Порядок использования печатей в организации

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 5 августа 2016 г.

Перечисляются виды печатей, применяемых в организациях. Рассматривается порядок их изготовления, использования и уничтожения.

Под печатью следует понимать оттиск, сделанный специальным штемпелем на бумаге. Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

В большинстве случаев для придания документу юридической силы достаточно лишь проставления подписи. Вместе с тем в отдельных случаях удостоверение документа печатью является обязательным.

Нормативное регулирование

Порядок использования печатей закреплен в:

● Положении о государственной регистрации субъектов хозяйствования, утв. Декретом Президента от 16.01.2009 № 1 (в ред. от 21.02.2014; далее – Декрет № 1, Положение № 1);

● Правилах открытия и функционирования объектов, надзор за которыми возложен на органы внутренних дел, утв. постановлением МВД от 01.06.2012 № 156 (в ред. от 07.05.2014);

● Указе Президента от 08.04.2004 № 175 «О вопросах государственной регистрации и ликвидации (прекращения деятельности) юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (в ред. от 21.02.2014);

● государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 21.12.2004 № 69 (далее – СТБ 6.38-2004);

● Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (в ред. от 30.12.2015; далее – Инструкция № 4);

● Законе от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» (в ред. от 08.07.2015);

● Инструкции о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утв. постановлением МВД от 12.06.2009 № 189 (в ред. от 11.06.2014; далее – Инструкция № 189).

Виды печатей

Исходя из норм п. 62 Инструкции № 4, можно выделить 3 вида печатей:

● печать организации;

● печать структурного подразделения организации;

● печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.).

Печати, используемые субъектами хозяйствования, подразделяются на следующие виды:

● главная печать организации (печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь либо простая печать круглой формы);

● иные печати (например, печати структурных подразделений);

● штампы.

Под гербовой печатью следует понимать печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь.

Согласно п. 2 Инструкции № 189 указанное изображение допускается помещать на печатях:

● Президента;

● Палаты представителей Национального собрания;

● Совета Республики Национального собрания;

● Совета Министров;

● госорганов, подчиненных Президенту;

● республиканских органов госуправления и иных госорганизаций, подчиненных Правительству;

● местных Советов депутатов;

● местных исполнительных и распорядительных органов;

● Конституционного Суда;

● судов общей юрисдикции;

● органов прокуратуры;

● Национальной академии наук Беларуси;

● государственных научных организаций и учреждений образования;

● иных госорганизаций, а также организаций, которым право использования печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь предоставлено законодательными актами;

● нотариусов.

В соответствии с п. 3 Инструкции № 189 печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь представляет собой металлическое, каучуковое или полимерное изделие круглой формы диаметром 43–45 мм (для республиканских органов госуправления) или 40–42 мм (для иных организаций и нотариусов).

В центре печати помещается изображение Государственного герба Республики Беларусь, а по ее окружности – слова «Республика Беларусь» и полное наименование организации на белорусском и (или) русском языках.

Справочно. Гербовая печать изготавливается в одном экземпляре. С разрешения вышестоящего органа допускается изготовление организацией дополнительных печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь с цифрой 2 и последующими.

Простая печать – печать без изображения Государственного герба Республики Беларусь. Она представляет собой металлическое, каучуковое, полимерное изделие круглой формы, в центре которого размещается полное наименование юрлица, а по окружности указывается: «Республика Беларусь» и юридический адрес (город или район).

Печать структурного подразделения используется только для операций, входящих в компетенцию конкретного подразделения организации. В том случае, если оно действует от имени самого юрлица, для заверения документов следует использовать главную печать организации.

К прочим печатям и штампам относятся печати, в тексте которых не указано наименование юрлица, а также угловые штампы, пломбиры, нумераторы, клише, факсимиле, штемпели, блокировочные штампы и клейма, металлические печати для опечатывания шкафов, сейфов, дверей. Они изготавливаются по заявкам, подписанным руководителем юрлица, и используются для регистрации документов, соблюдения конфиденциальности содержимого запечатанных конвертов и иных целей.

Угловой штамп организации допускается использовать при оформлении писем, справок, других справочно-информационных документов (ч. 3 п. 19 Инструкции № 4).

Проставление печатей обязательно в следующих случаях.

Печать в обязательном порядке проставляется на:

● подлинниках документов и их копиях, в т.ч. факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юрлиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей (п.62 Инструкции № 4);

● копиях документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации (проставляется на отметке о заверении копии) (п. 64 Инструкции № 4).

● личных справках организации (п. 130 Инструкции № 4).

Кроме того, проставление печати обязательно:

● при заверении записи об увольнении (прекращении трудового договора (контракта)) в трудовой книжке работника (п. 44 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40);

● при выдаче доверенности от имени юрлица (п. 5 ст. 186 Гражданского кодекса);

● при удостоверении записей в листке нетрудоспособности (п. 67 Инструкции о порядке выдачи и оформления листков нетрудоспособности и справок о временной нетрудоспособности, утв. постановлением Минздрава и Минтруда и соцзащиты от 09.07.2002 № 52/97(в ред. от 01.06.2016)).

Печать может проставляться на размноженных экземплярах документа, не воспроизводящих факсимильную подпись подлинника, и на служебных справках. При удостоверении печатью размноженного экземпляра документа она проставляется на месте, отведенном для собственноручной подписи.

Если наличие оттиска главной печати не является обязательным, в подобных случаях допускается использование печати отдела, а также прочие печати и штампы. Указанное возможно, к примеру, при приеме почтовой корреспонденции.

Справочно. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ (п. 5.23 СТБ 6.38-2004, п. 62 Инструкции № 4).

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа (п. 32 Инструкции № 4).

Печатью заверяются следующие документы, создаваемые в организации:

● устав организации;

● штатное расписание;

● правила внутреннего трудового распорядка, должностные (рабочие) инструкции, инструкции по охране труда и иные ЛНПА;

● акты приема-передачи и уничтожения дел, документов, печатей, штампов, бланков строгой отчетности и др.;

● выписки из распорядительных документов, направляемые в другие организации или выдаваемые физлицам;

● трудовые и хозяйственные договоры и др.

Изготовление печатей

Печати и штампы изготовляются по заявительному принципу. Получения специальных разрешений на их изготовление не требуется.

В соответствии с п. 7 Инструкции № 189 для изготовления печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, в т.ч. в связи с их износом или изменением наименования организации, организации представляют в штемпельно-граверную мастерскую следующие документы:

● заявление, подписанное руководителем организации, с указанием оснований обращения за изготовлением печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь;

● эскизы печатей в одном экземпляре, подписанные руководителем организации;

● документ, подтверждающий право на товарный знак (знак обслуживания) в случае размещения в печати товарного знака (знака обслуживания);

● оригинал устава (учредительного договора – для коммерческой организации, действующей только на основании учредительного договора) со штампом, свидетельствующим о проведении госрегистрации;

● документ, подтверждающий право использования изображения Государственного герба Республики Беларусь, при отсутствии в уставе (учредительном договоре) указания такого права.

Справочно. Структурным подразделениям и филиалам организаций разрешается изготовление печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, если это предусмотрено их уставом, положением или приказом об образовании. В этом случае в текст печатей вписывается слово «филиал» или наименование структурного подразделения (п. 6 Инструкции № 189).

Для изготовления простой печати в штемпельно-граверную мастерскую предоставляются:

● заявление, подписанное руководителем организации, с указанием оснований обращения за изготовлением печати;

● эскиз печати в одном экземпляре, подписанный руководителем организации;

● документ, подтверждающий право на товарный знак (знак обслуживания), в случае размещения в печати товарного знака (знака обслуживания);

● оригинал устава (учредительного договора – для коммерческой организации, действующей только на основании учредительного договора) со штампом, свидетельствующим о проведении госрегистрации.

Примечание. Эскизы печатей должны быть выполнены разборчиво тушью, шариковой ручкой или с использованием компьютерной техники. Эскизы печатей с внесенными в них поправками в работу не принимаются (п. 8 Инструкции № 189).

Обратиться за изготовлением печати и получить ее может руководитель организации либо иной ее представитель при наличии документа, подтверждающего соответствующие полномочия.

Учет и хранение печатей

Печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь, простые печати и штампы подлежат хранению в несгораемых шкафах или сейфах и должны учитываться в специальном журнале.

Ответственным за хранение главной печати является руководитель организации либо работник, имеющий право пользования ею. Ответственность за хранение и использование главной печати на конкретного работника оформляется приказом (распоряжением).

Пример 1.

Образец приказа о назначении ответственного за хранение печати

Примечание. Порядок использования и ответственность за хранение печатей и перечень документов, на которых проставляется печать, закрепляются в ЛНПА организации (п. 62 Инструкции № 4).

При смене руководителя главная печать передается по акту приема-передачи.

Порядок действий в случае утери печати

С учетом требований п. 9 Инструкции № 189 в случае утери ранее изготовленной печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь руководитель организации обязан принять меры к ее обнаружению, а также сообщить об этом в орган внутренних дел.

После проведения органом внутренних дел проверки организация имеет право изготовить дубликат печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь. На дубликат печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь наносится буква «Д».

Порядок действий в случае утери простой печати организации законодательством не регламентирован. Его целесообразно определить в ЛНПА.

Справочно. Пунктом 45 ранее действовавшей Инструкции о порядке открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов, утв. постановлением МВД от 25.09.2000 № 157 (утратила силу на основании постановления МВД от 22.10.2012 № 369), в случае утери печати организация обязана была принять меры к ее обнаружению, а также немедленно сообщить о ее утере в территориальный орган внутренних дел. Орган внутренних дел после тщательной проверки выдавал юрлицу разрешение на изготовление новой печати, на которой должна быть буква «Д» (дубликат).

Уничтожение печатей

Согласно п. 11 Инструкции № 189 уничтожение печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь осуществляется уполномоченным сотрудником органа внутренних дел в присутствии представителя организации, о чем выдается квитанция установленного образца согласно приложению к Инструкции № 189, к которой прилагается один образец оттисков печатей.

Уничтожении простых печатей осуществляется в следующем порядке.

Печати организаций, зарегистрированных до вступления в силу Декрета № 1, т.е. до 01.02.2009, разрешение на право изготовления которых выдавалось регистрирующими органами, сдаются для уничтожения в указанные регистрирующие органы, которые затем выдают квитанции, подтверждающие факт уничтожения печати.

Организации, зарегистрированные после 01.02.2009, осуществляют уничтожение печатей самостоятельно.

С этой целью в организации создается комиссия, которая составляет соответствующий акт с приложением оттисков уничтожаемой печати и уничтожает печать. Акт об уничтожении печати подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации.

Пример 2.

Образец оформления акта об уничтожении печати

Ответственность за нарушение порядка хранения, сдачи печатей и штампов, а также за их хищение и подделку

В случае нарушения порядка хранения печатей, установленного в организации, работник, ответственный за ее хранение, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

Нарушение установленного порядка сдачи печатей и штампов юрлица для уничтожения после принятия решения о его ликвидации, совершенное должностным лицом, либо нарушение правил хранения таких печатей и штампов, повлекшее их утрату, влекут наложение штрафа в размере от 10 до 30 БВ (ч. 1 ст. 23.38 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).

Кроме того, законодательством установлена уголовная ответственность за:

● хищение, уничтожение, повреждение штампов, печатей (ст. 377 Уголовного кодекса (далее – УК));

● подделку, изготовление, использование либо сбыт поддельных штампов, печатей (ст. 380 УК).

Факт передачи печати субъекта предпринимательской деятельности лицу, не уполномоченному на его хранение и (или) использование, либо лицу, передача которому печати не допускается в соответствии с законодательством, может послужить основанием для включения субъекта хозяйствования в реестр коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей с повышенным риском совершения правонарушений в экономической сфере (подп. 1.1 п. 1 Указа Президента от 23.10.2012 № 488 «О некоторых мерах по предупреждению незаконной минимизации сумм налоговых обязательств» (в ред. от 19.01.2016)).