Ошибки, допускаемые нанимателями при предоставлении трудовых отпусков

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 6 октября 2016 г.

Приводится перечень наиболее распространенных ошибок, допускаемых на практике при предоставлении трудовых отпусков, и даются рекомендации по их недопущению.

Работники независимо от того, кто является их нанимателем, от вида заключенного с ними трудового договора, формы организации и оплаты труда вправе рассчитывать на ежегодное предоставление оплачиваемого трудового отпуска, предназначенного для отдыха и восстановления трудоспособности, укрепления здоровья, решения бытовых вопросов и в иных личных целях.

Как показывает практика, нанимателями нередко допускаются ошибки при предоставлении трудовых отпусков, вследствие чего трудовые права работников нарушаются. Если подобные нарушения выявляются в ходе проверок территориальным подразделением Департамента государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты, наниматель, не соблюдающий предписания норм законодательства о труде, может быть привлечен к административной ответственности.

Ниже приведен перечень наиболее распространенных ошибок, допускаемых при предоставлении трудовых отпусков.

Ошибка 1. В организации отсутствует график трудовых отпусков

На практике встречается ошибочное мнение о том, что график отпусков – локальный документ, разрабатываемый исключительно по усмотрению нанимателя. Согласно требованиям законодательства о труде наличие графика отпусков является обязательным.

Нанимателями организаций, в которых имеется небольшой штат работников, как правило, разрабатывается общий график отпусков для всех сотрудников. В организациях со сложной структурой и большой численностью работников допустимо составлять отдельный график для каждого из структурных подразделений.

В соответствии с ч. 2 ст. 168 Трудового кодекса (далее – ТК) окончательный вариант графика трудовых отпусков должен быть составлен и утвержден нанимателем не позднее 5 января.

Форма графика трудовых отпусков приведена в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 14.05.2007 № 25, и включает следующие сведения о работниках:

● табельный номер;

● фамилию, имя, отчество;

● должность;

● месяцы, в котором планируется предоставление трудового отпуска и в котором он фактически предоставлен;

● основание изменения графика.

В графике отпусков следует предусмотреть также строки для проставления личной подписи и даты ознакомления работников с очередностью предоставления периодов отдыха. Некоторые наниматели практикуют включение в него отдельной дополнительной графы «Примечание».

График отпусков утверждается руководителем организации, согласовывается с профсоюзом (при его наличии).

Ошибка 2. Дата начала трудового отпуска установлена нанимателем без договоренности с работником

Согласно ч. 3 ст. 168 ТК дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем. Законодательством о труде не установлена необходимость обязательного указания даты в графике отпусков.

В случае, если конкретную дату определить заранее невозможно, в графике допустимо отразить лишь месяц, в котором работнику будет предоставлен отпуск. В дальнейшем конкретная дата ухода в отпуск будет определяться по заявлению работника и фиксироваться в приказе о его предоставлении.

Если дата ухода в отпуск изначально согласована сторонами, для издания приказа о предоставлении отпуска заявление работника необязательно – основанием его предоставления будет служить график отпусков.

Ошибка 3. График отпусков составлен без учета пожеланий отдельных категорий работников относительно времени использования трудового отпуска

В ряде случаев законодательство о труде обязывает нанимателя учитывать пожелания сотрудников относительно времени использования ими дней положенного отдыха.

В соответствии с ч. 4 ст. 168 ТК при составлении графика трудовых отпусков наниматель обязан запланировать отпуск по желанию работника:

1) в летнее или другое удобное время:

● лицам моложе 18 лет;

● ветеранам Великой Отечественной войны и ветеранам боевых действий на территории других государств;

● женщинам, имеющим 2 и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

● работникам, заболевшим и перенесшим лучевую болезнь, вызванную последствиями катастрофы на ЧАЭС, других радиационных аварий;

● работникам, являющимся инвалидами, в отношении которых установлена причинная связь увечья или заболевания, приведших к инвалидности, с катастрофой на ЧАЭС;

● участникам ликвидации последствий катастрофы на ЧАЭС;

● работникам, эвакуированным, отселенным, самостоятельно выехавшим с территории радиоактивного загрязнения из зоны эвакуации (отчуждения), зоны первоочередного отселения и зоны последующего отселения, за исключением прибывших в указанные зоны после 01.01.1990;

● донорам крови и ее компонентов, награжденным нагрудным знаком отличия Минздрава «Ганаровы донар Рэспублiкi Беларусь», знаком почета «Почетный донор Республики Беларусь», знаками «Почетный донор СССР», «Почетный донор Общества Красного Креста БССР»;

● Героям Беларуси, Героям Советского Союза, Героям Социалистического Труда, полным кавалерам орденов Отечества, Славы, Трудовой Славы;

● в других случаях, предусмотренных коллективным или трудовым договором;

2) в определенный период:

● работникам, получающим общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее, послевузовское образование, специальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней или заочной форме получения образования, – перед или в период прохождения текущей и итоговой аттестации, а также во время каникул в учреждении образования, организации, реализующей образовательные программы послевузовского образования;

● работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, – в период этого отпуска;

● работающим по совместительству – одновременно с трудовым отпуском по основной работе;

● учителям (преподавателям) учреждений общего среднего, профессионально-технического, среднего специального, высшего и специального образования, специальных учебно-воспитательных и лечебно-воспитательных учреждений – в летнее время;

● женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

● работающим женам (мужьям) военнослужащих – одновременно с отпуском их мужей (жен).

С целью недопущения нарушения указанных требований нанимателю, в штате которого имеются работники перечисленных категорий, рекомендуется заранее информировать их о наличии права выбора определенного времени отдыха и вносить желаемые даты их отпусков в проект графика.

Ошибка 4. График трудовых отпусков не доведен до сведения работников

С учетом положений ч. 2 ст. 168 ТК график трудовых отпусков, разработанный в организации, должен быть доведен до сведения всех работников.

Конкретного способа такого ознакомления законодательство о труде не предписывает.

В отдельных организациях распространена практика, при которой ознакомление работников с указанным ЛНПА осуществляется путем его размещения на информационной доске, направления копии графика на электронную почту руководителю структурного подразделения либо каждому сотруднику лично.

Более предпочтительным вариантом следует считать письменное ознакомление с графиком отпусков каждого сотрудника в индивидуальном порядке путем проставления в нем личной подписи работника в строке «Ознакомлен» и даты ознакомления. Это обусловлено тем, что в случае возникновения конфликтной ситуации наниматель будет иметь подтверждение того, что работник надлежащим образом уведомлен о времени предстоящего отдыха.

Ошибка 5. Неправильно определена продолжительность трудового отпуска работника

Продолжительность трудового отпуска исчисляется в календарных днях и определяется путем суммирования его основной и дополнительной частей.

В соответствии с ч. 1 ст. 155 ТК продолжительность основного отпуска работника не может быть менее 24 к.д.

К числу исключений из указанного правила относятся случаи предоставления трудового отпуска работникам, являющимися обязанными лицами, трудоустроенными по судебному постановлению о трудоустройстве. Продолжительность их основного отпуска равна 7 к.д. (ч. 8 п. 14 Декрета Президента от 24.11.2006 № 18 «О дополнительных мерах по государственной защите детей в неблагополучных семьях»).

В отдельных случаях продолжительность основного отпуска, предоставляемого работнику, может быть и более 24 к.д. Например, основной трудовой отпуск госслужащих составляет 28 к.д. (п. 1 ст. 50 Закона от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь»).

На более продолжительный основной отпуск имеют право:

● отдельные категории педагогических работников;

● работники профессиональных аварийно-спасательных служб;

● работники, признанные инвалидами;

● работники моложе 18 лет;

● работники, работающие в зонах радиоактивного загрязнения в результате катастрофы на ЧАЭС (эвакуации (отчуждения), первоочередного отселения и последующего отселения и с правом на отселение).

Условия предоставления и конкретная продолжительность основного отпуска перечисленным категориям лиц определены постановлением Совета Министров от 24.01.2008 № 100 «О предоставлении основного отпуска продолжительностью более 24 календарных дней».

Помимо основного отпуска работнику могут предоставляться также дополнительные отпуска:

1) за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ст. 157 ТК).

Порядок, условия предоставления указанного дополнительного отпуска и его продолжительность определены постановлением Совета Министров от 19.01.2008 № 73 «О дополнительных отпусках за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы». Порядок проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, на основании которой осуществляется предоставление указанных дополнительных отпусков, регламентирован Положением о порядке проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утв. постановлением Совета Министров от 22.02.2008 № 253;

2) за ненормированный рабочий день – продолжительностью до 7 к.д. (ст. 158 ТК).

Порядок, условия предоставления и продолжительность этого отпуска определяются коллективным или трудовым договором, нанимателем, а в отношении работников бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, – постановлением Совета Министров от 18.03.2008 № 408 «О предоставлении дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день»;

3) за продолжительный стаж работы – до 3 к.д. (ст. 159 ТК).

Порядок, условия предоставления и продолжительность этого отпуска определяются коллективным или трудовым договором, нанимателем;

4) дополнительный поощрительный отпуск (ст. 160 ТК).

Указанный отпуск может устанавливаться коллективным договором, соглашением или нанимателем всем работникам, отдельным их категориям (по специальностям и видам производств, работ, структурных подразделений), а персонально – трудовым договором;

5) дополнительный поощрительный отпуск за работу по контракту – до 5 к.д. (подп. 2.5 п. 2 Декрета Президента от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (далее – Декрет № 29)).

К числу наиболее распространенных ошибок, допускаемых при исчислении продолжительности трудового отпуска работника, можно отнести предоставление основного отпуска меньшей продолжительности, чем это определено законодательством, а также непредоставление работникам, чей труд организован с использованием контрактной формы найма, дополнительного поощрительного отпуска за работу по контракту.

Ошибка 6. Несоблюдение условий предоставления трудового отпуска за первый рабочий год

По общему правилу, изложенному в ч. 1 ст. 166 ТК, право на использование трудового отпуска (основного и дополнительного) за первый рабочий год возникает у работника не ранее чем через 6 мес. работы у нанимателя. В ряде случаев трудовой отпуск может быть предоставлен и до истечения 6 мес. непрерывной работы в организации.

В соответствии с ч. 2 ст. 166 ТК до истечения 6 мес. работы наниматель обязан предоставить трудовые отпуска по желанию работника:

● женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

● лицам моложе 18 лет;

● работникам, принятым на работу в порядке перевода;

● совместителям, если трудовой отпуск по основному месту работы приходится на период до 6 мес. работы по совместительству;

● участникам Великой Отечественной войны;

● женщинам, имеющим 2 и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

● работникам, получающим общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее, послевузовское образование, специальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней или заочной форме получения образования;

● в других случаях, предусмотренных коллективным договором, соглашением или трудовым договором.

Работающим женам (мужьям) военнослужащих, по их желанию, трудовой отпуск предоставляется одновременно с отпуском их мужей (жен).

Кроме перечисленных случаев допускается предоставление отпуска пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 к.д.

На практике нередко имеют место ошибочные ситуации, при которых предоставление трудового отпуска работникам осуществляется до истечения 6 мес. их работы в организации либо, напротив, наниматель отказывается предоставлять положенный отдых ранее указанного срока работникам, относящимся к категориям, перечисленным в ч. 2 ст. 166 ТК.

Ошибка 7. Неверное исчисление рабочего года работника, за который ему предоставляется трудовой отпуск

Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, – промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК).

Если прием сотрудника на работу состоялся 01.09.2016, его рабочий год для предоставления трудового отпуска следует исчислять с 01.09.2016 по 31.08.2017.

Согласно ч. 1 ст. 164 ТК в рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск (за исключением периода, включаемого в рабочий год, за который предоставляются дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы (ст. 157 ТК), определяемого Правительством (ч. 2 ст. 164 ТК)), включаются:

● фактически отработанное время;

● время, которое работник не работал, но за ним согласно законодательству или коллективному договору сохранялись прежняя работа и зарплата либо ему выплачивалось пособие по государственному социальному страхованию, за исключением времени отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;

● время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения зарплаты, если эти отпуска не превышают 14 к.д. в течение рабочего года;

● время оплаченного вынужденного прогула;

● другие периоды, не отвечающие условиям, перечисленным выше, но в отношении которых законодательством или коллективным договором, соглашением предусмотрено включение их в рабочий год.

Если сумма периодов, включаемых в рабочий год согласно ст. 164 ТК, меньше 12 полных календарных месяцев, рабочий год работника сдвигается на недостающее время (ст. 165 ТК).

Пример.

Если работник, трудоустроенный 01.09.2016, в период рабочего года с 01.09.2016 по 31.08.2017 использует 44 к.д. отпуска без сохранения зарплаты, его рабочий год сдвинется на 30 к.д. и будет исчисляться с 01.09 2016 по 30.09.2017. Следующий рабочий год, за который ему будет предоставляться трудовой отпуск, должен исчисляться с 01.10.2017 по 30.09.2018.

Ошибка 8. Несоблюдение требований законодательства при разделении отпуска на части

В соответствии с ч. 1 ст. 174 ТК по договоренности между работником и нанимателем трудовой отпуск может быть разделен на 2 части. При этом одна из указанных частей должна быть не менее 14 к.д. В какой последовательности эти части будут использованы, значения не имеет.

Разделение отпуска на части осуществляется при условии предварительной договоренности об этом между работником и нанимателем, т.е. до предоставления отпуска. Как правило, такое условие определяется сторонами трудового договора еще на стадии составления графика отпусков. Вместе с тем не исключена возможность согласования такого разделения и непосредственно перед предоставлением отпуска по письменному заявлению работника.

Ошибка 9. Неуведомление работника о начале предстоящего отпуска

Согласно ч. 1 ст. 169 ТК наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 к.д.

Работник, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется в тот же срок письменно (ч. 2 ст. 169 ТК).

Конкретные формы и способы указанного уведомления определяются нанимателем самостоятельно. Это могут быть письменные уведомления работников, ознакомительные листы и ведомости, заблаговременная подготовка проектов приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков и ознакомление с ними работников.

Наиболее предпочтительным вариантом информирования работника о предстоящем отдыхе является подготовка персонального письменного уведомления, в тексте которого указываются дата начала отпуска, его продолжительность (количество календарных дней), рабочий год, за который предоставляется отпуск, а также дата вручения уведомления.

Помимо перечисленных сведений указанный документ должен содержать также подпись работника, подтверждающую ознакомление с уведомлением, и дату такого ознакомления.

Ошибка 10. Предоставление трудового отпуска без оформления приказа (записки об отпуске)

В соответствии с ч. 1 ст. 152 ТК отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом.

Приказ о предоставлении трудового отпуска относится к приказам по личному составу с литерой «л» и сроком хранения 3 года (подп. 21.4 п. 21 Перечня типовых документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140).

С учетом положений ст. 152 ТК помимо приказа (распоряжения, решения) предоставление трудового отпуска допускается оформлять запиской об отпуске. Ее примерная форма утверждена постановлением Минтруда и соцзащиты от 04.10.2010 № 139.

Ошибка 11. Несвоевременная выплата работнику среднего заработка за время трудового отпуска

Согласно ст. 176 ТК наниматель обязан выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее чем за 2 дня до начала отпуска. Указанное правило подлежит соблюдению в случаях, если работник, которому предоставляется отпуск, работает на условиях трудового договора, заключенного на неопределенный срок.

Если труд работника организован с применением контрактной формы найма, средний заработок за все время отпуска должен быть выплачен ему не позднее чем за 1 день до начала отпуска (ч. 4 п. 4 Декрета № 29).

Ошибка 12. Нарушение требований законодательства в части ежегодного предоставления отпуска

В соответствии с ч. 2 ст. 153 ТК трудовой отпуск предоставляется за работу в течение рабочего года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка.

Согласно ч. 2 ст. 170 ТК перенос части отпуска на следующий рабочий год может быть осуществлен при совокупном наличии следующих условий:

● имеет место исключительный случай, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, ИП;

● работник согласен на осуществление такого переноса.

В силу требований ч. 3 ст. 170 ТК оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 к.д. и должна быть предоставлена до окончания текущего рабочего года. В свою очередь переносимая часть трудового отпуска по желанию работника может быть присоединена к отпуску за следующий рабочий год либо использована им отдельно (ч. 4 ст. 170 ТК).

Переносить отпуск указанным категориям лиц недопустимо ни при каких обстоятельствах, в т.ч. и в случае, если они согласны на такой перенос либо сами являются его инициаторами.

На практике нередки нарушения, когда положенный отдых не предоставляется работникам в течение нескольких лет работы в организации, а также когда перенос части отпуска на следующий рабочий год осуществляется без фактического использования 14 к.д. отпуска в том рабочем году, за который он полагается.

Ошибка 13. Нарушение права работника на перенос или продление трудового отпуска в течение текущего рабочего года

Перечень причин, наличие которых исключает возможность фактической реализации работником права на отпуск в текущем рабочем году, приведен в ч. 1 ст. 171 ТК.

Трудовой отпуск может быть перенесен или продлен:

1) при временной нетрудоспособности работника;

2) при наступлении срока отпуска по беременности и родам;

3) в случае привлечения работника к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы;

4) при совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с получением образования (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учреждения образования);

5) в случаях невыплаты работнику в установленный срок зарплаты за время отпуска;

6) с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором.

В соответствии с ч. 4 ст. 171 ТК работник обязан уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска.

Продление или перенос отпуска оформляется приказом (распоряжением). Указанный распорядительный документ составляется на основании заявления работника, в котором указывается причина изменения периода предоставления трудового отпуска. К заявлению должны быть приложены документы, подтверждающие фактическое наличие оснований переноса или продления отпуска (например, лист нетрудоспособности, справка-вызов из учреждения образования, в котором обучается работник, и др.).

Пример.

Образец приказа о продлении трудового отпуска по инициативе работника

Ошибка 14. Нарушение процедуры отзыва работника из отпуска

Трудовой отпуск может быть прерван по предложению нанимателя и с согласия работника (отзыв из отпуска) (ч. 2 ст. 174 ТК).

Вопрос об отзыве из отпуска может быть инициирован нанимателем как в устной форме (например, путем осуществления телефонного звонка), так и в письменной (путем направления соответствующего уведомления или телеграммы).

Не использованная в связи с отзывом часть отпуска по договоренности между работником и нанимателем может быть предоставлена в течение текущего рабочего года или по желанию работника присоединена к отпуску за следующий рабочий год либо компенсирована в денежной форме (ч. 3 ст. 174 ТК).

Отзыв из отпуска оформляется приказом (распоряжением) нанимателя.

Не допускается отзыв из отпуска:

● работников моложе 18 лет;

● работников, имеющих право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ч. 5 ст. 174 ТК).

Ошибка 15. Нарушение требований законодательства при замене отпуска денежной компенсацией

Часть трудового отпуска (основного и дополнительного), превышающая 21 к.д., по соглашению между работником и нанимателем может быть заменена денежной компенсацией (ч. 1 ст. 161 ТК).

Согласно ч. 2 ст. 161 ТК не допускается замена денежной компенсацией отпусков:

● предоставляемых авансом;

● предоставляемых беременным женщинам, работникам, признанным инвалидами, работникам моложе 18 лет и работникам за работу в зонах радиоактивного загрязнения;

● дополнительных отпусков за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы.

Решение о замене части трудового отпуска денежной компенсацией согласовывается сторонами, как правило, накануне предоставления отпуска.

При увольнении работника, который не использовал или использовал не полностью трудовой отпуск, независимо от основания увольнения наниматель обязан выплатить денежную компенсацию (ч. 1 ст. 179 ТК). Указанная выплата должна быть произведена не позднее дня увольнения. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие выплаты должны быть произведены не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете (ч. 1 ст. 77 ТК).

К числу нарушений, допускаемых нанимателями при предоставлении денежной компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, можно отнести выплату компенсации за весь трудовой отпуск, положенный работнику, а также осуществление такой замены в принудительном порядке, без наличия согласия работника.