Архивное делопроизводство

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 12 октября 2018 г.

Освещаются основные аспекты ведения архивного делопроизводства (подготовка дел к передаче в архив, оперативное хранение документов, организация архивного хранения документов).

О подготовке дел к передаче в архив

Согласно п. 180 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4), и ч. 1, 2 п. 70 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила № 143), дела организации подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве и при подготовке к передаче в архив организации.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы. В организациях, не имеющих структурных подразделений, оформление дел осуществляется работниками, ответственными за документальное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации.

В соответствии с ч. 3 п. 70 Правил № 143 оформление дел осуществляется под контролем и при методической помощи службы документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) и архива организации. Правильность оформления дел проверяется при передаче дел в архив организации и в государственный архив, если организация является источником комплектования государственного архива.

Согласно абз. 11 ст. 2 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Закон № 323-З) источниками комплектования государственных архивов являются госорганы, иные организации, а также граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда, подлежащие передаче на постоянное хранение в государственные архивы в соответствии с законодательством или на основании договора хранения.

В п. 114 Правил работы государственных архивов Республики Беларусь, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 25.11.2005 № 7 (далее – Правила № 7), определено, что источниками комплектования архива являются организации, а также граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда, подлежащие передаче на постоянное хранение в архивы в соответствии с законодательством или на основании договора хранения.

Определение организаций – источников комплектования архива осуществляется на основании следующих основных критериев:

● функционально-целевого назначения организации;

● полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

● вида организации (организационно-правовая форма);

● особой роли среди других однородных организаций.

Архив ведет список граждан – источников комплектования архива. Отнесение граждан к числу источников комплектования осуществляется на основании следующих критериев:

● роли фондообразователя в государственной деятельности, в развитие науки, культуры и в других областях общественной жизни;

● роли фондообразователя как участника, свидетеля значительных событий в жизни общества;

● родственных, дружеских и творческих связей фондообразователя;

● состава и содержания собранных гражданином документов.

Таким образом, источниками комплектования государственных архивов могут являться как государственные, так и негосударственные организации, физлица (граждане).

С целью определения таких организаций, физлиц, каждый государственный архив составляет списки организаций – источников комплектования архива (список № 1) и список организаций, не являющихся источниками комплектования архива (список № 2) (п. 115 Правил № 7). Включение негосударственных организаций в списки источников комплектования государственных архивов осуществляется на основании договора.

В зависимости от сроков хранения проводится:

1) полное оформление дел (подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, после их завершения делопроизводством);

2) частичное оформление дел (подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве).

Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указываются:

1) наименование вышестоящей организации;

2) наименование организации;

3) наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

4) индекс дела по номенклатуре дел;

5) заголовок дела;

6) год, в котором заводится дело;

7) срок хранения дела (п. 72 Правил № 143).

Полное оформление дела предусматривает:

1) систематизацию документов дела;

2) подшивку или переплет дела;

3) нумерацию листов в деле;

4) составление внутренней описи документов дела в случаях, определенных п. 78 Правил № 143. К делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела) составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 10 к Правилам № 143.

Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле, даты, индексы, названия и (или) заголовки документов, номера листов дела, на которых расположен каждый документ.

В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела;

5) составление листа-заверителя дела;

6) оформление и уточнение реквизитов обложки дела (п. 73 Правил № 143).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством организации остаются частично оформленными:

● документы дел хранятся в скоросшивателях;

● листы не нумеруются;

● пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются.

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в 4 прокола в переплет или скрепляются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются.

Листы в деле нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста документов. Листы внутренней описи документов дела (тома, части) нумеруются отдельно, к их нумерации предъявляются те же требования, что и к нумерации листов дела. Лист – заверитель дела не нумеруется. Для нумерации листов используется черный графитный карандаш. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается.

Все вопросы, касающиеся оформления дел для передачи их в архив закреплены в нормах гл. 10 «Оформление дел» Правил № 143. Также при подготовке дел к передаче в архив необходимо руководствоваться и другими нормами Правил № 143, а также нормами Закона № 323-З, Инструкции № 4 и Правил № 7.

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.

Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями гл. 11 Правил № 143.

При этом дела временного хранения (до 10 лет) в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном гл. 13 Правил № 143.

Определение сроков хранения документов и их отбор на хранение осуществляются в результате экспертизы их ценности (п. 47 Правил № 143).

В п. 50 Правил № 143 установлено, что экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно на основании НПА, ЛНПА, устанавливающих перечни типовых документов с указанием сроков хранения и (или) ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, иных актов законодательства, а также перечней документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций с указанием сроков хранения.

Основным НПА, в соответствии с которым осуществляется экспертиза ценности документов и устанавливаются сроки их хранения, является постановление Минюста от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Постановление № 140). В Приложении 1 к Постановлению № 140 установлен перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее – Перечень типовых документов).

Постановление № 140 и установленный им Перечень типовых документов распространяются на все организации Республики Беларусь независимо от их формы собственности и ведомственной принадлежности.

Наряду с Перечнем типовых документов организации, подчиненные (входящие в состав, систему) определенному госоргану, иной госорганизации, могут использовать ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения (ч. 5 ст. 4 Закона № 323-З).

Дела передаются в архив организации по графику. График составляется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

При приеме-передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

Дела передаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения. Во всех экземплярах описи в графе «Примечание» каждого заголовка дела проставляется отметка о наличии или отсутствии дела. При отсутствии дел, включенных в опись дел структурного подразделения, в отметке о приеме-передаче дел дополнительно указываются номера отсутствующих дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи корешками на обе стороны. Дела доставляются в архив работниками структурных подразделений.

Оперативное хранение документов

Оперативное хранение документов – процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до передачи документов на архивное хранение.

В соответствии с п. 213 Инструкции № 4 дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования с момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела. При этом хранятся они в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В п. 214 Инструкции № 4 указано, что в целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Электронные носители с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся у секретаря коллегиального органа. Отметки о дате заседания и времени записи делаются на упаковке носителей.

Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям организации, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам (ч. 1 п. 215 Инструкции № 4).

При выдаче документов и дел в пользование другому структурному подразделению организации должно быть сделано предварительно разрешение на выдачу документов и дел руководителем того структурного подразделения, в котором документы находятся.

Выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации.

Документы, находящиеся на оперативном хранении в организации, могут быть изъяты в ходе предварительного расследования, судебного разбирательства, исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном законодательством. Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа (п. 215 Инструкции № 4).

В соответствии с п. 216 Инструкции № 4 для контроля возврата документа (дела) должно осуществляться следующее:

● на место выданного (изъятого) из дела документа помещается листок-заместитель, оформляемый по установленной форме (приложение 18 к Инструкции № 4);

● составляется карта-заместитель дела, оформляемая по установленной форме (приложение 19 к Инструкции № 4).

Организация архивного хранения документов

Наиболее систематизировано вопрос об организации архивного хранения документов получил закрепление в Законе № 323-З. Указанный законодательный акт определил регулирование таких вопросов, как:

● организация накопления, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда;

● регламентация отношений, связанных с созданием и деятельностью архивов;

● обеспечение деятельности в сфере управления архивным фондом.

В соответствии с ч. 3 ст. 12 Закона № 323-З в целях накопления, хранения, учета и использования архивных документов госорганы, иные организации создают архивы.

Материально-техническое обеспечение государственных архивных учреждений, территориальных (городских или районных) архивов осуществляется за счет средств республиканского и местных бюджетов, а также средств, полученных от приносящей доходы деятельности, и иных источников, не запрещенных законодательством. Архивы госорганов, иных организаций содержатся за счет средств создавших их органов и организаций, а также иных источников, не запрещенных законодательством (ст. 5 Закона № 323-З).

В соответствии со ст. 4 Закона № 323-З на госорганы, иные организации и ИП возложена обязанность по обеспечению в течение установленных сроков накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передаче их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов.

Представительства иностранных организаций обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств и передачу их в территориальные (городские или районные) архивы.

Негосударственные организации и граждане также вправе участвовать в комплектовании государственных архивов и включении их документов в состав государственной части Национального архивного фонда.

Негосударственные организации могут по согласованию с государственными архивами утверждать перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

Госорганы, иные госорганизации по согласованию с республиканским органом госуправления в сфере архивного дела и делопроизводства утверждают перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения.

Государственно-властные полномочия и осуществление специальных функций в сфере архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь обеспечивает Департамент по архивам и делопроизводству Минюста, являющийся структурным подразделением с правами юрлица центрального аппарата Минюста. Деятельность этого Департамента регулируется Положением о Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, утв. постановлением Совета Министров от 31.07.2006 № 986 «Вопросы Министерства юстиции Республики Беларусь».

На руководителей госорганов, иных организаций, ИП согласно ст. 12 Закона № 323-З возложена обязанность по созданию в соответствии с законодательством условий для приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда.

Представительства иностранных организаций также обязаны в соответствии с законодательством создать условия для приема, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.

Согласно п. 5 Правил № 143 задачами архива организации являются:

● комплектование архива документами;

● учет и обеспечение сохранности документов;

● обеспечение использования документов;

● подготовка и передача документов на постоянное хранение в государственный архив в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь;

● осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела и ведения делопроизводства в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях – источниках комплектования архива.

В целях выполнения названных задач архив организации осуществляет следующие функции:

● составляет и ежегодно уточняет список организаций – источников комплектования по форме согласно приложению 1 к Правилам № 143;

● принимает на хранение документы структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива;

● учитывает принятые в архив документы и дела, ведет комплекс учетных документов;

● осуществляет классификацию документов по архивным фондам и архивным коллекциям принятых в архив документов и дел;

● обеспечивает сохранность принятых в архив документов и дел, контролирует условия их хранения, проводит проверки наличия документов и дел;

● составляет и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве;

● осуществляет использование документов, хранящихся в архиве, выдает информационные документы, копии архивных документов, копии частей архивных документов по запросам организаций и граждан, представляет документы пользователям для работы в читальном зале, выдает дела во временное пользование структурным подразделениям организации и сторонним организациям, ведет учет и анализ использования документов;

● участвует в работе центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК) или экспертной комиссии (далее – ЭК) организации, оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях организации, в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и в организациях – источниках комплектования архива;

● проводит экспертизу ценности документов и дел, хранящихся в архиве организации, составляет годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представляет их на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации и в случаях, установленных Правилами № 143, иными актами законодательства, – государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполкома или вышестоящей организации;

● подготавливает и передает документы на постоянное хранение в государственный архив в случаях и в порядке, установленных Правилами № 143, иными актами законодательства;

● представляет в структурное подразделение по архивам и делопроизводству областного исполкома или государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, в случаях, установленных актами законодательства;

● осуществляет проверку соответствия формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и организациях – источниках комплектования архива установленным требованиям;

● осуществляет анализ состояния архивов и сохранности документов в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях – источниках комплектования архива;

● участвует в разработке проектов НПА и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

● участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и служб ДОУ организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций и организаций – источников комплектования архива (п. 6 Правил № 143).

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

● анализировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации, подчиненных ей (входящих в состав, систему) организациях и в организациях – источниках комплектования архива, давать им в установленном порядке указания по вопросам, входящим в компетенцию архива организации;

● требовать от структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива своевременной передачи в архив организации документов в упорядоченном состоянии;

● запрашивать от структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива необходимые для работы сведения;

● вносить руководству организации предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела (п. 7 Инструкции № 143).

В гл. 8 Перечня типовых документов определены сроки хранения документов, находящихся в архиве организации.

По мнению автора, в связи с тем, что в НПА по ведению архивного делопроизводства не содержится запрета на возможность создания архивов в структурных подразделениях организаций, то создание архивов в таких подразделениях решается руководством организации, а при необходимости – по согласованию с вышестоящим органом, организацией, должностным лицом, собственником (собственниками) имущества организации.