Алгоритм составления графика трудовых отпусков

Материал актуализирован редакцией ИПС «Нормативка.by» с использованием правовых актов по состоянию на 19 ноября 2025 г.

Приводится алгоритм действий нанимателя по организации работы по составлению графика трудовых отпусков на 2026 год. Описываются общие подходы к составлению графика отпусков и процедура его составления на локальном уровне.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

● Трудовой кодекс (далее – ТК)

● Гражданский кодекс (далее – ГК)

● Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65 (далее – Инструкция № 65)

● унифицированная система организационно-распорядительной документации, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41 (далее – УСОРД)

Подходы к составлению графика трудовых отпусков

При составлении графика трудовых отпусков рекомендуется руководствоваться возможностями и ограничениями, которые представлены в таблице.

Возможности и ограничения при составлении графика трудовых отпусков

Вопрос 1.

Должна ли организация утверждать график трудовых отпусков, если состоит всего из одного работника (например, директора)?

Организация, в штате которой (в штатном расписании) есть хотя бы один работник (штатная единица, ее доля), обязана иметь ЛПА, в т.ч. график трудовых отпусков (п. 5 ч. 1 ст. 194 ТК), даже если она не осуществляет деятельность, не ведет работ, но при этом не исключена из ЕГР (ч. 4 п. 3 ст. 45, п. 8 ст. 59 ГК).

Законодательство не содержит в указанном случае исключений (т.е. обязанности составлять график трудовых отпусков) для микроорганизаций.

На практике возможны ситуации, когда в штате организации нет работников. Например, когда полномочия руководителя организация переданы по договору другой коммерческой организации (управляющей организации) либо ИП (управляющему) (п. 4 ст. 113 ГК, ч. 9 ст. 53 Закона от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах»), а ведение бухгалтерского учета и составление отчетности переданы по договору организации или ИП, оказывающим услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности (п. 2 ст. 8 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»). В таком случае, когда юридически в штате организации нет работников, то нет и обязанности составлять график трудовых отпусков.

Ситуация.

В графике трудовых отпусков наниматель обязан запланировать отпуск по желанию работников, перечень которых определен в ч. 4 ст. 168 ТК.

Можно ли внести изменения в график трудовых отпусков, если работник изменит свое решение?

Согласно ч. 4 ст. 168 ТК некоторые категории работников имеют право использовать отпуск в удобное или в определенное время. Желания таких работников обязательно учитываются нанимателем при составлении графика трудовых отпусков. Однако если такие желания уже были учтены в графике, а потом работник передумал и попросил отпуск в другое время, наниматель обязан выполнить эту просьбу.

Вопрос 2.

Нужно ли вносить изменения в график трудовых отпусков при приеме на работу новых работников?

На практике часто дополняют график трудовых отпусков сведениями об отпусках новых работников. Однако это не соответствует нормам ТК. График трудовых отпусков составляется согласно ч. 1 ст. 168 ТК для определения очередности предоставления трудовых отпусков. При этом ст. 168 ТК является развитием ст. 167 ТК, которая определяет правила предоставления отпусков за второй и последующие рабочие годы. Правила предоставления отпусков за первый рабочий год, в т.ч. определение льготной категории работников, определяются нормами ст. 166 ТК.

Иными словами, новым работникам трудовой отпуск предоставляется по заявлениям, а не в соответствии с графиком трудовых отпусков, т.е. нет формальных оснований для дополнения графика трудовых отпусков.

Алгоритм составления графика трудовых отпусков

Этап 1. Регламентация составления графика трудовых отпусков.

Шаг 1. Закрепление при необходимости правил (порядка) составления графика трудовых отпусков в ЛПА.

Приведенный шаг актуален для организаций с большой численностью работников.

В организации для своевременного и надлежащего составления графика трудовых отпусков порядок его составления можно закрепить в инструкции по кадровому делопроизводству или в ином ЛПА.

В ЛПА могут быть закреплены:

● лица, ответственные за составление графика трудовых отпусков (руководители структурных подразделений ответственны за работников своих подразделений, отдел кадров – за сводный график трудовых отпусков и т.п.);

● сроки, когда руководители структурных подразделений обязаны представить необходимые сведения в отдел кадров;

● установление ограничения по количеству работников, уходящих в отпуск одновременно (например, 10–15 % от общей численности подразделения);

● установление правил очередности соблюдения отпусков (начальник и его заместитель не уходят в отпуск одновременно, одновременно не планируется отпуск работников, занимающих одинаковые должности или выполняющих сходную работу и т.п.).

Пример 1.

Образец Положения о порядке ведения графика трудовых отпусков

Шаг 2. Разработка и утверждение формы графика трудовых отпусков, а также включение ее в табель унифицированных форм организации.

Поскольку типовой формы графика трудовых отпусков законодательством не предусмотрено, она разрабатывается нанимателем самостоятельно.

При этом форма графика трудовых отпусков установлена УСОРД.

Данная форма носит рекомендательных характер и может быть изменена нанимателем.

Таким образом, наниматель вправе использовать форму графика трудовых отпусков, предусмотренную УСОРД, или утвердить форму графика трудовых отпусков и включить ее в табель унифицированных форм документов организации самостоятельно.

Пример 2.

Образец приказа об утверждении формы графика трудовых отпусков и включении его в табель унифицированных форм документов организации

Пример 3.

Образец табеля унифицированных форм документов

Этап 2. Подготовка, составление и утверждение графика трудовых отпусков. Обеспечение учета и сохранности графика трудовых отпусков.

Шаг 1. Издание приказа (распоряжения) о подготовке проекта графика трудовых отпусков (при необходимости).

В организациях, в которых процесс и сроки подготовки графика трудовых отпусков не регламентирован в ЛПА, издаются приказы (распоряжения) о подготовке проекта графика трудовых отпусков. Это необходимо для обеспечения надлежащего взаимодействия между подразделениями и кадровой службой по своевременному составлению графика трудовых отпусков.

Пример 4.

Образец приказа о подготовке проекта графика трудовых отпусков

Шаг 2. Определение продолжительности отпусков.

Продолжительность отпусков работников исчисляется в календарных днях и определяется на дату их предоставления (при разделении отпуска на части – на дату предоставления каждой из частей). Иной порядок определения продолжительности отпусков для отдельных категорий работников может устанавливаться Правительством (ч. 1 ст. 151 ТК).

Продолжительность трудового отпуска исчисляется в календарных днях и определяется путем суммирования его основной и дополнительной частей. В соответствии со ст. 162 ТК дополнительные отпуска присоединяются к основному отпуску (ч. 1 ст. 155 ТК), если иное не предусмотрено актами законодательства.

Продолжительность основного отпуска не может быть менее 24 к.д. согласно если иное не установлено законодательными актами (ч. 1 ст. 155 ТК).

В соответствии с постановлением Совета Министров от 24.01.2008 № 100 «О предоставлении основного отпуска продолжительностью более 24 календарных дней» продолжительность основного отпуска, предоставляемого работнику, может быть и более 24 к.д.

На продолжительность отпуска влияет наличие:

● полагающихся работнику дней дополнительного отпуска (ст. 157–160 ТК).

Для дополнительного отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда рабочий год рассчитывается по специальным правилам. Согласно подп. 1.1 п. 1 постановления Совета Министров от 19.01.2008 № 73 «О дополнительных отпусках за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы» в рабочий год, за который предоставляется дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включаются дни, в которые работник был занят на работах с вредными и (или) опасными условиями труда полный рабочий день, непосредственно следующие за ними выходные дни, государственные праздники и праздничные дни, установленные и объявленные в порядке, предусмотренном законодательством, нерабочими, а также период нахождения в трудовом отпуске;

● неиспользованных дней отпуска за предыдущий год или взятых авансом в счет предстоящего отпуска. Если работник не использовал свой отпуск в текущем рабочем году, для него следует запланировать два отпуска. В исключительных случаях с согласия работника отпуск может быть перенесен на следующий год (ч. 2 ст. 170 ТК).

Работник может использовать полный трудовой отпуск или его часть, при этом одна из частей не может быть менее 14 дней (ч. 3 ст. 170 ТК).

Шаг 3.Установление очередности предоставления отпусков в течение года.

При установлении очередности отпусков наниматель должен учесть следующие факторы:

● право работников на использование отпуска в летнее или другое удобное для них время и в определенный период времени (ст. 168 ТК);

● мнение работников, не использовавших отпуска или их части в предшествующем году (ч. 4 ст. 170 ТК).

Шаг 4.Учет особенностей производственного процесса.

Учитываются следующие особенности производственного процесса:

● наличие вредных и (или) опасных условий труда. Такие факторы производства дают работникам право на дополнительные отпуска;

● возможность взаимозаменяемости работников в подразделениях;

● планы развития производства. При составлении графика трудовых отпусков учитываются принятые производственные, финансовые и иные планы. Например, в период увеличения объемов производства требуется, чтобы как можно больше работников оставалось на рабочих местах, в то время как в период уменьшения объемов производства можно предоставлять сотрудникам отпуска.

Шаг 5. Учет пожеланий работников, не указанных в ч. 4 ст. 168 ТК.

Пожелания работников относительно времени использования трудового отпуска (даты начала отпуска, разделения его на части или переноса) могут быть оформлены письменно (в виде заявлений, анкет, опросных листов, в ведомостях планирования и т.п.).

Если впоследствии кто-то из работников будет недоволен временем отпуска, которое будет закреплено в графике трудовых отпусков, с помощью заявления или иного документа наниматель сможет подтвердить, что учел пожелания работника.

Пример 5.

Образец пожелания работника о дате отпуска в виде заявления

Пример 6.

Образец приказа об утверждении формы опросного листа работников об очередности предоставления трудовых отпусков

Пример 7.

Образец опросного листа работников об очередности предоставления трудовых отпусков

Пример 8.

Образец ведомости планирования трудовых отпусков

Шаг 6. Заполнение и подписание проекта графика трудовых отпусков.

После получения всех необходимых сведений происходит заполнение графика трудовых отпусков. Необходимо проверить еще раз следующее:

● списочный состав организации, т.е. все ли категории работников организации включены в график отпусков;

● все ли виды отпусков, на которые имеют право работники организации (основные, дополнительные отпуска), были отражены в графике;

● учтены ли неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы;

● учтены ли права определенных категорий работников (ст. 168 ТК);

● учтены ли особенности предоставления отпусков работникам, уход в отпуск которых сопровождается проведением дополнительных процедур (материально ответственные лица);

● учтены ли правила взаимозаменяемости и соблюдение определенной последовательности ухода работников в отпуск.

Заполненный график трудовых отпусков подписывает руководитель кадровой службы (иное уполномоченное лицо).

Если трудовой отпуск делится на части (ст. 174 ТК), то в графике целесообразно указывать 2 части трудового отпуска, одна из которых должна быть не менее 14 к.д. (ч. 1 ст. 174 ТК).

Шаг 7.Согласование графика трудовых отпусков.

В соответствии с п. 16 Инструкции № 65 подготовка документов организации включает, при необходимости, их согласование.

При наличии в организации профсоюза график трудовых отпусков должен быть согласован с ним. Факт такого согласования оформляется грифом согласования (п. 55 Инструкции № 65).

Пример 9.

Образец грифа согласования профсоюза (фрагмент)

Шаг 8. Утверждение графика трудовых отпусков.

После проведения всех подготовительных этапов график отпусков подлежит утверждению.

Согласно п. 48 Инструкции № 65, документ может утверждаться 2 способами:

1)  проставление должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи;

2)  издание (принятие) распорядительного документа (составление протокола).

Оба способа являются равнозначными.

Шаг 9. Доведение графика трудовых отпусков до сведения работников.

Наниматель после утверждения графика трудовых отпусков должен довести его до сведения всех работников (ч. 2 ст. 168 ТК). В законодательстве отсутствует норма, предусматривающая необходимость ознакомления работников с утвержденным графиком отпусков под подпись. На практике используют один из двух вариантов ознакомления работников с графиком отпусков:

● размещение графика трудовых отпусков в общедоступном для работников месте (информационной доске и т.д.). Однако в данном случае нет гарантий и доказательств, что все сотрудники ознакомятся с графиком отпусков;

● ознакомление с графиком трудовых отпусков каждого работника под подпись. Указанный вариант является наиболее целесообразным. Такое ознакомление может быть зафиксировано в графике трудовых отпусков.

Шаг 10. Хранение графика трудовых отпусков

В соответствии с п. 702 перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140, срок хранения графика трудовых отпусков составляет 1 год.