Актуальные вопросы в кадровом учете: подготовка кадровых документов к новому календарному году

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 15 декабря 2016 г.

Приводится перечень обязательных мероприятий, осуществляемых кадровой службой организации, по подготовке документации в связи с наступлением нового календарного года.

Правовое регулирование:

1) Трудовой кодекс (далее – ТК);

2) Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4);

3) Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 14.05.2007 № 25 «Об утверждении документов» (далее – УСОРД);

4) Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 21.12.2004 № 69 (далее – СТБ 6.38-2004).

Общий обзор действий кадровой службы организации

Конкретный перечень кадровых действий зависит от специфики деятельности организации. Ежегодные действия работников кадровой службы выделены в таблице.

Ежегодные действия кадровой службы в связи с наступлением нового календарного года

______________

* Закон от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З).

Утверждение графика трудовых отпусков на 2017 год

График отпусков отнесен к документам, определяющим трудовой распорядок для работников (п. 5 ч. 1 ст. 194 ТК).

График трудовых отпусков – ЛНПА, который согласно ч. 1 ст. 168 ТК утверждается нанимателем и доводится до сведения всех работников. Типовой формы графика отпусков нет, он разрабатывается нанимателем самостоятельно. Наниматель может воспользоваться рекомендованной формой графика отпусков, приведенной в УСОРД.

Согласно п. 17 Инструкции № 4 для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов, представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в такой сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Как правило, график отпусков составляется неоднократно, следовательно, нанимателю следует разработать унифицированную форму такого графика и включить его в табель унифицированных форм документов организации.

Составление и утверждение номенклатуры дел кадровой службы на 2017 год

Согласно п. 150 Инструкции № 4 номенклатура дел организации – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел кадровой службы является частью номенклатуры дел организации, составляется по форме согласно приложению 11 к Инструкции № 4, согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения (п. 152, 158 Инструкции № 4).

Номенклатура дел организации, как и структурного подразделения, – обязательный документ. Она содержит перечень заголовков дел, который создается в организации, с указанием сроков хранения.

Передача в бухгалтерию форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты

В соответствии со ст. 52 ТК правила ведения первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством или уполномоченным им органом. В ТК не приводится определение понятия «первичные документы о труде», а также отсутствует перечень таких документов. Таким образом, порядок ведения первичных документов о труде устанавливается нанимателем самостоятельно.

Согласно п. 4 ст. 10 Закона № 57-З организация использует в своей хозяйственной деятельности формы первичных учетных документов, разработанные организацией самостоятельно и утвержденные учетной политикой.

Примечание. Учетная политика организации включает в т.ч. разработанные организацией для применения формы первичных учетных документов (п. 4 ст. 9 Закона № 57-З). При этом учетная политика организации не изменяется, за исключением:

1) изменения законодательства;

2) изменения способов ведения бухгалтерского учета;

3) принятия решения о реорганизации или ликвидации организации.

К первичным учетным документам о труде можно отнести документы по личному составу, т.е. документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате зарплаты, присвоенных квалификациях, разряде, звании.

В плане кадровой работы можно выделить следующие первичные учетные документы:

● ведомость на выплату зарплаты в натуральной форме, когда в организации зарплата частично выплачивается в натуральной форме (ч. 2 ст. 74 ТК);

● документы по оформлению хозяйственных операций по учету и списанию топлива при использовании легкового автомобиля работника в служебных целях (ст. 106 ТК);

● ведомость выдачи билетов (в театр и т.п.) и акт на их списание;

● форма акта оказанных услуг, если организация планирует воспользоваться услугами по договору возмездного оказания услуг и т.п.

Справочно. Согласно п. 2 ст. 10 Закона № 57-З первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом, должны содержать следующие сведения:

● наименование документа, дату его составления;

● наименование организации, фамилию и инициалы ИП, являющегося участником хозяйственной операции;

● содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

● должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.

Пример.

Образец ведомости на выплату зарплаты в натуральной форме посредством включения ее в учетную политику организации

Обновление документов на 2017 год

Коллективный договор

В соответствии с ч. 1 ст. 361 ТК коллективный договор – ЛНПА, регулирующий трудовые и социально-экономические отношения между нанимателем и работающими у него работниками.

Договор заключаются на срок, который определяют стороны, но не менее чем на 1 год и не более чем на 3 года (ч. 1 ст. 367 ТК).

Следовательно, если в 2016 году истекает его срок, то необходимо уведомить об этом руководителя с целью начала переговоров для заключения нового коллективного договора.

Доверенности, приказы о распределении полномочий и т.п.

Доверенности, приказы о распределении полномочий и другие документы, которые наделяют работников полномочиями, часто выдают на календарный год, поэтому работникам кадровой службы необходимо проверить:

● срок действия доверенностей, если срок их действия истекает в декабре 2016 г., то следует составить новые и подписать их у руководителя;

● нужно ли обновить содержание приказов о распределении полномочий, например, в части ведения трудовых книжек, подписания кадровых документов и др., если да, подготовить приказы и подписать их у руководителя;

● есть ли еще документы (приказы, договоры, графики, планы и т. д.), срок действия которых истекает 31 декабря, если да, составить проекты приказов, договоров, графиков, планов и т.д. и подписать у руководителя.

Подготовка к работе в 2017 году

Новая нумерация кадровых документов

В большинстве случаев делопроизводственный год совпадает с календарным (с 1 января по 31 декабря). Исключение составляют учреждения образования (школы, институты, колледжи), некоторые учреждения культуры, в которых делопроизводственный год может начинаться с 1 сентября.

Начало нового делопроизводственного года означает, что с первого числа первого месяца нового делопроизводственного года регистрация документов в организации начинается заново (подп. 140.7 п. 140, подп. 141.3, 141.5 п. 141, подп. 142.4, 142.6 п. 142 Инструкции № 4). Так, индексом (регистрационным номером) документа является его порядковый регистрационный номер в пределах такого вида документа, возрастающий в пределах года.

Например, если последний приказ по основной деятельности, изданный в организации в декабре 2016 г., был зарегистрирован под № 200, то первый приказ по основной деятельности, изданный в 2017 году, должен быть зарегистрирован под № 1.

Примечание. Требования гл. 8 Инструкции № 4 о присвоении документам порядковых номеров при регистрации в пределах одного делопроизводственного года касаются не только приказов (распоряжений), но и договоров, т.е. и трудовых договоров (контрактов).

Следовательно, с началом нового делопроизводственного (календарного) года регистрация, в т.ч. трудовых договоров (контрактов), договоров о полной материальной ответственности, должна начинаться с первого номера, соответственно, первому заключенному и зарегистрированному в новом году договору должен быть присвоен порядковый номер 1.

Штатное расписание

В трудовом законодательстве штатное расписание определено в качестве ЛНПА (ст. 194 ТК). Законодательством не предусмотрены общая типовая или примерная форма штатного расписания и порядок ее заполнения. Только для некоторых бюджетных организаций законодательством установлены типовая форма штатного расписания и рекомендации по ее заполнению. В связи с тем, что штатное расписание является ЛНПА, то форма этого документа разрабатывается организациями самостоятельно с учетом специфики их деятельности, условий оплаты труда, формы собственности с учетом общих требований законодательства о делопроизводстве (СТБ 6.38-2004, Инструкция № 4 и т.д.). Минимальное содержание штатного расписания также не установлено законодательством. Как минимум в штатном расписании должен содержаться список наименований должностей и профессий (для реализации ст. 1, 19 ТК), количество штатных единиц и размер тарифной ставки (оклада) (в связи с тем, что размер тарифной ставки (оклада) входит в число обязательных условий трудового договора (п. 7 ч. 2 ст. 19 ТК)).

Штатное расписание определяет структуру организации и численность должностей по каждому наименованию в конкретных подразделениях и в целом по организации.

График сменности (работ)

График работ (сменности) утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом (ч. 5 ст. 123 ТК). Законодательством не предусмотрена единая форма графика работ (сменности), поэтому нанимателем форма этого документа определяется самостоятельно. График работ (сменности) составляется на определенный период, который не может быть меньше календарного месяца. Составление графика работ на следующий год актуально в случаях, если применяется учетный период продолжительностью в один календарный год. Например, для работников организаций сельского хозяйства (ст. 123, 126, ч. 1 ст. 317 ТК).

Согласно ч. 6 ст. 123 ТК установленный режим рабочего времени доводится до сведения работников не позднее 1 мес. до введения его в действие, т.е. с графиком работ (сменности) принято знакомить работников за месяц до его введения в действие.

План работы по ведению воинского учета

План работы по ведению воинского учета и бронированию военнообязанных:

● утверждается руководителем организации;

● согласовывается с военкомом района (п. 121 Инструкции о порядке организации и ведения воинского учета военнообязанных, утв. постановлением Минобороны от 31.05.2011 № 21).

После получения согласованного плана из военкомата ответственный работник следит за его выполнением.

Оформление отпуска тем, кто использует его сразу после новогодних праздников

С учетом предварительной оплаты отпускных желательно предварительно оформить отпуск работников, которые берут его сразу после праздников, например, с 5 января, выплатить отпускные и т.п.

Проверка наличия организации в плане проверок на 2017 год

Если организация указана в перечне плана проверок, то необходимо уведомить об этом руководителя и составить план подготовки к проверке.

Оформление завершения ведения дел

Оформление дел

Согласно п. 180 Инструкции № 4 дела организаций подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются.

Справочно. Согласно п. 168 Инструкции № 4 формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел. Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Контроль правильного формирования дел в организации осуществляется службой документационного обеспечения управления.

Опись дел

Справочно. Согласно п. 190 Инструкции № 4 опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета и систематизации.

Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п. 191, 194 Инструкции № 4).

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.).

Описи дел составляются в структурных подразделениях (в бесструктурных организациях – работниками, ответственными за соответствующие направления деятельности или выполнение функций) и в архиве организации.

В структурных подразделениях описи дел составляются под методическим руководством архива организации по форме согласно приложению 16 к Инструкции № 4.