Удержания из зарплаты работника по распоряжению нанимателя

Материал актуализирован с использованием правовых актов по состоянию на 9 августа 2019 г.

Рассматриваются особенности удержания из зарплаты сумм для возвращения неотработанного аванса, выданного в счет зарплаты; за неотработанную часть предоставленного авансом трудового отпуска; для возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок; для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Гражданский кодекс (далее – ГК)

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Налоговый кодекс (далее – НК)

● Декрет от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5)

● Положение об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь, утв. Указом Президента от 16.01.2009 № 40 (далее – Положение № 40)

● Инструкция по исполнительному производству, утв. постановлением Минюста от 07.04.2017 № 67 (далее – Инструкция № 67)

● Инструкция о порядке исчисления среднего заработка, утв. постановлением Минтруда от 10.04.2000 № 47 (далее – Инструкция № 47)

● Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановление Правления Национального банка от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117)

Общие положения

Согласно ст. 107 ТК удержания из зарплаты работника могут производиться только в случаях, предусмотренных законодательством.

По распоряжению нанимателя из зарплаты работников могут производиться удержания для погашения их задолженности нанимателю в следующих случаях:

● для возвращения аванса, выданного в счет зарплаты;

● для возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок;

● для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку или перевод в другую местность, на хозяйственные нужды;

● при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил трудовой отпуск, за неотработанные дни отпуска;

● при возмещении ущерба, причиненного нанимателю по вине работника, в размере, не превышающем его среднемесячного заработка (ч. 1 ст. 408 ТК).

В случаях удержания из зарплаты для возвращения аванса, выданного в счет зарплаты, для возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку или перевод в другую местность, на хозяйственные нужды, если работник не оспаривает основания и размер удержания, наниматель вправе сделать распоряжение об удержании не позднее 1 мес. со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности, или со дня неправильно исчисленной выплаты (п. 1 ч. 2 ст. 107 ТК).

Если этот срок будет пропущен или если работник оспаривает основания или размер удержания, взыскание сумм производится в судебном порядке. При этом указанный срок установлен только для издания распоряжения нанимателем, непосредственное удержание из зарплаты этим сроком не ограничивается, т.е. удержание может быть произведено и по истечении указанного срока.

Удержания при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил трудовой отпуск, за неотработанные дни отпуска не производятся, если работник увольняется по основаниям, указанным в п. 2, 4, 5 ч. 2 ст. 35, ст. 37, п. 1, 2, 6 ст. 42, п. 1, 2, 6 ст. 44 ТК, по желанию работника в связи с получением образования по направлению нанимателя или выходом на пенсию, а также если при увольнении работнику не начисляются какие-либо выплаты либо если наниматель, имея на то право, не произвел удержания при выплате расчета или удержал только часть задолженности работника.

Согласно подп. 3.6 п. 3 Декрета № 5 руководителям организаций предоставлено право удерживать из зарплаты работника по распоряжению нанимателя ущерб, причиненный нанимателю по вине работника, в размере до трех его среднемесячных зарплат.

Зарплата, излишне выплаченная работнику нанимателем, в т.ч. при неправильном применении закона, не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной ошибки.

В ст. 108 ТК установлены ограничения размера удержаний из зарплаты.

При каждой выплате зарплаты общий размер всех удержаний не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных законодательством, – 50 % зарплаты, причитающейся к выплате работнику.

При удержании из зарплаты по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено не менее 50 % заработка.

Указанные ограничения не распространяются на удержания из зарплаты при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей и расходов, затраченных государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении. Однако за работником должно быть сохранено не менее 30 % заработка.

Согласно ст. 109 ТК не допускаются удержания из предусмотренных законодательством сумм выходного пособия, компенсационных и иных выплат, на которые согласно законодательству не обращается взыскание.

Удержания из зарплаты для возвращения неотработанного аванса, выданного в счет зарплаты

Наниматель вправе удержать неотработанный аванс не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для его возвращения (ст. 107 ТК).

Поскольку удержание возможно только при условии, что работник не оспаривает его оснований и размеров, наниматель должен получить согласие работника.

Пример 1.

Работнику, должностной оклад которого составляет 1 200,00 руб., 10.06.2019 был выдан аванс в размере 550,00 руб.

В связи с семейно-бытовыми обстоятельствами в июне 2019 г. работнику был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты. Зарплата за июнь 2019 г. была начислена в размере 540,00 руб. Из начисленной за июнь 2019 г. зарплаты удержаны:

● подоходный налог с физлиц (далее – подоходный налог) по ставке 13 % с предоставлением стандартного вычета в размере 110,00 руб. – 55,90 руб. (540,00 – 110,00) x 13 %;

● 1 % отчислений в ФСЗН – 5,40 руб. (540,00 x 1 %).

В результате за работником осталась задолженность по выданному и не отработанному в июне 2019 г. авансу в размере 71,30 руб. (550,00 – (540,00 – 55,90 – 5,40)).

Вариант 1.

Нанимателем установлен срок внесения задолженности в кассу организации не позднее дня, следующего за днем выдачи зарплаты за июнь 2019 г.

Работником 01.07.2019 внесена в кассу организации сумма не отработанного за июнь 2019 г. аванса в размере 71,30 руб.

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи:

Вариант 2.

Нанимателем 05.07.2019 издано распоряжение удержать сумму неотработанного аванса (71,30 руб.) при выплате зарплаты за июль 2019 г. С распоряжением работник согласился.

В июле 2019 г. работнику был предоставлен социальный отпуск без сохранения зарплаты, в связи с чем начисленная зарплата за июль 2019 г. составила 720,00 руб.

Из начисленной за июль 2019 г. зарплаты удержаны:

● подоходный налог в размере 93,60 руб. (720,00 x 13 %) (стандартный вычет 110,00 руб. не предоставляется, т.к. сумма начисленной зарплаты больше 665,00 руб.);

● взносы в ФСЗН (1 %) – 7,20 руб. (720,00 x 1 %).

Зарплата за вычетом подоходного налога и взносов в ФСЗН – 619,20 руб. (720,00 – 93,60 – 7,20).

Поскольку согласно ст. 108 ТК при каждой выплате зарплаты общий размер всех удержаний не может превышать 20 %, то из заработка за июль 2019 г. может быть удержано в счет погашения задолженности не более 123,84 руб. (619,20 x 20 %).

Непогашенная задолженность работника по выданному и не отработанному авансу составляет 71,30 руб., что меньше 123,84 руб. Следовательно, вся сумма задолженности (71,30 руб.) может быть удержана из зарплаты за июль 2019 г.

С учетом удержаний работнику 05.08.2019 перечисляется зарплата в размере 547,90 руб. (619,20 – 71,30).

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи:

Вариант 3.

При увольнении начислена зарплата в размере 436,36 руб. за июнь 2019 г. и компенсация за не использованный за 2019 год отпуск в размере 473,61 руб. Всего 909,97 руб. Удержаны:

● подоходный налог в размере 118,30 руб. (909,97 x 13 %), в т.ч. 56,73 руб. (118,30 / 909,97 x 436,36) из зарплаты;

● 1 % в ФСЗН – 9,10 руб. (909,97 x 1 %), в т.ч. из зарплаты – 4,36 руб.

К выдаче 782,57 руб. (909,97 – 118,30 – 9,10), в т.ч. зарплата за июнь 2019 г. – 375,27 руб. (436,36 – 56,73 – 4,36).

За работником числится задолженность по излишне выплаченному авансу в размере 71,30 руб.

Поскольку согласно законодательству (ст. 109 ТК) с сумм компенсации за неиспользованный отпуск не могут быть произведены удержания в счет погашения излишне выданного неотработанного аванса, то удержание производится из зарплаты за июнь 2019 г., причитающейся к выдаче, но не более 20 %, что составляет 75,05 руб. (375,27 x 20 %).

Так как сумма излишне выданного не отработанного за февраль 2019 г. аванса (71,30 руб.) меньше указанных 20 % (75,05 руб.), то вся сумма задолженности удерживается из зарплаты за июнь 2019 г.

На банковскую карточку работника перечислено в день увольнения 711,27 руб. (782,57 – 71,30).

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи:

Удержания из зарплаты работника для возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок

Сумма зарплаты, излишне выплаченная работнику нанимателем, в т.ч. при неправильном применении закона, не может быть взыскана с работника, за исключением случаев счетной ошибки (ч. 3 ст. 107 ТК).

При этом излишне полученная зарплата признается неосновательным обогащением работника (п. 1 ст. 971 ГК). Однако согласно п. 3 ст. 978 ГК не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения зарплата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, суммы по возмещению вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.

Понятие счетной ошибки законодательством не установлено. Исходя из самого названия, счетной ошибкой может считаться ошибка, образовавшаяся в результате неправильного счета, неправильного набора цифр, перестановки, описки, опечатки, пропуска или повторного ввода данных, арифметической ошибки при подведении итогов, неточного округления и др.

К счетным ошибкам можно отнести:

● арифметическую ошибку, допущенную в результате арифметических действий (сложения, деления, умножения, вычитания, округления). Например, 1 200,00 + 222,00 = 1 222,00;

● механическую ошибку, допущенную при вводе данных на ПК. Например, вместо суммы 580,00 введено 850,00);

● ошибку, произошедшую в результате сбоя бухгалтерской программы.

Не относятся к счетным ошибкам, в частности, ошибки, допущенные в результате неправильного применения законодательства, ЛПА организации.

При этом ошибка, которая произошла в результате невнимательности, небрежности, ненадлежащего исполнения обязанностей лицом, ответственным за начисление зарплаты в организации, не относится к счетной ошибке.

Следовательно, излишне выплаченные в таких случаях суммы взысканию не подлежат.

Пример 2.

За январь 2019 г. работнику начислена зарплата в размере 750,00 руб. С зарплаты удержан подоходный налог в размере 97,50 руб. (750,00 x 13 %), взносы в ФСЗН (1 %) – 7,50 руб. К выплате 645,00 руб. (750,00 – 97,50 – 7,50).

Зарплата работникам организации перечисляется на банковские карточки.

При наборе бухгалтером суммы зарплаты к перечислению на банковскую карточку работника было набрано число не 645,00, а 945,00. В результате работнику была выплачена излишняя сумма зарплаты в размере 300,00 руб. (945,00 – 645,00). За работником образовалась задолженность (дебиторская задолженность) в размере 300,00 руб.

В указанном случае допущенная ошибка является технической ошибкой, выражающейся в неправильном наборе на клавиатуре ПЭВМ одной из цифр в числе, которую можно считать счетной ошибкой. Следовательно, излишне выплаченная зарплата в размере 300,00 руб. подлежит возврату.

При этом излишне выплаченная сумма может быть внесена работником самостоятельно в кассу организации или же удержана по распоряжению нанимателя из зарплаты за последующие месяцы.

Вариант 1.

В случае если работник внес излишне выплаченную сумму в кассу организации, в бухгалтерском учете организации производятся следующие записи:

Вариант 2.

Нанимателем было принято решение удержать излишне выплаченную сумму из зарплаты.

Начисленная зарплата за февраль 2019 г. составила 720,00 руб. Из зарплаты удержаны подоходный налог в размере 93,60 руб. (720,00 х 13%) и взносы в ФСЗН – 7,20 руб. (720,00 х 1 %). Сумма заработка за вычетом подоходного налога и взносов в ФСЗН составит за март 2019 г. 619,20 руб. (720,00 – 93,60 – 7,20).

Из указанной суммы может быть удержано не более 123,84 руб. (619,20 x 20 %).

Соответственно, работнику будет выплачено 495,36 руб. (619,20 – 123,84).

Оставшаяся часть излишне выплаченной зарплаты 176,16 руб. (300,00 – 123,84) удерживается при последующих выплатах зарплаты.

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи:

Пример 3.

Работнику в связи с предоставлением трудового отпуска продолжительностью 25 к.д. в марте 2019 г. начислен средний заработок, сохраняемый за время трудового отпуска (далее – отпускные), в размере 600,00 руб. (начисление зарплаты за март и апрель 2019 г. не рассматривается).

Из отпускных удержан подоходный налог с предоставлением стандартного вычета – 63,70 руб. ((600,00 – 110,00) x 13 %) – и взносы в ФСЗН (1 %) – 6,00 руб.

К выплате 530,30 руб. (600,00 – 63,70 – 6,00).

На сумму отпускных начислены взносы в ФСЗН (34 %) – 204,00 руб. – и Белгосстрах (0,6 %) – 3,60 руб.

В апреле 2019 г. бухгалтером было обнаружено, что при расчете среднедневного заработка была включена стоимость подарка ко дню рождения работника в размере 100,00 руб., которая на основании Перечня выплат, учитываемых при исчислении среднего заработка (приложение к Инструкции № 47), относится к выплатам, не учитываемым при исчислении среднего заработка.

Излишне начисленная сумма отпускных составила 84,18 руб. (условно).

Указанная сумма не может быть удержана нанимателем из зарплаты работника, т.к. не относится к счетной ошибке, а связана с неправильным применением бухгалтером норм Инструкции № 47.

Поэтому в данной ситуации излишне выплаченная сумма не подлежит удержанию нанимателем из зарплаты и может быть либо возвращена работником в кассу организации по своей инициативе, либо же эту сумму работник не возвращает, т.к. обязанности такой законодательством не установлено. В месяце обнаружения ошибки излишне выплаченная работнику сумма отпускных и начисленные на нее страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах сторнируются со счетов учета затрат, на которых они были учтены ранее.

Излишне начисленная сумма отпускных, которая не будет возвращена работником, не связана с затратами организации на оплату труда при производстве и реализации товаров (работ, услуг), которые относятся на себестоимость. Поэтому их следует учесть на субсчете 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности» как другие расходы по текущей деятельности.

Сумма удержанного подоходного налога и взносов в ФСЗН (1 %) не корректируется, если излишне начисленные отпускные работником не возвращаются, т.к. сумма полученного работником дохода (отпускных) не изменяется.

Если же работник добровольно возвращает излишне полученную сумму отпускных, то суммы исчисленного подоходного налога за март 2019 г. и удержанных взносов в ФСЗН подлежат перерасчету.

Подоходный налог:

● подлежащий удержанию из отпускных с учетом возврата работником излишне выплаченной суммы, равен 52,76 руб. ((600,00 – 110,00 – 84,18) x 13 %);

● фактически удержанный, – 63,70 руб.;

● подлежит уменьшению в апреле на 10,94 руб. (63,70 – 52,76).

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи:

Пример 4.

Работнику за февраль 2019 г. начислена зарплата в размере 770,00 руб.

Из зарплаты удержаны:

● подоходный налог с ошибочным предоставлением стандартного вычета – 85,80 руб. ((770,00 – 110,00) x 13 %));

● взносы в ФСЗН (1 %) – 7,70 руб.

К выплате 676,50 руб. (770,00 – 85,80 – 7,70).

В данном случае удержание подоходного налога произведено неправильно, т.к. согласно подп. 1.1 п. 1 ст. 209 НК стандартный вычет в данном случае не должен предоставляться, если доход превышает 665,00 руб. Сумма подоходного налога должна быть равна 100,10 руб. (770,00 x 13 %).

Зарплата к выплате с учетом правильно удержанного подоходного налога – 662,20 руб. (770,00 – 100,10 – 7,70). Излишне выплаченная зарплата за счет неудержанной части подоходного налога составляет 14,30 руб. (676,50 – 662,20).

Следовательно, частично не удержанный подоходный налог в размере 14,30 руб. (110,00 руб. x 13 %) подлежит удержанию при последующих выплатах дохода.

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи:

Удержания для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку или перевод в другую местность, на хозяйственные нужды

Указанные удержания из зарплаты работника могут быть произведены, если работник не оспаривает основания и размер удержания.

Выдача денежных средств под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении лиц авансом на предстоящие расходы.

С 01.06.2019 порядок осуществления расчетов наличными денежными средствами на территории Республики Беларусь, в т.ч. выдачи денежных средств под отчет, осуществляется в соответствии с нормами Инструкцией № 117.

Согласно п. 69 Инструкции № 117 выдача под отчет денежных средств в белорусских рублях осуществляется для совершения текущих операций, включая расходы, связанные со служебными командировками, денежных средств в инвалюте – на расходы, связанные со служебными командировками за границу.

В соответствии с п. 70 Инструкции № 117 работники, получившие денежные средства в белорусских рублях и инвалюте под отчет, расходуют их на цели, определенные руководителями юрлица, подразделения или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия, ИП.

Выдача под отчет денежных средств (п. 71–72 Инструкции № 117):

● для совершения текущих операций осуществляется в наличных белорусских рублях путем перечисления белорусских рублей на счет клиента, доступ к которому обеспечивается личной дебетовой карточкой, и (или) путем выдачи корпоративной дебетовой карточки, обеспечивающей доступ к счету клиента в белорусских рублях;

● на расходы, связанные со служебными командировками, осуществляется в наличных белорусских рублях и (или) наличной инвалюте путем перечисления белорусских рублей и (или) наличной инвалюты на счет клиента, доступ к которому обеспечивается личной дебетовой карточкой, и (или) путем выдачи корпоративной дебетовой карточки, обеспечивающей доступ к счету клиента в белорусских рублях.

Пример 5.

Уполномоченному работнику организации 17.06.2019 были выданы из кассы денежные средства для приобретения канцелярских товаров в месте нахождения организации в размере 35,00 руб. сроком на 3 рабочих дня. Товары приобретены на сумму 27,50 руб. 19.06.2019 уполномоченное лицо представило в бухгалтерскую службу авансовый отчет. Неизрасходованные денежные средства в сумме 7,50 руб. в кассу не были возвращены.

25.06.2019 нанимателем издано распоряжение удержать указанную сумму из зарплаты работника за июнь 2019 г.

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи:

Удержания за неотработанную часть предоставленного авансом трудового отпуска

В течение рабочего года работнику должен быть предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. При увольнении работника до окончания рабочего года, за который он уже использовал трудовой отпуск, наниматель вправе удержать часть оплаты предоставленного авансом отпуска.

Удержания из зарплаты производятся из расчета среднедневного заработка, исчисленного при предоставлении отпуска, в соответствии с Инструкцией № 47. Удержания за неотработанные использованные дни отпуска производятся при окончательном расчете работника из причитающейся ему суммы зарплаты.

Пример 6.

В феврале 2019 г. работнику был предоставлен авансом отпуск продолжительностью 24 к.д. за период работы с 22.05.2018 по 21.04.2019. Отпускные были начислены в размере 1 200,00 руб. исходя из среднедневного заработка – 50,00 руб. 01.03.2019 работник был уволен по собственному желанию.

Отпуск за 2 рабочих месяца (с 01.03.2019 по 21.04.2019) продолжительностью 4 дня (24 к.д. / 12 мес. х 2 к.д.) им не был отработан.

За эти дни наниматель вправе удержать из суммы окончательного расчета часть оплаты предоставленного авансом отпуска в размере 200,00 руб. (50,00 руб. x 4 дня) за минусом подоходного налога и взносов в ФСЗН (1 %).

Удержания в счет возмещения ущерба, причиненного работником нанимателю

Возмещение ущерба работниками в размере, не превышающем среднемесячного заработка (согласно Декрету № 5 в размере до трех его среднемесячных зарплат), производится по распоряжению нанимателя путем удержания из зарплаты работника.

Распоряжение нанимателя должно быть сделано не позднее 2 недель со дня обнаружения причиненного работником ущерба и обращено к исполнению не ранее 10 дней со дня сообщения об этом работнику.

До издания распоряжения нанимателя об удержании из зарплаты от работника должно быть затребовано письменное объяснение.

Если наниматель произвел удержание из зарплаты работника с нарушением установленного порядка, то орган по рассмотрению трудовых споров принимает по жалобе работника решение о возврате незаконно удержанной суммы.

В остальных случаях возмещение ущерба производится в судебном порядке.

Взыскание с руководителей организаций и их заместителей материального ущерба в судебном порядке производится по заявлению собственника или уполномоченного им органа либо прокурора.

Пример 7.

В результате инвентаризации товаров на складе организации обнаружена недостача товаров, фактическая себестоимость которых составила 500,00 руб. Виновное лицо установлено. Нанимателем принято решение о возмещении ущерба в размере 500,00 руб. и удержании указанной суммы из зарплаты виновного работника (нормы естественной убыли на товар не устанавливались).

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи: