Порядок регистрации приказов в организации

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 27 сентября 2018 г.

Излагается порядок регистрации приказов по основной деятельности и личному составу, ведения журналов регистрации приказов на бумажном и электронном носителях, назначения лиц, ответственных за регистрацию приказов. Уточняются сроки хранения журналов регистрации приказов в организации.

Приказы руководителя организации представляют собой правовой акт, издаваемый для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий (п. 93 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4)).

Согласно ч. 1 п. 98 Инструкции № 4 приказы, издаваемые в организациях, подразделяются на 3 вида:

1) по основной деятельности;

2) по личному составу;

3) по административно-хозяйственным вопросам.

Основным отличием указанных приказов друг от друга являются сроки хранения в архиве организации:

1) приказы по основной деятельности подлежат хранению:

● в госорганах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у ИП – постоянно;

● в госорганизациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, – 10 лет.

2) приказы по административно-хозяйственной деятельности – 5 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства;

3) приказы по личному составу:

● о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании и др. – 75 лет;

● о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п. 21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140)).

Регистрация приказов по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам осуществляется отдельно. При этом приказы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, тоже регистрируются отдельно (подп. 142.3 п. 142 Инструкции № 4).

Регистрация приказов производится согласно дате их подписания и присвоенному регистрационному индексу.

Регистрационным индексом приказа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года. Регистрационные номера приказов по личному составу дополняются литерами «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (подп. 142.4 п. 142 Инструкции № 4).

Организация может самостоятельно определить другие виды приказов, регистрационный номер которых дополняется условным буквенным обозначением. Например, номера приказов по основной деятельности – литерами «од», по административно-хозяйственным вопросам – «ахв» (или другие варианты). Закрепить такое правило можно в ЛНПА, например, в инструкции о порядке делопроизводства в организации.

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов (в т.ч. приказов) заполняется регистрационно-контрольная карточка (далее – РКК) на бумажном носителе или в автоматизированной системе документационного обеспечения управления, представляющая собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе. Форма РКК приведена в приложении 6 к Инструкции № 4, которую организация по своему усмотрению может дополнять другими реквизитами (подп. 139.7 п. 139 Инструкции № 4).

Из РКК формируются справочные и контрольные картотеки или автоматизированные базы (банки) данных, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль сроков их исполнения (подп. 139.8 п. 139 Инструкции № 4).

Если в организации незначительный документооборот (до 600 документов в год), допускается журнальная форма регистрации документов, в т.ч. приказов (подп. 139.9 п. 139 Инструкции № 4).

Форма журнала регистрации приказов не утверждена. Для удобства при поиске в таком журнале целесообразно делать следующие графы:

При этом регистрационно-контрольные формы регистрации приказов (т.е. РКК и журналы) в некоторых случаях можно вести в электронном виде, а именно регистрацию:

1) приказов по административно-хозяйственным вопросам;

2) приказов о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) (подп. 21.4 п. 21 Перечня № 140, создание и хранение которых может быть организовано в электронном виде (приложение 20 к Инструкции № 4)).

Правила и систему регистрации документов разрабатывают в каждой организации самостоятельно и закрепляют их в ЛНПА.

Перечнем типовых документов установлены сроки хранения для регистрационно-контрольных форм регистрации приказов (п. 102 Перечня № 140):

1) РКК или журналы регистрации приказов по основной деятельности подлежат хранению:

● в госорганах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у ИП – постоянно;

● в госорганизациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, – 10 лет.

2) РКК или журналы регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности – 5 лет;

3) РКК или журналы регистрации приказов по личному составу:

● о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании и др. – 75 лет;

● о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках – 3 года.

Учитывая различные сроки хранения, следует заводить отдельный журнал регистрации для каждого вида приказов (при ведении журнальной формы регистрации).

При этом журналы регистрации приказов, созданные в электронном виде, подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях. При отсутствии в архиве организации условий для хранения документов в электронном виде, определенных НПА в сфере архивного дела и делопроизводства, их хранение без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет (ч. 1, 2 п. 236 Инструкции № 4).

Организация системы документооборота в организации, контроль соблюдения установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ).

Наименование службы ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.), ее структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и оргтехники и т.п.

При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников) (п. 6 Инструкции № 4).

Пример.

Образец приказа о возложении функций по ведению документооборота приказов в организации

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, в т.ч. с документами в электронном виде, электронными документами, информационными ресурсами, в организации, их сохранность возлагается на руководителя организации (п. 7 Инструкции № 4).

Административная ответственность в виде штрафов установлена за нарушение в сфере архивного дела и законодательства о труде:

● выделение помещений для хранения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие помещений архивов и (или) использование их не по назначению, а равно невыполнение обязанности по передаче документов Национального архивного фонда в государственные архивы в случаях и (или) сроки, установленные законодательством (ст. 22.11 Кодекса об административных правонарушениях (далее – КоАП));

● иные нарушения законодательства о труде, причинившие вред работнику (ч. 4 ст. 9.19 КоАП).