Порядок передачи документов в архив ликвидируемых организаций
Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 16 августа 2016 г.
Приводится порядок передачи документов в архив при ликвидации организации. Перечисляются виды архивов, определяется принадлежность к ним ликвидируемых организаций.
Правовое регулирование:
● Гражданский кодекс (далее – ГК);
● Закон от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Закон № 323-З);
● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (в ред. от 30.12.2015; далее – Инструкция № 4);
● Перечень типовых документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 (в ред. от 12.12.2014, далее – Перечень № 140);
● Правила работы государственных архивов Республики Беларусь, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 25.11.2005 № 7 (в ред. от 13.08.2015; далее – Правила работы государственных архивов);
● Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила работы архивов).
Ликвидация юридического лица влечет прекращение его деятельности без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам, если иное не предусмотрено законодательными актами (п. 1 ст. 57 ГК).
При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива (далее – источник КГА), образовавшиеся в ее деятельности архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела постоянного хранения передаются в государственный архив, а архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела временного хранения, в том числе по личному составу, – в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника).
При ликвидации организации, не являющейся источником КГА, все ее архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела, передаются в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника) (ст. 19 Закона № 323-З, п. 358 Правил работы архивов).
Справочно. Источники комплектования государственных архивов – государственные органы, иные организации, а также граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда, подлежащие передаче на постоянное хранение в государственные архивы в соответствии с законодательством или на основании договора хранения (абз. 10 ст. 2 Закона № 323-З). Государственные архивы в порядке, установленном Правилами работы государственных архивов, составляют и утверждают списки источников комплектования. (ч. 4 ст. 9 Закона № 323-З).
Таким образом, при ликвидации любой организации необходимо провести работу по оформлению образованной в процессе хозяйственной деятельности документации и передаче ее в архивы:
● государственный – только дела постоянного хранения организаций, являющихся источником КГА;
● территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника) – прочие дела любой ликвидируемой организации, указанные в п. 358 Правил работы архивов.
Документы, подлежащие передаче в архив
Согласно п. 358 Правил работы архивов при ликвидации организации передаче в архив подлежат архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела постоянного и временного хранения, в том числе по личному составу.
Архивный документ – документ с зафиксированной на нем информацией независимо от вида ее носителя, хранящийся в архиве в силу его значимости для граждан, общества и государства.
Документы по личному составу – документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан.
Временное хранение документов Национального архивного фонда – хранение документов Национального архивного фонда государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями в течение сроков, установленных законодательством.
Справочно. Дела временного хранения – документы организации со сроками хранения до 10 лет включительно, а также со сроками хранения свыше 10 лет, но не постоянно.
Постоянное хранение архивных документов – бессрочное хранение архивных документов. Дела постоянного хранения – не подлежащие уничтожению документы организации. (ст. 2 Закона № 323-З)
Справочно. Типовые документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения содержатся в Перечне № 140.
Порядок подготовки документов к передаче в архив
Шаг 1. Установить, в какой архив будут передаваться документы ликвидируемой организации в соответствии с п. 358 Правил работы архивов.
Примечание. В соответствии с ч. 1 п. 359 Правил работы архивов организации, являющиеся источниками КГА, обязаны согласовать передачу документов временного хранения, в том числе и по личному составу, в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или в архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)) с соответствующим государственным архивом.
Шаг 2. Оформить документы для передачи в архив. При этом:
● полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, после их завершения делопроизводством (ч. 2 п. 71 Правил работы архивов);
● частичному оформлению
подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве
(ч. 2 п. 71 Правил работы архивов).
Таким образом, оформлять следует также документы временного хранения (до 10 лет), т.к. при ликвидации организации они подлежат передаче в архив (п. 358 Правил работы архивов).
Примечание. В соответствии с п. 72 Правил работы архивов частичное оформление – оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указываются:
● наименование вышестоящей организации;
● наименование организации;
● наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;
● индекс дела по номенклатуре дел;
● заголовок дела;
● год, в котором заводится дело;
● срок хранения дела.
Согласно п. 73 Правил работы архивов полное оформление дела предусматривает:
● систематизацию документов дела;
● подшивку или переплет дела;
● нумерацию листов в деле;
● составление внутренней описи документов дела (особо ценные, личные, судебные, следственные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела (п. 78 Правил работы архивов));
● составление листа-заверителя дела;
● оформление и уточнение реквизитов обложки дела.
Шаг 3. Передать и оформить передачу документально.
Передача в архивы документов постоянного хранения и документов временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, производится по законченным описям дел, а документов временного (до 10 лет) хранения с неистекшими сроками хранения – по номенклатурам дел и (или) описям дел (п. 360 Правил работы архивов).
Передача на хранение документов ликвидированной организации оформляется актом (п. 353, 361 Правил работы архивов).
Справочно. Основные требования, предъявляемые к оформлению дел при подготовке к передаче на хранение в архив, изложены в главе 13 Инструкции № 4.
Обложка дела:
● осуществляется полное оформление;
● вносятся необходимые уточнения (например, изменение названия учреждения или структурного подразделения);
● проставляется количество листов в деле;
● проставляется дата дела, которая должна соответствовать годам заведения и окончания дела;
● указывается срок хранения дела.
Подшивка дела:
● осуществляется в четыре прокола в твердую обложку или переплетается с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них;
● металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются.
Нумерация листов в деле:
● нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом;
● листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно;
● листы каждого тома дела нумеруются отдельно;
● документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, подшиваемый в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Лист-заверитель:
● составляется на отдельном листе дела по форме;
● помещается в конец дела (тома, части);
● заверительная надпись осуществляется составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
