налогового учета, а также бухгалтерскую и налоговую отчетность.

Практически невозможно восстановить данные о движении наличных денежных средств в организации, если уничтожены кассовые документы, контрольно-кассовая лента от кассовых суммирующих аппаратов и т.д.

Если показатели восстановленной отчетности совпадают с показателями отчетности, представленной налоговой инспекцией, то это означает, что утраченную документацию удалось восстановить в полном объеме.

Если документы восстановить не получилось, придется пересчитывать налоговые обязательства, а суммы затрат, которые не имеют документального подтверждения, необходимо исключить из состава расходов.